หนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง

หนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้างคืออะไร

หนังสือเตือนการปฏิบัติงาน/พฤติกรรมของพนักงาน/ลูกจ้าง (Employee Warning Letter) คือ หนังสือที่ออกโดยนายจ้างเพื่อแจ้งให้พนักงาน/ลูกจ้างรับทราบถึงปัญหา/การกระทำความผิดของตนและนำไปปรับปรุง/แก้ไขตามที่นายจ้างกำหนด

โดย ปัญหา/สาเหตุการตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง เช่น

• เข้างานสาย/เลิกงานก่อนเวลา
• ปฏิบัติงานผิดพลาด/บกพร่อง/ล่าช้า
• มีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม (เช่น ทุจริต ล่วงละเมิดทางเพศเพื่อนร่วมงาน)
• ปฏิบัติผิดข้อบังคับการทำงาน ระเบียบ คำสั่งนายจ้าง

ในกรณีที่นายจ้างต้องการจะเลิกจ้างพนักงาน/ลูกจ้าง นายจ้างอาจเลือกใช้หนังสือเลิกจ้าง

จำเป็นต้องทำหนังสือเตือน หรือไม่

จำเป็น นายจ้างควรจัดทำหนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้างเป็นลายลักษณ์อักษร ในกรณีที่เป็นความผิดร้ายแรง หรือเป็นความผิดที่นายจ้างเห็นว่าควรจะมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งนี้ เพื่อ

• ป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
• ใช้เป็นหลักฐานประกอบในการเลิกจ้างในภายหลังหากพนักงาน/ลูกจ้างยังคงปฏิบัติความผิดเดิมซ้ำอีกๆ (เช่น ไม่ยอมปรับปรุงแก้ไข)

อย่างไรก็ดี เนื่องจากความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับพนักงาน/ลูกจ้างมักจะเป็นไปด้วยความถ้อยทีถ้อยอาศัย ในกรณีที่เป็นความผิดครั้งแรกและเป็นความผิดเล็กน้อย นายจ้างอาจพิจารณาตักเตือนโดยวาจา เพื่อไม่ให้พนักงาน/ลูกจ้างเสียกำลังใจในการทำงาน

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในหนังสือเตือน

ในกรณีที่นายจ้างจะใช้มาตรการลงโทษทางวินัย (เช่น พักงาน เพิกถอนสิทธิการได้รับเงินตอบแทนพิเศษ/โบนัส ภาคทัณฑ์) จะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้างแรงงาน ข้อบังคับการทำงาน และ/หรือกฎหมายคุ้มครองแรงงาน แล้วแต่เงื่อนไขใดเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน/ลูกจ้างที่สุด

จำเป็นจะต้องดำเนินการอย่างไรก่อนทำหนังสือเตือน

นายจ้างไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการใดๆ ก่อนตามกฎหมายในการจัดทำหนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง ในกรณีที่ปรากฏสาเหตุ/เหตุการณ์ที่ต้องการตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง

อย่างไรก็ดี นายจ้างอาจดำเนินการตรวจสอบข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสาเหตุ/เหตุการณ์ให้ถูกต้องและครบถ้วนเสียก่อน เช่น

• การตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง
• การเก็บและรวบรวมหลักฐานที่เกี่ยวข้อง
  
  

หนังสือเตือนเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง ได้แก่

• นายจ้าง (เช่น บุคคลที่ว่าจ้างลูกจ้างให้ทำงานให้กับตน และจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้าง) ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่มีอำนาจตักเตือน/ลงโทษพนักงาน/ลูกจ้าง (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล หัวหน้างาน/ผู้บังคับบัญชา) ซึ่งเป็นลงนามในหนังสือเตือน
• พนักงาน/ลูกจ้าง (เช่น บุคคลที่ทำงานให้กับนายจ้างเพื่อได้รับค่าตอบแทนเป็นค่าจ้าง) ซึ่งเป็นผู้ได้รับหนังสือเตือนจากนายจ้าง
  
  

บุคคลใดไม่สามารถลงนามและ/หรือเข้าทำหนังสือเตือน

นายจ้าง ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง หรือตัวแทนที่มีอำนาจตักเตือนหรือลงโทษพนักงาน/ลูกจ้าง เท่านั้น ที่ควรเป็นผู้ลงนามในหนังสือเตือน

ควรกำหนดระยะเวลาของหนังสือเตือน อย่างไร

ในกรณีที่นายจ้างจะบังคับใช้มาตรการลงโทษทางวินัย (เช่น การพักงาน การเพิกถอนสิทธิการได้รับเงินตอบแทนพิเศษ/โบนัส ภาคทัณฑ์) ระยะเวลาการลงโทษทางวินัยดังกล่าวจะต้องเป็นไปตามสัญญาจ้างแรงงาน ข้อบังคับการทำงาน และ/หรือกฎหมายคุ้มครองแรงงาน แล้วแต่เงื่อนไขใดเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน/ลูกจ้างที่สุด

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในหนังสือเตือนแล้ว

นายจ้างจัดทำหนังสือตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรและลงนามโดยนายจ้างหรือตัวแทนที่มีอำนาจตักเตือน/ลงโทษทางพนักงาน/ลูกจ้าง (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล หัวหน้างาน/ผู้บังคับบัญชา)

เมื่อจัดทำและลงนามในหนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้างเรียบร้อยแล้ว นายจ้างอาจพิจารณาดำเนินการ ดังต่อไปนี้

• แนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตักเตือน (ถ้ามี)
• จัดทำสำเนาเก็บไว้ ณ สถานประกอบกิจการหรือสำนักงานของนายจ้าง เพื่อการอ้างอิงในอนาคต
• นำส่งหนังสือตักเตือนให้แก่พนักงาน/ลูกจ้าง ด้วยวิธีลับ (เช่น บรรจุซองปิดผนึกและระบุชั้นความลับที่หน้าซองจดหมาย)
• ให้พนักงาน/ลูกจ้างลงนามรับทราบการตักเตือน เพื่อให้พนักงาน/ลูกจ้างมีโอกาสตรวจสอบความถูกต้อง/ข้อเท็จจริงที่ปรากฏในหนังสือตักเตือน และได้มีโอกาสชี้แจง อธิบาย หรือโต้แย้งข้อเท็จจริง (ถ้ามี)
  
  

จะต้องแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบหนังสือเตือนด้วย หรือไม่

นายจ้างอาจพิจารณาแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง (ถ้ามี) โดยเฉพาะหลักฐานเกี่ยวกับสาเหตุ/เหตุการณ์ที่ต้องการจะตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง เช่น

• บันทึกวันและเวลาที่พนักงาน/ลูกจ้างเข้างานสาย-ออกงานก่อนเวลา
• ภาพบันทึกจากกล้องวงจรปิด (CCTV) ที่พนักงาน/ลูกจ้างมีพฤติกรรมทุจริต
• รายงานผลการประเมินการปฏิบัติงานที่ไม่ผ่านเกณฑ์/ไม่เป็นไปตามตัววัดผล (KPIs)
  
  

หนังสือเตือนจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

นายจ้างไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำหนังสือตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง

นายจ้างจำเป็นต้องทำหนังสือตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้างก่อนทำหนังสือเลิกจ้าง หรือไม่

อาจจำเป็น นายจ้างอาจจำเป็นต้องทำหนังสือตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้างก่อนทำหนังสือเลิกจ้าง ในกรณีที่นายจ้างจะเลิกจ้างพนักงาน/ลูกจ้างด้วยเหตุที่พนักงาน/ลูกจ้างทำความผิดที่ไม่ร้ายแรง (เช่น เข้างานสาย) หรือมีผลการปฏิบัติงานที่ไม่ดีหรือบกพร่องที่ไม่ได้ร้ายแรงหรือก่อให้นายจ้างได้รับความเสียหาย (เช่น ทำงานผิดพลาดเล็กน้อย) เพื่อให้พนักงาน/ลูกจ้างได้มีโอกาสพัฒนาและปรับปรุงแก้ไขพฤติกรรมหรือการปฏิบัติงานก่อน

อย่างไรก็ดี ในกรณีที่เป็นความผิดร้ายแรง นายจ้างย่อมสามารถจัดทำหนังสือเลิกจ้างได้โดยทันที โดยไม่จำเป็นต้องจัดทำหนังสือตักเตือนพนักงาน/ลูกจ้างก่อน เช่น

• ปฏิบัติฝ่าฝืนกฎ ระเบียบ ประกาศ คำสั่ง ข้อบังคับการทำงานอย่างร้ายแรง เช่น ขัดคำสั่งของผู้บังคับบัญชาโดยไม่มีเหตุสมควรและทำให้นายจ้างเสียหาย ทะเลาะวิวาทในที่ทำงาน
• ทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย เช่น ประมาท ไม่ระมัดระวัง ทำงานผิดพลาดในเรื่องสำคัญ ขาดทักษะ ความรู้ ความสามารถ ความชำนาญในงานที่ทำ ทำงานไม่ได้ตามความมุ่งหมายของสัญญาจ้าง
• มีพฤติกรรมทุจริต เช่น เรียกรับเงินสินบนจากคู่ค้า ใช้ให้พนักงานในบังคับบัญชาทำงานส่วนตัวให้
• ฝ่าฝืนกฎหมายอาญาต่อนายจ้างหรือในที่ทำงาน เช่น ลักทรัพย์ ยักยอก ทำลายทรัพย์ของนายจ้าง เล่นการพนันในที่ทำงาน ล่วงละเมิดทางเพศ
• ละทิ้งหน้าที่ ตั้งแต่ 3 วันทำงานติดต่อกัน โดยไม่มีเหตุอันสมควร เช่น ขาดงาน ไม่มาทำงาน
• ถูกพิพากษาถึงที่สุดให้จำคุกซึ่งไม่ใช่ความผิดกระทำโดยประมาทหรือความผิดลหุโทษ
• ถูกพิพากษาถึงที่สุดให้จำคุกในความผิดที่กระทำโดยประมาทหรือความผิดลหุโทษซึ่งทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย
  
  

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในหนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง

นายจ้างควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง ดังต่อไปนี้

• พนักงาน/ลูกจ้างที่จะถูกตักเตือน เช่น ชื่อ นามสกุล เลขที่บัตรประจำตัวประชาชน เพื่อการอ้างอิงที่ถูกต้อง
• สาเหตุ/เหตุการณ์ที่ต้องการตักเตือน เช่น รายละเอียดเหตุการณ์/ข้อเท็จจริง วันเวลาที่เกิดเหตุ หลักฐาน/เอกสารประกอบ
• มาตรการอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น การป้องกันและแก้ไข การลงโทษทางวินัย
  
  

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับหนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้างมี ดังต่อไปนี้

• พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน
  
  

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้