13 de septiembre 2023
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El servicio postal es un sistema dedicado a transportar documentos escritos, así como paquetes, por vía terrestre, aéreo o marítimo alrededor del mundo. En España, el servicio postal está gestionado por Correos, que permite el envío y recepción de cartas, documentos o paquetes.
Cuando se necesita enviar una carta, ya sea para comunicar o reclamar algo, pueden surgirnos dudas sobre cómo se debe enviar dicha carta. Existen diferentes formas de realizar envíos de cartas, y la elección entre uno u otro dependerá de la importancia de la comunicación y de si el remitente necesita, o no, que quede una prueba fehaciente de que el destinatario ha recibido la comunicación que le fue enviada. Por ello, en la presente guía se van a explicar los siguientes cuatro métodos para enviar cartas: el envío postal simple, el correo certificado (con o sin acuse de recibo), el burofax y el correo electrónico, y se van a exponer sus ventajas y desventajas, y se indicarán aquellas situaciones legales en las que convendrá utilizar cada una de ellas.
Una carta por envío postal simple es un tipo de envío mediante el cual el remitente (la persona que envía la carta) simplemente tiene que meter el documento escrito en un sobre y rellenar en su exterior los datos y domicilio del destinatario (la persona que recibe la carta).
Esta carta suele utilizarse en situaciones informales, o en aquellas donde no se requiera demostrar que se ha enviado la carta, ya que no da posibilidad de justificar haber enviado la carta o que se haya recibido por el destinatario. Es decir, a través de este método, Correos deja la carta en el buzón o lugar de entrega del destinatario, pero no hay manera de saber cuándo lo ha recibido o si lo ha recibido correctamente. Esta es una de las principales diferencias con las otras formas de envío.
La principal ventaja del envío postal es que permite que dos personas que se encuentran en distintos sitios se comuniquen de manera sencilla. Además, este tipo de envío es el más barato en comparación con los otros tipos de envíos.
La desventaja de este tipo de envío es que no es una notificación fehaciente; es decir, el remitente no podrá justificar que la carta haya llegado correctamente al domicilio del destinatario, ni la fecha en la que le llegó, ni el contenido del mensaje. Por tanto, el envío postal simple no será útil en aquellas situaciones donde la respuesta o falta de respuesta del destinatario es esencial para luego tomar las acciones legales correspondientes.
La carta por envío postal simple puede ser útil utilizarse cuando se desee enviar una carta amistosa y donde, en principio, todavía no se desean tomar acciones legales. Asimismo, cuando el remitente no necesite un justificante de que la notificación se ha realizado, o en aquellas casos donde la misma puede realizarse nuevamente sin problemas.
Por ejemplo, podría utilizarse este tipo de envío para enviar una carta informando a una persona o entidad acerca de uno o varios cambios ocurridos en sus datos de contacto; ya que en caso de no obtener respuesta, podrá volver a enviarse la carta o enviarse por otro tipo de envío como la carta certificada con acuse de recibo. Otra situación donde puede ser útil utilizar este método de envío es para enviar una carta de queja a un vecino, ya que puede ser buena idea enviar una carta amistosa pidiéndole que abandone el comportamiento que genera molestias para que no se perturbe la tranquilidad de otros.
Como se ha indicado, este tipo de envío se suele utilizar cuando el remitente no necesita inicialmente justificar que el destinatario ha recibido la carta; no obstante, si en un futuro lo necesitara, siempre lo podrá volver a enviar a través de otro método de envío con acuse de recibo.
La carta certificada es un tipo de envío muy utilizado ya que asegura al remitente que la carta llegará a su destino, de forma rápida, y además, le permitirá saber en qué fecha se le ha entregado. Asimismo, la carta certificada tiene un número de seguimiento por lo que permitirá saber al remitente en todo momento cuál es el estado del envío.
Para enviar una carta certificada, el remitente simplemente tendrá que acudir a Correos e indicar expresamente que desea enviar el documento por carta certificada. Es importante que los datos del remitente y los del destinatario estén en un lugar visible sobre el embalaje.
Por sus características, la carta certificada tiene que entregarse a la persona destinataria, o a algún representante que proceda a la recepción de la carta aportando sus datos personales y la firma. Por tanto, a diferencia del envío postal simple, aquí no es posible dejar la carta en el buzón, sino que debe ser entregada a alguien obligatoriamente. En caso de que no sea posible entregar la carta a la persona que debe recibirla, se dejará un aviso para recogerla en la oficina de correos más cercana en un plazo de 15 días. Si no lo recoge, esta será devuelta al remitente. Todo este proceso lo podrá seguir el remitente utilizando un localizador ofrecido por Correos.
La carta certificado con "acuse de recibo" es un servicio complementario que ofrece Correos para certificar la entrega de una carta. En otras palabras, se trata de un tipo de envío postal que permite al remitente saber en qué estado se encuentra el envío (igual que el apartado anterior) y recibir posteriormente en su domicilio la prueba de entrega de la carta con el nombre y firma del destinatario.
El objetivo de este tipo de envíos es dejar constancia de que la carta ha llegado a su destino, y además, tiene una gran fiabilidad ya que el destinatario tiene que proporcionar obligatoriamente sus datos y firma para poder recoger la carta. Esto suele ser muy útil cuando la carta se envía por motivos legales, como se explicará en el siguiente apartado.
El "acuse de recibo" solo justifica el hecho de que la carta ha sido enviada al destinatario y que éste lo ha recogido, pero ni el correo ordinario ni el correo certificado con acuse de recibo permiten justificar el concreto contenido del envío.
Por tanto, la carta certificada sirve para asegurarse de que la carta será recogida por la persona (o por un representante que esté en el domicilio) y la fecha en que se ha entregado, pero el remitente NO recibirá ninguna prueba física de dicha entrega.
Si el remitente necesita recibir la prueba de entrega, entonces tendrá que acudir a Correos y solicitar expresamente enviar el documento mediante carta certificada con acuse de recibo. El precio será algo más elevado, pero recibirá en su domicilio la prueba de que la carta se ha recibido por el destinatario.
La ventaja principal de enviar una carta certificada, con o sin acuse de recibo, es que se certifica la fecha de envío y entrega. Por tanto, tendrá validez legal para justificar con posterioridad el envío y recepción de la carta por parte del destinatario, si posteriormente resulta necesario demostrarlo ante los tribunales.
La mayor desventaja de las cartas certificadas es que no acreditan el contenido de la carta, a diferencia del burofax. Acreditar el contenido puede ser primordial en algunos procedimientos judiciales, por lo que el remitente tendrá que asegurarse que la carta certificada será un método adecuado para enviar la carta en caso de un hipotético procedimiento judicial. Otra desventaja es su costo, ya que es bastante más elevado que el envío postal simple.
Suele ser recomendable utilizar una carta certificada (con o sin "acuse de recibo") para enviar contratos, notificaciones, reclamaciones, o cualquier documentación importante en la que deba quedar constancia de la fecha en la que se recibe por parte del destinatario, pero que no sea importante el contenido del documento.
Por ejemplo, la carta certificada puede utilizarse para notificar la baja en un contrato de telefonía fija, móvil e internet, o en cualquier tipo de suministro doméstico. Asimismo, también puede ser útil para enviar una carta comunicando uno o varios cambios en los datos de contacto del remitente (dirección, teléfono, fax, correo electrónico, etc), cuando sea de vital importancia que el destinatario tenga conocimiento de dichos cambios.
Por otro lado, puede ser conveniente utilizar la carta certificada con "acuse de recibo" para enviar reclamaciones de distinto tipo ya que así el remitente podrá tener prueba física de que el destinatario ha recibido la comunicación de la existencia de daños, así como la fecha de entrega. Por ejemplo, la carta certificada con "acuse de recibo" puede ser útil para reclamar la reparación de averías en coches usados, o para que un propietario notifique daños causados por la realización de obras en la vivienda colindante, o para reclamar vicios ocultos en un inmueble tras su compra.
Se trata del nombre que Correos ha puesto a un servicio que consiste en enviar un documento a través de un "fax" de una persona a otra. No obstante, no es necesario que el remitente o el destinatario tenga un fax, sino que Correos u otros operadores que ofrecen el servicio de burofax se encargan de enviar la carta directamente al domicilio del destinatario. En caso de que el destinatario no se encuentre en la vivienda, el cartero le dejará un aviso para que pase a recogerlo a la oficina de Correos. Además, aunque el destinatario puede rechazar recoger un burofax, si se considera que ese rechazo es imputable a este, se considera como entregado a todos los efectos.
A diferencia de la carta certificado con acuse de recibo, el burofax no solo certifica la entrega de la carta al destinatario, sino que también el contenido del documento enviado. Por tanto, se trata de un servicio especializado que acredita tanto la recepción del documento como su contenido, lo cual lo convierte en una prueba legalmente válida ante los tribunales. Está considerado como una comunicación fehaciente.
Para enviar un burofax se puede realizar de dos maneras:
Si se realiza de forma presencial, el remitente recibirá la certificación de entrega en su domicilio (en mano o en el buzón), y normalmente demora unos 15 días desde que se realizó el envío. En caso de ser enviado por internet mediante una plataforma web, el remitente recibe un correo electrónico con la confirmación de entrega del burofax y lo puede descargar en formato pdf desde su área reservada.
El burofax tiene la mayor validez legal ya que acredita también el contenido de la carta, lo que puede resultar primordial en algunos procedimientos judiciales. El burofax tiene los mismos efectos que el requerimiento notarial, por lo que tiene pleno valor probatorio el envío, recepción y contenido de la comunicación de que se trate.
Otra ventaja es que es un tipo de envío con una entrega muy rápida. Por ejemplo, Correos lo entrega en el mismo día en capitales de provincia y ciudades grandes, si se envía antes de las 13 h. y, al día siguiente, si se hace después de esa hora.
La principal desventaja es su precio ya que es el tipo de envío más costoso. Por tanto, puede ser inasequible para quienes tienen un presupuesto limitado. Para que tenga validez en caso de litigio, se deberá contratar el burofax con acuse de recibo y certificado de contenido, lo que incrementa su precio.
El burofax es una opción a considerar en diversas situaciones legales en las que sea necesario dejar constancia documental de la comunicación.
En el ámbito laboral, el burofax es útil para notificar un despido a un trabajador, o para comunicar a un trabajador el fin del plazo máximo de duración del contrato en prácticas, o la no renovación de un contrato de trabajo temporal, o la subrogación del empleador en el contrato de trabajo, entre otros. En este tipo de situaciones, es fundamental contar con una prueba fehaciente de la comunicación en caso de futuras disputas legales.
En el ámbito del arrendamiento de inmuebles, el burofax suele ser recomendable en la mayoría de las comunicaciones o reclamaciones entre el inquilino y el propietario. Por ejemplo, si el inquilino desea enviar una carta al arrendador para realizar obras de conservación, o para reclamarle el pago de las obras, o viceversa, cuando el arrendador desea enviar una carta negándose al pago de obras en la vivienda o local de negocio alquilado. Asimismo, suele utilizarse el burofax para notificar al inquilino el fin del contrato de arrendamiento o viceversa, para que el inquilino notifique al arrendador la finalización del contrato de arrendamiento. En definitiva, el burofax puede ser útil para enviar notificaciones importantes o para comunicar cambios en las condiciones del contrato de arrendamiento.
El burofax es muy importante cuando el arrendador reclama al arrendatario el pago del alquiler ya sea porque el arrendatario no paga la renta o se retrasa en su pago. Es conveniente enviar un burofax antes de exigir el pago de la deuda por vía judicial. Aunque el envío de esta reclamación no es un requisito necesario para iniciar el procedimiento judicial, si se pretende impedir mediante el requerimiento extrajudicial que el arrendatario pueda evitar el desahucio pagando las rentas o cantidades impagadas (enervación de la acción de desahucio) una vez iniciado el procedimiento judicial, es necesario enviar este requerimiento de pago por un medio fehaciente, al menos, 30 días antes de presentar la demanda. Si el requerimiento se envía, el inquilino podrá proceder al pago, evitando el desahucio, dentro del plazo previsto en el mismo (que no puede ser inferior a 30 días), pero no podrá hacerlo más tarde.
Asimismo, si se es consumidor y se ha tenido problemas con productos o servicios contratados, enviar un burofax reclamando por un producto defectuoso permite tener un respaldo legal en caso de que sea necesario acudir a los tribunales.
Por último, si se desea reclamar ante una entidad financiera las cláusulas abusivas de un contrato de préstamo (ya sea un préstamo con garantía hipotecaria o un préstamo personal), enviar una reclamación extrajudicial a través de un burofax es fundamental si se pretende acudir a los tribunales posteriormente. Las entidades financieras tienen dos meses para contestarla; si en ese plazo no se ha recibido contestación, se podrá interponer una demanda de juicio ordinario de nulidad de cláusulas abusivas y reclamación de cantidad (trámite obligatorio de abogado y procurador).
El correo electrónico es un método de comunicación que utiliza dispositivos electrónicos para enviar y entregar mensajes a través de redes informáticas. Para enviar un correo electrónico se suele utilizar programas de software (ej. Outlook) y navegadores web (ej. Gmail). Hoy en día, el correo electrónico es uno de los métodos más populares de comunicación digital ya que permite que dos o más personas se comuniquen de manera rápida y gratuita.
El correo electrónico no puede entenderse como una comunicación fehaciente (como la carta certificada o el burofax) porque no se puede garantizar ni la entrega ni el texto enviado. No obstante, es preciso indicar que se ha incorporado la opción de solicitar la confirmación de lectura del correo que se acaba de redactar y enviar por lo que esto ayudaría a demostrar la recepción del correo electrónico.
La ventaja principal es que es el medio de comunicación más rápido y el más económico ya que es gratuito.
Su principal desventaja es que los tribunales no entienden que los correos electrónicos sean una notificación fehaciente así que el remitente no tendrá fácil demostrar en juicio que al destinatario le llegó el correo electrónico. Por lo que para comunicaciones importantes, sigue siendo más recomendable utilizar la carta certificada o el burofax.
El correo electrónico puede servir para formalizar distintos tipos de contratos mercantiles, sobre todo, si las partes tienen firma digital (ya que garantiza la identidad de la persona que firma y la integridad del documento). Por ejemplo, el contrato de influencer, el contrato de cesión de derechos de autor, el contrato de auditoría, el contrato de desarrollo de software, entre muchos otros, pueden formalizarse por correo electrónico a través de la firma digital. De esta manera, varias personas o empresas que se encuentran en distintas ciudades podrán formalizar el contrato con plena validez legal.
El correo electrónico también puede servir para enviar cartas que no tengan mucha importancia, como por ejemplo, una carta comunicando uno o varios cambios en los datos de contacto del remitente (dirección, teléfono, fax, correo electrónico, etc). No obstante, si posteriormente fuera necesario acreditar la comunicación, podrá volver a enviarse por otro tipo de envío como la carta certificada con acuse de recibo.
Incluso hay ciertas situaciones donde intervienen consumidores donde las empresas/fabricantes recomiendan a estos a enviar sus reclamaciones por el correo electrónico de la empresa/fabricante, al ser mucho más ágil y eficaz.
En conclusión, existen distintas formas de enviar una comunicación o una reclamación, y dependiendo de las necesidades del remitente y de la importancia del documento, será preciso utilizar uno u otro tipo de envíos. De los cuatro tipos de envíos que se han analizado, podemos concluir lo siguiente:
Por lo tanto, deberá analizarse en cada caso cuál es el mejor medio para comunicar lo que se desea y, en caso de duda, si tiene una relevancia tal que en caso de que el destinatario no conteste pueda llegar a irse a juicio, habría que realizar la comunicación por burofax.