หนังสือทวงถามหนี้

หนังสือทวงถามหนี้คืออะไร

หนังสือทวงถามหนี้ หรือหนังสือบอกกล่าวทวงถามให้ชำระหนี้ คือ หนังสือที่ออกโดยเจ้าหนี้เพื่อติดตามทวงถามหนี้จากลูกหนี้ซึ่งค้างชำระหนี้และเกินกำหนดระยะเวลาการชำระหนี้แล้ว (Overdue) โดยการแจ้งให้ลูกหนี้รับทราบและขอให้ลูกหนี้ดำเนินการชำระหนี้ที่ค้างชำระดังกล่าวนั้น

โดยการติดตามทวงถามหนี้อาจเป็นการติดตามทวงถามหนี้ลักษณะต่างๆ เช่น

• หนี้ทางการค้า เช่น การขายเชื่อสินค้า/การให้บริการแบบมีกำหนดระยะเวลาการชำค่าบริการ (Credit Term) การให้เช่าซื้อ การแบ่งจ่าย/ผ่อนชำระสินค้า หนี้เงินให้กู้ยืมที่ถึงกำหนดชำระแล้ว
• หนี้จากการดำเนินการอื่นที่ไม่ใช่หนี้ทางการค้า เช่น การทวงถามหนี้ที่เจ้าหนี้ได้ทดรองจ่ายออกไปให้ก่อน หนี้จากการช่วยเหลือเฉพาะหน้าด้วยความคุ้นเคยส่วนบุคคล

หนังสือทวงถามหนี้และหนังสือขอรับชำระเงิน/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) แตกต่างกัน อย่างไร

หนังสือทวงถามหนี้และหนังสือขอรับชำระเงิน/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ต่างก็เป็นหนังสือที่ออกโดยเจ้าหนี้เพื่อแจ้งและขอให้ลูกหนี้ดำเนินการชำระหนี้เช่นกัน

โดยที่หนังสือขอรับชำระเงิน/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) จะมุ่งเน้นไปที่การแจ้งให้ลูกหนี้ทราบในเบื้องต้นถึงจำนวนเงินและกำหนดการชำระหนี้หรือการแจ้งเตือนให้ลูกหนี้ทราบถึงจำนวนเงินและกำหนดการชำระหนี้ที่ใกล้จะถึงกำหนดชำระ (เช่น ใช้ในการขอรับชำระเงิน/วางบิลเมื่อส่งมอบสินค้า/ส่งมอบงานแล้ว การแจ้งยอดและเรียกเก็บค่าบริการรายเดือน) และมีเนื้อหาที่เป็นกลางและทั่วไป ในขณะที่หนังสือทวงถามหนี้จะมุ่งเน้นไปที่การขอให้ลูกหนี้ชำระหนี้ซึ่งค้างชำระและเกินกำหนดระยะเวลาการชำระหนี้แล้ว (Overdue) และมีเนื้อหาการติดตามทวงถามที่เข้มข้นมากขึ้น (เช่น ใช้ในการติดตามทวงถามก่อนจะดำเนินการทางกฎหมาย)

จำเป็นต้องทำหนังสือทวงถามหนี้ หรือไม่

ไม่จำเป็น โดยทั่วไป เจ้าหนี้อาจไม่มีความจำเป็นต้องจัดทำหนังสือทวงถามหนี้เลย หากลูกหนี้ชำระหนี้ตามกำหนดระยะเวลาในสัญญา/บันทึกข้อตกลงที่เจ้าหนี้และลูกหนี้ได้ตกลงกันไว้ หรือตามกำหนดระยะเวลาที่เจ้าหนี้กำหนดในหนังสือขอรับชำระเงิน/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) แล้วแต่กรณี

อย่างไรก็ดี ในกรณีที่ลูกหนี้ผิดนัดชำระหนี้ (เช่น ไม่ชำระหนี้ภายในกำหนดระยะเวลา) เจ้าหนี้อาจมีความจำเป็นต้องจัดทำหนังสือทวงถามหนี้และส่งให้แก่ลูกหนี้ เช่น

• ในกรณีที่เจ้าหนี้มีความประสงค์จะดำเนินการทางกฎหมายกับลูกหนี้ เจ้าหนี้อาจมีความจำเป็นต้องจัดทำหนังสือทวงถามหนี้เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าเจ้าหนี้ได้ใช้ความพยายามในการดำเนินการติดตามทวงถามหนี้กับลูกหนี้แล้ว
• ในกรณีที่เจ้าหนี้มีความประสงค์จำหน่ายหนี้สูญ (Write off) เพื่อประโยชน์ในทางภาษีเงินได้ของนิติบุคคล เจ้าหนี้อาจมีความจำเป็นต้องจัดทำหนังสือทวงถามหนี้เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าเจ้าหนี้ได้ดำเนินการติดตามทวงถามกับลูกหนี้ตามสมควรแล้ว ทั้งนี้ ตามกฎหมายและแนววินิจฉัยที่เกี่ยวข้องกับการจำหน่ายหนี้สูญของกรมสรรพากร (เช่น การติดตามทวงถามโดยมีหลักฐานการติดตามทวงถามเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 2 ครั้ง และการดำเนินการอย่างอื่นตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดตามแต่ละลำดับขั้นของมูลค่าหนี้)

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในหนังสือทวงถามหนี้

เนื่องจากหนังสือทวงถามหนี้เป็นการติดตามทวงถามหนี้จากลูกหนี้ซึ่งค้างชำระหนี้ดังกล่าว เจ้าหนี้จึงไม่ควรระบุข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ไม่เป็นปัจจุบัน และไม่ครบถ้วน ซึ่งอาจทำให้ลูกหนี้ได้รับความเสียหายได้ (เช่น ระบุจำนวนหนี้ที่ค้างชำระสูงเกินความเป็นจริง) หรืออาจทำให้ตัวเจ้าหนี้เองได้รับความเสียหายได้ (เช่น ระบุจำนวนหนี้ที่ค้างชำระขาด/น้อยกว่าความเป็นจริงและทำให้ได้รับชำระหนี้ไม่ครบถ้วน)

จำเป็นจะต้องดำเนินการอย่างไรก่อนทำหนังสือทวงถามหนี้

เจ้าหนี้ไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการใดๆ ก่อนตามกฎหมายในการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้ ในกรณีที่ปรากฏว่าลูกหนี้ได้ผิดนัดชำระหนี้และเจ้าหนี้มีความประสงค์จะติดตามทวงถามให้ลูกหนี้ชำระหนี้ที่ผิดนัดชำระดังกล่าวนั้น เจ้าหนี้สามารถดำเนินการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้ได้เลย

อย่างไรก็ดี เมื่อปรากฏว่าลูกหนี้ได้ผิดนัดชำระหนี้ ก่อนการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้และติดตามทวงถามหนี้กับลูกหนี้ เจ้าหนี้อาจมีข้อพิจารณา ดังต่อไปนี้

• เจ้าหนี้ควรตรวจสอบจำนวนเงินที่ลูกหนี้ค้างชำระให้ถูกต้องเสียก่อน เนื่องจากในบางกรณีลูกหนี้อาจได้ดำเนินการชำระเงินให้เจ้าหนี้เรียบร้อยและถูกต้องแล้ว แต่ด้วยเหตุต่างๆ อาจทำให้สถานะค้างชำระของลูกหนี้ยังคงค้างอยู่ในระบบบัญชีของเจ้าหนี้ (เช่น การบันทึกบัญชีที่ล่าช้า/ผิดพลาด การรายงานยอดผิดพลาด การตรวจสอบรายการผิดพลาด)
• เจ้าหนี้อาจพิจารณาจัดทำหนังสือขอรับชำระเงิน/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ในเบื้องต้นก่อนซึ่งมีเนื้อหาที่เป็นกลางและทั่วไป และหากในเวลาต่อมาปรากฏว่าลูกหนี้ก็ยังคงเพิกเฉยไม่ดำเนินการชำระหนี้นั้น เจ้าหนี้จึงอาจพิจารณาจัดทำหนังสือทวงถามหนี้ซึ่งมีเนื้อหาการติดตามทวงถามที่เข้มข้นมากขึ้นตามลำดับ

หนังสือทวงถามหนี้เกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้ ได้แก่

• เจ้าหนี้ (เช่น ผู้ขาย ผู้ให้บริการ ผู้ให้กู้ กิจการร้านค้า) ตัวแทนผู้มีอำนาจของเจ้าหนี้ (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่เจ้าหนี้มอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการติดตามทวงถามหนี้ (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายเร่งรัดหนี้สิน ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายกฎหมาย) ซึ่งเป็นผู้จัดทำและลงนามในหนังสือทวงถามหนี้ รวมถึง ส่งหนังสือทวงถามหนี้ให้แก่ลูกหนี้เพื่อติดตามทวงถามหนี้ที่ค้างชำระ
• ลูกหนี้ (เช่น ลูกค้า คู่ค้า ผู้ซื้อ ผู้รับบริการ ผู้กู้) ซึ่งผิดนัดชำระหนี้ที่มีต่อเจ้าหนี้และเป็นผู้ได้รับหนังสือทวงถามหนี้ เพื่อลูกหนี้นำไปใช้พิจารณาอ้างอิงและ/หรือดำเนินการชำระหนี้ต่อไป
• บุคคลภายนอกที่ได้รับมอบอำนาจในการดำเนินการติดตามทวงถามหนี้แทนเจ้าหนี้ (เช่น สำนักงานกฎหมาย สำนักงานทนายความ ธุรกิจให้บริการทวงถามหนี้) ในกรณีที่เจ้าหนี้ได้มอบอำนาจให้บุคคลภายนอก/ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนประกอบธุรกิจทวงถามหนี้ตามกฎหมาย ดำเนินการติดตามทวงถามหนี้แทนเจ้าหนี้ ในกรณีเช่นนี้ บุคคลภายนอก/ผู้ประกอบการที่ได้รับมอบอำนาจจะต้องแสดงตัวและเอกสารประกอบให้ชัดเจนในการดำเนินการติดตามทวงถามหนี้แทนเจ้าหนี้ (เช่น หนังสือมอบอำนาจ หนังสือแต่งตั้งทนายความ) จึงจะเป็นการติดตามทวงถามหนี้ที่ชอบด้วยกฎหมาย

บุคคลใดไม่สามารถลงนามและ/หรือเข้าทำหนังสือทวงถามหนี้

เจ้าหนี้ ตัวแทนผู้มีอำนาจของเจ้าหนี้ (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) ตัวแทนที่เจ้าหนี้มอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการติดตามทวงถามหนี้ (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายเร่งรัดหนี้สิน ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายกฎหมาย) หรือบุคคลภายนอกที่ได้รับมอบอำนาจในการดำเนินการติดตามทวงถามหนี้แทนเจ้าหนี้ (เช่น สำนักงานกฎหมาย สำนักงานทนายความ ธุรกิจให้บริการทวงถามหนี้) เท่านั้น ที่ควรเป็นผู้ลงนามในหนังสือทวงถามหนี้ แล้วแต่กรณี

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในหนังสือทวงถามหนี้แล้ว

เมื่อจัดทำและลงนามในหนังสือทวงถามหนี้เรียบร้อยแล้ว เจ้าหนี้อาจนำส่งหนังสือทวงถามหนี้ให้แก่ลูกหนี้ด้วยตนเอง ไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือตามวิธี สถานที่ และช่องทางการติดต่ออื่นๆ ที่ทั้ง 2 ฝ่ายตกลงใช้ในการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน เพื่อลูกหนี้นำไปใช้พิจารณาอ้างอิงและ/หรือดำเนินการชำระหนี้ต่อไป โดยเจ้าหนี้อาจจัดทำสำเนาไว้เพื่อการอ้างอิงในอนาคต รวมถึง จัดเก็บหลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือทวงถามหนี้นั้นด้วย (เช่น บันทึกระบบรายงานสถานะการจัดส่ง ใบรับ-ส่งหนังสือ)

ในกรณีที่ไม่มีข้อตกลงในสัญญา/บันทึกข้อตกลงที่กำหนดเกี่ยวกับวิธีการและรูปแบบของการส่งหนังสือหรือคำบอกกล่าวเอาไว้โดยเฉพาะ เจ้าหนี้อาจพิจารณานำส่งด้วยไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับซึ่งเป็นวิธีการที่ยอมรับกันโดยทั่วไปในการนำส่งหนังสือหรือคำบอกกล่าวทางกฎหมาย

เนื่องจากข้อมูลบางรายการในหนังสือทวงถามหนี้อาจถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลของลูกหนี้ที่มีความอ่อนไหว (เช่น การติดค้างชำระหนี้ จำนวนหนี้) และอาจทำให้ลูกหนี้ได้รับความเสียหายต่อชื่อเสียงได้ ในการนำส่งหนังสือทวงถามหนี้ให้แก่ลูกหนี้ เจ้าหนี้อาจส่งมอบด้วยวิธีลับ (เช่น บรรจุซองปิดผนึกและระบุชั้นความลับที่หน้าซองจดหมาย)

จะต้องแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบหนังสือทวงถามหนี้ด้วย หรือไม่

ไม่จำเป็น โดยทั่วไปหนังสือทวงถามหนี้ที่ระบุข้อมูลถูกต้องและครบถ้วนย่อมเพียงพอต่อการติดตามทวงถามหนี้กับลูกหนี้

อย่างไรก็ดี เจ้าหนี้อาจพิจารณาแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบหนังสือทวงถามหนี้ตามที่เห็นสมควรเพิ่มเติมด้วยก็ได้ เพื่อเป็นประโยชน์แก่ลูกหนี้ในการนำไปใช้พิจารณาอ้างอิงและ/หรือดำเนินการชำระหนี้ต่อไป เช่น

• สำเนาเอกสารที่เป็นแหล่งที่มาของหนี้ที่ค้างชำระ เช่น สัญญา บันทึกข้อตกลง ใบเสนอราคา
• ตารางการคำนวณดอกเบี้ยและ/หรือค่าปรับ
• สำเนาหนังสือขอรับชำระเงิน/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่เจ้าหนี้เคยส่งให้ลูกหนี้ก่อนหน้า (ถ้ามี)
• สำเนาหนังสือทวงถามหนี้ฉบับที่เจ้าหนี้เคยส่งให้ลูกหนี้ก่อนหน้า (ถ้ามี)

หนังสือทวงถามหนี้จำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

เจ้าหนี้ไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้

อย่างไรก็ดี ในกรณีที่เจ้าหนี้ได้มอบอำนาจให้บุคคลภายนอกดำเนินการติดตามทวงถามหนี้แทนเจ้าหนี้ (เช่น สำนักงานกฎหมาย สำนักงานทนายความ ธุรกิจให้บริการทวงถามหนี้) บุคคลภายนอกนั้นอาจจำเป็นต้องเป็นผู้ที่ได้จดทะเบียนประกอบธุรกิจทวงถามหนี้ตามกฎหมายการทวงถามหนี้

ในสัญญา/บันทึกข้อตกลงที่เป็นแหล่งที่มาของหนี้ไม่ได้กำหนดดอกเบี้ยผิดนัดเอาไว้ เจ้าหนี้จะสามารถเรียกร้องดอกเบี้ยผิดนัดกับลูกหนี้ได้ หรือไม่

ในกรณีที่เจ้าหนี้มีความประสงค์จะเรียกร้องดอกเบี้ยผิดนัดกับลูกหนี้ แต่ปรากฏว่าสัญญา/บันทึกข้อตกลงที่เป็นแหล่งที่มาของหนี้นั้นไม่ได้มีการกำหนด/ตกลงเกี่ยวกับดอกเบี้ยผิดนัดเอาไว้เลย ในกรณีเช่นนี้เจ้าหนี้อาจสามารถเรียกร้องดอกเบี้ยผิดนัดกับลูกหนี้ได้ตามที่กฎหมายกำหนดในอัตราร้อยละ 5 (5%) ต่อปี นับจากวันที่ลูกหนี้ผิดนัดชำระหนี้ ทั้งนี้ เจ้าหนี้ต้องระบุความประสงค์ที่จะเรียกร้องดอกเบี้ยผิดนัดกับลูกหนี้ตามกฎหมายอย่างชัดเจนไว้ในหนังสือทวงถามหนี้ด้วย

ต้องดำเนินการติดตามทวงถามหนี้ อย่างไร ไม่ให้ผิดกฎหมาย

เจ้าหนี้อาจมีข้อพิจารณาเพิ่มเติมในการดำเนินการติดตามทวงถามหนี้จากลูกหนี้เพื่อป้องกันไม่ให้เจ้าหนี้ปฏิบัติผิดกฎหมายเกี่ยวกับการทวงถามหนี้ เนื่องจากกฎหมายดังกล่าวได้กำหนดข้อจำกัด วิธีการ รูปแบบ และลักษณะการทวงถามหนี้เอาไว้โดยมีแนวคิดเพื่อคุ้มครองลูกหนี้ โดยเจ้าหนี้อาจมีข้อพิจารณาสำคัญ เช่น

• การติดตามทวงถามหนี้จะต้องไม่รบกวนลูกหนี้จนเกินไป เช่น วัน เวลา ความถี่ ในการติดตามทวงถามต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด
• การรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของลูกหนี้ เช่น การติดตามทวงถามจะต้องทำการติดตามทวงถามกับตัวลูกหนี้หรือบุคคลซึ่งลูกหนี้กำหนดไว้ให้ติดตาม เท่านั้น การติดตามทวงถามหนี้กับบุคคลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวข้างต้นจะกระทำได้ตามขอบเขตที่กฎหมายกำหนดไว้ การห้ามส่งหนังสือทวงถามหนี้ในรูปแบบจดหมายเปิดผนึก ไปรษณีย์บัตร หรือลักษณะอื่นใดที่จะทำให้บุคคลทั่วไปทราบได้ว่าลูกหนี้ถูกติดตามทวงถามหนี้
• การคุ้มครองสิทธิในร่างกาย ชื่อเสียง ทรัพย์สินของลูกหนี้ เช่น ห้ามผู้ติดตามทวงถามหนี้โดยใช้วิธีการข่มขู่ ใช้ความรุนแรง ดูหมิ่น การแจ้งหนี้ของลูกหนี้ต่อบุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง
• การติดตามทวงถามที่ไม่เป็นธรรม เช่น การห้ามเรียกค่าธรรมเนียม ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการทวงหนี้ (Collection Fee) ที่สูงเกินอัตราที่กฎหมายกำหนด หรือการจูงใจให้ลูกหนี้ออกเช็คทั้งๆ ที่รู้ว่าลูกหนี้ไม่มีความสามารถชำระเงินตามเช็คได้

ผู้ใช้งานสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือทางกฎหมาย: การทวงหนี้จากลูกหนี้อย่างถูกกฎหมายและมีประสิทธิภาพ

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในหนังสือทวงถามหนี้

เจ้าหนี้ควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือทวงถามหนี้ ดังต่อไปนี้

• ลูกหนี้ เช่น ชื่อ ที่อยู่
• แหล่งที่มาของหนี้ เช่น ข้อมูลอ้างอิงสัญญา บันทึกข้อตกลง หรือใบเสนอราคาที่เกี่ยวข้องกับหนี้ รวมถึง หนังสือขอรับชำระเงิน/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) (ถ้ามี)
• หนี้ที่ติดตามทวงถาม เช่น จำนวนเงินค้างชำระ ดอกเบี้ยและ/หรือค่าปรับ (ถ้ามี)
• การชำระหนี้ เช่น กำหนดระยะเวลาชำระหนี้ วิธีการชำระเงิน

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับหนังสือทวงถามหนี้

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้มี ดังต่อไปนี้

• ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• พระราชบัญญัติการทวงถามหนี้
• กฎกระทรวง ฉบับที่ 186 ออกตามความในประมวลรัษฎากรว่าด้วยการจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้