Årsstämmoprotokoll

Samtliga aktiebolag i Sverige är skyldiga att hålla en årsstämma en gång per räkenskapsår. Ett räkenskapsår omfattar tolv månader och och löper normalt från första januari till sista december. Ett räkenskapsår kan dock börja en annan månad och löpa tolv månader fram (s.k. brutet räkenskapsår).

Ett aktiebolag är en juridisk person, d.v.s ett företag, som kännetecknas av att aktieägarna i bolaget kan köpa och sälja andelar i bolaget. Ett aktiebolag kräver ett minsta aktiekapital om 25 000 SEK vilket aktieägarna satsar i bolaget vid dess uppstart. Aktieägarna i ett aktiebolag är inte personligt ansvariga för bolagets skulder utan riskerar endast att förlora den summa som satsats.

Årsstämman är ett möte som hålls mellan bolagets aktieägare och dess styrelse. Under mötet ska bl.a. styrelsen lägga fram bolagets årsredovisning och revisionsberättelse. Syftet med mötet är att upprätthålla en transparens samt ge aktieägare och andra berörda parter möjlighet att påverka beslut som rör aktiebolaget. Inför årsstämman ska samtliga aktieägare kallas. Kallelsen ska skickas ut på samma sätt som det framgår av aktiebolagets bolagsordning, d.v.s. interna regelverk.

Årsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång på den ort där bolagets styrelse har sitt säte, d.v.s. har sin registrerade hemhörighet. Hur årsstämman ska gå till regleras av aktiebolagslagen samt bolagets bolagsordning. Samtliga aktiebolag är skyldiga att föra protokoll vid årsstämman, d.v.s. skriftligt antecka vad som där framkommer.

Hur fungerar det?

Det är årsstämmans ordförande som ska se till att protokoll förs. Det kan antingen föras av ordföraren själv eller av en utsedd protokollförare. I protokollet ska det antecknas ort och datum för årsstämmans sammanträde samt vilka beslut som där fattats. Under årsstämman ska följande punker gås igenom och alltså framgå av protokollet:

• Val av ordförande
• Framtagande och godkännande av röstlängd
• Val av en eller två justerare
• Prövning om kallelsen till årsstämman skett på ett korrekt sätt
• Godkännande av dagordningen
• Framläggning av årsredovisning och eventuell revisionsberättelse
• Besluta om:
  • att fastställa årsredovisningens resultat- och balansräkning,
  • hur eventuell vinst eller förlust ska fördelas,
  • andra punket som är obligatoriska enligt bolagsordningen.
• Val av styrelse och eventuell revisor
• Beslut om eventuella arvoden till styrelse och eventuell revisor

Vid en situation där beslut fattats till följd av omrösting ska det antecknas vad som yrkats samt resultatet av omröstningen. Om inget annat framgår av bolagsordningen medför varje aktie en röst.

Hur stor majoritet som krävs för att ett beslut ska kunna fattas beror på vad det avser. För beslut som inte rör val till t.ex. styrelse eller liknande räcker enkel majoritet, vilket innebär fler än hälften av rösterna. Vid lika antal röster avgör ordföranden. För beslut som rör val ställs det i stället upp krav på relativ majoritet, vilket innebär att den som flest röstat på blir vald. Vid lika antal röster avgörs valet genom lottdragning. För att besluta om ändring av bolagsordningen krävs kvalificerad majoritet, vilket innebär att minst två tredjedelar måste rösta för beslutet (dessa två tredjedelar ska vidare inneha minst två tredjedelar av de aktier som företräds på årsstämman). I vissa fall krävs extra kvalificerad majoritet vilket antingen innebär att samtliga eller två tredjedelar av de närvarande med rösträtt på bolagsstämman ska vara överens. Det krävs t.ex. att samtliga är överens då beslutet innebär att aktieägarnas rätt till bolagets vinst minskas eller då beslutet innebär att aktieägarnas rätt att överlåta eller förvärva aktier inskränks. Vidare räcker det med att två tredjedelar är överens när beslutet t.ex. innebär att det antal aktier för vilka aktieägarna får rösta begränsas. För extra kvalificerad majoritet krävs vidare att samtliga, alternativt två tredjedelar, av de röstande tillsammans äger minst 90 procent av bolagets aktier.

Ovan presenterade majoritetsregler gäller förutsatt att ingenting annat framgår av bolagsordningen.

Utöver vad som angivits ovan ska röstlängden antingen antecknas direkt i protokollet eller i bilaga. Röstlängden utgörs av en förteckning av samtliga aktieägare, ombud och biträden som är närvarande vid årsstämman.

När årsstämman är avslutad och protokollet färdigställt ska det signeras av protokollföraren. Protokollet ska vidare justeras av ordföranden, förutsatt att denne inte utgör protokollföraren, samt minst en justeringsman som utsetts av årsstämman. Företräder ordföranden eller protokollföraren, eller dessa två tillsammans, samtliga aktier i bolaget, ställs det inget krav på justeringsman.

Senast två veckor efter årsstämman ska protokollet tillgängliggöras för aktieägarna. En kopia ska vidare skickas till de aktieägare som begär det och som uppger sin postadress.

Aktiebolaget är skyldig att förvara protokollet på ett tryggt ställe.

Tillämplig lag

Aktiebolagslag (2005:551)

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.