หนังสือขอราคา

หนังสือสอบราคาหรือหนังสือขอราคา เป็นหนังสือหรือเอกสารที่ออกโดยผู้ที่มีความประสงค์จะซื้อสินค้าหรือต้องการจะว่าจ้างรับบริการงานอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยออกไปยังผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการ เพื่อขอทราบราคาค่าสินค้า ค่าบริการ สำหรับสินค้าหรือบริการ ที่มีคุณลักษณะเฉพาะของสินค้า หรือมีขอบเขตการให้บริการที่ตรงตามความต้องการของผู้ออก

โดยในการจัดหา จัดซื้อ จัดจ้าง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งด้านเวลา งบประมาณ และด้านคุณภาพของสินค้าหรือบริการ หนังสือสอบราคาหรือหนังสือขอราคา จึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการขอใบเสนอราคา รายละเอียดต่างๆ จากผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ เพื่อการเปรียบเทียบราคาสินค้าหรือบริการจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการหลายรายเพื่อให้ได้สินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพตรงตามความต้องการของผู้ใช้มากที่สุดและในขนาดเดียวกันก็จ่ายค่าสินค้าและบริการนั้นในราคาที่ถูกที่สุด โดยนำข้อมูลที่ได้เหล่านั้น เช่น ราคา คุณลักษณะเฉพาะ รายละเอียดขอบเขตงาน มาพิจารณาในการตัดสินใจว่าจะซื้อสินค้าหรือบริการนั้นหรือไม่ และจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการรายใด

การนำไปใช้

ในการออกหนังสือสอบราคาหรือหนังสือขอราคา ผู้ออก ซึ่งได้แก่ ผู้จะซื้อสินค้าหรือบริการนั้น ควรมีข้อคำนึงถึงดังต่อไปนี้

• ระบุ วัตถุประสงค์ในการจัดซื้อหรือจัดจ้าง เพื่อให้ผู้ขายหรือผู้ให้บริการทราบถึงความต้องการที่แท้จริง ซึ่งผู้ขายหรือผู้ให้บริการอาจมีความรู้ ความเชี่ยวชาญ และชำนาญมากกว่าและอาจแนะนำหรือเสนอแนะ ขอบเขตของงาน หรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของสินค้าอื่น หรือทางเลือกอื่นที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์การนำไปใช้ได้มากกว่าขอบเขตของงาน หรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของสินค้าที่ผู้ออกหนังสือระบุไว้แต่แรก
• ระบุ ขอบเขตของงาน รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ การดำเนินงาน มาตรฐาน วัสดุ ฝีมือ และทักษะการดำเนินงาน (ถ้ามี) อย่างละเอียด และตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน ไม่มาก (Over-specifications) หรือน้อยเกินไป (Under-specifications) เพราะอาจทำให้ได้สินค้าหรือบริการที่ แพงเกินความจำเป็น หรือไม่สามารถนำไปใช้งานได้ตามความต้องการ แล้วแต่กรณี
• ในกรณีที่มีความต้องการได้รับสินค้าหรือบริการในระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน ควรระบุ ระยะเวลาการดำเนินงาน หรือกำหนดส่งมอบงานที่ชัดเจนไว้ด้วย เพื่อให้ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ และค่าใช้จ่ายต่างๆ อย่างครบถ้วน เพื่อไม่ให้มีปัญหาภายหลัง เช่น การขอเพิ่มค่าบริการเพราะเป็นงานด่วน งานเร่ง
• ในกรณีที่การจัดซื้อหรือจัดจ้างมีข้อกำจัดในด้านงบประมาณหรือการชำระเงิน ผู้ออกก็ควรระบุถึงข้อจำกัดหรือความต้องการดังกล่าวด้วย เช่น งบประมาณไม่เกินจำนวนเงินเท่าใด หรือต้องการให้มีการแบ่งชำระค่าสินค้าหรือบริการเป็นงวดๆ ตามระยะเวลา ตามเงื่อนไข หรือปริมาณงานที่ส่งมอบ เป็นต้น
• ระบุ คุณสมบัติของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ (ถ้ามี) เช่น ประวัติการทำงาน ประสบการณ์ของผู้ให้บริการ ทุนจดทะเบียนของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ เป็นต้น
• ระบุ ข้อกำหนดหรือเงื่อนไขอื่นที่ต้องการ (ถ้ามี) เช่น การรับประกันความชำรุดบกพร่อง ค่าปรับกรณีส่งมอบสินค้าหรือบริการล่าช้า เป็นต้น
• ระบุ วิธีการเสนอราคา เช่น วิธี รูปแบบ และช่องทางการส่งใบเสนอราคา ผู้ติดต่อและผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับใบเสนอราคา และกำหนดสิ้นสุดการเสนอราคา (ถ้ามี) เป็นต้น
• ระบุ เอกสารประกอบการเสนอราคาที่ผู้ออกต้องการขอจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการ เพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลพิจารณาในการตัดสินใจ เช่น ใบเสนอราคา ตารางเปรียบเทียบคุณสมบัติ แคตตาล็อก โบรชัวร์ และเอกสารรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของสินค้าจากผู้ผลิต แบบภาพจำลอง หรือแผนการดำเนินงาน รวมถึงหลักฐานการแสดงตัวตนของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วน บริษัท หรือสำเนาทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น

ผู้ออกควรจัดทำหนังสือสอบราคาหรือหนังสือขอราคาไว้เป็นลายลักษณ์อักษร โดยอาจลงนามในหนังสือดังกล่าวหรือไม่ก็ได้ โดยจัดส่งให้แก่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการโดยเฉพาะเจาะจง เช่น ส่งหนังสือหรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ปิดผนึกให้แก่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่ต้องการได้ข้อมูล หรือเป็นการทั่วไป เช่น การประกาศ ประชาสัมพันธ์ในสื่อต่างๆ เชิญชวนให้ ผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่พบเห็นเข้าเสนอราคาก็ได้

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ปัจจุบันการทำหนังสือสอบราคาหรือหนังสือขอราคา ไม่มีกฎหมายที่เกี่ยวข้องหรือบังคับโดยตรง โดยตามกฎหมายแล้ว หนังสือสอบราคาหรือหนังสือขอราคา ถือเป็นเพียงการเชิญชวนให้ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการทำคำเสนอมาให้ผู้ออกพิจารณา กล่าวคือ หนังสือสอบราคาหรือหนังสือขอราคา ยังไม่มีผลผูกพันผู้ออก ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ จนกว่าผู้ขายหรือผู้ให้บริการจะได้มีการจัดทำใบเสนอราคาและผู้ออกได้ตกลงตอบรับตามรายละเอียดและราคาตามใบเสนอราคาที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการทำมานั้น

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้