หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า

หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าคืออะไร

หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า หรือจดหมายเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า คือ หนังสือที่ออกโดยผู้ให้เช่าส่งถึงผู้เช่าเพื่อแจ้งให้ผู้เช่าทราบว่าผู้เช่ามีหนี้ค่าเช่าที่ค้างชำระอยู่และยังไม่ได้ชำระ ผู้เช่าชำระแล้วแต่ไม่ครบถ้วน หรือผู้เช่าชำระแล้วแต่ไม่ถูกต้อง รวมถึงมาตรการของผู้ให้เช่าในการแก้ไขปัญหาการไม่ชำระค่าเช่าดังกล่าว (เช่น การเรียกร้องให้ชำระค่าเช่าภายในระยะเวลาที่กำหนด การบังคับใช้ค่าปรับ การฟ้องดำเนินคดีขับไล่ต่อไป) ตามสัญญาเช่า (เช่น สัญญาเช่าสิ่งปลูกสร้างเพื่ออยู่อาศัย สัญญาเช่าอาคาร/พื้นที่พาณิชย์ สัญญาเช่าสำนักงานสำเร็จรูป (Serviced Office) สัญญาเช่าที่ดินเพื่อการเกษตร)

หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าและหนังสือบอกกล่าวการปฏิบัติผิดสัญญาเช่าแตกต่างกัน อย่างไร

แม้หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าและหนังสือบอกกล่าวการปฏิบัติผิดสัญญาเช่าจะเป็นหนังสือที่ผู้ให้เช่าจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งให้ผู้เช่าทราบถึงการกระทำผิดสัญญาเช่าของผู้เช่าเหมือนกัน อย่างไรก็ดี หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าและหนังสือบอกกล่าวการปฏิบัติผิดสัญญาเช่ามีความแตกต่างกัน เช่น

• หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าถูกจัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ผู้เช่าทราบว่าผู้เช่าปฏิบัติผิดสัญญาเช่าในเรื่องเกี่ยวกับการชำระค่าเช่าโดยเฉพาะ (เช่น ติดค้างไม่ชำระค่าเช่า ชำระค่าเช่าไม่ครบถ้วน ชำระค่าเช่าไม่ถูกต้อง) รวมถึงกำหนดมาตรการป้องกันและแก้ไข และมาตรการลงโทษ (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้เช่ายังคงไม่ชำระค่าเช่า
• หนังสือบอกกล่าวการปฏิบัติผิดสัญญาเช่าถูกจัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้ง/ตักเตือนให้ผู้เช่าทราบว่าผู้เช่าปฏิบัติผิดสัญญาเช่าในเรื่องอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวกับการชำระค่าเช่า (เช่น ทำทรัพย์สินที่เช่าเสียหาย ก่อความเดือดร้อนรำคาญ) รวมถึง กำหนดมาตรการป้องกันและแก้ไข และมาตรการลงโทษ (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้เช่ายังคงไม่ยุติการปฏิบัติผิดสัญญานั้น
  
  

จำเป็นต้องทำหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า หรือไม่

อาจจำเป็น ในกรณีที่ผู้ให้เช่าต้องการบอกเลิกสัญญาเช่า และในกรณี ดังต่อไปนี้

• ในกรณีที่มีข้อตกลงในสัญญาเช่ากำหนดเงื่อนไขการบอกเลิกสัญญาเช่า กำหนดให้ในกรณีที่ผู้เช่าผิดนัดชำระค่าเช่าผู้ให้เช่าต้องบอกกล่าว/ตักเตือนให้ผู้เช่าปรับปรุงแก้ไขก่อนระยะเวลาหนึ่ง (เช่น ชำระค่าเช่า) หากผู้เช่าไม่ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขภายในระยะเวลาดังกล่าวผู้ให้เช่าจึงจะมีสิทธิบอกเลิกสัญญาเช่า
• ในกรณีที่ไม่มีข้อตกลงในสัญญาเช่ากำหนดเงื่อนไขการบอกเลิกสัญญาเช่า กฎหมายกำหนดให้ในกรณีที่ผู้เช่าผิดนัดชำระค่าเช่าและผู้ให้เช่าประสงค์จะบอกเลิกสัญญาเช่า ผู้ให้เช่าต้องบอกกล่าวทวงถามให้ผู้เช่าชำระค่าเช่าก่อนอย่างน้อย 15 วัน หากผู้ให้เช่ายังไม่ได้รับชำระค่าเช่าจากผู้เช่า ผู้ให้เช่าจึงจะบอกเลิกสัญญาเช่าได้ ยกเว้นในกรณีที่คู่สัญญามีการกำหนดระยะเวลาการชำระค่าเช่าน้อยกว่า 1 เดือน (เช่น การตกลงเช่าและชำระค่าเป็นเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์) ในกรณีเช่นนี้ ผู้ให้เช่าสามารถบอกเลิกสัญญาเช่าได้ทันทีหากปรากฏว่าผู้เช่าผิดนัดชำระค่าเช่า

นอกจากนี้ ในกรณีที่ผู้ให้เช่ามีความประสงค์จะจำหน่ายค่าเช่านั้นเป็นหนี้สูญ (Write off) เพื่อประโยชน์ในทางภาษีเงินได้ของนิติบุคคล ผู้ให้เช่าอาจมีความจำเป็นต้องจัดทำหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าเพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าผู้ให้เช่าได้ดำเนินการติดตามทวงถามกับผู้เช่า/ลูกหนี้ตามสมควรแล้ว ทั้งนี้ ตามกฎหมายและแนววินิจฉัยที่เกี่ยวข้องกับการจำหน่ายหนี้สูญของกรมสรรพากร (เช่น การติดตามทวงถามโดยมีหลักฐานการติดตามทวงถามเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 2 ครั้ง และการดำเนินการอย่างอื่นตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดตามแต่ละลำดับขั้นของมูลค่าหนี้)

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า

ผู้ให้เช่าควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า ดังต่อไปนี้

• ผู้เช่า เช่น ชื่อ ที่อยู่ เพื่อการอ้างอิงที่ถูกต้อง
• สัญญาเช่า เช่น สิ่งปลูกสร้างที่เช่า วันที่ทำสัญญาเช่า และเลขที่อ้างอิงสัญญาเช่า (ถ้ามี)
• ค่าเช่าที่ค้างชำระ เช่น จำนวนเงิน รายละเอียดรายการค่าเช่าที่ค้างชำระแต่ละช่วงเวลา
• มาตรการหรือการดำเนินการขั้นต่อไป/ขั้นเด็ดขาดในกรณีที่ผู้เช่ายังคงไม่ชำระค่าเช่า เช่น ค่าปรับตามสัญญา/กฎหมาย บอกเลิกสัญญาเช่าและฟ้องคดีขับไล่ผู้เช่า

ในกรณีที่มีข้อตกลงเกี่ยวกับค่าปรับการชำระค่าเช่าล่าช้าตามสัญญาเช่าหรือไม่ได้มีการตกลงกันไว้แต่ผู้ให้เช่าต้องการจะเรียกร้องเอาค่าปรับตามกฎหมาย ผู้ให้เช่าควรจะแสดงเจตนาและ/หรือข้อความที่จะเรียกเอาค่าปรับกับผู้เช่าไว้ในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าด้วย เพื่อเป็นการแสดงออกและเป็นหลักฐานว่าผู้ให้เช่าสงวนสิทธิการเรียกค่าปรับจากกรณีการชำระค่าเช่าล่าช้า

หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า ได้แก่

• ผู้ให้เช่า (เช่น ผู้ที่นำสิ่งปลูกสร้างนั้นออกให้เช่าและเรียกเก็บค่าเช่า) ตัวแทนผู้มีอำนาจของผู้ให้เช่า (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่ผู้ให้เช่ามอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการบริหารจัดการสิ่งปลูกสร้าง/อสังหาริมทรัพย์และ/หรือการเรียกเก็บค่าเช่า (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายอาคาร ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน) ซึ่งเป็นจัดทำและผู้ลงนามในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า
• ผู้เช่าที่ผิดนัดชำระค่าเช่า (เช่น ผู้ที่มีสิทธิได้ใช้หรือได้รับประโยชน์ในสิ่งปลูกสร้างที่เช่านั้นและมีหน้าที่จ่ายค่าเช่าให้ผู้ให้เช่า) ตัวแทนผู้มีอำนาจของผู้เช่า (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่ผู้เช่ามอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการเช่าสิ่งปลูกสร้าง/อสังหาริมทรัพย์และ/หรือการชำระค่าเช่า (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายอาคาร) ซึ่งเป็นผู้ได้รับหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าในฐานะผู้เช่า เพื่อนำไปใช้พิจารณาอ้างอิงและ/หรือดำเนินการชำระค่าเช่าต่อไป
  
  

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าแล้ว

ผู้ให้เช่าควรจัดทำหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าเป็นลายลักษณ์อักษรและลงนามโดยผู้ให้เช่าหรือตัวแทนผู้มีอำนาจของผู้ให้เช่า

เมื่อจัดทำและลงนามในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าเรียบร้อยแล้ว ผู้ให้เช่าอาจพิจารณาดำเนินการ ดังต่อไปนี้

• ผู้ให้เช่าอาจจัดทำสำเนาหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าเก็บไว้เพื่อการอ้างอิงในอนาคต
• ผู้ให้เช่านำส่งหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าให้แก่ผู้เช่าตามที่อยู่ วิธีการ และรูปแบบการส่งคำบอกกล่าวที่กำหนดไว้โดยเฉพาะไว้ในสัญญาเช่า (ถ้ามี) (เช่น จดหมายอิเล็กทรอนิกส์) ในกรณีที่ไม่มีการกำหนดวิธีการและรูปแบบการส่งคำบอกกล่าวเอาไว้ในสัญญาเช่าโดยเฉพาะ ผู้ให้เช่าอาจนำส่งหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าให้แก่ผู้เช่าด้วยตนเอง หรือไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับไปยังสำนักงานหรือภูมิลำเนาของผู้เช่า
• ผู้ให้เช่าจัดเก็บหลักฐานในการจัดส่งหรือนำส่งหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้านั้นไว้เป็นหลักฐาน (เช่น บันทึกระบบรายงานสถานะการจัดส่ง ใบรับ-ส่งเอกสาร)

เนื่องจากข้อมูลบางรายการในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าอาจถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เช่าที่มีความอ่อนไหว (เช่น การติดค้างชำระค่าเช่า) และอาจทำให้ผู้เช่าได้รับความเสียหายต่อชื่อเสียงได้ ในการนำส่งหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าให้แก่ผู้เช่า ผู้ให้เช่าอาจส่งมอบด้วยวิธีลับ (เช่น บรรจุซองปิดผนึก)

หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

ผู้ให้เช่าไม่จำเป็นต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า

จะต้องทำอย่างไรต่อเมื่อจัดทำหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าแจ้งให้ผู้เช่าแล้วแต่ก็ยังไม่ได้รับชำระค่าเช่าจากผู้เช่า

ในเบื้องต้น ผู้ให้เช่าอาจพิจารณาดำเนินการตามมาตรการหรือการดำเนินการขั้นต่อไป/ขั้นเด็ดขาดที่ผู้ให้เช่ากำหนดไว้ในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าและ/หรือในสัญญาเช่า (เช่น การบังคับใช้ค่าปรับ ออกหนังสือเตือนครั้งสุดท้ายและบอกเลิกสัญญา แต่งตั้งทนายความดำเนินการติดตามทวงถามหนี้และดำเนินคดีขับไล่)

อย่างไรก็ดี การที่ผู้เช่าไม่ชำระค่าเช่าอาจมีสาเหตุมาจากเพียงการหลงลืมซึ่งหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าฉบับนี้ก็จะเป็นเครื่องมือในการช่วยเตือนความจำของผู้เช่าและดำเนินการชำระค่าเช่าในที่สุด แต่ในบางกรณีผู้เช่าอาจจงใจไม่ชำระค่าเช่า (เช่น ขาดสภาพคล่องทางการเงิน ตั้งใจจะฉ้อโกงผู้ให้เช่า) ในกรณีเช่นนี้มาตรการหรือการดำเนินการขั้นต่อไป/ขั้นเด็ดขาดที่ผู้ให้เช่ากำหนดไว้ในหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า อาจทำให้ผู้เช่าพยายามหาเงินมาชำระค่าเช่าเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

ผู้ใช้งานสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือทางกฎหมาย: ผู้ให้เช่าทำอะไรได้บ้าง เมื่อผู้เช่าไม่ยอมจ่ายค่าเช่า? และในกรณีที่ผู้ให้เช่าต้องการบอกเลิกสัญญาเช่าในลำดับต่อไป ผู้ใช้งานอาจเลือกใช้หนังสือบอกกล่าวเลิกสัญญา

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้ามี ดังต่อไปนี้

• กฎหมายการเช่าอสังหาริมทรัพย์ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• พระราชบัญญัติการทวงถามหนี้
• ประกาศคณะกรรมการว่าด้วยสัญญา เรื่อง ให้ธุรกิจการให้เช่าอาคารเพื่ออยู่อาศัยเป็นธุรกิจที่ควบคุมสัญญา
• กฎกระทรวง ฉบับที่ 186 ออกตามความในประมวลรัษฎากรว่าด้วยการจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้