6 พฤศจิกายน 2023
6 พฤศจิกายน 2023
คะแนน
4 - 2 คะแนนโหวต
เมื่อผู้ใช้งานได้จัดทำและลงนามในหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เพื่อให้หนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่จัดทำขึ้นนั้นสามารถถูกส่งไปยังผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวได้อย่างเหมาะสมและถูกต้อง ผู้ใช้งานจึงมีข้อควรพิจารณาต่างๆ เกี่ยวกับการจัดส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย ดังต่อไปนี้
ปัจจุบันวิธีการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายให้แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่งมีวิธีการและช่องทางที่แตกต่างหลายหลาก และเปลี่ยนแปลงกันไปตามวิวัฒนาการในการสื่อสาร โดยอาจแบ่งวิธีการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่พบได้ทั่วไปและเป็นที่ยอมรับในปัจจุบันได้ ดังต่อไปนี้
การจัดส่งด้วยวิธีการแบบดั้งเดิม (Conventional) คือ การจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายผ่านคนกลางผู้ให้บริการไปรษณีย์ หรือผู้ให้บริการขนส่งพัสดุ/นำส่งเอกสาร (เช่น ไปรษณีย์ไทย ผู้ให้บริการขนส่ง Kerry Express ผู้ให้บริการขนส่ง Flash Express ผู้ให้บริการขนส่ง DHL Express)
โดย วิธีการจัดส่งด้วยวิธีการแบบดั้งเดิม (Conventional) เช่น
อย่างไรก็ดี การจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายด้วยวิธีการจัดส่งด้วยวิธีการแบบดั้งเดิม (Conventional) อาจมีข้อพิจารณา ดังต่อไปนี้
ระยะเวลาในการจัดส่ง
เนื่องจากผู้ให้บริการไปรษณีย์ หรือผู้ให้บริการขนส่งพัสดุ/นำส่งเอกสารจะต้องนำหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายจัดส่งให้แก่ผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายตามระบบการจัดการการส่ง (Logistics) ของผู้ให้บริการแต่ละราย ดังนั้น ระยะเวลาในการจัดส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายอาจมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับระบบการจัดการการส่ง (Logistics) ของผู้ให้บริการ ระยะทางระหว่างผู้ส่งและผู้รับ พื้นที่การให้บริการจัดส่ง (เช่น 1-5 วันทำการ)
ค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง
เนื่องจากในการให้บริการไปรษณีย์ หรือให้บริการขนส่งพัสดุ/นำส่งเอกสารเป็นธุรกิจการให้บริการอย่างหนึ่งจึงมีการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายในการจัดส่งจากผู้ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย โดยค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง เช่น ค่าบริการจัดส่งซึ่งอาจมีความแตกต่างกันในแต่ละกรณีขึ้นอยู่กับประเภทการใช้บริการ ผู้ให้บริการ ระยะทาง ขนาด/น้ำหนัก รวมถึง ค่าวัสดุห่อหุ้ม (เช่น ซองเอกสาร)
หลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย
การจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายผ่านระบบการลงทะเบียน ย่อมสามารถตรวจสอบสถานะการจัดส่งและสามารถตรวจสอบผู้ลงนามรับมอบหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายได้ผ่านระบบติดตามและตรวจสอบสถานะ (Track and Trace) บนเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันของผู้ให้บริการนั้น ซึ่งย่อมใช้เป็นหลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายได้
นอกจากนี้ ผู้ส่งยังอาจพิจารณาเลือกใช้บริการไปรษณีย์ตอบรับ เพื่อใช้ใบตอบรับไปรษณีย์เป็นหลักฐานอ้างอิงเพิ่มเติมในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายได้อีกด้วย
การจัดส่งด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) คือ การจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) (เช่น ไฟล์ข้อมูลภาพถ่าย/ภาพสแกน หรือไฟล์ PDF ของหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่ได้จัดทำและลงนามแล้ว) ผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) ของผู้ให้บริการ (เช่น ผู้ให้บริการระบบอีเมล/จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ให้บริการแอปพลิเคชัน Line ผู้ให้บริการเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันในการติดต่อสื่อสารอื่นๆ)
โดย วิธีการจัดส่งด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) เช่น
อย่างไรก็ดี การจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายด้วยวิธีการจัดส่งด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) อาจมีข้อพิจารณา ดังต่อไปนี้
ระยะเวลาในการจัดส่ง
เนื่องจาก การจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายด้วยวิธีการจัดส่งด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) ได้ดำเนินการผ่านระบบของผู้ให้บริการซึ่งมีความรวดเร็วมากในการประมวลผล ดังนั้น ระยะเวลาในการจัดส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายโดยทั่วไปจากผู้ส่งไปยังผู้รับโดยวิธีการนี้จึงสั้นและรวดเร็วมาก (เช่น เพียงไม่กี่วินาที หรือ 1-15 นาที) ทั้งนี้ อาจขึ้นอยู่กับชุดคำสั่งของระบบ ความหนาแน่นของผู้ใช้งาน ปัญหา/ข้อจำกัดทางเทคนิค ขนาดไฟล์ ระบบการเชื่อมต่อ (Internet)
ค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง
โดยทั่วไป ผู้ให้บริการมักให้บริการระบบในการสนทนา/การติดต่อสื่อสาร โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ยกเว้น ในกรณีที่ผู้ใช้บริการต้องการจะสมัครใช้บริการพิเศษเพิ่มเติม หรือผู้ให้บริการระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) บางรายที่อาจเรียกเก็บค่าใช้บริการกับผู้ใช้บริการดังกล่าว
หลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย
ผู้ให้บริการระบบอิเล็กทรอนิกส์มักจัดให้มีระบบรายงานสถานะการจัดส่งด้วย (เช่น กำลังส่ง ส่งถึงผู้รับแล้ว หรือผู้รับได้เปิดอ่านแล้ว) ย่อมใช้เป็นหลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายได้ อย่างไรก็ดี รายงานสถานะการจัดส่งอาจจำเป็นต้องอาศัยการวิเคราะห์และตีความร่วมกันเอกสาร/หลักฐานอื่น (เช่น บันทึกของระบบแม่ข่ายของผู้ให้บริการ)
การนำส่งให้แก่ตัวผู้รับเอง (Delivery) คือ การนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่ได้จัดทำและลงนามแล้วนั้นมอบให้แก่ผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย โดยผู้ส่งเป็นผู้ดำเนินการส่งมอบหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนั้นด้วยตนเอง โดยที่ไม่ผ่านผู้ให้บริการคนกลางหรือผ่านระบบใดๆ เช่น ผู้ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนำหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวไปมอบให้แก่ผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย
อย่างไรก็ดี การนำส่งให้แก่ตัวผู้รับเอง (Delivery) อาจมีข้อพิจารณา ดังต่อไปนี้
ระยะเวลาในการจัดส่ง
เนื่องจาก ผู้ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายจะต้องนำหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่ผู้ใช้งานได้จัดทำและลงนามแล้วมอบให้แก่ผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวด้วยตนเอง ดังนั้น ระยะเวลาในการจัดส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายอาจมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับวิธีการเดินทางที่ผู้ส่งเลือกใช้ ระยะทางระหว่างผู้ส่งและผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนั้น
ค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง
เนื่องจาก ผู้ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายจะต้องนำหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่ผู้ใช้งานได้จัดทำและลงนามแล้วมอบให้แก่ผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวด้วยตนเอง ดังนั้น ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายอาจมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับวิธีการเดินทางที่ผู้ส่งเลือกใช้ ระยะทางระหว่างผู้ส่งและผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนั้น
หลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย
แม้ว่าการนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายให้แก่ตัวผู้รับเอง (Delivery) จะเป็นวิธีการที่ผู้ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายสามารถมีความมั่นใจได้อย่างสูงสุดว่าหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายได้ถูกจัดส่งให้แก่ผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายแล้ว แต่วิธีการนี้เพียงลำพังอาจไม่มีหลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวนั้นเลย
อย่างไรก็ดี ผู้ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายอาจพิจารณาจัดทำหลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายเพิ่มเติมได้ในขณะที่ผู้รับได้รับมอบหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนั้นๆ เช่น การถ่ายรูปร่วมกันไว้เป็นหลักฐานระหว่างผู้ส่ง ผู้รับ และหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่นำส่งนั้น การจัดทำเอกสารใบรับ-ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายแยกอีกฉบับให้ผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายลงนามในขณะรับมอบหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนั้นเพื่อผู้ส่งเก็บไว้ใช้เป็นหลักฐานแห่งการส่งมอบ/รับมอบหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนั้น
การจัดส่งหรือนำส่งด้วยช่องทางและวิธีการอื่นๆ นอกเหนือจากที่ได้อธิบายและยกตัวอย่างไว้ข้างต้น เช่น
โดยการจัดส่งหรือนำส่งด้วยช่องทางและวิธีการต่างๆ นั้นก็อาจมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป และอาจสามารถนำไปใช้ได้ในเฉพาะบางกรณี เท่านั้น โดยผู้ใช้งานจึงควรพิจารณาถึง หลักเกณฑ์ทั่วไปในการจัดส่งหรือนำส่งด้วยช่องทางและวิธีการอื่นๆ เช่น ช่องทางและวิธีการที่เหมาะสมกับกรณี ประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือในการจัดส่ง ระยะเวลาในการจัดส่ง ค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง หลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย
ในการเลือกวิธีการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย ผู้ใช้งานมีข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการเลือกวิธีการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมาย ดังต่อไปนี้
หลักเกณฑ์ทั่วไปที่ผู้ใช้งานควรใช้ในการพิจารณาเลือกวิธีการจัดส่งหรือนำส่งด้วยช่องทางและวิธีการนั้นๆ เช่น
นอกเหนือไปจากหลักเกณฑ์ทั่วไปที่ผู้ใช้งานควรใช้ในการพิจารณาเลือกวิธีการจัดส่งหรือนำส่งด้วยช่องทางและวิธีการนั้นๆ แล้ว ผู้ใช้งานยังควรพิจารณาด้วยว่าตนมีหน้าที่ตามกฎหมายหรือหน้าที่ตามสัญญาที่จะต้องจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายด้วยวิธีการใดวิธีการหนึ่งโดยเฉพาะเจาะจง หรือไม่ อย่างไร เช่น
ในกรณีมีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือข้อสัญญาที่คู่สัญญากำหนดตกลงร่วมกัน กำหนดวิธีการหรือช่องทางการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายไว้เป็นการเฉพาะด้วยวิธีการใดวิธีการหนึ่งโดยเฉพาะเจาะจง ผู้ใช้งานก็ควรเลือกใช้วิธีการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวที่ได้ถูกกำหนดไว้
ตัวอย่าง ข้อบังคับของบริษัทกำหนดให้กรรมการต้องส่ง หนังสือเชิญประชุม ผ่านทางอีเมลและไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ เท่านั้น ในกรณีเช่นนี้ ผู้ใช้งานก็ควรเลือกใช้วิธีการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวผ่านอีเมลและไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ
ตัวอย่าง ในสัญญากู้ยืมเงิน คู่สัญญาตกลงกันให้ผู้ให้กู้สามารถส่งหนังสือทวงถามหนี้ ผ่านแอปพลิเคชัน Line ส่วนตัวได้ ในกรณีเช่นนี้ ผู้ใช้งานก็อาจเลือกใช้วิธีการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวผ่านแอปพลิเคชัน Line ส่วนตัว
ในกรณีไม่มีหรือไม่ปรากฏกฎหมาย ข้อบังคับ หรือข้อสัญญาที่คู่สัญญากำหนดตกลงร่วมกันใดๆ ที่กำหนดวิธีการหรือช่องทางการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายไว้เป็นการเฉพาะด้วยวิธีการใดวิธีการหนึ่งโดยเฉพาะเจาะจง ผู้ใช้งานก็ควรเลือกใช้วิธีการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่เป็นทางการ เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป และเป็นมาตรฐานที่ผู้ส่งและผู้รับยอมรับระหว่างกัน เช่น การจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายด้วยไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับไปยังสำนักงานหรือภูมิลำเนาของผู้รับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนั้นๆ
ในการพิจารณาว่าการจัดทำหลักฐานการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายจำเป็น หรือไม่ นั้น อาจขึ้นอยู่กับหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายที่จัดส่งหรือนำส่ง และวัตถุประสงค์ในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายนั้น เช่น
(ก) ผู้ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายต้องการและ/หรืออาจจะมีความจำเป็นต้องอ้างอิงถึงหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายดังกล่าวในการฟ้องร้องดำเนินคดีกันในอนาคต เช่น การอ้างอิงหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายเป็นพยานหลักฐานในคดีความ หรือ
(ข) ผู้ส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายมีหน้าที่ตามกฎหมายและ/หรือตามข้อสัญญาจะต้องจัดส่งหรือนำส่งหนังสือ/เอกสารทางกฎหมายให้แก่ผู้รับตามเงื่อนไขที่กำหนดในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
ตัวอย่าง ในสัญญาซื้อขายกิจการที่กำหนดให้ในกรณีคู่สัญญาฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดผิดสัญญาทั่วไป คู่สัญญาฝ่ายที่ไม่ผิดสัญญาจะบอกเลิกสัญญาได้ก็ต่อเมื่อได้ จัดทำ หนังสือบอกกล่าวการปฏิบัติผิดสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร แจ้งคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งให้เยียวยาแก้ไขเสียก่อน และคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งนั้นเพิกเฉยไม่ยอมดำเนินการเยียวยาแก้ไข ในกรณีเช่นนี้การจัดทำหลักฐานการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือบอกกล่าวการปฏิบัติผิดสัญญาให้แก่คู่สัญญาฝ่ายที่ทำผิดสัญญาย่อมมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินการเลิกสัญญาของคู่สัญญาฝ่ายที่ไม่ผิดสัญญา
ตัวอย่าง ในกรณีที่ผู้เช่าต้องการจะใช้สิทธิบอกเลิกสัญญาเช่าซึ่ง ในสัญญาเช่าที่กำหนดให้ผู้เช่ามีสิทธิบอกเลิกสัญญาเช่าเมื่อใดก็ได้ โดยจัดทำเป็นหนังสือบอกกล่าวเลิกสัญญาแจ้งต่อผู้ให้เช่าล่วงหน้า ในกรณีเช่นนี้การจัดทำหลักฐานการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือบอกกล่าวเลิกสัญญาให้แก่ผู้ให้เช่าย่อมมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินการเลิกสัญญาของผู้เช่า