หนังสือรับรองการทำงาน

หนังสือรับรองการทำงานคืออะไร

หนังสือรับรองการทำงาน (Certificate of Employment) หรือหนังสือรับรองการจ้าง คือ หนังสือที่ออกโดยนายจ้างของพนักงาน/ลูกจ้างเพื่อรับรองว่าในระยะเวลาการจ้างงานกับนายจ้าง พนักงาน/ลูกจ้างนั้นมีลักษณะการทำงานอย่างไร เช่น ลักษณะการจ้างงาน ตำแหน่งงาน ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ ระยะเวลาการทำงาน (อายุงาน) ประสบการณ์ในการทำงาน รวมถึง รายได้ของพนักงาน/ลูกจ้าง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเกี่ยวกับการทำงาน/ประสบการณ์ในการทำงานของตน เช่น

• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการสมัครเรียนในระดับปริญญาขั้นสูง
• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการสมัครใช้บริการสินเชื่อกับธนาคาร/สถาบันการเงิน (เช่น บัตรเครดิต การกู้ยืมเงิน)
• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการสมัครขอรับการตรวจประทับตรา (VISA) ที่สถานทูต/สถานกงสุล
• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการสมัครงานกับนายจ้างอื่น
• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการทำธุรกรรมต่างๆ ที่ต้องการหลักฐานพิสูจน์ประสบการณ์ในการทำงาน อาชีพ และ/หรือรายได้

การทำงานกับนายจ้าง เช่น การทำงานตามสัญญาจ้างแรงงาน สัญญาจ้างแรงงานโดยการทำงานที่บ้าน (Work from Home) สัญญาจ้างพนักงานประเภทไม่เต็มเวลา (Part-time)

หนังสือรับรองการทำงานและหนังสือรับรองเงินเดือนแตกต่างกัน อย่างไร

หนังสือรับรองการทำงานและหนังสือรับรองเงินเดือนต่างก็เป็นหนังสือที่ออกโดยนายจ้างของพนักงาน/ลูกจ้างเพื่อรับรองข้อเท็จจริงต่างๆ เกี่ยวกับพนักงาน/ลูกจ้างเช่นกัน และมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับพนักงาน/ลูกจ้างที่คล้ายกัน (เช่น ตำแหน่งงาน อายุงาน) โดยที่หนังสือรับรองการทำงานจะมุ่งเน้นไปที่การรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำงาน ลักษณะงาน และประสบการณ์ในการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้าง รวมถึง รายได้ของพนักงาน/ลูกจ้างด้วย (ถ้ามี) ในขณะที่หนังสือรับรองเงินเดือนจะมุ่งเน้นไปที่การรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายได้ของพนักงาน/ลูกจ้างเพียงอย่างเดียว

นายจ้างจำเป็นต้องทำหนังสือรับรองการทำงานให้พนักงาน/ลูกจ้าง หรือไม่

อาจแบ่งได้เป็น 2 กรณี ได้แก่

• ไม่จำเป็น ในกรณีที่พนักงาน/ลูกจ้างยังคงทำงานอยู่กับนายจ้าง ไม่มีกฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำหนังสือรับรองการทำงานให้แก่พนักงาน/ลูกจ้าง ในกรณีนี้จึงเป็นสิทธิของนายจ้างในการพิจารณาว่าจะจัดทำหนังสือรับรองการทำงานให้พนักงาน/ลูกจ้าง หรือไม่ (เช่น พิจารณาตามความเหมาะสม/ความจำเป็น)
• จำเป็น ในกรณีที่การจ้างงานของพนักงาน/ลูกจ้างคนดังกล่าวสุดสิ้นลงแล้ว (เช่น ลาออก ถูกเลิกจ้าง สิ้นสุดสัญญาจ้าง) กฎหมายกำหนดให้พนักงาน/ลูกจ้างมีสิทธิที่จะได้รับใบสำคัญรับรองรายละเอียดเกี่ยวลักษณะการทำงานต่างๆ ในกรณีนี้นายจ้างจึงมีหน้าที่ต้องจัดทำหนังสือรับรองการทำงานให้แก่พนักงาน/ลูกจ้าง

ลักษณะการจ้างคืออะไร

ลักษณะการจ้างคือรูปแบบการจ้างงานระหว่างนายจ้างและพนักงาน/ลูกจ้างนั้น เช่น

• ลักษณะการทำงาน/ปฏิบัติงานเป็นพนักงานประจำ (Permanent) เช่น การจ้างงานตามสัญญาจ้างที่ไม่มีกำหนดระยะเวลา สัญญาจ้างพนักงานประจำ ซึ่งพนักงาน/ลูกจ้างจะทำงานเต็มเวลาทำงานของสถานประกอบกิจการของนายจ้าง และไม่มีกำหนดระยะเวลาการสิ้นสุดสัญญาจ้าง
• ลักษณะการทำงาน/ปฏิบัติงานเป็นพนักงานชั่วคราว (Temporary/Contracted) เช่น การจ้างงานตามสัญญาจ้างที่มีกำหนดระยะเวลาสิ้นสุดที่ชัดเจน สัญญาจ้างพนักงานชั่วคราว ซึ่งพนักงาน/ลูกจ้างจะทำงานเต็มเวลาทำงานของสถานประกอบกิจการของนายจ้าง และมีกำหนดระยะเวลาการสิ้นสุดสัญญาจ้างที่ชัดเจน
• ลักษณะการทำงาน/ปฏิบัติงานเป็นพนักงานนอกเวลา (Part-time) เช่น การจ้างงานตามสัญญาจ้างพนักงานประเภทไม่เต็มเวลา (Part-time) ซึ่งพนักงาน/ลูกจ้างจะทำงานไม่เต็มเวลาทำงานของสถานประกอบกิจการของนายจ้าง และมีกำหนดระยะเวลาการสิ้นสุดสัญญาจ้างที่ชัดเจน
• ลักษณะการทำงาน/ปฏิบัติงานเป็นพนักงานอิสระ (Freelance) ซึ่งพนักงาน/ลูกจ้างจะทำงานตามวัน เวลาทำงาน และระยะเวลาที่คู่สัญญาทั้ง 2 ฝ่ายตกลงร่วมกัน
• ลักษณะการทำงาน/ปฏิบัติงานในลักษณะอื่นๆ เช่น พนักงานฝึกงาน

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในหนังสือรับรองการทำงาน

เนื่องจากหนังสือรับรองการทำงานเป็นการรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำงาน ลักษณะงาน และประสบการณ์ในการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้าง นายจ้างจึงไม่ควรระบุข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือข้อมูลที่เป็นเท็จไม่ตรงตามความเป็นความจริง ทั้งนี้ เนื่องจากหากมีการนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้ประกอบอ้างอิง และปรากฏว่าข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง/ไม่เป็นจริงนั้นทำให้พนักงาน/ลูกจ้าง หรือบุคคลอื่นเสียหาย ผู้รับรอง/นายจ้างอาจจะถูกดำเนินการทางกฎหมายได้

ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำงาน ลักษณะงาน และประสบการณ์ในการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้างที่นายจ้างระบุลงในหนังสือรับรองการทำงานจะต้องเป็นข้อเท็จจริงที่เป็นคุณหรือเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน/ลูกจ้าง เนื่องจากหากข้อเท็จจริงที่เป็นโทษต่อพนักงาน/ลูกจ้าง (เช่น การปฏิบัติงานที่ผิดพลาด การกระทำความผิด การลงโทษทางวินัย) อาจทำให้พนักงาน/ลูกจ้างได้รับความเสียหายได้

นอกจากนี้ ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ที่พนักงาน/ลูกจ้างได้รับ (ถ้ามี) จะต้องไม่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่และในแต่ละอาชีพ ทั้งนี้ เนื่องจากการจ่ายค่าจ้างที่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำเป็นการปฏิบัติผิดกฎหมายแรงงาน และนายจ้างอาจมีความรับผิดทางกฎหมาย

หนังสือรับรองการทำงานเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือรับรองการทำงาน ได้แก่

• นายจ้าง (เช่น บุคคลที่ว่าจ้างลูกจ้างให้ทำงานให้กับตน และจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้าง) ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่นายจ้างมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดทำหนังสือรับรองการทำงาน (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล) ซึ่งเป็นผู้จัดทำและลงนามในหนังสือรับรองการทำงาน เพื่อรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้าง
• พนักงาน/ลูกจ้าง (เช่น บุคคลที่ทำงานให้กับนายจ้างเพื่อได้รับค่าตอบแทนเป็นค่าจ้าง) ซึ่งเป็นผู้ขอรับหนังสือรับรองการทำงาน เพื่อนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเกี่ยวกับการทำงาน/ประสบการณ์ในการทำงานของตน

บุคคลใดไม่สามารถลงนามและ/หรือจัดทำหนังสือรับรองการทำงาน

นายจ้าง (เช่น บุคคลที่ว่าจ้างลูกจ้างให้ทำงานให้กับตน และจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้าง) ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่นายจ้างมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดทำหนังสือรับรองการทำงาน (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล) เท่านั้น ที่ควรเป็นผู้ลงนามในหนังสือรับรองการทำงาน

ควรกำหนดระยะเวลาของหนังสือรับรองการทำงาน อย่างไร

หนังสือรับรองการทำงานไม่มีการกำหนดระยะเวลาการมีผลบังคับใช้ โดย หนังสือรับรองการทำงานเป็นการรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำงาน/ประสบการณ์ในการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้าง ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง (เช่น วันที่ออกหนังสือรับรองการทำงาน)

อย่างไรก็ดี วันที่ออกหนังสือรับรองการทำงานอาจมีผลต่อการนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้อ้างอิง (เช่น ธนาคาร/สถาบันการเงินอาจกำหนดให้ต้องใช้หนังสือรับรองการทำงานที่ออกมาแล้วไม่เกิน 6 เดือน)

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในหนังสือรับรองการทำงานแล้ว

เมื่อจัดทำและลงนามในหนังสือรับรองการทำงานเรียบร้อยแล้ว นายจ้างอาจนำส่งหนังสือรับรองการทำงานให้แก่พนักงาน/ลูกจ้างผู้ขอรับหนังสือรับรองการทำงาน เพื่อพนักงาน/ลูกจ้างสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเกี่ยวกับการทำงาน/ประสบการณ์ในการทำงานของตนตามวัตถุประสงค์ต่อไป โดยอาจจัดทำสำเนาไว้เพื่อการอ้างอิงในอนาคต

เนื่องจากข้อมูลบางรายการในหนังสือรับรองการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้างแต่ละคนอาจถือเป็นข้อมูลความลับและข้อมูลเฉพาะบุคคล (เช่น รายได้) ในการนำส่งหนังสือรับรองการทำงานให้แก่พนักงาน/ลูกจ้าง นายจ้างอาจส่งมอบด้วยวิธีลับ (เช่น บรรจุซองปิดผนึกและระบุชั้นความลับที่หน้าซองจดหมาย)

จะต้องแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบหนังสือรับรองการทำงานด้วย หรือไม่

โดยทั่วไปหนังสือรับรองการทำงานย่อมเพียงพอต่อการรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำงาน/ประสบการณ์ในการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้าง

อย่างไรก็ดี นายจ้างและพนักงาน/ลูกจ้างอาจพิจารณาแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบหนังสือรับรองการทำงานตามที่เห็นสมควรเพิ่มเติมด้วยก็ได้ (เช่น ประกาศนียบัตร/รางวัลที่พนักงาน/ลูกจ้างเคยได้รับ สลิปเงินเดือนจากระบบบัญชีเงินเดือน/Payroll System) ทั้งนี้ เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่พนักงาน/ลูกจ้างจะนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้

หนังสือรับรองการทำงานจำเป็นจะต้องได้การรับรองลายมือชื่อหรือรับรองเอกสารจากหน่วยงานของรัฐหรือทนายความที่ขึ้นทะเบียน (Notary Public) หรือไม่

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และ/หรือข้อกำหนดของหน่วยงานที่พนักงาน/ลูกจ้างจะนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้ เช่น

• ในกรณีที่พนักงาน/ลูกจ้างนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้ประกอบการสมัครใช้บริการสินเชื่อกับธนาคาร/สถาบันการเงิน (เช่น บัตรเครดิต การกู้ยืมเงิน) ธนาคาร/สถาบันการเงินอาจไม่ได้กำหนดให้หนังสือรับรองการทำงานจำเป็นจะต้องได้การรับรองลายมือชื่อหรือรับรองเอกสารจากหน่วยงานของรัฐหรือทนายความที่ขึ้นทะเบียน (Notary Public) หรือ
• ในกรณีที่พนักงาน/ลูกจ้างนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้ประกอบการสมัครขอรับการตรวจประทับตรา (VISA) ที่สถานทูต/สถานกงสุลต่างประเทศ สถานทูต/สถานกงสุลนั้นอาจกำหนดให้หนังสือรับรองการทำงานจำเป็นจะต้องได้การรับรองลายมือชื่อหรือรับรองเอกสารจากหน่วยงานของรัฐ (เช่น สถานกงสุลไทย) หรือทนายความที่ขึ้นทะเบียน (Notary Public) ด้วย

หนังสือรับรองการทำงานจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

นายจ้างและพนักงาน/ลูกจ้างไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำหนังสือรับรองการทำงาน

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในหนังสือรับรองการทำงาน

นายจ้างควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือรับรองการทำงาน ดังต่อไปนี้

• นายจ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ
• พนักงาน/ลูกจ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ ตำแหน่งงาน
• ลักษณะการจ้าง เช่น ประจำ ชั่วคราว นอกเวลา/ไม่เต็มเวลา (Part-time)
• ประสบการณ์ในการทำงาน เช่น ตำแหน่งงาน ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ ระยะเวลาการทำงาน (อายุงาน)
• รายได้ (ถ้ามี) เช่น รายได้ประจำและรายได้อื่นๆ
• การปฏิบัติงานที่สำคัญ (ถ้ามี) เช่น การรับผิดชอบโครงการ/กิจกรรมสำคัญของนายจ้าง ได้รับรางวัลสำคัญจากนายจ้าง

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองการทำงาน

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือรับรองการทำงานมี ดังต่อไปนี้

• ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ลักษณะ 6 จ้างแรงงาน)
• พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน
• อัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่และในแต่ละอาชีพ

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้