24 oktober 2023
24 oktober 2023
Betyg
4 - 1 röst
När ett dokument är färdigställt finns det ett antal viktiga steg som bör vidtas. I vissa fall ställs det upp krav på åtgärder som måste vidtas för att innehållet i ett visst dokumentet ska gälla mellan parterna som upprättat det.
Signering innebär att en person, antingen fysisk eller juridisk, undertecknar en handling och på så sätt samtycker till dess innehåll. Det används för att indikera att personen som signerar handlingen har läst, förstått och godkänt villkoren eller åtgärderna som framgår av dokumentet.
En signering kan ha olika betydelse beroende på sammanhang. Upprättas ett avtal mellan två eller flera personer innebär signering att avtalets innehåll blir juridiskt bindande mellan parterna. Detta innebär att parterna är skyldiga att agera i enlighet med avtalet och att konsekvenser som t.ex. skadestånd kan bli aktuellt om avtalet inte följs.
En signering kan vidare innebära att en person samtycker till viss behandling eller godkänner innehållet i ett visst dokument. Det kan även fungera som ett intyg på att ett dokument är äkta och har upprättats korrekt, så är t.ex. fallet då en eller flera personer bevittnar upprättandet av ett dokument och signerar handlingen som ett bevis på detta.
Signering av dokument är viktigt inom affärsvärlden, i juridiska ärenden, myndighetsrelationer och andra områden där skriftliga avtal och överenskommelser är nödvändigt.
l de flesta fall ställs det krav på signering efter upprättandet av ett dokument men även då det inte gör det kan det vara en god idé att inkludera för att styrka dokumentet och dess innehåll.
Är det ett avtal som ingås ska signering ske av samtliga avtalsparter. Är det en annan typ av dokument som upprättas, t.ex. ett uppsägningsbrev, någon typ av ansökan eller varningsbrev, ska det signeras av den person som upprättar det.
Signering kan antingen ske av personen i fråga eller ett ombud, om en fullmakt upprättats som ger annan person rätt att signera en hanling för dennes räkning.
I vissa fall ställs det i lag upp krav på att ett avtal bevittnas, om så är fallet ska utöver avtalsparterna även ett eller två vittnen signera avtalet. Ett vittne ska vara minst 15 år fyllda och vara vid sina sinnes fulla bruk (d.v.s. mentalt kapabel att fatta rationella beslut). Vidare kan inte en person som omfattas av avtalet på något sätt agera vittne. I regel kan inte heller någon i en avtalsparts familj agera vittne, en utomstående person bör alltså väljas som t.ex. en vän eller en granne.
Bevittning fungrar som ett intyg att rätt person har signerat handlingen. Den som agerar vittne behöver inte vara medveten om avtalets innehåll.
Signering kan antingen ske i person eller elektroniskt, d.v.s. digitalt. Sker signering i person innebär det att personen som ska signera dokumentet antecknar sin namnteckning på dokumentet för hand. Sker signering elektroniskt används en e-signeringstjänst för att verifiera vem som genomfört den, vanligaste e-signeringstjänsten i Sverige är mobilt BankID.
Ska dokumentet skickas/överlämnas till annan efter att de upprättats, som t.ex. ett brev, en ansökan eller en varning, bör den som upprättat dokumentet behålla en kopia. Detta är speciellt viktigt om dokumentet skickas i original via vanlig post. Genom att behålla en kopia kan eventuella tvister undvikas gällande vad som framgår av dokumentet, när det upprättats eller liknande.
Utgör dokumentet ett avtal bör samtliga parter behålla var sitt exemplar i original. Sker signering i person ska alltså ett exemplar per avtalspart signeras av samtliga. Sker signering digitalt bör den färdigsignerade versionen skickas till samtliga avtalsparter för förvaring.
För vissa typer av dokument krävs att en avgift betalas efter att det upprättats. Så kan t.ex. vara fallet om ett dokument ska registreras eller anmälas hos en mydighet. Information om registrering eller anmälan, samt vilket belopp som eventuellt ska betalas, ska framgå av myndighetens webbplats.
Det kan även ställas krav på avgift då en ansökan ska skickas till en myndighet eller domstol för att starta en rättslig process eller liknande.
Bilagor till ett avtal, eller ett annat typ av dokument, är separata dokument som utgör en del av avtalet. En bilaga tillhandahåller ytterligare infomation, specifikationer, detaljer eller villkor som är av betydelse för avtalet och avtalsförhållandet. Bilagor används för att undvika att överbelasta huvuddokumentet med omfattande och specifik information. Det kan t.ex. vara en god idé att specifika tekniska detaljer, listor, tabeller, diagram eller liknande framgår av bilaga för att skapa struktur och för att hålla huvuddokumentet organiserat.
Finns bilagor tillhörande avtalet bör det kort anges direkt i det. För att undvika eventuell framtida tvist om vilka bilagor som omfattas av avtalet bör de signeras av samtliga parter. Ska ett dokumentet skickas eller överlämnas till en utomstående person ska eventuella bilagor inkluderas.
När ett dokument upprättats ska det i de flesta fall signeras av den som upprättat det. Är det ett avtal som upprättats, d.v.s. ett bindande juridiskt dokument, ska samtliga avtalsparter signeras det. Signering kan antingen ske i person för hand eller elektroniskt, d.v.s. digitalt.
Den som upprättat ett dokumentet bör se till att behålla en kopia innan det skickas vidare till aktuell mottagare. Är det ett avtal som upprättats bör parterna signera ett originalexemplar till samtliga avtalsparter. Sker signering elektroniskt ska den färdigsignerade versionen tilldelas samtliga parter. På detta sätt kan eventuella tvister om vad som överenskommits eller när dokumentet upprättats undvikas.
I vissa fall krävs att en avgift betalas efter att ett dokument upprättats. Så är framförallt fallet om dokumentet ska registreras eller anmälas hos en myndighet. Även vid ansökan hos en myndighet eller domstol är det vanligt att en avgift ska betalas. Information huruvida avgift ska utgå samt till vilket belopp framgår av aktuell myndighets webbplats.
Finns bilagor till dokumentet ska dessa inkluderas då det överlämnas till aktuell mottagare. Finns bilagor till ett avtal som upprättats bör samtliga avtalsparter, utöver avtalet i sig även signera dessa. Det bör även nämnas direkt i avtalet att det finns bilagor som omfattas av det.