ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาคืออะไร

ใบเสนอราคา/หนังสือเสนอราคา (Quotation/Service Proposal) คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการออกให้แก่ผู้ที่สนใจจะซื้อสินค้าหรือจะใช้บริการดังกล่าวเพื่อเป็นข้อมูลในการพิจารณาตัดสินใจ (เช่น คุณลักษณะเฉพาะ/Specs ขอบเขตการให้บริการ ราคาสินค้า/อัตราค่าบริการ)

ผู้ขาย/ผู้ให้บริการอาจเป็นผู้ริเริ่มจัดทำใบเสนอราคาขึ้นเองหรือสืบเนื่องจากได้รับหนังสือขอราคา/หนังสือสอบราคาจากผู้สนใจก็ได้

ใบเสนอราคามีกี่ประเภท

ใบเสนอราคาอาจแบ่งตามงานที่นำเสนอได้ 2 ประเภท ดังต่อไปนี้

• ใบเสนอราคาสินค้า ผู้ขายเสนอขายสินค้าให้แก่ผู้ซื้อ (เช่น คุณลักษณะเฉพาะ/Specs ราคาสินค้า สถานที่/ระยะเวลาส่งมอบสินค้า ระยะเวลาการชำระเงิน)
• ใบเสนอราคางานบริการ ผู้ให้บริการเสนอบริการให้แก่ผู้ว่าจ้าง/ผู้รับบริการ (เช่น ขอบเขตงาน อัตราค่าบริการ สถานที่ให้บริการ ระยะเวลาส่งมอบงาน/ชำระเงิน)

ใบเสนอราคาอาจเสนอขายทั้งสินค้าและบริการภายในฉบับเดียวกันก็ได้ (เช่น เสนอขายอุปกรณ์ทางการแพทย์พร้อมบริการติดตั้งและบำรุงรักษา)

จำเป็นต้องทำใบเสนอราคา หรือไม่

ไม่จำเป็น กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ผู้ขาย/ผู้ให้บริการต้องจัดทำใบเสนอราคาในการขายสินค้า/ให้บริการ

อย่างไรก็ดี ผู้ขาย/ผู้ให้บริการควรจัดทำใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรและลงนาม เนื่องจาก

• รายละเอียดของสินค้า/บริการที่ชัดเจนและครบถ้วนในใบเสนอราคาย่อมช่วยให้ผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้างสามารถพิจารณา/ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
• ในบางกรณีอาจจำเป็นต้องใช้ใบเสนอราคาในกระบวนการจัดซื้อ/จัดจ้างภายในของผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้าง (เช่น ต้องนำใบเสนอราคาไปให้ฝ่ายจัดซื้อ/จัดจ้างและผู้บริหารพิจารณา/ลงนามอนุมัติก่อน)

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในใบเสนอราคา

ผู้ขาย/ผู้ให้บริการไม่ควรระบุหรือนำเสนอสินค้า/บริการที่ไม่ตรงตามความต้องการของผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้าง เช่น

• มากเกินความต้องการ (Over-Specifications)
• น้อยเกินความต้องการ (Under-Specifications)

เนื่องจากผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้างอาจนำใบเสนอราคาไปเปรียบเทียบกับผู้ขาย/ผู้ให้บริการรายอื่นและอาจทำให้เสียเปรียบการแข่งขันด้านราคาและคุณภาพ

ใบเสนอราคาเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำใบเสนอราคา ได้แก่

• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ (เช่น ร้านค้า ธุรกิจที่ขาย/จำหน่ายสินค้า ผู้ให้บริการ) ตัวแทนผู้มีอำนาจ (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่ได้รับมอบหมาย (เช่น ผู้จัดการฝ่ายขาย) ซึ่งเป็นผู้จัดทำและลงนามในใบเสนอราคา
• ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้าง (เช่น ผู้ที่ต้องการจะซื้อสินค้า/บริการ) ตัวแทนผู้มีอำนาจ (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่ได้รับมอบหมาย (เช่น ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ) ซึ่งเป็นผู้ได้รับใบเสนอราคา

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในใบเสนอราคาแล้ว

ผู้ขาย/ผู้ให้บริการควรจัดทำใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรและลงนามโดยผู้ขาย/ผู้ให้บริการหรือตัวแทน

เมื่อจัดทำและลงนามในใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ผู้ขาย/ผู้ให้บริการอาจพิจารณาดำเนินการ ดังต่อไปนี้

• จัดทำสำเนาไว้เพื่อการอ้างอิง
• แนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบเสนอราคา (ถ้ามี)
• นำส่งใบเสนอราคาให้แก่ผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้างเพื่อนำไปใช้พิจารณาตัดสินใจต่อไป

ในกรณีที่ผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้างตกลงจะซื้อสินค้า/ใช้บริการตามใบเสนอราคา

• ควรให้ผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้างตอบรับ/ยืนยันการสั่งซื้อ/สั่งจ้าง เช่น ลงนามตอบรับในใบเสนอราคา หรือจัดทำใบสั่งซื้อสินค้า/ใบสั่งจ้าง (Purchase Order: PO)
• อาจจัดทำสัญญาร่วมกันซึ่งที่มีรายละเอียดและความครบถ้วนมากขึ้นด้วยก็ได้ (เช่น สัญญาซื้อขายสินค้า สัญญาบริการ สัญญาจ้างผลิตสินค้า)

จะต้องแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบใบเสนอราคาด้วย หรือไม่

ผู้ขาย/ผู้ให้บริการอาจพิจารณาแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบเสนอราคา เพื่อเป็นข้อมูลในการพิจารณาตัดสินใจโดยละเอียดและครบถ้วน เช่น

• สินค้า (เช่น รูปภาพ แบบ แค็ตตาล็อก คุณสมบัติของสินค้า รายการและจำนวนสินค้า ใบอนุญาตผลิต/นำเข้าสินค้า)
• ขอบเขตการให้บริการ (เช่น ตารางแบบ ประเภท ขั้นตอนการให้บริการ รายชื่อบุคลากร รายการสัมภาระ วัตถุดิบ เครื่องมืออุปกรณ์ที่ใช้ในการให้บริการ)
• ราคาสินค้า/บริการ (เช่น ตารางราคาสินค้า/อัตราค่าบริการ ส่วนลด)
• คุณสมบัติของผู้ขาย/ผู้ให้บริการ (เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนธุรกิจ สำเนาทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หนังสือรับรองการฝึกอบรมเกี่ยวกับสินค้า/บริการ)

ใบเสนอราคาจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

ไม่จำเป็น ผู้ขาย/ผู้ให้บริการไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำใบเสนอราคา

มีค่าใช้จ่ายใดบ้างที่เกี่ยวข้องในการจัดทำใบเสนอราคา

ผู้ขาย/ผู้ให้บริการอาจมีค่าใช้จ่ายที่ต้องพิจารณาเกี่ยวกับการขายสินค้า/ให้บริการตามใบเสนอราคา ดังต่อไปนี้

• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (Value Added Tax: VAT) ผู้ขาย/ผู้ให้บริการอาจมีหน้าที่ต้องยื่นแบบและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มตามที่กฎหมายกำหนด เว้นแต่ ในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม (เช่น กิจการขนาดย่อมที่มีฐานภาษีไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี บริการที่อยู่ภายใต้ภาษีธุรกิจเฉพาะ บริการรักษาพยาบาล บริการการศึกษา)

ใบเสนอราคามีผลผูกพันผู้ขาย/ผู้ให้บริการและผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้าง หรือไม่

ใบเสนอราคาที่มีรายละเอียดและเงื่อนไขที่ชัดเจนและครบถ้วนเป็นคำเสนอตามกฎหมาย ในกรณีที่ผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้างได้ตอบรับ/ยืนยันตามใบเสนอราคา (เช่น ลงนามตอบรับในใบเสนอราคา หรือจัดทำใบสั่งซื้อสินค้า/ใบสั่งจ้าง) ภายในเงื่อนไข/เวลาการตอบรับ (ถ้ามี) โดยไม่มีการขอเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขที่เป็นสาระสำคัญ (เช่น ขอลดราคา ขอเปลี่ยนแปลงคุณลักษณะ/ปริมาณสินค้า) ในกรณีเช่นนี้ย่อมเกิดสัญญาผูกพันขึ้นแล้ว ผู้ขาย/ผู้ให้บริการย่อมมีหน้าที่ต้องขายสินค้า/บริการที่นำเสนอไว้ และผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้างย่อมมีหน้าที่ต้องรับมอบสินค้า/บริการและชำระเงินตามใบเสนอราคาดังกล่าว

คู่สัญญาอาจพิจารณาจัดทำสัญญาร่วมกันซึ่งที่มีรายละเอียดและความครบถ้วนมากขึ้นด้วย ก็ได้ (เช่น สัญญาซื้อขายสินค้า สัญญาบริการ สัญญาจ้างผลิตสินค้า)

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในใบเสนอราคา

ผู้ขาย/ผู้ให้บริการควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในใบเสนอราคา ดังต่อไปนี้

• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ เช่น ชื่อ ชื่อร้าน/กิจการ ที่อยู่
• สินค้า/บริการ เช่น คุณลักษณะเฉพาะ/Specs ปริมาณ/จำนวน ขอบเขตการให้บริการ มาตรฐาน วัสดุ
• ค่าตอบแทน เช่น ราคาสินค้า/อัตราค่าบริการ ภาษี และค่าใช้จ่ายอื่นๆ รวมถึง กำหนดชำระเงิน
• การส่งมอบสินค้า/บริการ เช่น กำหนดระยะเวลาส่งมอบ สถานที่จัดส่งสินค้า/สถานที่ให้บริการ
• เงื่อนไขอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น การรับประกันสินค้า การบริการบำรุงรักษา
• ประวัติ/คุณสมบัติของผู้ขาย/ผู้ให้บริการ (ถ้ามี) เช่น ประวัติการทำงาน ประสบการณ์ ทุนจดทะเบียน การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับใบเสนอราคา

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำใบเสนอราคามี ดังต่อไปนี้

• กฎหมายสัญญา ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• กฎหมายการซื้อขาย ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• กฎหมายจ้างทำของ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม ประมวลรัษฎากร
• อากรแสตมป์ ประมวลรัษฎากร

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้