9 de octubre 2023
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9 de octubre 2023
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El certificado digital o certificado electrónico es un archivo electrónico que permite identificar tanto a una persona física como a una persona jurídica (p. ej. una empresa, una asociación, etc.), ya sea ante la Administración pública, como ante cualquier otra persona con la que se desee firmar cualquier tipo de contrato o acuerdo. En concreto, la firma de un documento con este certificado permite otorgar garantías de que la firma es real y de que se trata de la persona que desea realizar la firma. Además, este tipo de certificados permiten realizar cualquier tipo de gestión ante cualquier Administración pública de forma electrónica o telemática.
En los siguientes apartados, se recogen los principales tipos de certificados electrónicos, así como los principales usos de este tipo de archivos electrónicos:
El certificado digital es un archivo que se almacena en cualquier dispositivo electrónico, como tarjetas inteligentes (smart cards) o tokens USB, o en un ordenador o dispositivo móvil, y se protegen con una contraseña o número PIN, lo que garantiza su uso seguro y evita el acceso no autorizado por cualquier otra persona. Este archivo o firma digital es emitido por una tercera autoridad o administración de confianza permite identificar a una persona, ya sea una persona física o una persona jurídica, asignándole un código concreto.
El certificado digital contiene información sobre la identidad del titular, como su nombre completo, su número de identificación y otros datos relevantes que permiten realizar su identificación. Asimismo, está sujeto a una contraseña para garantizar que únicamente el titular del certificado pueda hacer uso del mismo.
De esta forma, cada vez que la persona hace uso de su certificado seguro, se garantiza que dicha persona se encuentra correctamente identificada y que es realmente la persona que realiza la operación.
Existen varios tipos de certificados digitales dependiendo de la Administración pública o entidad de confianza que realiza su emisión. Los más importantes o extendidos en su uso, según la entidad emisora, son los siguientes:
Por otro lado, se debe distinguir entre certificados que permiten la identificación de Personas Físicas o individuos, y los Certificados Digitales de Representante Legal, que permiten a cualquier persona física actuar en nombre o representación de una entidad o persona jurídica (p. ej. una empresa, una asociación, una fundación, etc.).
En este último caso, el certificado se podrá solicitar por una persona que esté autorizada para actuar en nombre de la empresa, es decir, ya sea un administrador o consejero autorizado por la sociedad (p. ej. el administrador único, el consejero delegado del consejo de administración, etc.), o una persona debidamente apoderada, en cuyo poder se recoja, de forma específica, la posibilidad de solicitar el certificado digital y de actuar en nombre de la empresa con dicho certificado.
El procedimiento para solicitar el certificado digital depende del tipo de certificado solicitado. De forma específica, destacan la solicitud de los siguientes tipos de certificados:
El Documento Nacional de Identidad o DNI incluye un certificado digital que todo ciudadano con nacionalidad española puede utilizar. En concreto, cualquier ciudadano puede disfrutar de su DNIe si dispone de una tarjeta de DNI que incluye el chip necesario para hacer uso de la firma digital.
Desde hace ya varios años, todas las tarjetas de DNI se emiten con este chip. Si no se dispone aún de una tarjeta de DNI con chip integrado, esta se podrá obtener en el momento de su renovación. Durante dicha renovación, el interesado recibirá una carta en la que se incluye el código que le permite utilizar esta tarjeta como certificado digital.
El interesado deberá acudir personalmente a una comisaría de la Policía Nacional en el caso de que desee actualizar la contraseña de su firma digital recogida en su DNIe o si desea reactivar la contraseña de su DNIe que previamente se haya caducado (esta contraseña caduca cada dos años).
La solicitud del certificado digital se debe realizar directamente a través de la web de la FNMT. Esta solicitud se puede realizar mediante cualquier tipo de ordenador, independientemente de su sistema operativo (Windows, Linux, etc.) y navegador. Una vez realizada la solicitud inicial, el siguiente paso es confirmar que la persona que ha realizado la solicitud es real y de verdad desea hacer uso de su firma digital. Este paso de comprobación de la identidad del titular de la firma digital se puede realizar de la siguiente manera:
Una vez solicitado el certificado, el interesado debe pedir cita en cualquier administración pública con el fin de que un funcionario público pueda comprobar la identidad del interesado. El día de la cita, el interesado debe acudir personalmente con su DNI, o en el caso de ser extranjero, con su TIE (Tarjeta de Identificación de Extranjero) o su resguardo blanco o tarjeta roja en el caso de ser solicitante de protección internacional.
Una vez realizada la identificación personal del interesado, el último paso que deberá realizar es la descarga del certificado digital en el enlace que la FNMT remitirá al email del interesado.
El interesado debe realizar la descarga del certificado digital en el mismo ordenador en el que ha realizado su solicitud inicial.
Desde fechas recientes, el interesado puede solicitar su certificado sin necesidad de acudir presencialmente a una oficina de la Administración. Así, actualmente es posible que la identificación inicial del interesado para obtener su certificado digital se realice mediante la grabación de un vídeo de acuerdo con las instrucciones señaladas en la propia página de la FNMT, de tal forma que la Administración pueda verificar, de forma online, que el interesado es la verdadera persona que solicita la firma digital.
La realización de esta tramitación online tiene un coste de 2,99 euros + IVA. Por otro lado, el proceso de identificación por parte de la administración se suele demorar unos días.
Los ciudadanos pueden solicitar un certificado digital emitido por la FNMT utilizando su propio DNIe para comprobar su identidad. En este caso, el interesado deberá completar los datos solicitados y firmar su solicitud utilizando su DNIe. Una vez firmada la solicitud con su DNIe, el interesado podrá descargar directamente su certificado digital en el mismo ordenador en el que ha realizado su solicitud.
La FNMT permite solicitar y hacer uso del certificado digital directamente en un teléfono móvil. En este caso, el interesado deberá descargar la aplicación de la FNMT creada al efecto y realizar la solicitud de su certificado digital a través de dicha aplicación.
Una vez solicitada la firma digital, el interesado deberá realizar su identificación, que se podrá realizar tanto con su asistencia personal ante una administración pública, como mediante vídeo identificación del interesado, al igual que en el caso de los certificados digital solicitados mediante un ordenador o pc.
Por último, una vez realizada su identificación, el interesado deberá descargar el certificado mediante la aplicación de la FNMT instalada en su teléfono móvil.
La solicitud de cualquier otro certificado se deberá realizar ante la Administración u organismos que lo emite. En general, será necesaria la comparecencia personal del solicitante para solicitar este certificado e identificarse personalmente.
Al igual que en el caso anterior, la forma en la que se puede hacer uso del certificado digital dependerá del tipo de certificado utilizado:
Para hacer uso del DNIe, el interesado deberá únicamente insertar su DNIe en un lector de tarjetas y, a su vez, conectarlo a su ordenador o pc. Una vez conectado con la tarjeta de DNI insertada, deberá introducir su contraseña que se debe corresponder con la facilitada por la policía en el momento de la expedición del DNIe, o con la establecida de forma concreta por el interesado.
El interesado puede hacer uso de su DNIe siempre que se encuentre activado, el DNI esté en vigor y conozca correctamente su contraseña (el interesado deberá acudir a una comisaría de la Policía Nacional para cambiar su contraseña en el caso de que no la recuerde).
Para hacer uso de tanto el certificado emitido por la FNMT como por cualquier otro organismo, el interesado debe disponer de un ordenador o dispositivo móvil (según el tipo certificado solicitado) en el que se pueda instalar el certificado o insertar el dispositivo en el que se encuentre el certificado. Posteriormente, deberá seleccionarlo en el momento de realizar la firma de un documento o de iniciar cualquier trámite con la Administración. En el momento de su selección, el interesado deberá introducir su contraseña si no se encontraba previamente guardada en el ordenador.
El interesado podrá hacer uso del certificado durante todo su periodo de duración de cinco años. Pasado dicho periodo, el interesado deberá solicitar un nuevo certificado digital.
El certificado digital se puede utilizar en cualquier tipo de operación o actividad en el que sea necesaria expresar su voluntad de obligarse o identificarse ante la Administración pública. De forma específica, el certificado digital se puede utilizar para las siguientes actividades:
El certificado digital permite a la persona o entidad firmar documentos electrónicos de manera segura, lo que tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita o a mano en contratos o cartas impresas.
La firma mediante el uso de una firma digital equivale a la firma a mano del documento, por lo que sería plenamente válido entre las partes. De forma concreta, el certificado permite tanto la firma del contrato como confirmar su validez, es decir, permite confiar en que el documento ha sido válidamente firmado por cada parte.
Ahora bien, los contratos o acuerdos que se deseen notarizar o elevar a público, o que se deben elevar a público de acuerdo tal y como se recoge en la guía ¿Cuándo y cómo notarizar un documento?, deberán estar firmados a mano por el interesado o su representante en presencia del notario público. No cabe, en estos casos, el uso de la firma digital.
El certificado digital permite que el interesado pueda acceder a su carpeta ciudadana o a la sede electrónica de cualquier administración, ya sea local, autonómica o estatal, y verificar si existe cualquier tipo de notificación o requerimiento en su nombre (p. ej. puede recibir comunicaciones de Hacienda en relación con cualquier reclamación de impuestos, puede comprobar si ha recibido una resolución de concesión de una beca por parte de la administración autonómica, etc.).
De forma específica, el portal DEHU de notificaciones electrónicas permite al interesado recibir cualquier tipo de notificación emitido por cualquier Administración pública de carácter estatal (p. ej. requerimientos o solicitudes de información de Hacienda o de la Seguridad Social, resoluciones de solicitudes de residencia o de nacionalidad española, etc.).
El interesado puede hacer uso del certificado digital para realizar cualquier tipo de trámite o solicitud ante la Administración pública (p. ej. preparar y presentar sus impuestos, recibir notificaciones de la administración en relación a cualquier solicitud, presentar instancias o peticiones a través de un registro público, etc.). Estos procedimientos o solicitudes se podrán iniciar ante cualquier tipo de administración, ya sea local, autonómica o estatal. Asimismo, permiten al ciudadano realizar la gestión correspondiente sin necesidad de acudir de forma presencial a las oficinas de la Administración (p. ej. el interesado puede solicitar un volante de empadronamiento por internet, en lugar de acudir personalmente a las oficinas de su ayuntamiento).
Las personas jurídicas están obligadas a comunicarse y operar con la administración de forma electrónica. Es por ello que deben disponer de un certificado digital que pueda utilizar su representante legal para realizar cualquier tipo de solicitud o trámite relacionado con la persona jurídica.
El certificado digital es un archivo electrónico que permite identificar a una persona a la hora de realizar la firma de un contrato de forma digital o cualquier tipo de gestión ante la Administración pública.
El interesado puede disponer de cualquier certificado digital siempre que sea emitido por una entidad o autoridad reconocida. En general, los certificados generalmente reconocidos son el DNIe (DNI electrónico), el certificado digital emitido por el FNMT, así como el certificado digital emitido por algunas comunidades autónomas o colegios profesionales autorizados.
Por último, tanto las personas físicas como las personas jurídicas(p. ej. una empresa) pueden disponer de un certificado digital. Ahora bien, estas últimas están obligadas a realizar todas sus gestiones con la Administración a través de internet haciendo uso de su certificado digital.