Carta de aceptación de nombramiento como administrador de sociedad mercantil

La carta de aceptación del nombramiento como administrador o miembro del consejo de administración es una de las herramientas que permite confirmar, de forma expresa, el nombramiento como administrador por parte de la persona designada que no puede estar presente físicamente en el momento de su nombramiento. La aceptación del nombramiento como administrador de una sociedad o miembro del consejo de administración es un acto personalísimo, es decir, que su aceptación depende exclusivamente de la voluntad de la persona designada (no se le puede obligar a aceptar el cargo).

El nombramiento como administrador se realizará por parte de la junta general de accionistas en el caso de las sociedades anónimas, o por la junta general de socios en el caso de las sociedades limitadas, recogiéndose dicho acuerdo en un acta de la Junta General de Socios. El certificado correspondiente de dicha acta será firmado tanto por el administrador saliente, como por el nuevo administrador, en cumplimiento de los requisitos de notificación al administrador saliente, de acuerdo con la legislación vigente.

Finalmente, la sociedad puede designar como administradores tanto a personas físicas como a personas jurídicas. En este último caso, es esencial designar de forma expresa la persona física que actúe como representante de la persona jurídica designada como administradora. Ésta será la persona física que tenga la capacidad expresa para poder vincular jurídicamente a la persona jurídica, ya sea por ser administradora de la misma, o bien por disponer de un poder general, o especial para ese punto, debidamente otorgado. De esta forma, será también la persona la encargada de firmar la carta de aceptación en nombre de la persona jurídica.

¿Cómo utilizar este documento?

Este documento se puede utilizar tanto por parte de personas físicas como personas jurídicas nombradas como administrador, ya sea como administrador único, administrador solidario, administrador mancomunado, o como miembro del consejo de administración de una sociedad mercantil, tanto de una sociedad anónima como de una sociedad limitada.

La carta de aceptación se deberá preparar tan pronto como se haya formalizado el nombramiento como administrador o como miembro del consejo de administración de la sociedad por parte de la junta general de accionistas en el caso de las sociedades anónimas o bien por parte de la junta general de socios en el caso de las sociedades limitadas.

Uno de los aspectos más relevantes de este documento es la fecha de aceptación. La misma debe ser igual o posterior a la fecha en la que se formalice el nombramiento por parte del órgano social correspondiente. Un error en la fecha indicando una fecha anterior a la que se recoge en los acuerdos de la sociedad impedirá la correcta inscripción de los acuerdos en el Registro Mercantil correspondiente.

Por otro lado, la legislación actual recoge una serie de causas de incompatibilidad para funcionarios públicos y causas de prohibición (razones que impedirían a una persona ejercer el cargo de administrador) que deben ser tenidas en cuenta de forma previa a la aceptación del nombramiento como administrador. En concreto, la legislación actual recoge las siguientes personas que no podrán ser nombradas como administradores:

• los menores de edad no emancipados;
• los judicialmente incapacitados;
• las personas inhabilitadas conforme a la Ley Concursal mientras no haya concluido el período de inhabilitación fijado en la sentencia de calificación del concurso; y,
• los condenados por delitos contra la libertad, contra el patrimonio o contra el orden socioeconómico, contra la seguridad colectiva, contra la Administración de Justicia o por cualquier clase de falsedad, así como aquellos que por razón de su cargo no puedan ejercer una actividad económica.

Las personas indicadas en los puntos anteriores no podrán ejercer el cargo incluso si realizan su aceptación mediante el presente documento.

Es importante tener en cuenta que la firma de la presente carta debe estar legitimada ante notario a efectos de garantizar su veracidad, así como la capacidad de la persona que realiza dicha firma. La firma del documento deberá estar legitimada para permitir su inscripción en el Registro Mercantil.

Por último, el acuerdo donde se recoge el nombramiento del nuevo administrador o miembro del consejo de administración, así como su aceptación del cargo, deberán ser inscritos en el Registro Mercantil correspondiente. Para ello, se deberá presentar en el registro el certificado donde se recoge el nombramiento junto a esta carta con las firmas debidamente legitimadas ante notario/a público.

Legislación aplicable

La carta de aceptación del nombramiento no se encuentra regulada de forma expresa. Resulta aplicable de forma general la legislación societaria actual, en concreto el Título VI del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, de 1 de julio, destacando su artículo 213 donde se recogen las causas de prohibición previamente citadas, así como la sección V del capítulo IV del Real Decreto 1784/1996 por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil en la que se incluyen requisitos básicos para la validez de la carta, destacando la necesidad de recoger de forma expresa la fecha de aceptación, así como la propia aceptación expresa del puesto y de las responsabilidades que el mismo conlleva.

Por otro lado, también es relevante citar la ley 3/2015, de 30 de marzo, reguladora del ejercicio del alto cargo de la Administración General del Estado, donde se recogen de forma expresa las causas de incompatibilidad de funcionarios públicos para el ejercicio del cargo de administrador.

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¿Cómo modificar el modelo?

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