20 de julio 2023
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En nuestra guía "¿Cuándo es obligatoria la firma de un contrato ante notario público?" se recogen un conjunto de acuerdos o contratos que se deben siempre formalizar en documento o escritura pública (es decir, se deben elevar a público ante notario). Se trata de una serie de contratos o acuerdos en los que, dada la importancia de su contenido y los importantes efectos que su firma pueden tener sobre terceros, se hace necesario que intervenga un notario para asegurarse de que su contenido es correcto y que las partes cumplen todos los requisitos para su firma.
Partiendo de lo anterior, la duda surge en relación con los restantes tipos de contratos o acuerdos en los que no es necesario su firma en documento público, en concreto, sobre cuándo podría ser conveniente que este tipo de acuerdos se eleven a público ante notario.
A continuación, se analizará esta cuestión destacando las ventajas y las desventajas de recoger un acuerdo o contrato en un documento público:
Siguiendo la guía anteriormente mencionada, existen una serie de acuerdos o contratos que, por su relevancia, se deberán recoger siempre en documento público para que su contenido pueda surtir plenos efectos y sea aplicable o ejecutable frente a terceros (es decir, el acuerdo se deba cumplir tanto por las partes firmantes como por cualquier otra persona que pueda verse afectada).
De forma específica, se deberán recoger en documento público los siguientes contratos:
En contraposición a lo anterior, los restantes tipos de contratos o acuerdos se podrán recoger en documento privado si así lo acuerdan las partes, es decir, no será necesario que se acuda a un notario para que pueda surtir plenos efectos.
Se entiende por documento privado cualquier acuerdo o contrato firmado entre las partes que no se ha celebrado ante un notario público.
En primer lugar, es importante indicar que la firma de un contrato en documento privado es perfectamente válida para las partes firmantes. El hecho de que un contrato o acuerdo se recoja en documento público únicamente implica una serie de ventajas que otorgan una mayor seguridad jurídica. A continuación, se detallarán las siguientes ventajas:
Una de las principales ventajas de recoger un acuerdo en documento público es el otorgamiento de una mayor garantía de que este cumple con toda la legislación aplicable. El notario público, antes de proceder a la firma del documento, revisará su contenido con el fin de asegurarse que cumple con toda la legislación actual. De esta forma, las partes podrán adaptar su acuerdo a los efectos de asegurarse de que cumple con toda la legislación vigente y de evitar que, en un futuro, un tercero o una de las partes denuncie la legalidad del contrato y, por tanto, dicho acuerdo deje de ser aplicable o incluso, pase a ser declarado nulo.
Esta revisión del cumplimiento de la legalidad no se realiza solo sobre el contenido del contrato o acuerdo, sino también sobre la propia capacidad de las partes para firmar el contrato o acuerdo. De esta forma, el notario se asegurará que la persona que firma tiene la capacidad de obligarse (p. ej. en el caso de la compraventa de un barco el notario se asegurará que el vendedor es el verdadero propietario del mismo), así como la capacidad legal para firmar el contrato sin limitaciones (p. ej. siguiendo el caso anterior, asegurará que el vendedor es mayor de edad y que puede disponer libremente del barco sin necesidad de que firme otra persona en su nombre).
Finalmente, el notario alertará a las partes de las posibles consecuencias legales de la firma del acuerdo o contrato (siguiendo el ejemplo anterior de la compraventa de un barco, el notario alertará de la posible existencia de deudas sobre el barco o del incumplimiento por parte del vendedor del pago de todos los impuestos o tasas que le correspondían como titular del barco).
Otra de las principales ventajas de los documentos públicos es que sirven de prueba de la propia existencia del acuerdo. De esta forma, el contrato firmado ante notario se considerará vigente y existente ante terceros.
Asimismo, la firma ante notario permitirá justificar la fecha en la que tuvo lugar su firma (p. ej. si la firma de un contrato de alquiler de un local comercial se realiza ante notario se entenderá que se firmó en la fecha fijada en la escritura, mientras que si se recogiera en documento privado, sería posible que se planteen dudas sobre la verdadera fecha de firma del contrato ya que se trata de un documento que puede ser fácilmente modificado por cualquiera de las partes).
La firma de un acuerdo en escritura pública implica que el notario guardará una copia del contrato o acuerdo en su archivo o protocolo. Por ello, las partes podrán solicitar una copia a la oficina del notario ante el que se elevó a público el acuerdo en el caso de pérdida de la escritura original.
Siguiendo lo señalado en el apartado anterior, los documentos públicos sirven de prueba frente a terceros de la propia existencia del acuerdo y de la fecha en que se firmó. Así, el contrato se considera real o existente y lo acordado en el mismo es veraz (p. ej. si se adquiere una vivienda ante notario, se entiende que la operación se ha llevado a cabo realmente. El comprador no deberá demostrar, por otros medios, que realizó la adquisición de la vivienda).
De esta forma, las partes podrán solicitar directamente el cumplimiento de los acuerdos recogidos en escritura pública por vía judicial (p. ej. si se adquiere una vivienda en escritura pública y el vendedor incumple la obligación de entrega de las llaves, el comprador podrá acudir directamente a la vía judicial para solicitar la ejecución del contrato, sin necesidad de demostrar la propia existencia del acuerdo).
En el caso de los acuerdos recogidos en documento privado, la parte reclamante o cumplidora deberá en primer lugar demostrar la propia existencia del contrato.
Únicamente se podrán inscribir en los registros públicos los acuerdos recogidos en documento público, ya que tratan de garantizar que la información inscrita es veraz y que cumple con la legislación vigente.
De esta forma, si se desea inscribir una transacción u operación en un registro público, este acuerdo se deberá recoger en escritura pública, aunque en principio no fuese obligatorio por Ley (p. ej. si se desea inscribir la propiedad sobre una embarcación en el Registro de Bienes Muebles, la compraventa se deberá recoger en la escritura pública).
Se entiende por registro público todos aquellos organismos que tiene por objeto informar sobre la situación de legal de una serie de bienes o personas (p. ej. el Registro de la Propiedad, el Registro Mercantil, el Registro de Bienes Muebles, etc.).
Por último, cualquier persona podrá acudir ante notario cuando deseen manifestar una serie de hechos o situaciones personales mediante la preparación de un acta de manifestaciones o declaración jurada con el fin de demostrar su veracidad frente a terceros (p. ej. se puede jurar ante notario que una persona se va a hacer cargo de los gastos de un familiar a los efectos de llevar a cabo una reagrupación familiar, de demostrar que una determinada relación de pareja es real, etc.).
La firma de un contrato ante notario obligará a su cumplimiento no solo a las partes firmantes, sino a cualquier otra persona, es decir, produce plenos efectos frente a terceros (p. ej. si las partes firman ante notario la creación de un usufructo, cualquier otra persona interesada en comprar la vivienda deberá respetar dicho ususfructo).
En contraposición a lo anterior, las partes no podrán exigir frente a terceros el cumplimiento del contrato firmado en documento privado. De esta forma, al no estar en documento público, cualquier otra persona distinta a las partes que firman el contrato no estará obligada a cumplirlo, ya que no tienen por qué conocer de su existencia (p. ej. si las partes acuerdan la firma de un contrato de usufructo en documento privado (sin notario) no se podrá obligar a un futuro comprador de la vivienda a que respete dicho usufructo si no conocía su existencia).
A la hora de llevar a cabo la firma de un acuerdo o contrato en escritura pública es importante tener en cuenta que existen algunas dificultades o desventajas que se deben tener en cuenta:
La principal desventaja de la firma de un acuerdo en escritura pública es su alto coste, ya que las partes deberán hacer frente a los honorarios o aranceles del notario. Esto hace que no sea la vía adecuada para contratos menores o de pequeña cuantía (p. ej. un contrato de préstamo de pequeña cantidad entre familiares, la firma de un contrato para llevar a cabo una pequeña reforma en un hogar, etc.).
Además, la firma del contrato ante notario implica disponer de más tiempo para su formalización y la posterior ejecución del contrato. Así, es necesaria la redacción de la escritura, su preparación por parte del oficial de notaría y su firma por las partes en persona en la oficina del notario. Esto representa una serie de dificultades y de necesidades de tiempo que pueden ser excesivas para pequeñas operaciones (p. ej. la firma ante notaria complicaría de forma notable la mera compra de un vehículo usado).
Siguiendo lo anterior, el hecho de que se recoja un acuerdo ante notario dificulta la posibilidad de que se lleve a cabo su modificación o adaptación a las nuevas necesidades de los clientes (p. ej. un contrato de prestación de servicios se puede modificar rápidamente por las partes si así lo necesitan, mientras que el acuerdo se recoge en escritura pública la modificación solo se debería realizar ante notario).
La firma del contrato ante notario no implica que su contenido sea irrecurrible o que no puedan surgir problemas en su futura ejecución. Cualquiera de las partes puede tratar de acudir a la vía judicial y probar que el contrato no cumple con la normativa vigente, o que no se firmó con toda la información necesaria. Incluso, se podría alegar la existencia de una importante modificación de las circunstancias iniciales que justificarían el incumplimiento del contrato (p. ej. se podría alegar que la compraventa de un terreno se llevó sin haberse alertado de la existencia de una servidumbre por parte del vendedor ni del notario).
La firma de un contrato en escritura pública en los casos en los que no es exigido por Ley presenta una serie de ventajas para las partes firmantes, entre las que destacan:
En todo caso, la firma en escritura pública de los acuerdos no será adecuada en los casos en los que se traten de operaciones de poca cuantía o importancia, o en las que sea necesaria una mayor flexibilidad para su formalización y adaptación futura a las necesidades de las partes, o en las que se disponga de poco tiempo para su celebración.