13 de septiembre de 2023
13 de septiembre de 2023
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Después de completar la redacción de un contrato, se deben llevar a cabo ciertas acciones, como la firma del documento y, en algunos casos, formalidades adicionales como la reducción a escritura pública, inclusión en registros públicos, entre otros.
En esta guía se explicará quiénes deben firmar el contrato que se ha redactado y qué documentación se debe conservar luego de la celebración del mismo, incluyendo sus copias y anexos. Además, se darán a conocer las formalidades a las que están sujetas algunos contratos, como los son los documentos ante notario y la inscripción en ciertos registros, se explican, además, los costos de estos últimos.
Un contrato es un acuerdo en el que las partes se comprometen mutuamente; este contrato puede ser verbal o escrito. En un contrato escrito, el consentimiento de las partes para participar en el contrato se otorga a través de la firma.
En un contrato pueden intervenir varias personas, entre ellas las partes, los representantes y, en algunos casos, los testigos.
A través de su firma, las partes, representantes y testigos expresan su acuerdo con el contenido del contrato.
Las partes son quienes intervienen en un contrato, y una parte puede estar compuesta por más de una persona. Por ejemplo, en un contrato de compraventa, la parte vendedora puede estar conformado por dos personas.
Las partes constituyen una componente fundamental del contrato, deben firmar el documento para expresar su acuerdo con el contenido del contrato y se hacen responsables de lo expresado en él.
En algunos casos, algunas personas pueden comparecer en un contrato a través de representantes, lo que significa que otra persona firma en su nombre. Este escenario es común cuando se trata de personas jurídicas, como empresas, que tienen un representante legal, o cuando los padres firman en representación de sus hijos.
Los representantes ejercen acciones en nombre de otro, lo que significa que adoptan decisiones que afectan a una persona distinta a ellos mismos, y esta situación se refleja en la firma del contrato.
En ciertos contratos se requiere la presencia de personas distintas a las partes, con el fin de que puedan participar en su celebración. Los testigos son necesarios en ciertos actos, que destacan por su solemnidad, por ejemplo, en los testamentos, en el matrimonio, en el traspaso de acciones de sociedades anónimas, entre otros.
Los testigos no forman parte del contrato ni están vinculados por sus términos; en cambio, su papel en la celebración de un contrato es principalmente una formalidad.
Es necesario conservar los documentos originales del contrato que se ha firmado, usualmente cada una de las partes retiene un ejemplar original del contrato. En el caso de contratos otorgados como escritura pública o protocolizados, el documento original es archivado en el protocolo o registro de la notaría donde se celebró el contrato, y es posible solicitar copias autorizadas por el notario correspondiente.
Si el documento está destinado a ser entregado a otra persona o institución, se recomienda conservar una copia.
El documento original es aquel que se ha generado durante la celebración del contrato y que contiene las firmas de las partes involucradas, ya sean imprentas o digitales. Cualquier réplica del documento, como una fotocopia, fotografía o documento escaneado, se considera una copia.
Algunos contratos no requieren formalidades específicas para su validez, lo que significa que un acuerdo entre las partes, ya sea escrito o verbal, es suficiente para considerarlos válidos. Por ejemplo, en el caso de un contrato de arrendamiento, el consentimiento de las partes puede expresarse de forma verbal o a través de su firma en el documento. Sin embargo, generalmente se aconseja documentar por escrito los contratos, ya que esto facilita su prueba y otorga seguridad jurídica.
Existen contratos que necesitan seguir formalidades específicas para su validez legal. En ciertos tipos de contratos, la simple firma de las partes en el documento es suficiente para que sea considerado válido, mientras que otros requieren de ser otorgados por escritura pública o ser inscritos en ciertos registros.
Las formalidades en un contrato se refieren a los procedimientos y requisitos que deben llevarse a cabo para que el contrato sea reconocido como válido; el incumplimiento de estas formalidades puede dar lugar a sanciones.
Entre los contratos que requieren formalidades específicas, se incluyen los siguientes ejemplos:
Un contrato otorgado por escritura pública significa que debe ser celebrado ante notario e ingresado a su registro público. En este sentido, la formalidad de la escritura pública se exige para garantizar la validez del contrato o para ser utilizado como prueba en instancias posteriores. Algunos ejemplos de categorías de contratos que deben ser otorgados ante notario como escritura pública son los siguientes:
Los documentos que requieren esta formalidad están determinados por la legislación y los mencionados anteriormente se presentan solamente como ejemplos.
Si se requiere más información respecto a los actos o contratos que deben otorgarse como escritura pública, es posible encontrarla en la guía ¿Cómo y cuándo otorgar documentos ante Notario?
La obligación de formalizar los contratos por escrito es determinada por la ley. Esto significa que si no se ha establecido legalmente el requisito de que un contrato deba ser escrito, un acuerdo verbal puede ser considerado como un contrato válido. Por ejemplo, la compra de frutas y verduras en un mercado o feria es un contrato de compraventa de bienes muebles que no requiere de una escritura formal.
Asimismo, contratos que son de palabra y solo requieren el acuerdo verbal de las partes para ser válidos, pero que deben ser escriturados para evitar sanciones por parte de la autoridad. Un ejemplo de esto es el contrato de trabajo, que debe ser escriturado y además, registrado en la Inspección del Trabajo por el empleador, pero que es válido desde el momento en que se acuerdan verbalmente los términos del contrato.
Aunque la ley reconoce la libertad de las personas para celebrar contratos de palabra, se recomienda documentar los contratos por escrito, incluso cuando ello no sea un requisito formal para su validez. Esto no solo facilita la prueba de las obligaciones y acuerdos entre las partes, sino que también brinda mayor seguridad en la relación contractual.
Es importante tener en cuenta que algunos tipos de contratos deben ser formalizados por escrito para ser considerados válidos, lo que significa que un mero acuerdo verbal no es suficiente. Ejemplos de estos contratos incluyen:
Es relevante destacar que estos ejemplos son solo una muestra de los contratos que requieren documentación por escrito para su validez.
Existen ciertos contratos que deben ingresarse a distintos registros para que sean considerados válidos. Estos son contratos que requieren ser formalizados por escritura pública y, además, deben ser inscritos en los registros públicos del país. Algunos ejemplos de categorías de contratos que deben ser incorporados a registros son los siguientes:
La entidad registral correspondiente puede ser localizada al buscar la comuna o área geográfica en la que se encuentra la propiedad o el activo que se desea registrar.
Los aranceles notariales y costos registrales son conceptos relacionados con los gastos asociados a la celebración de actos y contratos, especialmente en el contexto de formalización y registro de documentos.
Los aranceles notariales y costos registrales deben ser pagados por quien ejecuta las diligencias. Sin embargo, la responsabilidad de pago puede ser compartida entre las partes involucradas. Esta distribución puede ser acordada durante las negociaciones iniciales del contrato y luego incluida como una cláusula dentro del mismo.
Se recomienda tener en cuenta los costos notariales y registrales que deben ser efectuados para celebrar un contrato.
Los anexos se emplean cuando es necesario incorporar información adicional, pero su inclusión directa en el contrato principal podría volverlo demasiado extenso. Si es necesario incluir información complementaria en el contrato, es posible adjuntarla al contrato principal como anexos. Estos anexos están diseñados para expandir o detallar aspectos específicos del contrato sin modificar sus elementos esenciales.
Los anexos pueden consistir en documentos que incluyan especificaciones técnicas, planos, inventarios, documentación legal adicional, y otros elementos relevantes. Por ejemplo, el contrato de trabajo puede ser modificado mediante los anexos: actualización de remuneración, pacto de horas extraordinarias, acuerdo de permiso sin goce de remuneraciones, entre otros. Por otra parte, se puede conceder la autorización para subarrendar en el contrato de arrendamiento mediante un anexo.
Se debe destacar que los anexos forman parte del contrato. Por consiguiente, si se presentan copias del documento original, es importante señalar que cada una de las copias debe incluir los anexos del contrato original.
Una vez que se ha redactado un contrato, se deben llevar a cabo una serie de acciones para formalizar y validar el acuerdo. Estas acciones incluyen:
1. Firma de los intervinientes: Todas las partes involucradas en el contrato, así como sus representantes, en caso de ser necesario, deben firmar el documento. En algunos casos, puede ser necesario disponer de testigos que asistan a la celebración del contrato, quienes también deberán firmar el documento.
2. Distribución de copias: Se requiere que el contrato sea firmado en tantas copias como partes participen en el acuerdo, asegurando que cada parte tenga su propio ejemplar del mismo. Esto es fundamental para que todas las partes tengan acceso al contenido del contrato y puedan hacer referencia a él en el futuro.
3. Firma ante notario: Si el contrato es uno de aquellos que la ley exige que sea otorgado por escritura pública, la firma de las partes y la entrega de copias deben realizarse ante un notario público. El notario es un funcionario autorizado legalmente para validar y certificar este tipo de documentos. Su presencia garantiza la autenticidad del acuerdo y ofrece protección legal a todas las partes involucradas.
4. Formalidades adicionales: Algunos contratos pueden requerir formalidades adicionales para ser considerados válidos. Estas formalidades pueden incluir la inscripción en registros públicos, la autorización notarial o simplemente la redacción por escrito del contrato. Cada tipo de contrato tiene sus propias reglas y requisitos legales.