19 de septiembre de 2023
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19 de septiembre de 2023
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Las notarías cumplen la función de dar fe pública, es decir, dar cuenta de la veracidad o autenticidad de las declaraciones, documentos y demás actos que se realizan ante ellas. Por ejemplo, si se firma un contrato o firmas, la notaría certifica el contenido del documento o la identidad de la persona que firmó respectivamente. Así, los documentos o negocios que se celebran en notaría cuentan con una mayor seguridad, pues su autenticidad se ha verificado de manera previa.
En esta guía se explica qué significa firmar un documento en notaría, particularmente, la diferencia entre realizar una escritura pública y autenticar un documento, dos de los procedimientos más comunes que se puede realizar ante un notario. Se provee una lista de algunos de los documentos que es obligatorio autenticar, así como otros que, pese a no ser obligatorio hacerlo, su importancia hace que sea casi indispensable. Finalmente, se explican las ventajas de autenticar un documento en notaría y cómo se realiza este procedimiento.
Aunque esta guía explica los casos en los cuales se autentica un documento en notaría, se debe diferenciar este trámite de la realización de una escritura pública, que es un trámite similar con el cual se suele confundir. Si bien ambos tipos de documentos tienen en común que el notario verifica el contenido e identidad de las personas que firman, una escritura pública además es un documento público, es decir, la notaría guarda una copia de la escritura pública que cualquier persona puede consultar y conocer. A continuación se explica brevemente la diferencia entre autenticar un documento y elevarlo a escritura pública.
Como su nombre lo indica, una escritura pública es un documento que cualquier persona interesada puede consultar. En este documento la notaría da constancia tanto del contenido de este, la identidad de las personas que lo firman y que cumpla con los requisitos legales para su suscripción. Entre los documentos o negocios que más frecuentemente requiere el uso de la escritura pública se encuentran los relacionados con inmuebles, ya sea su compra, venta o donación; las sucesiones o herencias, los testamentos entre otros. Por regla general las notarías asumen la redacción de las escritura públicas para negocios ordinarios, tales como la compraventa de bienes inmuebles, y en los casos de documentos o negocios más complejos, se suele requerir además la asesoría de un abogado.
La escritura pública al ser, como su nombre lo indica, un documento público, permite que cualquiera conozca los negocios o contratos celebrados a través de esta. Es un procedimiento más costoso que la simple autenticación y en el cual la notaría generalmente asume la redacción del documento una vez verifica que se cumplen los requisitos necesarios para el trámite solicitado.
Mediante la autenticación de documentos la notaría da constancia del contenido del documento firmado por las partes y la identidad de éstas. Este es uno de los trámites más comunes que se adelantan en las notarías, pues así las partes de cualquier contrato o acuerdo legal se aseguran de que todos los firmantes reconocen el contenido del documento y que la autenticidad de las firmas se encuentra verificada. Es decir, que nadie puede alegar que firmó un documento con un contenido distinto o que simplemente no lo firmó. Sin embargo, la autenticación no implica la legalidad o validez jurídica del documento, es decir, si bien se tendrá certeza de qué se firmó y quién lo firmó, la notaría no tiene la facultad de decidir si el contenido del documento se ajusta a las normas o requisitos legales.
La autenticación de un documento da certeza sobre su contenido e identidad de quienes lo firman, no pudiendo después alegar que el contenido era diferente o que no se firmó.
Si bien la autenticación de documentos en muchos casos se realiza por precaución aunque la ley no lo exija, hay algunos casos en los cuales es obligatorio realizar este procedimiento. Algunos de los documentos más comunes que es obligatorio autenticar son:
Este documento se debe otorgar cuando un menor de edad va a salir del país sin sus padres, o solo uno de estos. En los casos en que vaya a salir con sólo uno de sus padres la autorización debe ser otorgada por aquel con el que no viaja. Si viaja sin ninguno de sus padres, ambos deben otorgar la autorización. Sólo en los casos en que el padre o madre que deba otorgar la autorización haya fallecido o se le haya privado de la patria potestad, no será necesaria la autorización.
El acto de constitución es el documento mediante el cual se crea una sociedad por acciones simplificada. Junto a este acto de constitución se crean también los estatutos de la sociedad, es decir las reglas que rigen las relaciones entre los socios y la toma de decisiones en la sociedad o empresa. Si alguna de las personas o socios que constituyeron la sociedad no puede asistir a la cámara de comercio al momento de registrarla, se debe autenticar el documento de manera previa.
La autenticación del acta de constitución de la SAS sólo aplica para el registro de la sociedad ante la Cámara de Comercio y sólo respecto de los socios que no puedan asistir. Cuando todos los socios puedan asistir o para las demás actas posteriores no será necesaria la autenticación.
Da la importancia a los negocios que se someten a escritura pública, delegar la participación o firma de este documento es también un asunto muy importante, por ello para delegar la participación en cualquiera de estos asuntos las notarías exigen que el poder especial sea autenticado. Así, si se quiere delegar u otorgar poder para la venta de un inmueble el mismo deberá autenticarse.
Para cualquier otro documento sobre el que se quiera saber si debe autenticarse o no, se deberá verificar ante la entidad o institución que requiere el documento o con la ley o reglamentación que establezca los requisitos del documento.
Hay muchos documentos que si bien no es obligatorio autenticar, es costumbre general hacerlo dada la importancia de los negocios o asuntos que se tratan en ellos. Los criterios o motivos para autenticar un documento pueden variar, pero a rasgos generales son:
En los contratos o documentos en que se comprometan obligaciones o sumas de dinero importantes la autenticación de estos permite que se tenga certeza sobre el contenido del documento y las obligaciones derivadas de este, así como de la identidad de quienes lo suscriben. Esto reduce el riesgo de que se generen controversias sobre el contenido del documento o que alguna de las partes manifieste la falsedad del mismo o de su firma. Entre los documentos que más frecuentemente se autentican por su valor e importancia están:
Hay una serie de documentos que se usan para dejar constancia de deudas o sumas de dinero que se deben pagar, así como la fecha y condiciones de pago de estas, de tal forma que en caso de incumplimiento se pueda solicitar el pago a un juez sin necesidad de discutir si el negocio que dio origen a la deuda. Por ejemplo, si se firma un pagaré en garantía de pago por la venta de una casa y el comprador no quiere pagar alegando que la casa está en malas condiciones, la deuda contenida en el pagaré aún se podrá cobrar, pues en este sólo se incluye la obligación de pagar la suma de dinero, sin depender de los motivos o el origen de la deuda. Entre los documentos de este tipo que más frecuentemente se autentican están:
De no autenticarse estos documentos, el acreedor o la persona a la que se tiene que pagar el dinero corre el riesgo de que el deudor se niegue a pagar aduciendo que no reconoce el contenido del documento o la firma, debiendo en tal caso demostrar la existencia de la deuda, lo que suele ser un proceso de mucho tiempo.
Un poder especial es una autorización que se otorga a otra persona para que actúe o represente a otra en un negocio o procedimiento. Si bien no hay una norma que obligue a autenticar todos los poderes especiales, esto se hace según la importancia del asunto que se delega. Así, por ejemplo, en los siguientes negocios no se aceptaría un poder sin autenticar por los siguientes riesgos:
La autenticación de documentos ofrece principalmente 2 ventajas:
Adicionalmente, para el caso de los documentos que se usan como garantía de pago de alguna suma de dinero, como la letra de cambio, el pagaré o el contrato de préstamo de dinero la autenticación del documento hace más fácil el cobro de este en caso de incumplimiento. Por ejemplo, en el caso de un pagaré en que no se encuentre autenticado el deudor, es decir, quien debe pagar el dinero, podría alegar que el texto del documento fue alterado o que su firma es falsa.
La autenticación de un documento no implica u legalidad o validez jurídica, es decir, si bien se tendrá certeza de qué se firmó y quién lo firmó, la notaría no tiene la facultad de decidir si el contenido del documento se ajusta a las normas o requisitos legales.
Para autenticar un contrato en notaría basta con ir a la notaría de preferencia de la ciudad o municipio en que se encuentre. Cada una de las personas que firme el documento debe acudir con su cédula de ciudadanía, pues esta se usa para verificar la identidad de quien firma. Si bien cada notaría tiene procedimientos diferentes para la autenticación, este trámite no toma más que unos minutos.
Para el caso de las personas que se encuentran en el exterior la autenticación de firmas o documentos se puede realizar ante el consulado colombiano.
La autenticación de documentos permite que el notario certifique el contenido del documento y la identidad de las personas que lo firman. Esto a su vez evita que en el futuro haya controversias sobre el contenido de los documentos o la identidad de las personas que lo firmaron. Esto es especialmente importante en documentos que versen sobre negocios importantes, tales como la promesa de compraventa de inmuebles, la constitución de sociedades por acciones simplificadas, la autorización para viajes de menores de edad, los documentos que versen sobre sumas de dinero, la venta de posesión sobre un inmueble y en general los documentos o negocios que por su importancia deban proveer certeza sobre su contenido y personas que lo firmaron.
La autenticación de documentos otorga certeza sobre su contenido e identidad de quienes los suscriben.
La lista de documentos en esta guía es indicativa de los casos más comunes y no implica que no se deba o pueda autenticar otros documentos no mencionados en ella.