Stämmoprotokoll för extra bolagsstämma

Ett aktiebolag är en juridisk person, d.v.s ett företag, som kännetecknas av att aktieägarna i bolaget kan köpa och sälja andelar i bolaget. Samtliga aktiebolag i Sverige är skyldiga att hålla en ordinarie bolagsstämma en gång per räkenskapsår. Detta krav kan dock utökas av ett aktiebolags bolagsordning, d.v.s. interna regelverk. Ett räkenskapsår omfattar tolv månader och och löper normalt från första januari till sista december. Ett räkenskapsår kan dock börja en annan månad och löpa tolv månader fram (s.k. brutet räkenskapsår).

En extra bolagsstämma kan hållas om styrelsen anser att det finns skäl till det, d.v.s. om något. beslut måste fattas innan nästa ordinare bolagsstämma. En extra bolagsstämma ska även hållas då en revisor eller ägare till minst en tiondel av aktierna i bolaget skriftligen begär det för att behandla ett visst ärende.

En bolagsstämma är ett möte som hålls mellan ett aktiebolags styrelse och dess aktieägare. Bolagsstämman är ett aktiebolags högst beslutande organ och syftet med mötet är att upprätthålla en transparens samt ge aktieägare och andra berörda parter möjlighet att påverka beslut som rör aktiebolaget. Inför en bolagsstämma ska samtliga aktieägare kallas. Kallelsen ska skickas ut på samma sätt som det framgår av aktiebolagets bolagsordning. En kallelse till en extra bolagsstämma till följd av begäran av revisor eller aktieägare ska skickas ut inom två veckor från att sådan begäran inkommit till bolaget.

Vid en bolagsstämma, ordinarie eller extra, ska ett skriftligt protokoll föras. Där ska anteckas vad som framkommit under stämman.

Detta dokument kan användas för en extra bolagsstämma som hålls för annat syfte än likvidation av ett aktiebolag. Ska ett aktiebolag likvideras ska ett specifikt protokoll för detta upprättas. Ska en ordinarie bolagsstämma (d.v.s. årsstämma) hållas ska ett specifikt protokoll för detta upprättas.

Hur fungerar det?

Det är bolagsstämmans ordförande som ska se till att protokoll förs. Det kan antingen föras av ordföraren själv eller av en utsedd protokollförare.

I protokollet ska följande antecknas:

• ort och datum för årsstämmans sammanträde,
• vem som utsetts till ordförande,
• röstlängden,
• vem/vilka som utsetts till justerare,
• huruvida kallelse har skickats ut på korrekt sätt,
• godkännande av dagordningen, samt
• vilket/vilka beslut som fattats.

Gällande röstlängden kan den antingen antecknas direkt i protokollet eller i bilaga. Röstlängden utgörs av en förteckning av samtliga aktieägare, ombud och biträden som är närvarande vid bolagsstämman.

När bolagsstämman är avslutad och protokollet färdigställt ska det signeras av protokollföraren. Protokollet ska vidare justeras av ordföranden, förutsatt att denne inte utgör protokollföraren, samt minst en justeringsman som utsetts av bolagsstämman. Företräder ordföranden eller protokollföraren, eller dessa två tillsammans, samtliga aktier i bolaget, ställs det inget krav på justeringsman.

Senast två veckor efter bolagsstämman ska protokollet tillgängliggöras för aktieägarna. En kopia ska vidare skickas till de aktieägare som begär det och som uppger sin postadress.

Tillämplig lag

Aktiebolagslagen (2005:551)

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.