22 januari 2024
22 januari 2024
Nadat onze juridische documenten zijn ingevuld, is de vraag vaak: wat moet er nu mee gebeuren? Het antwoord daarop varieert per brief. Tegenwoordig worden veel berichten per e-mail of zelfs via WhatsApp verstuurd. Maar ook in het huidige digitale tijdperk kan het wenselijk zijn om berichten over te brengen door middel van brieven. Bij het versturen van een belangrijke brief komt meer kijken dan je in eerste instantie misschien denkt. Soms is het bijvoorbeeld verstandig om een brief per aangetekende post te versturen of moet de brief binnen een bepaalde termijn worden verzonden. In deze handleiding wordt het proces voor het versturen van een brief uiteengezet en wordt ingegaan op de verschillende opties voor het versturen van een brief.
De meest traditionele manier om een brief te versturen is per post. Nadat de brief volledig ingevuld is en voorzien is van een handtekening wordt deze simpelweg in een PostNL brievenbus gedeponeerd. Wordt de brief op een werkdag vóór het legen van de brievenbus (meestal rond 17:00 uur) gepost, dan komt deze normaal gesproken de volgende werkdag voor 20:00 uur aan bij de ontvanger. Het voordeel van deze methode is dat het simpel is en snel aankomt bij de ontvanger. Het nadeel van 'normale' post is dat je geen bevestiging krijgt als de brief is aangekomen. Als de brief kwijtraakt of de ontvanger ontkent deze ooit te hebben ontvangen, dan is het lastig te bewijzen dat de brief ontvangen is.
Zeker bij het versturen van brieven met een juridische inhoud kunnen termijnen heel belangrijk zijn. Bij een uitnodiging voor een aandeelhoudersvergadering van een BV (of NV) is het bijvoorbeeld van groot belang dat de uitnodiging op het juiste moment verstuurd en ontvangen wordt. Een oproeping van de aandeelhoudersvergadering van een BV mag bijvoorbeeld (in principe) niet later dan op de achtste dag vóór de vergadering geschieden. Als er iets fout gaat met de post kan deze termijn overschreden worden, wat verstrekkende gevolgen kan hebben. Om fouten te voorkomen en te garanderen dat de brief ontvangen wordt, kan een brief per aangetekende post worden verstuurd.
Brieven zonder juridische inhoud, waarvan het niet van belang is dat de verzender kan bewijzen dat de ontvanger de brief ontvangen heeft, kunnen middels 'normale' post verstuurd worden. Voorbeelden hiervan zijn een brief over de wijziging van een woonadres of een brief over een naamswijziging, met als doel persoonlijke contacten hierover te informeren.
Aangetekende post is een speciale vorm van verzending waarbij de afzender een bewijs van verzending en ontvangst ontvangt. Bij aangetekende post wordt het poststuk door de ontvanger persoonlijk ondertekend, waardoor de ontvanger niet kan ontkennen de brief te hebben ontvangen. De handtekening voor ontvangst geldt als juridisch bewijs. Dit is vooral van belang bij belangrijke documenten, contracten of juridische correspondentie, waarbij je als afzender zekerheid wilt hebben over de ontvangst. Bij het versturen van een brief waarin een abonnement wordt opgezegd of bij een brief ter opzegging van een huurovereenkomst zijn de termijnen waarbij opgezegd wordt bijvoorbeeld van groot belang. Het is dan verstandig om deze brief per aangetekende post te versturen zodat je altijd een verzend- en ontvangstbewijs hebt dat kan dienen als bewijs dat er op tijd opgezegd is.
Via de website van PostNL kan gekozen worden om de brief te versturen via aangetekende post. Als de brief aankomt op locatie zal deze pas afgegeven worden nadat de ontvanger daarvoor heeft getekend en ontvangt de afzender een bewijs van ontvangst. Hoewel aangetekend verzenden duurder is dan reguliere post, biedt het extra zekerheid en juridische waarde, wat van groot belang kan zijn in situaties waarin een ontvangstbevestiging cruciaal is.
Het voordeel van 'normale' post is dus dat het goedkoper en makkelijker is. Het voordeel van aangetekende post is de mogelijkheid van track & trace en het verstuur- en ontvangstbewijs dat je ontvangt.
Het is tegenwoordig meer gangbaar om een brief te versturen per e-mail. Dit is makkelijker, goedkoper en kan tegelijkertijd verstuurd worden naar meerdere personen. E-mails kunnen bovendien eenvoudig opgeslagen, georganiseerd en doorzocht worden. Dit vergemakkelijkt het archiveren van belangrijke correspondentie. In tegenstelling tot fysieke brieven zijn e-mails makkelijk toegankelijk en doorzoekbaar, waardoor het eenvoudiger wordt om specifieke informatie terug te vinden. Een ander voordeel van het sturen van een brief per e-mail is dat je bij veel e-mail programma's documenten digitaal kan ondertekenen om de beveiliging en authenticiteit van de verzonden documenten te garanderen.
Vergelijkbaar met een brief die aangetekend per post wordt verstuurd, bestaan er voor e-mails ontvangstbevestigingen. Veel e-mail programma's, zoals Microsoft Outlook en Gmail, bieden de mogelijkheid van een ontvangstbevestiging. Bij het opstellen van een e-mail kun je deze optie inschakelen, waardoor je een melding ontvangt zodra de ontvanger de e-mail opent. Dit kan wenselijk zijn als je bewijs wilt hebben dat de tegenpartij de e-mail heeft ontvangen, bijvoorbeeld bij brieven waarbij het belangrijk is dat de verzender een bevestiging krijgt van het op tijd versturen van een e-mail omdat er wettelijke termijnen gelden. Voorbeelden hiervan zijn: brief ontbinden koop binnen bedenktijd en verzoekbrief medehuurderschap.
Let op: in sommige gevallen mag een brief van de wet niet (automatisch) per e-mail verstuurd worden. Bij bepaalde brieven, zoals oproepingsbrieven voor een aandeelhoudersvergadering, stelt de wet dat oproeping via de elektronische weg (bijvoorbeeld per e-mail) alleen mag geschieden met toestemming van de vergadergerechtigde. Bovendien moet het e-mailadres hierbij aan de vennootschap bekend zijn gemaakt voor het doel van oproeping (en niet bijvoorbeeld alleen voor het ontvangen van een nieuwsbrief). Ook kunnen de statuten van een rechtspersoon de mogelijkheid tot oproeping per e-mail helemaal uitsluiten. Check dus altijd goed of er wettelijke vereisten in de weg staan om de brief per e-mail te versturen.
Faxen is een methode voor het verzenden van gedrukte of geschreven documenten. In essentie wordt een faxapparaat gebruikt om een exacte kopie van een document om te zetten in elektronische signalen, die vervolgens via een telefoonlijn worden verzonden naar een ander faxapparaat. Aan de ontvangende kant wordt het elektronische signaal weer omgezet in een kopie van het oorspronkelijke document.
Om een fax te verzenden, volg je enkele eenvoudige stappen. Plaats het document in het faxapparaat en het document zal via de telefoonlijn naar het ontvangende faxapparaat verstuurd worden. Na verzending genereert het faxapparaat vaak een verzendbevestiging als bewijs van de succesvolle overdracht, inclusief informatie zoals de datum, tijd en het telefoonnummer van de ontvanger. Tegenwoordig is het ook mogelijk om faxen te versturen via e-mail, waarbij specifieke diensten het document omzetten in een faxformaat en per e-mail verzenden naar de ontvanger.
Het versturen van een brief per fax kan handig zijn wanneer er behoefte is aan een directe en bevestigde overdracht van documenten. In bepaalde branches, met name in de juridische en zakelijke wereld, wordt het gebruik van faxen nog steeds gewaardeerd vanwege de snelheid en het feit dat het een formeel communicatiemiddel is. Net als bij aangetekende post en e-mail, bieden faxapparaten vaak de mogelijkheid om een verzendbevestiging te genereren, wat nuttig kan zijn voor het vastleggen van het tijdstip van verzending. Het feit dat bij het versturen van een brief per fax een verzendbevestiging wordt afgegeven is handig bij het versturen van bijvoorbeeld een brief voor het vernietigen van een koopovereenkomst bij dwaling of een brief betreffende en claim voor een vlucht. Bij deze brieven is het namelijk wenselijk om bewijs te hebben dat de wederpartij de brief (op tijd) heeft ontvangen.
Het is echter belangrijk op te merken dat het gebruik van faxen afneemt in het digitale tijdperk. Sommige bedrijven en organisaties geven mogelijk de voorkeur aan modernere communicatiemethoden.
In deze handleiding is beschreven hoe je een brief kunt versturen, zowel via post als via e-mail en per fax. 'Normale' post is nog steeds een handige manier om brieven te versturen maar bij brieven met een juridische inhoud is het vaak verstandig om deze per aangetekende post te versturen zodat je een verzend- en ontvangstbevestiging krijgt. Het versturen van brieven via e-mail is tegenwoordig de meest gebruikelijke methode, waarbij kan worden gekozen voor een lees- en ontvangstbevestiging zodat er bewijs is van ontvangst. Hoewel minder gangbaar tegenwoordig, kan het versturen van brieven per fax ook nog steeds handig zijn voor specifieke situaties waarbij directe overdracht van ondertekende documentatie nodig is.
Het verzenden van een brief via aangetekende post, e-mail met ontvangstbevestiging of fax biedt de verzender dus de mogelijkheid om bewijs te hebben van het tijdig versturen van de brief, wat vooral handig is als de ontvanger beweert deze niet op tijd te hebben ontvangen. Als deze zekerheid minder belangrijk is, kan een brief echter ook worden verzonden via reguliere e-mail zonder ontvangstbevestiging of via 'normale' post.
Verder is het belangrijk om rekening te houden met wettelijke eisen en persoonlijke voorkeuren bij het kiezen van de juiste verzendmethode. In dit digitale tijdperk zijn zowel e-mail, post als fax nog steeds relevant, waarbij de keuze afhangt van de aard en urgentie van de brief.