Policy för distansarbete

En policy för distansarbete upprättas ensidigt av en arbetsgivare och omfattar villkoren för hur de anställdas arbete på distans ska se ut. En policy gäller som ett internt regelverk och omfattar samtliga på arbetsplatsen, om inget annat uttryckligen framgår av policyn eller ett personligt anställningsavtal. Arbetar samtliga, eller i vart fall flertalet, arbetstagaren heltid eller deltid på distans är det effektivt att upprätta en policy då samtliga omfattas. Ska endast en eller några få arbeta på distans är det bättre att upprätta separata distansavtal för dessa. Är det vidare en anställning som ska ingås och arbete ska ske på plats hos arbetstagaren ska i stället ett anställningsavtal upprättas.

Distansarbete innebär att arbetstagaren inte har en bestämd arbetsplats utan kan arbeta t.ex. hemifrån.

Hur fungerar det?

Det faller inom arbetsgivarens arbetsledningsrätt att upprätta policys och arbetstagarna är skyldiga att rätta sig efter vad som bestäms. Av policyn bör det framgå de allmänna villkor som ska omfatta samtliga arbetstagare som arbetar på distans. Är det endast vissa arbetstagare som omfattas ska det framgå vilken grupp som omfattas. Personliga villkor som endast omfattar en specifik anställd ska i stället inkluderas i anställningsavtalet. En policy om distansarbete kan t.ex. innehålla bestämmelser kring arbetstider, det kan klargöras om arbetstagaren ska vara fri att lägga upp sin arbetstid eller om fasta arbetstider ska följas. Vidare bör säkerheten kring distansarbetet regleras. Arbetsgivaren bör t.ex. fråga sig om arbetstagarna ska vara fria att koppla upp sig till valfritt nätvärk eller om detta ska vara begränsat. Även arbetsplats kan begränsas om så önskas, behandlar arbetstagarna känsliga uppgifter kan det vara i arbetsgivarens intresse att arbetet inte utförs på offentlig plats där risk finns att utomstående person tar del av informationen. Det bör även klargöras vilket material som ska användas vid distansarbetet samt hur arbetstagaren ska förvara material och uppgifter utanför arbetsplatsen.

Även om arbetsgivaren har upprättat försäkringar för sina anställda, t.ex. skade- och olycksfallsförsäkring, bör det klargöras vad som gäller kring detta om skada eller olycka skulle uppstå under arbetstid vid distansarbete. Utförs arbete på en fast arbetsplats är försäkringsskyddet mer omfattande och det kan vara en god idé för arbetstagare som arbetar på distans att teckna en egen kompletterande försäkring.

När policyn är färdigställd ska den finnas lättillgänglig för arbetstagarna och samtliga arbetstagare som berörs av policyn bör meddelas om att den upprättats. Policyn behöver inte signeras och börjar gälla direkt som en rutin och internt regelverk på arbetsplatsen i fråga.

Tillämplig lag

Det finns ingen lag som reglerar hur policys på en arbetsplats ska utformas utan detta faller under arbetsgivarens arbetsledningsrätt som är en grundläggande princip inom arbetsrätten. Arbetsgivaren är alltså fri att besluta om innehållet i policyn så länge det stämmer överens med andra lagar och eventuellt kollektivavtal.

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.