หนังสือรับเข้าทำงาน

หนังสือรับเข้าทำงานคืออะไร

หนังสือตอบรับเข้าทำงาน (Employment/Job Offer Letter) คือ หนังสือที่นายจ้างออกให้แก่ผู้ที่มาสมัครเข้าทำงานเพื่อแสดงเจตนาว่ามีความประสงค์จะรับผู้สมัครดังกล่าวเข้าทำงาน ทั้งนี้ เพื่อให้ผู้สมัครได้พิจารณาตอบรับข้อเสนอดังกล่าวและเข้าเริ่มทำงาน

หนังสือรับเข้าทำงานมีลักษณะใดบ้าง

หนังสือรับเข้าทำงานอาจแบ่งตามลักษณะของข้อเสนอได้ 2 ลักษณะ ดังต่อไปนี้

• ข้อเสนอรับเข้าทำงานแบบมีเงื่อนไข นายจ้างกำหนดเงื่อนไขการรับเข้าทำงานและผู้สมัครจำเป็นต้องดำเนินการตามเงื่อนไขที่กำหนดนั้นให้ครบถ้วนก่อนจึงจะมีสิทธิเข้าทำงานกับนายจ้าง (เช่น ต้องตรวจสุขภาพและมีใบรับรองแพทย์ว่าสุขภาพแข็งแรงก่อน ต้องส่งใบสำคัญการศึกษาและใบผ่านงานเพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบก่อน ต้องเรียนจบ/อบรมหลักสูตรเพิ่มเติมก่อน ต้องมีใบอนุญาตทำงาน/Work Permit ก่อน)
• ข้อเสนอรับเข้าทำงานแบบไม่มีเงื่อนไข นายจ้างไม่กำหนดเงื่อนไขที่ผู้สมัครจำเป็นต้องดำเนินการก่อนในการรับผู้สมัครเข้าทำงาน ผู้สมัครอาจพิจารณาลงนามตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงานกับนายจ้างได้เลย

หนังสือรับเข้าทำงานกับสัญญาจ้างแตกต่างกัน อย่างไร

หนังสือรับเข้าทำงานจัดทำขึ้นในขั้นตอนการสรรหาและรับสมัคร ในขณะที่สัญญาจ้างจัดทำขึ้นในลำดับถัดไปเมื่อผู้สมัครได้ตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงานแล้ว ซึ่งจะมีความละเอียดและครบถ้วนมากขึ้น (เช่น สัญญาจ้างแรงงาน สัญญาจ้างแรงงานโดยการทำงานที่บ้าน/Work from Home สัญญาจ้างพนักงานประเภทไม่เต็มเวลา/Part-time แล้วแต่กรณี)

จำเป็นต้องทำหนังสือรับเข้าทำงาน หรือไม่

ไม่จำเป็น กฎหมายไม่ได้กำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำหนังสือรับเข้าทำงานในการรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน

อย่างไรก็ดี เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันของคู่สัญญาทั้ง 2 ฝ่ายถึงข้อตกลงสำคัญเกี่ยวกับการจ้างงาน (เช่น ตำแหน่งงาน ค่าตอบแทน สิทธิประโยชน์ สวัสดิการ ระยะเวลาการทำงาน สถานที่ทำงาน วัน/เวลาทำงาน วันหยุด/วันลา การทดลองงาน) นายจ้างอาจพิจารณาจัดทำหนังสือรับเข้าทำงานเป็นลายลักษณ์อักษร

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในหนังสือรับเข้าทำงาน

นายจ้างไม่ควรระบุ/กำหนดข้อตกลงเกี่ยวกับการจ้างที่ขัดต่อกฎหมายแรงงานลงในหนังสือรับเข้าทำงาน โดยเฉพาะข้อตกลงที่ทำให้พนักงาน/ลูกจ้างได้รับประโยชน์น้อยไปกว่าที่กฎหมายกำหนดไว้ เช่น

• ค่าจ้างจะต้องไม่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่และในแต่ละอาชีพ
• จำนวนชั่วโมงทำงานต้องไม่เกินกว่า 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และไม่เกินวันละ 8 ชั่วโมง สำหรับงานทั่วไป หรือไม่เกินกว่า 42 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และไม่เกินวันละ 7 ชั่วโมง สำหรับงานที่อาจเป็นอันตรายต่อสุขภาพและความปลอดภัย
• สิทธิในวันหยุดประจำสัปดาห์ วันหยุดประจำปี วันลาในกรณีต่างๆ (เช่น การลาป่วย ลาคลอด)
• สิทธิในการได้รับค่าชดเชยกรณีเลิกจ้าง/สิ้นสุดสัญญา

จำเป็นจะต้องดำเนินการอย่างไรก่อนทำหนังสือรับเข้าทำงาน

คู่สัญญาไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการใดๆ ก่อนตามกฎหมายในการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน

อย่างไรก็ดี ก่อนการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน นายจ้างอาจตรวจสอบให้มั่นใจว่าผู้สมัครเป็นพนักงาน/ลูกจ้างมีคุณสมบัติ ความรู้ ความสามารถตรงตามความต้องการและสามารถปฏิบัติงานได้ตามขอบเขตที่ได้รับมอบหมาย (เช่น การตรวจสอบประวัติการทำงาน ประวัติการศึกษา ประวัติอาชญากรรม)

หนังสือรับเข้าทำงานเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน ได้แก่

• นายจ้าง (เช่น บุคคลที่ว่าจ้างลูกจ้างให้ทำงานให้กับตนและจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้าง) ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่ได้รับมอบหมาย (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล) ซึ่งเป็นผู้จัดทำและลงนามในหนังสือรับเข้าทำงาน
• ผู้สมัครเป็นพนักงาน/ลูกจ้าง (เช่น บุคคลซึ่งนายจ้างต้องการจะรับเข้าทำงานเป็นพนักงาน/ลูกจ้าง) ซึ่งเป็นผู้ได้รับหนังสือรับเข้าทำงานและนำไปพิจารณาตัดสินใจลงนามตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงานกับนายจ้างต่อไป

บุคคลใดไม่สามารถลงนามและ/หรือเข้าทำหนังสือรับเข้าทำงาน

นายจ้าง ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง หรือตัวแทนที่นายจ้างมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน เท่านั้น ที่ควรเป็นผู้ลงนามในหนังสือรับเข้าทำงาน

นอกจากนี้ กฎหมายห้ามว่าจ้างผู้เยาว์/เด็กอายุต่ำกว่า 15 (สิบห้า) ปี หากฝ่าฝืนอาจมีโทษทางอาญา (เช่น ปรับ จำคุก) นายจ้างจึงไม่สามารถรับผู้สมัครดังกล่าวเข้าทำงานได้

ในกรณีที่ผู้สมัครเป็นผู้เยาว์/เด็ก (เช่น ผู้ที่มีอายุตั้งแต่ 15 ปี แต่ยังไม่ครบ 20 ปีบริบูรณ์) อาจจำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากผู้ปกครอง ผู้ปกครองอาจจัดทำหนังสือยินยอมให้เด็กทำงานเพื่อแสดงความยินยอมให้ผู้เยาว์/เด็กนั้นทำงาน

ควรกำหนดระยะเวลาของหนังสือรับเข้าทำงาน อย่างไร

นายจ้างอาจกำหนดระยะเวลาตอบรับข้อเสนอตามที่นายจ้างเห็นสมควรไว้ในหนังสือรับเข้าทำงานด้วยก็ได้

ในกรณีที่ผู้สมัครไม่ตอบรับข้อเสนอภายในระยะเวลาที่กำหนด นายจ้างมีสิทธิเปลี่ยนแปลงและ/หรือยกเลิกข้อเสนอในหนังสือรับเข้าทำงานได้

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในหนังสือรับเข้าทำงานแล้ว

นายจ้างควรจัดทำหนังสือรับเข้าทำงานเป็นลายลักษณ์อักษร และให้นายจ้างหรือตัวแทนลงนามในหนังสือให้เรียบร้อย

เมื่อจัดทำและลงนามในหนังสือเรียบร้อยแล้ว นายจ้างอาจพิจารณาดำเนินการ ดังต่อไปนี้

• จัดเก็บสำเนาหนังสือรับเข้าทำงานนั้นไว้ ณ สถานประกอบกิจการหรือสำนักงานเพื่อการอ้างอิง
• นำส่งหนังสือรับเข้าทำงานให้แก่ผู้สมัครเพื่อลงนามตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงานต่อไป

ในกรณีที่ผู้สมัครตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงาน นายจ้างและพนักงาน/ลูกจ้างอาจพิจารณาจัดทำสัญญาจ้างแรงงานเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีความละเอียดและครบถ้วนต่อไป เช่น สัญญาจ้างแรงงาน สัญญาจ้างแรงงานโดยการทำงานที่บ้าน (Work from Home) สัญญาจ้างพนักงานประเภทไม่เต็มเวลา (Part-time) แล้วแต่กรณี

หนังสือรับเข้าทำงานจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

นายจ้างไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน

อย่างไรก็ดี เมื่อรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน นายจ้างอาจมีหน้าที่ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างและแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน/ลูกจ้างต่อสำนักงานประกันสังคมภายในระยะเวลาที่กำหนด และนำส่งเงินสมทบประจำทุกเดือน

มีค่าใช้จ่ายใดบ้างที่เกี่ยวข้องในการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน

นายจ้างไม่มีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงในการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน

อย่างไรก็ดี เมื่อนายจ้างรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน นายจ้างอาจมีค่าใช้จ่ายที่ต้องพิจารณา เช่น

• การจ่ายค่าจ้าง/เงินเดือนแก่พนักงาน/ลูกจ้างไม่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่และในแต่ละอาชีพ
• การนำส่งเงินสมทบส่วนของนายจ้างและลูกจ้างที่หักจากค่าจ้าง/เงินเดือนของพนักงาน/ลูกจ้างให้แก่สำนักงานประกันสังคมตามอัตราที่กฎหมายกำหนดเป็นประจำทุกเดือน

ระยะเวลาทดลองงาน (Probation) คืออะไร

ระยะเวลาทดลองงาน (Probation) คือ ช่วงระยะเวลาที่นายจ้างกำหนดใช้บังคับกับพนักงาน/ลูกจ้างที่เข้ามาทำงานใหม่กับนายจ้าง เพื่อเป็นช่วงเวลาที่นายจ้างประเมินการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้างว่ามีความเหมาะสมกับตำแหน่งดังกล่าว หรือไม่ หากลูกจ้างไม่มีความรู้/ความสามารถที่เหมาะสม นายจ้างอาจเปลี่ยนแปลงหน้าที่ ตำแหน่งงาน หรือความรับผิดชอบ รวมถึงอาจเลิกจ้างได้

นายจ้างอาจกำหนดระยะเวลาการทดลองงานตามความเหมาะสมของงาน อย่างไรก็ดี ในกรณีที่นายจ้างเลิกจ้างพนักงาน/ลูกจ้างที่มีอายุงานตั้งแต่ 120 วัน นายจ้างอาจมีหน้าที่จ่ายค่าชดเชยตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดหากไม่เข้าข้อยกเว้นการจ่ายค่าชดเชย (เช่น กระทำความผิดร้ายแรง การจ้างงานเฉพาะคราว)

พนักงาน/ลูกจ้างจำเป็นต้องมีใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) หรือไม่

พนักงาน/ลูกจ้างที่มีสัญชาติไทย/เป็นคนไทยไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาตทำงาน (Work Permit)

ในกรณีที่พนักงาน/ลูกจ้างเป็นคนต่างด้าว (เช่น ลูกจ้างไม่มีสัญชาติไทย/เป็นชาวต่างชาติ) จำเป็นต้องมีใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) จึงจะสามารถทำงานในประเทศไทยอย่างถูกกฎหมาย ในกรณีที่นายจ้างรับพนักงาน/ลูกจ้างต่างด้าวเข้าทำงานโดยไม่มีใบอนุญาตทำงาน นายจ้างและลูกจ้างอาจมีความผิดและโทษทางอาญา

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในหนังสือรับเข้าทำงาน

นายจ้างควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือรับเข้าทำงาน ดังต่อไปนี้

• ผู้สมัคร เช่น ชื่อ นามสกุลของผู้สมัครที่จะรับเข้าทำงาน
• รายละเอียดการจ้างงาน เช่น ลักษณะการจ้าง ตำแหน่งงาน ค่าตอบแทน สิทธิประโยชน์ สวัสดิการ ระยะเวลาการจ้าง วันที่เริ่มทำงาน สถานที่ทำงาน วัน/เวลาทำงาน
• ข้อกำหนดอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น การทดลองงาน เงื่อนไขการรับเข้าทำงาน กำหนดระยะเวลาตอบรับ

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับหนังสือรับเข้าทำงาน

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงานมี ดังต่อไปนี้

• กฎหมายการจ้างแรงงาน พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน
• พระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์
• พระราชบัญญัติประกันสังคม
• พระราชบัญญัติเงินทดแทน
• พระราชกำหนดการบริหารจัดการการทำงานของคนต่างด้าว (ในกรณีที่ผู้สมัครเป็นบุคคลต่างด้าว/ไม่มีสัญชาติไทย)
• ประกาศกระทรวงแรงงาน เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการเรียกหรือรับหลักประกันการทำงาน หรือหลักประกันความเสียหายในการทำงานจากลูกจ้าง
  
  

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้