Convocatoria a asamblea de accionistas

La convocatoria a asamblea de accionistas es el documento mediante el cual un miembro de una sociedad o empresa informa a otros de la realización de una asamblea general de accionistas, es decir, la reunión de los socios o accionistas para tomar decisiones sobre la sociedad. La convocatoria es para informar sobre una reunión que ocurrirá en una fecha determinada, si la reunión ya ocurrió y se desea el documento en que se deja constancia de las decisiones tomadas se debe diligenciar un Acta de asamblea de accionistas.

Diferencia entre reuniones ordinarias y extraordinarias

Una sociedad puede tener dos tipos de reuniones de accionistas, las ordinarias y las extraordinarias:

• Ordinarias: son las previstas en la ley o los estatutos. La única reunión ordinaria -prevista en la ley- es la que debe hacerse dentro de los tres primeros meses del año a fin de aprobar el balance financiero, repartir utilidades y conocer el resultado del ejercicio del año anterior, entre otras.
• Extraordinarias: son aquellas que no están previstas en la ley ni los estatutos: remoción del representante legal, cambio de sede de la sociedad, reforma a los estatutos y en general cualquiera que no esté programada en la ley o estatutos. Si la reunión convocada no está contemplada en la ley o los estatutos se tratará de una extraordinaria.

En una asamblea extraordinaria se pueden tratar los mismos temas que en una ordinaria

Para que una asamblea sea ordinaria debe tratar los temas (balance financiero, repartición de utilidades y conocer los resultados del año anterior) y realizarse en las fechas determinadas para este tipo de asambleas (los primeros tres meses del año). Si no se cumple con alguna de estas dos condiciones (tema y época de realización) se tratará de una asamblea extraordinaria. Por ejemplo, si se realiza la asamblea para aprobación de estados financieros dentro de los tres primeros meses del año se tratará de una asamblea ordinaria, pero si el mismo tema se discute después de esa época se tratará de una asamblea extraordinaria.

Una asamblea es ordinaria si cumple con los requisitos de tema y época de celebración, cualquier otra asamblea que se realice en una época diferente o con temas distintos será ordinaria.

En la asamblea extraordinaria se pueden discutir temas no incluidos en el orden del día

Tanto en la ordinaria como en la extraordinaria se pueden incluir temas que no hagan parte del orden del día. Sin embargo, en la asamblea extraordinaria se deben primero discutir todos los temas que se incluyeron en la convocatoria antes de tratar temas adicionales. El no discutir todos los temas de la convocatoria extraordinaria antes de tratar temas adicionales conlleva la nulidad de las decisiones tomadas.

Quiénes pueden realizar la convocatoria

La convocatoria para la reunión de la asamblea general de accionistas puede ser realizada por:

• El representante legal de la sociedad.
• El revisor fiscal.
• Miembros de la junta o consejo directivo de la sociedad.
• La superintendencia de sociedades.
• Las demás personas que autoricen los estatutos.

La convocatoria se puede enviar por cualquier medio que permitan los estatutos

La convocatoria a asamblea de accionistas debe realizarse de la forma en que los permitan los estatutos. Algunas sociedades lo hacen a través de anuncios en los diarios de circulación nacional o local, pero otras permiten hacerlo simplemente a través de medios electrónicos como un correo o aplicaciones de mensajería. Para las S.A.S. aún cuando la convocatoria no se haga de manera correcta la asamblea podrá realizarse si los socios se presentan a ella sin poner objeción alguna.

Antelación para enviar la convocatoria

Para las S.A.S. se debe enviar con 5 días hábiles de antelación, sin importar el tipo de reunión. Para las demás sociedades se debe enviar con 15 días de antelación si se trata de la reunión en que se aprueben los balances financieros y 5 días hábiles para las demás.

Cómo usar este documento

Para diligenciar este documento se debe proporcionar la siguiente información:

• Nombre o razón social de la sociedad cuya asamblea de accionistas se convoca.
  Tipo de reunión a realizar: se debe indicar si la reunión es ordinaria o extraordinaria.
• Orden del día (para reuniones extraordinarias): es decir, una lista ordenada de los temas o asuntos que se tratarán en la reunión.
• Lugar de la realización de la asamblea: si se trata de una reunión presencial basta con indicar la ciudad y dirección. A diferencia de otros tipos de sociedades, las S.A.S. pueden reunirse en cualquier sitio y no sólo en la sede social. Si se trata de una reunión virtual de debe indicar la forma en que los socios pueden acceder a la misma, así como el software o programa en caso de que se requiera.
  
• Fecha y hora de la reunión.

Una vez diligenciado el documento se debe firmar por quien realiza la convocatoria y enviar por el medio que la sociedad tenga dispuesto para ello.

Legislación aplicable

Código de Comercio, artículos 181, 190 419, 422, 423, 424, y 433 — Reuniones de socios

Ley 1258 de 2008, artículos 20, 21 y 22 — Asambleas de accionistas en las S.A.S.

Ley 222 de 1995, artículos 13, 22, 25, 48 y 84.8. — Convocatoria a asamblea de accionistas y derecho de inspección

Cómo modificar el modelo

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.