Policy för användning av sociala medier

En policy om användning av sociala medier upprättas av en arbetsgivare och blir därefter gällande som en intern regel på arbetsplatsen.

I dagens moderna samhälle använder över 80 % av befolkningen i Sverige sociala medier mer eller mindre frekvent. För att motverka att arbetstagare skadar sin arbetsgivares rykte eller liknande på sociala medier är det därför en god idé att upprätta en policy kring hur sociala medier får användas.

Vad är det för något?

En policy om användning av sociala medier fungerar som ett internt regelverk med riktlinjer om hur personerna som omfattas av policyn får använda sociala medier. Med sociala medier förstås webbplatser och mobila applikationer som fungerar som sociala nätverk där människor kan interagera med varandra.

Hur fungerar det?

Det är arbetsgivaren som upprättar policyn om användning av sociala medier. Det finns inga direkta regler för hur en policy ska utformas men det är viktigt att den är tydlig, konkret och lättillgänglig. Policyn ska innefatta arbetsgivarens inställning till sociala medier samt hur det får användas på och utanför arbetsplatsen. En policy angående sociala medier ger arbetstagarna riktlinjer och kunskap för att kunna göra ett bra jobb vid användandet av sociala medier samt skapar medvetenhet kring vad som är okej att posta på sociala medier och inte.

För att ge arbetstagarna en så bra förståelse som möjligt är det bra om syftet med policyn framgår. Det kan även vara en god idé att definiera sociala medier samt tydliggöra med exempel vad som är okej och inte vid användning av det. Vidare bör även det ansvar samt skyldigheter som läggs på de personer som omfattas av policyn framgå.

Det ställs inte upp något krav på att policyn signeras efter att den upprättas men om så önskas kan det göras av en behörig person på arbetsplatsen. När policyn är färdigställd ska samtliga berörda personer meddelas.

Vid upprättandet av anställningsavtal bör det i dessa nämnas att gällande policys på arbetsplatsen utgör en del av anställningsavtalet.

Andra riktlinjer som kan vara av intresse att fastställa i en policy

Utöver en policy för användning av sociala medier är det viktigt att en arbetsgivare upprättar en policy om arbetsmiljö och säkerhet för att klargöra hur arbetet kring detta ska skötas på arbetsplatsen samt en informationssäkerhetspolicy för att reglera hur arbetet för att skydda information och undvika att obehöriga ges åtkomst ska se ut.

Kommer arbetsgivarens verksamhet på någon sätt i kontakt med barn, t.ex. förskoleverksamhet, ska även en barnsäkerhetspolicy upprättas för att fastställa hur barns säkerhet ska garanteras.

Det är även viktigt att upprätta en personuppgiftspolicy för att reglera och klargöra hur arbetstagarnas personuppgifter kommer användas och lagras. Har arbetsgivaren en webbplats ska även en specifik personuppgiftspolicy som gäller för webbplatsen upprättas. En sådan reglerar hur webbplatsens användares personuppgifter behandlas. Utöver detta bör även en cookiepolicy upprättas för en arbetsgivare som har en webbplats. En sådan behandlar hur små textfiler som lagrar information på användarens dator behandlas. Cookies räknas många gånger som personuppgifter varför det är extra viktigt att det regleras.

Utöver vad som föreskrivits ovan kan det vara en god idé att upprätta en krishanteringspolicy, en diskrimineringspolicy, en jämställdhetspolicy och en alkohol- och drogpolicy. En krishanteringspolicy reglerar hur en krissituation ska hanteras på arbetsplatsen, t.ex. brand, stöld eller dödsfall. En diskrimineringspolicy syftar till att säkerställa att en person inte missgynnas eller särbehandlas p.g.a. någon av de sju diskrimineringsgrunderna (d.v.s. kön, könsöverskridande identitet, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder) och en jämställdhetspolicy till att säkerställa att män och kvinnor behandlas lika. En alkohol- och drogpolicy fastställer slutligen arbetsgivarens inställning till alkohol och droger samt hur missbruksproblematik bland de anställda ska hanteras.

Säljer arbetsgivaren varor eller tjänster är det även viktigt att upprätta en reklamationspolicy för att klargöra för köparen hur denne ska gå tillväga om det uppstår fel i vad som köpts. Säljer arbetsgivaren varor i butik kan även en policy gällande öppet köp och bytesrätt upprättas om så önskas. En sådan reglerar kundernas möjligheter att ångra ett köp och antingen få pengarna tillbaka eller byta till en annan vara. Säljer arbetsgivaren varor online ska i stället en retur- och återbetalningspolicy upprättas för att behandla detta. Erbjuds leverans till kunderna kan även en leveranspolicy upprättas för att reglera hur detta går till.

Tillämplig lag

Lag (1982:80) om anställningsskydd

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.