Convocatoria a asamblea de copropietarios

Mediante este documento una persona realiza la convocatoria para la asamblea de copropietarios de una propiedad horizontal, como un conjunto residencial, edificio, agrupación residencial, etc. La asamblea de copropietarios es el órgano que toma decisiones sobre la administración de las zonas comunes y todo lo necesario para ello. Por ejemplo, los propietarios del edificio Space desean que se repare el ascensor del conjunto, pues está averiado hace algún tiempo, para ello se necesita el pago de una cuota extraordinaria de administración. Para poder cobrar una cuota extraordinaria se realiza la convocatoria a la asamblea de copropietarios mediante este documento.

Este documento es para la asamblea de copropietarios de una propiedad horizontal o edificación, si se desea la convocatoria para una asamblea de accionistas de una sociedad se debe diligenciar una convocatoria de asamblea de accionistas.

Tipos de asambleas de copropietarios: ordinarias y extraordinarias

Las asambleas ordinarias son las que están previstas en la ley o el reglamento de la propiedad. La ley sólo establece una reunión ordinaria que debe llevarse a cabo dentro de los primeros tres meses del año, y que en caso de no hacerse así ordena que se haga el primer día hábil de abril, a fin de que se examine la situación general de la propiedad, se prueben las cuentas del año anterior y el presupuesto del siguiente y se hagan nombramientos si es necesario. Cualquier reunión que no sea esta o no esté contemplada en el reglamento de propiedad horizontal será extraordinaria.

En la asamblea ordinaria se pueden discutir temas adicionales y sigue siendo ordinaria. Los temas que la ley indica para la asamblea ordinaria son sólo lo mínimo que se debe discutir allí, pero no impide que se traten otros asuntos en la misma. Así mismo, si se ha pasado la fecha para la realización de la asamblea ordinaria los temas de ésta se pueden discutir en una extraordinaria.

Realización de asambleas virtuales

La ley permite la realización de asambleas virtuales, caso en el cual se deberá contar con algún mecanismo o software que permita guardar registro de lo ocurrido en la misma.

Tiempo de antelación con el cual enviar la convocatoria

La convocatoria se debe enviar con al menos 15 días calendario de anticipación a la fecha de realización.

Personas diferentes del administrador que pueden convocar a la asamblea

Aparte del administrador de la propiedad horizontal, pueden convocar a la asamblea de copropietarios el Consejo de Administración, el revisor fiscal o un número plural de propietarios que representen al menos el 20% de los coeficientes de copropiedad siempre y cuando sea para tratar alguna situación urgente o imprevista, por ejemplo, la renuncia del actual administrador sin que se tenga un suplente.

Cómo usar este documento

Para diligenciar este documento se debe proporcionar la siguiente información:

• Identificación de la persona que convoca a la asamblea: ya sea el administrador o cualquiera de las demás personas autorizadas por la ley (Consejo de Administración, el revisor fiscal o un número plural de socios que representen al menos el 20% de los coeficientes de copropiedad).
• Tipo de asamblea a realizar: indicar si se trata de una asamblea ordinaria o extraordinaria. La única asamblea ordinaria prevista en la ley es la que se realiza en los primeros tres meses del año para aprobar las cuentas del año anterior y fijar el presupuesto del siguiente. A menos que el reglamento de la copropiedad incluya otro tipo de asambleas, todas las demás serán extraordinarias.
• Orden del día: esto es, una lista ordenada de los temas que se pondrán a consideración de los propietarios en la asamblea.
• Fecha, hora y lugar de realización de la asamblea: si se trata de una asamblea virtual se debe indicar la forma de ingreso a la misma, ya sea un enlace, código de reunión o cualquier otra información que sea necesaria para participar de manera virtual.

Una vez diligenciado el documento se debe enviar a cada uno de los propietarios a la dirección que tengan registrada en la copropiedad. También se les puede enviar por correo electrónico. La convocatoria debe ir firmada por la persona que la realice, ya sea el administrador o cualquier otra de las autorizadas por la ley.

Legislación aplicable

Ley 675 de 2001 — Régimen de Propiedad Horizontal.

Ley 1314 de 2009, artículo 15 — Establece que a las personas jurídicas no comerciantes (como las propiedades horizontales) se les pueden aplicar las disposiciones del Código de Comercio en materia contable, administración, financiera, de órganos de control o auditoria.

Código de Comercio, artículo 447 — Establece el derecho de inspección de los accionistas previo a la realización de las asambleas.

Concepto 10-00703-2019 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública — Establece que el derecho de inspección de las sociedades comerciales es aplicable a las asambleas del Régimen de Propiedad Horizontal.

Cómo modificar el modelo

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.