Pensionspolicy

En pensionspolicy kan upprättas av en arbetsgivare som internt önskar reglera pensionsvillkor för sina anställda. Arbetsgivare som är anslutna till kollektivavtal är skyldiga att betala ut tjänstepension till sina anställda medan det är frivilligt för arbetsgivare som inte är anslutna. En pensionspolicy är därför av större betydelse för en abetsgivare som saknar kollektivavtal, även då det ändå kan vara av intresse för arbetsgivare med kollektivavtal. En arbetsgivare som är ansluten till kollektivavtal kan besluta om mer fördelaktiga villkor för sina arbtestagare i en policy, det är dock inte tillåtet att inskränka villkor som framgår av kollektivavtal.

Kollektivavtal är frivilliga överenskommelser som upprättas mellan en arbetsgivarorganisation och en fackförening. En arbetsgivarorganisation är en sammanslutning av arbetsgivare som bildar en gemensam organisation för att företräda sina intressen gentemot arbetstagare och en fackförening är en sammanslutning arbetstagare som bildar en gemensam organisation för att företräda sina intressen gentemot sina arbetsgivare. Kollektivavtal skapar en stabilitet och förutsägbarhet på arbetsmarknaden då de fastställer gemensamma regler för anställda inom ett visst område.

Vad innebär pension?

Pension är en ekonomisk ersättning som betalas ut till en person efter denne gått i pension, d.v.s. slutat arbeta p.g.a. ålder. Det finns tre olika typer av pension:

• Allmän pension
• Tjänstepension
• Privat pension

Allmän pension har alla som arbetar och är folkbokförda i Sverige rätt till. Den består av inkomstpension, som baseras på den indivuduella inkomsten, och garantipension som utgör en minimipension för låginkomsttagare.

Tjänstepensionen kompletterar den allmänna och erbjuds av arbetsgivare. Den kan vara avtalad genom kollektivavtal eller genom individuellt avtal. Vanligtvis baseras tjänstepensionen på en anställds lön och anställningstid. Ett individuellt avtal om tjänstepension förhandlas fram direkt mellan en arbetsgivare och ett försäkring- eller förmedlarföretag.

Privat pension utgörs av privat sparande.

Denna policy kan endast reglera tjänstepension.

Hur fungerar det?

En pensionspolicy upprättas ensidigt av en arbetsgivare, detta faller in under dennes bestämmanderätt. Arbetstagarna blir per automatik bundna av innehållet förutsatt att de stämmer överens med eventuellt kollektivavtal.

Av pensionspolicyn bör det framgå arbetsgivarens övergripande mål och vision gällande sina anställdas pension. Vidare bör pensionsplanen som erbjuds specificeras. En arbetsgivare kan både erbjuda en obligatorisk pensionsplan och en frivillig. En obligatorisk plan gäller för samtliga anställda medan det är upp till varje arbetstagare att bestämma om hen vill delta i en frivillig pensionsplan. En frivillig pensionsplan utgör ett kompelment till den ordinarie och i en sådan kan arbetstagare vanligtvis göra frivilliga insättningar i form av fasta belopp eller en del av lönen. Vidare bör det i policyn tydliggöras vilka ekonomiska bidrag arbetsgivaren erbjuder till pensionsplanen/pensionsplanerna samt hur dessa beräknas.

Policyn bör inkludera information kring vilken pensionsålder som gäller inom företaget, d.v.s. från vilken ålder arbetstagarna kan pensioneras. Finns möjlighet till flexibel pensionering ska detta också framgå. Flexibel pensionering innebär att en person ges möjlighet att själv bestämma när hen vill gå i pension och på vilket sätt pensionen ska tas ut. På så sätt skapas mer frihet att anpassa sin pensionering efter egen ekonomi och livsstil.

Även information om vem/vilka som förvaltar pensionskapitalet ska inkluderas i policyn samt vilka valmöjligheter de anställda har gällande placeringar. Förvaltare av pensionskapital kan t.ex. vara försäkringsbolag, pensionsfonder eller andra finansiella instutitioner och pensionsmedel kan t.ex. placeras i fonder eller aktier.

Utöver vad som redan nämnts bör en pensionspolicy innehålla en tydlig beskrivning för vilka möjligheter som erbjuds arbetstagare som drabbats av sjukdom eller skada innan pensionsåldern och som till följd av detta inte kan fortsätta arbeta. Här bör anges vilka försäkringar eller andra trygghetssystem som finns på plats för att stödja anställda i sådana situationer.

När policyn är upprättad kan den om så önskas signeras av behörig person hos arbetsgivaren. Därefter ska den göras tillgänglig för samtliga arbetstagare, den kan t.ex. skickas ut via e-post eller publiceras på arbetsgivarens webbplats. För att i framtiden försäkra sig om att policyn är relevant bör regelbundna uppdateringar genomföras, det kan inkluderas i policyn hur ofta sådan uppdatering ska ske.

Andra riktlinjer som kan vara av intresse att fastställa i en policy

Utöver en pensionspolicy är det viktigt att en arbetsgivare upprättar en policy om arbetsmiljö och säkerhet för att klargöra hur arbetet kring detta ska skötas på arbetsplatsen samt en informationssäkerhetspolicy för att reglera hur arbetsgivaren ska jobba för att skydda information och undvika att obehöriga ges åtkomst. Det är även viktigt att upprätta en personuppgiftspolicy för att reglera och klargöra hur arbetstagarnas personuppgifter kommer användas och lagras. Har arbetsgivaren en webbplats ska även en specifik personuppgiftspolicy som gäller för webbplatsen upprättas. En sådan reglerar hur webbplatsens användares personuppgifter behandlas. Finns en webbplats bör även en cookiepolicy upprättas. En sådan behandlar hur små textfiler som lagrar information på användarens dator behandlas. Cookies räknas många gånger som personuppgifter varför det är extra viktigt att det regleras.

Utöver vad som föreskrivits ovan kan det vara en god idé att upprätta en krishanteringspolicy, en alkohol- och drogpolicy, en jämställdhetspolicy och en diskrimineringspolicy. En krishanteringspolicy reglerar hur en krissituation ska hanteras på arbetsplatsen, t.ex. brand, stöld eller dödsfall. En alkohol- och drogpolicy fastställer hur arbetsgivaren ser på sina anställdas alkohol- och droganvändning. En jämställdhetspolicy syftar till att säkerställa att män och kvinnor behandlas lika på arbetsplatsen och en diskrimineringspolicy till att en person inte missgynnas eller särbehandlas p.g.a. någon av de sju diskrimineringsgrunderna (d.v.s. kön, könsöverskridande identitet, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder).

Tillämplig lag

Arbetsgivare är inte skyldiga att erbjuda sina arbetstagare tjänstepension även om det är en viktig förmån som är avgörande för de flesta personer. Det är alltså inte reglerat i lag men för arbetsgivare som är anslutna till kollektivavtal gäller vad som där framgår.

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.