Hoja de encargo de prestación de servicios de asesoría

¿Qué es una hoja de encargo para la prestación de servicios de asesoría?

La hoja de encargo es un tipo de acuerdo por el cual un abogado, gestor, o asesor en general se compromete a prestar un servicio de asistencia jurídica o de asesoramiento en general a cambio del pago de un precio, o si así lo acuerdan las partes, de forma gratuita.

En concreto, el asesor puede prestar cualquier tipo de servicio de asesoramiento en favor del cliente, entre los que destacan:

• La prestación de servicios jurídicos para la resolución de todo tipo de problemas legales (p. ej. el asesoramiento y las actuaciones necesarias para llevar a cabo un divorcio, la elaboración de una demanda para la reclamación de un incumplimiento contractual, etc.).
  
  
• La prestación de servicio de asesoramiento fiscal (p. ej. asesoramiento sobre las actividades adecuadas para reducir la carga fiscal del cliente, la preparación de respuestas a requerimientos de la Agencia Tributaria, etc.).
  
  
• La realización de asesoramiento de empresas en relación con sus trabajadores, incluyendo la gestión del pago de las correspondientes cotizaciones a la Seguridad Social, etc.
  
  
• El asesoramiento y ayuda en aspectos contables, incluyendo la preparación de las cuentas anuales, de los estados contables, la solución de dudas sobre aspectos contables, etc.
  
  
• La prestación de servicios de gestoría, incluyendo la realización de cambios de titularidad de bienes, la realización de trámites ante registros públicos, etc.
  
  
• La prestación de servicios de asesoría empresarial o consultoría (p. ej. asesoramiento en la preparación de un plan de negocio, sobre el posible desarrollo de la empresa en el mercado internacional, etc.).

En todo caso, las partes pueden acordar libremente las actividades concretas de asesoramiento que se desean contratar.

¿Cuál es la principal diferencia entre una hoja de encargo y un contrato de prestación de servicios?

La firma de un contrato de prestación de servicios implica el compromiso general del prestador de servicio de llevar a cabo una actividad general (p. ej. prestar un servicio de asesoramiento, de limpieza, etc.), mientras que la hoja de encargo es un tipo específico de contrato de prestación de servicios, destinado únicamente para aquellos profesionales que presten servicios de asesoramiento o asistencia jurídica de forma autónoma.

¿Cuál es la principal diferencia entre una hoja de encargo y una propuesta de servicios?

La propuesta de servicios consiste en un ofrecimiento que puede realizar un asesor para prestar sus servicios, tras haber analizado la situación inicial del cliente. El asesor solo estará obligado a prestar sus servicios si el cliente acepta de forma expresa esta oferta. Sin embargo, la hoja de encargo supone la contratación directa, por acuerdo de ambas partes, del servicio de asesoramiento.

¿Es obligatoria la celebración por escrito de una hoja de encargo?

No, no es obligatoria. Las partes pueden negociar una hoja de encargo de forma oral, es decir, acordar verbalmente el alcance del servicio de asesoramiento.

Ahora bien, la firma del contrato de una hoja de encargo por escrito permite fijar las condiciones generales del asesoramiento y facilita la prueba de su contenido en el caso de que cualquiera de las partes tenga que reclamar en vía judicial el cumplimiento del contrato.

¿Qué no puede incluir una hoja de encargo?

Las partes pueden incluir en la hoja de encargo cualquier tipo de cláusula o condición, siempre que no sea contraria a la ley ni al orden público.

Asimismo, el asesor debe realizar su actividad de forma independiente, siguiendo sus propios criterios y organizando su trabajo de forma autónoma. Siguiendo esto, no es posible regular mediante este contrato cualquier actividad de carácter laboral, o en la que exista una relación de dependencia entre el asesor y el cliente.

¿Cuáles son los requisitos para la firma de una hoja de encargo?

En principio, el asesor no debe cumplir con requisitos especiales para la firma de una hoja de encargo. En todo caso, debe tener en cuenta lo siguiente antes de comprometerse a prestar sus servicios:

• Debe estar debidamente colegiado en su colegio profesional en los casos en los que así lo exija su profesión, como ocurre en el caso de los abogados que deseen representar a un cliente en un procedimiento judicial.
  
  
• Si el asesor es una persona física o natural, debe estar dado de alta en el Régimen de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad social y cumplir con todas sus obligaciones fiscales y de la Seguridad Social. Por otro lado, si el asesor es una persona jurídica o empresa, la entidad debe estar legalmente constituida e inscrita en el Registro Mercantil.
  
  
• Finalmente, si el asesor es un ciudadano extranjero, deberá contar con la correspondiente autorización de residencia y trabajo en España para prestar sus servicios, así como, en su caso, contar con su título correctamente homologado en España.

 

¿Quién puede firmar una hoja de encargo?

Esta hoja de encargo se puede formalizar tanto entre personas jurídicas o empresas como entre personas físicas o individuales, así como con clientes particulares (p. ej. un vecino de una comunidad que necesita asistencia legal) o profesionales (p. ej. una empresa que necesita asesoramiento fiscal).

En el caso de que el asesor sea una persona jurídica, este contrato debe ser firmado por un administrador de la empresa o una persona apoderada para representar a la empresa.

Las personas físicas pueden firmar este contrato personalmente, siempre que sean mayores de 18 años o mayores de 16 años emancipados (es decir, menores que no viven junto a sus padres) y tengan capacidad plena para la firma de documentos jurídicos. En los casos de menores de edad, o de personas incapacitadas judicialmente o declaradas como pródigos, este contrato deberá ser firmado por las personas que ejerzan la patria potestad o por sus representantes legales (p. ej. por un tutor o curador).

 

¿Cuál es el plazo de duración de una hoja de encargo?

Las partes pueden establecer un plazo de tiempo determinado concreto (p. ej. por 3 meses) para realizar el servicio de asesoramiento, o bien pueden acordar que la duración del contrato sea la necesaria para finalizar el asesoramiento concreto (p. ej. mientras dure el pleito para el que se contrata a un abogado).

 

¿Qué es necesario realizar una vez que ha completado esta hoja de encargo?

Una vez preparada, tanto el asesor que ofrece sus servicios como el cliente deben firmar este contrato, ya sea personalmente, o a través de un representante (p. ej. el administrador o apoderado de la empresa asesora, la persona apoderada para actuar en nombre del cliente, etc.). La firma puede ser manuscrita o realizada con un certificado digital. Dicha firma se debe realizar en la parte señalada al final del contrato, así como en el margen izquierdo de cada una de sus páginas.

Las partes deben firmar este contrato en dos ejemplares, de tal forma que cada parte pueda conservar una copia.

Por último, este contrato es plenamente válido tras su firma. No es necesario elevarlo a público ante un notario.

¿Qué documentos deben las partes adjuntar a esta hoja de encargo?

Las partes pueden adjuntar libremente los documentos que deseen para clarificar el contenido del contrato o facilitar su interpretación, así como para demostrar la capacidad para la firma del contrato de un representante o apoderado del cliente o asesor. Así, las partes pueden adjuntar, entre otros, los siguientes documentos:

• Copia del presupuesto o propuesta de servicios previamente enviada al cliente.
  
  
• La copia de la autorización o poder que permite a una de las partes firmar en nombre de la persona o empresa que representa, así como de sus documentos de identificación.
  
  
• Un folleto o plan en el que se detallen las principales características del asesoramiento contratado.

 

¿Es necesario firmar esta hoja de encargo ante notario público?

No, no es necesario. La firma de esta hoja de encargo ante notario público otorga una mayor garantía sobre su contenido y sobre su aplicación, pero, en este caso, es meramente opcional.

En general, la firma de estos documentos no se realiza ante notario, ya que supone un importante coste (las partes tienen que pagar los honorarios del notario), e implica una dilación en el tiempo necesario para llevar a cabo la firma del contrato.

¿Cómo se realiza el pago de los honorarios o precio del asesor?

Las partes pueden decidir libremente en el contrato los plazos y la forma en la que el cliente realizará el pago de los honorarios del asesor. De esta forma, las partes deben remitirse a lo establecido en el contrato para determinar los plazos de pago.

¿Qué debe incluir esta hoja de encargo?

La hoja de encargo debe incluir, como mínimo, los siguientes puntos:

• El objeto del contrato, debiéndose indicar, con precisión, el contenido y características del servicio de asesoría que se desea contratar. Si por sus características y/o complejidad se requiere, se puede añadir un anexo al contrato que amplíe y desglose el objeto del mismo.
  
  
• En su caso, el tipo de acción legal que se desea ejercer, así como su cuantía.
  
  
• Los honorarios del asesor (o su gratuidad en su caso).
  
  
• La descripción del tipo de servicio de asesoría contratado.
  
  
• Los plazos para finalizar los informes de asesoramiento o para la presentación de recursos, declaraciones fiscales, preparación de estados contables, etc.
  
  
• La duración del contrato.
  
  
• Las condiciones para llevar a cabo la cancelación anticipada del contrato.

¿Cuál es la legislación aplicable a una hoja de encargo para la prestación de servicios de asesoría?

De forma general, la hoja de encargo se rige por los artículos 1.088, 1.542 al 1.545 y 1.583 del Código Civil, así como, en su caso, en el Código de Comercio.

Por otro lado, en los casos de asesores profesionales colegiados, se deberán tener en cuenta los códigos éticos y recomendaciones de sus respectivos colegios profesionales.

De forma específica para aquellos casos en los que se contrate con un consumidor, el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias.

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