19 de septiembre de 2023
19 de septiembre de 2023
Los contratos, actos y en general los documentos que las personas requieran o deban investir de formalidad, pueden ser otorgados o autorizados por un funcionario conocido como notario. Los notarios actúan como ministros de fe pública y son responsables de validar y conservar en su registro los documentos que se redacten ante su presencia, de entregar a las partes involucradas las copias certificadas que soliciten, y de llevar a cabo las demás tareas designadas por la legislación. Asimismo, pueden actuar como notarios los Cónsules como funcionarios del Servicio Exterior.
La necesidad de otorgar documentos ante notario surge en situaciones en las cuales la autenticidad, validez y legalidad de un acuerdo, contrato o documento deben ser aseguradas y reconocidas oficialmente. Asimismo, ciertos documentos deben ser otorgados ante notario para tener efecto legal, lo cual evidencia la relevancia de recurrir a un notario público en situaciones que requieran formalidad y reconocimiento legal.
Los notarios tienen la facultad de llevar a cabo diversas gestiones, incluyendo otorgar escrituras públicas, la autorización y protocolización de documentos privados, entre otras funciones.
En esta guía, se explicará que tipos de documentos pueden ser otorgados, protocolizados o autorizados por un notario y las diferencias que existen entre ellos. Además, se determinará el porqué se deben otorgar ciertos documentos ante notario, en tanto la ley lo exige en algunos casos. Finalmente, se detallará cómo otorgar o autorizar un documento en una notaría.
Los documentos privados son aquellos que las partes firman sin la intervención de un notario. En otras palabras, estos documentos registran hechos o contratos, pero no son formalizados por un notario (ej. El contrato de préstamo de dinero, en el que una parte entrega una cantidad de dinero a otra. Si este hecho se plasma en un documento escrito, firmado por ambas partes, pero sin intervención de un notario, es un documento privado.)
Los documentos privados no son registrados por un notario, ya que él no interviene en su redacción o firma.
Existe la posibilidad de que, incluso siendo documentos privados, puedan contar con la intervención del notario. Estos se denominan documentos privados autorizados ante notario y documentos protocolizados.
Los documentos autorizados ante notario proporcionan certeza sobre la identidad de los firmantes, la fecha de otorgamiento del documento y la correspondencia entre lo escrito y lo expresado verbalmente en el mismo. Mientras que los documentos protocolizados se incorporan al registro público del notario para impedir que se extravíen, se anota la fecha de su protocolización y se verifica que su contenido cumpla con la validez legal correspondiente.
Los documentos privados con intervención de notario no son escrituras públicas. Esto quiere decir, que a pesar de ser autorizados o protocolizados ante notario, los documentos privados no pasan a ser escrituras públicas.
Es posible obtener la autorización notarial para documentos privados, lo que significa que el notario certifica que la firma en el documento pertenece a la persona mencionada en él. Un documento autorizado ante notario no se conserva en la notaría, a diferencia de las escrituras públicas y los documentos protocolizados, que se incorporan al registro público o protocolo.
La autorización de un documento ante notario implica que debe ser firmado en presencia de un notario, quien tiene la responsabilidad de revisar la identidad de uno o varios firmantes.
El acto de autorizar documentos privados ante notario brinda protección y confiabilidad, esto debido a que se verifica la identidad de los otorgantes, se registra la fecha del documento y se documentan las declaraciones realizadas.
La protocolización de documentos privados permite la inclusión en el archivo público del notario de aquellos documentos que han sido previamente firmados sin la intervención del notario. Esto se diferencia de las escrituras públicas y los documentos privados autorizados ante notario, que deben ser firmados en presencia del notario.
En este proceso, el notario redacta un acta en la que detalla el contenido del documento y registra la firma de la persona que solicita la protocolización. No existe limitación respecto a quién puede solicitar una protocolización de documento privado, esto quiere decir que no es necesario que la persona solicitante tenga interés en el documento a protocolizar. Respecto a su procedencia, es posible protocolizar cualquier documento, pero el notario debe asegurarse que el acto o contrato cumpla con los requisitos legales antes de proceder con la protocolización.
A pesar de ser incorporados al final del registro público del notario, es importante destacar que los documentos protocolizados no poseen la misma categoría que las escrituras públicas. Esto significa que la protocolización de documentos no puede sustituir a una escritura pública y no puede ser considerada como tal cuando se necesita que un documento se formalice como escritura pública (ej. si se desea vender una propiedad o inmueble, la protocolización de dicho contrato no reemplaza la necesidad de otorgarlo como escritura pública, ya que uno de los requisitos fundamentales para su validez es que sea formalizado mediante escritura pública).
Ciertos documentos, en situaciones excepcionales, pueden adquirir el valor de escritura pública una vez protocolizados, pero estas circunstancias están estrictamente definidas por la ley.
La protocolización de documentos privados asegura la autenticidad al comprobar su contenido y su conformidad con la ley, además, se almacenan en el registro notarial, brindando así una mayor seguridad.
Las escrituras públicas son documentos que otorga el notario en presencia de las partes que lo firman, esto debido a que el notario confirma la identidad de las partes. Además, el notario ingresa los documentos al protocolo, que corresponde a un libro o registro público donde se insertan las escrituras públicas para resguardarlas y mantenerlas en orden.
Las escrituras públicas se conservan en la notaría por un periodo de tiempo establecido, lo que garantiza una mayor seguridad en comparación con otros tipos de documentos, al prevenir pérdidas y deterioro. Después de transcurrido el plazo establecido, son trasladas al Archivo Judicial que corresponda.
Las obligaciones contenidas en escrituras públicas y que cumplen con los requisitos legales pueden ser reclamadas en procesos legales, como juicios ejecutivos, de manera más eficiente que aquellas que carecen del respaldo de una escritura pública.
Por lo demás, se cuenta con certeza respecto a la fecha de otorgamiento del documento (ej. Si se reduce a escritura pública un contrato de arrendamiento de casa o departamento, la fecha registrada en la escritura representará de manera fidedigna el día en que se formalizó la relación contractual).
Las escrituras públicas se conservan físicamente en las notarías, lo que previene su pérdida y deterioro. Además, si se cuenta con escritura pública de una obligación, esta puede ser exigida mediante un juicio ejecutivo.
Las escrituras públicas son documentos que proporcionan más ventajas que los documentos privados, en tanto proporcionan seguridad jurídica en ciertos aspectos, entre ellos:
El documento que ha sido otorgado como escritura pública es válido si cumple con las solemnidades establecidas y ha sido otorgado por el notario, incluyéndolo en su registro o protocolo, lo cual confirma su autenticidad. El otorgamiento de un documento mediante escritura pública establece con certeza que dicho documento fue emitido por las partes presentes en él y que fue otorgado por el funcionario legalmente autorizado, es decir, el notario. Asimismo, se puede constatar la fecha en la que fue otorgado el documento es auténtica.
Dado que las escrituras públicas son documentos auténticos, emitido por un funcionario competente y en cumplimiento de los requisitos legales pertinentes, sirven como prueba de las obligaciones que ellas contengan. Esto implica que las escrituras públicas tienen la categoría de título ejecutivo, un documento con la autoridad legal necesaria para requerir el cumplimiento de la obligación que contiene ante los tribunales y, por ende, es posible demandar su cumplimiento mediante un proceso legal más expedito, conocido como juicio ejecutivo. Este procedimiento ofrece ventajas significativas, entre ellas, reducir el número de excepciones legales que se pueden interponer contra la demanda.
Las declaraciones que emiten las partes en la escritura pública hacen plena prueba contra la parte que las emitió (ej. Si una parte reconoce que debe cierta cantidad de dinero a otra, se entiende que esa declaración es verdadera cuando conste en escritura pública).
La escritura pública proporciona certeza a terceros acerca de la existencia de declaraciones realizadas, aunque no necesariamente respalda la veracidad de lo expresado en dichas declaraciones. (ej. Si se otorga como escritura pública un contrato de compraventa de cosas muebles, esta no garantiza a terceros que el objeto vendido esté libre de deudas ocultas o problemas legales no mencionados en el contrato, incluso si las partes han incluido tales afirmaciones en el documento).
Existen documentos que requieren diferentes niveles de intervención notarial para tener validez. Algunos documentos deben ser otorgados como escritura pública ante notario, para ser reconocidos legalmente. Por otro lado, hay documentos que no necesitan ser otorgados como escritura pública, pero sí requieren la autorización de un notario para ser considerados válidos. Además, existen documentos que no necesitan ni ser otorgados como escritura pública ni ser autorizados por un notario, pero se recomienda que sean gestionados en notaría, ya que esto les otorga una mayor formalidad y confiabilidad.
En términos generales, los documentos que requieren una escritura pública lo hacen debido a la naturaleza de los actos que comprenden. En este sentido, la formalidad de la escritura pública se exige para garantizar la validez del acto o para ser utilizado como prueba en instancias posteriores. Algunos ejemplos de categorías de actos y contratos que deben ser otorgados ante notario como escritura pública son los siguientes:
Los documentos que requieren esta formalidad están determinados por la legislación y los mencionados anteriormente se presentan solamente como ejemplos.
Los documentos que den cuenta de hechos y que sean solo de interés privado se basta con que consten por escrito, sin intervención de terceros, como el notario. Sin embargo, se exige la autorización notarial de documentos privados en algunos casos, por ejemplo:
En términos generales, se requiere la autorización ante notario de documentos en caso de que la legislación lo requiera o cuando la institución, persona o empresa receptora del documento lo solicite de tal manera.
Es importante tener en cuenta que, aunque no sea obligatorio, las personas tienen la opción de elegir autorizar ante notario cualquier documento privado que consideren necesario.
En principio, es posible protocolizar cualquier documento, pero existen restricciones. No se permite la protocolización de documentos relacionados con actos y contratos contrarios a las leyes, es decir, que no cumplan con los requisitos legales para ser considerados válidos. Sin embargo, la protocolización de tales documentos es posible, pero solo si la solicitud proviene de personas diferentes a los otorgantes o beneficiarias.
Algunos documentos requieren por normativa del procedimiento de protocolización, tales como los testamentos cerrados, orales o privilegiados que por orden del juez deban ser protocolizados, así como aquellos que se han otorgado sin la presencia del notario.
En circunstancias excepcionales, ciertos documentos protocolizados pueden obtener la categoría de instrumento público. Sin embargo, esto se aplica solo a documentos específicos que, mediante el proceso de protocolización, se convierten en públicos. Estos documentos incluyen:
En general, se recomienda otorgar escrituras públicas en aquellos casos donde no son una formalidad obligatoria, cuando se busca garantizar o facilitar el cumplimiento de acuerdos que, debido a su valor o a la importancia de los temas acordados, requieren una mayor formalidad.
Por ejemplo, en un proyecto empresarial, las partes pueden suscribir un acuerdo de confidencialidad o de no competencia para garantizar su cumplimiento. De igual manera, un acreedor puede requerir que el deudor otorgue un reconocimiento de deuda como escritura pública para asegurar su legalidad y facilitar su ejecución en caso de falta de pago.
Si se elige otorgar estos documentos como escritura pública, se le otorgan todas las ventajas asociadas: prueba de la propia existencia del documento, posibilidad de ejecutarse de forma directa en vía judicial y la veracidad sobre las declaraciones hechas por las partes. Una de las mayores ventajas en estos casos es que la escritura pública es un título ejecutivo y puede ser reclamada la obligación en un juicio especial que es de menor duración, conocido como juicio ejecutivo.
En cuanto a la autorización de documentos ante notario, si bien no cuenta con las ventajas de las escrituras públicas, sí otorga ventajas por sobre el simple documento privado. Un documento privado que ha sido autorizado ante notario otorga la certeza de la identidad de las partes involucradas, la fecha en que se firmó el documento y que las declaraciones en el documento coinciden con lo expresado por quienes lo firmaron, sin entrar en la veracidad de dichas declaraciones.
Las personas tienen la libertad de elevar a escritura pública o solicitar la autorización ante notario y protocolización de cualquier documento que consideren necesario.
Es relevante destacar que la diferencia de honorarios notariales entre otorgar una escritura pública y autorizar un documento ante notario son importantes. Las escrituras públicas tienden a ser más costosas que los documentos autorizados ante notario.
Para otorgar documentos ante notario hay que asistir presencialmente a las oficinas de la notaría. Asimismo, es posible acudir a cualquier notaría dentro del territorio nacional o al Cónsul chileno en país extranjero en caso de que corresponda. A continuación, se presentan una serie de sugerencias:
Antes de acudir en persona a las oficinas de la notaría, es recomendable obtener información pertinente sobre la notaría elegida para llevar a cabo el trámite. Esto incluye detalles como el horario de funcionamiento, la opción de agendar una cita en línea y los costos asociados a las solicitudes de escrituras públicas o autorizaciones de documentos privados.
Es fundamental comprender las distinciones entre el otorgamiento de escrituras públicas, la autorización de documentos privados ante notario y la protocolización. Cada uno de estos procesos cumple con un propósito, y la elección entre ellos está determinada por las necesidades y las circunstancias específicas de cada caso:
Escrituras públicas: Son un requisito fundamental para la validez de documentos específicos, como compraventas de inmuebles, testamentos o constituciones de sociedades. No obstante, es importante destacar que cualquier acto o contrato tiene la posibilidad de ser otorgado como escritura pública. Esto conlleva beneficios significativos en comparación con los documentos privados, entre ellos, se otorga facilidad para el cumplimiento de acuerdos (ej. Cuando se celebra un reconocimiento de deuda mediante una escritura pública y la deuda reconocida no es pagada, se puede comenzar un proceso legal para exigir su pago ante los tribunales. Este proceso es más rápido y eficiente, ya que la existencia de la escritura pública respalda el reconocimiento de la deuda, lo que no sucedería si no se hubiera otorgado dicha escritura).
Documentos privados autorizados ante notario: Si se requiere seguridad de la identidad de los firmantes del acto o contrato, aunque sin la necesidad de ser conservado en el registro del notario, se recomienda autorizar el documento ante notario (ej. Cuando un menor de edad necesita viajar fuera del país sin la compañía de sus padres, es necesario obtener una autorización en la que ambos padres otorgan el permiso requerido. El notario verifica la identidad de los padres que autorizan, asegurando que son los progenitores del menor).
Protocolización de documentos privados: Cuando se requiere conservar un documento privado para evitar su pérdida o deterioro, se recomienda protocolizarlo. De esta manera, se conserva físicamente en la notaría y es posible solicitar copias autorizadas por un notario del documento (ej. Al protocolizar un pacto de socios de una sociedad, se asegura la preservación del documento, se evita su pérdida y se facilita la solicitud de copias para referencias futuras).
Se recomienda reunir los documentos necesarios para ser presentados en la notaría. Por lo general, estos incluyen el documento que será otorgado, autorizado, protocolizado ante notario y las cédulas de identidad de las partes que firmarán dicho documento o acta de protocolización. En situaciones donde una persona asista en representación de otra, es fundamental presentar el documento que evidencie dicha representación.
Los aranceles notariales pueden presentar variaciones entre distintas notarías, por lo cual se sugiere solicitar esta información durante las comunicaciones previas con la notaría. Los precios varían dependiendo del trámite del que se trate, si se requiere una escritura pública será más costosa en comparación con una autorización de documento privado o protocolización.
Los notarios son funcionarios encargados de garantizar la autenticidad de documentos y pueden llevar a cabo tareas como el otorgamiento de escrituras públicas, la certificación y protocolización de documentos privados, y en general, conferir formalidad a ciertos actos, contratos o documentos. La formalidad requerida para la celebración de contratos o actos y la redacción de otros documentos está sujeta a la naturaleza específica de cada uno de ellos.
Existen documentos que deben ser formalizados como escritura pública para tener validez legal, por ejemplo, en el caso de los actos relacionados con la compraventa, permuta, donación y en general cualquier acto relacionado con bienes inmuebles. Por otro lado, existen documentos que, aunque no requieren esta formalidad, se recomienda otorgar como escritura pública debido a los beneficios que conlleva, como en el caso del reconocimiento de deuda.
En general, si la ley no lo exige, se recomienda otorgar documentos como escritura pública cuando se busca garantizar o facilitar el cumplimiento de acuerdos que, debido a su valor o a la importancia de los temas acordados, requieren una mayor formalidad, como en el caso de un acuerdo de confidencialidad o un contrato de arrendamiento. Por lo demás, es fundamental tener en cuenta los costos que el proceso de otorgar una escritura pública pueda implicar, como honorarios notariales y otros gastos asociados.
Cabe destacar que los notarios tienen la capacidad de certificar documentos privados mediante la autorización, lo que, en sí mismo, no transforma el documento privado en una escritura pública. De igual manera, los notarios pueden protocolizar documentos, que, aunque en términos generales no se consideran escrituras públicas, en casos específicos y de conformidad con la normativa, se transforman en un instrumento público. Estas acciones, llevadas a cabo por notarios, ofrecen un nivel adicional de seguridad en comparación con un documento privado sin intervención notarial.