Stämmoprotokoll för föreningsstämma

Samtliga föreningar i Sveirge är skyldiga att hålla en föreningsstämma en gång per räkenskapsår. Ett räkenskapsår omfattar tolv månader och och löper normalt från första januari till sista december. Ett räkenskapsår kan dock börja en annan månad och löpa tolv månader fram (s.k. brutet räkenskapsår).

En förening utgör en juridisk person och består av en sammanslutning personer (föreningsmedlemmar) som ägnar sig åt en viss verksamhet. Det finns två olika typer av föreningar, ekonomiska och ideella. En ekonomisk förening driver ekonomisk verksamhet med syfte är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen. En bostadsrättsförening räknas t.ex. som en typ av ekonomisk förening. En ideell förening har å andra sidan ett ideellt ändamål, dess syfte kan t.ex. vara att verka för medlemmarnas rättigheter eller av mer allmännyttig karaktär och t.ex. arbeta för att motverka svält i utsatta länder.

En förening bildas genom att minst tre personer, fysiska eller juridiska, går samman och registrerar föreningen hos Bolagsverket. Det ställs dock inget krav på att ideella föreningar registreras men kan göras om så önskas. Nya personer blir sedan medlem i föreningen genom att betala em medlemsinsats, detta gäller oftast även för ideella föreningar. Medlemmarna bär inget personligt ansvar för föreningens skulder men kan förlora sin insats.

Föreningsstämman är en förenings högst beslutfattande organ och kan förklaras som ett möte som hålls mellan föreningsmedlemmarna och föreningens styrelse, d.v.s. den sammansättning personer som sköter den dagliga förvaltningen av föreningen. Syftet med föreningsstämman är att upprätthålla en transparens samt ge medlemmarna och andra berörda parter möjlighet att påverka beslut som rör föreningen.

Inför föreningsstämman ska samtliga medlemmar kallas. Det är styrelsens uppgift att skicka ut kallelsen och det ska ske på samma sätt som det framgår av föreningens stadgar. Föreningsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång på den ort där föreningens styrelse har sitt säte, d.v.s. har sin registrerade hemhörighet. Hur föreningsstämman ska gå till regleras av lagen om ekonomiska föreningar samt föreningens stadgar. Samtliga föreningar är skyldiga att föra protokoll vid föreningsstämman, d.v.s. skriftligt antecka vad som där framkommer.

Detta dokument kan endast användas för att föra protokoll i en förening. För bolagsstämma i ett aktiebolag ska ett specifikt protokoll för detta upprättas.

Hur fungerar det?

Det är föreningstämmans ordförande som ska se till att protokoll förs. Det kan antingen föras av ordföraren själv eller av en utsedd protokollförare. I protokollet ska det antecknas ort och datum för föreningsstämmans sammanträde samt vilka beslut som där fattats. Det ska även framgå resultatet av de omröstningar som hållts.

Föreningsstämman ska besluta om:

• vilka som ska utses till styrelseledamöter och revisorer,
• eventuell ansvarsfrihet för styrelsen och/eller verkställande direktör (VD),
• ändring av stadgarna (föreningens interna regelverk),
• att fastställa resultat- och balansräkning,
• hur vinst eller förlust ska fördelas, och
• på vilket sätt föreningen ska upplösas.

Utöver vad som angivits ovan ska, om det behövs, röstlängden antingen antecknas i protokollet eller bifogas i ett separat dokument. Röstlängden utgörs av en förteckning av samtliga föreningsmedlemmar, ombud och biträden som är närvarande vid föreningsstämman.

När föreningsstämman är avslutad och protokollet färdigställt ska det signeras av protokollföraren. Protokollet ska vidare justeras av ordföranden, förutsatt att denne inte utgör protokollföraren, samt minst en justeringsman som utsetts av föreningsstämman.

Senast tre veckor efter föreningsstämman ska protokollet tillgängliggöras för föreningsmedlemmarna och innehavare av föreningsandelar.

Föreningen är skyldig att förvara protokollet på ett tryggt ställe.

Hur fattas beslut i en förening?

Hur stor majoritet som krävs för att ett beslut ska kunna fattas beror på vad det avser. För beslut som inte rör val till t.ex. utdelning av vinst eller liknande räcker enkel majoritet, vilket innebär fler än hälften av rösterna. Vid lika antal röster avgör ordföranden. För beslut som rör val ställs det i stället upp krav på relativ majoritet, vilket innebär att den som flest röstat på blir vald. Vid lika antal röster avgörs valet genom lottdragning. Vad som precis föreskrivits gäller förutsatt att ingenting annat framgår av föreningens stadgar.

För att besluta om ändring av föreningens stadgar krävs kvalificerad majoritet, vilket innebär att minst två tredjedelar måste rösta för beslutet. Innebär beslutet att ändra stadgarna att en medlems skyldighet att betala avgifter eller insatser till föreningen ökas eller rätt till vinst minskas krävs att minst tre fjärdedelar röstar för det.

I vissa fall krävs extra kvalificerad majoritet vilket innebär att samtliga av de närvarande med rösträtt på föreningsstämman ska vara överens. Det krävs t.ex. att samtliga är överens då beslutet innebär att en medlems rätt till föreningens tillgångar vid dess upplösning inskränks, att storleken på det belopp som ska fås tillbaka av medlemsinsatsen då en medlem träder ur föreningen minskas eller att en medlems rätt att träda ur föreningen försämras.

Tillämplig lag

Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.