26 april 2024
26 april 2024
Een overeenkomst opstellen is een taak die vaak wordt gezien als het hoogtepunt van de onderhandelingen tussen partijen. Het vertegenwoordigt een formeel akkoord dat rechten en verplichtingen creëert voor alle betrokken partijen. Echter, wat er gebeurt ná het opstellen van een contract is net zo cruciaal als de inhoud zelf, maar krijgt lang niet altijd de aandacht die het verdient. In deze handleiding behandelen we de stappen die volgen na het opstellen van een contract, waaronder het ondertekenen door geautoriseerde individuen of vertegenwoordigers binnen organisaties, het zorgvuldig distribueren van kopieën aan relevante partijen, het integreren en beheren van bijlagen die de inhoud en voorwaarden van het contract kunnen aanvullen of verduidelijken, en ten slotte, het bewaren en naleven van de contractvoorwaarden om de rechtskracht en effectiviteit ervan te waarborgen.
Het ondertekenen van een contract is een formeel proces dat de afspraken tussen partijen juridisch bindend maakt. Dit proces, hoewel eenvoudig in concept, omvat verschillende lagen van complexiteit, vooral wanneer het gaat om de capaciteit en de autoriteit van de ondertekenende partijen. In dit hoofdstuk verkennen we de nuances van dit proces, met een bijzondere focus op de vertegenwoordigingsbevoegdheid binnen bedrijven, volmachten, en de handelingsbekwaamheid van individuen.
In de context van de bedrijfsvoering vormt de vraag wie een bedrijf juridisch mag vertegenwoordigen een essentiële overweging. De vertegenwoordigingsbevoegdheid, of de macht om namens een onderneming te handelen en deze in juridische zin te binden, ligt normaal gesproken bij de bestuurders van de onderneming. Dit geldt zowel voor een besloten vennootschap (BV) als een naamloze vennootschap (NV). Echter, de reikwijdte van deze bevoegdheid en wie deze exact mag uitoefenen, kan complexer zijn dan op het eerste gezicht lijkt.
De basis van de vertegenwoordigingsbevoegdheid binnen een BV of NV wordt vastgelegd in de statuten van de onderneming. De statuten zijn een fundamenteel document dat niet alleen de naam, doelstellingen en kapitaalstructuur van het bedrijf beschrijft, maar ook de regels rond de aanstelling van bestuurders en hun bevoegdheden. Daarnaast kan een aandeelhoudersovereenkomst specifieke afspraken bevatten die invloed hebben op de vertegenwoordigingsbevoegdheid, bijvoorbeeld door het aanstellen van specifieke vertegenwoordigers of het beperken van de bevoegdheden van bestuurders in bepaalde situaties.
De statuten zijn publiekelijk toegankelijk via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, waardoor zowel interne als externe partijen kunnen verifiëren wie het bedrijf mag vertegenwoordigen. De aandeelhoudersovereenkomst daarentegen is een intern document dat niet noodzakelijkerwijs openbaar beschikbaar is, maar cruciale informatie bevat over het bestuur van de onderneming, inclusief specifieke afspraken over de vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Hoewel de BV en de NV veel voorkomende bedrijfsvormen zijn, zijn er ook andere juridische entiteiten die in het zakenleven worden gebruikt, zoals de maatschap, vennootschap onder firma (VOF), stichting en vereniging. Voor deze bedrijfsvormen gelden verschillende regels met betrekking tot de vertegenwoordigingsbevoegdheid. In een maatschap zijn alle maten in principe gelijkelijk bevoegd om de maatschap te vertegenwoordigen, tenzij anders is overeengekomen in de maatschapsakte. Bij een VOF hebben alle vennoten doorgaans volledige vertegenwoordigingsbevoegdheid, tenzij in de vennootschapsakte anders is bepaald. Bij stichtingen en verenigingen wordt de vertegenwoordigingsbevoegdheid vaak vastgelegd in de statuten van de organisatie.
Wanneer een NV of BV failliet wordt verklaard, wijst de rechtbank een curator aan. De curator krijgt de totale leiding over het bedrijf en alles wat het bezit, met het doel om alle bezittingen te verkopen. De opbrengst hiervan wordt vervolgens verdeeld onder de mensen of bedrijven die nog geld van het failliete bedrijf te goed hebben. Dit proces onttrekt de vertegenwoordigingsbevoegdheid aan de bestuurders en plaatst deze in handen van de curator. In deze situatie fungeert de curator als de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming, waarbij alle besluiten over de bedrijfsvoering, inclusief het aangaan of ontbinden van contracten, door hem worden genomen. Dit betekent dat de curator de enige persoon is die rechtshandelingen namens de failliete onderneming mag verrichten. Het bestuur van een failliete NV of BV heeft dus niet meer de bevoegdheid om bijvoorbeeld een koopovereenkomst aan te gaan, dit moet door de curator gebeuren.
Naast de statutair benoemde bestuurders kunnen ook andere personen het bedrijf vertegenwoordigen door middel van een volmacht. Een volmacht is een juridisch document dat iemand (de gevolmachtigde) de bevoegdheid geeft om in naam van een ander (de volmachtgever) te handelen. In de context van bedrijven kan dit betekenen dat medewerkers of externe adviseurs specifieke taken of transacties mogen uitvoeren namens de onderneming, zoals het ondertekenen van contracten, het doen van financiële transacties, of het voeren van rechtszaken.
De omvang en beperkingen van deze volmachten moeten duidelijk worden omschreven in de volmacht zelf om onduidelijkheden en problemen te voorkomen. Zo kan een volmacht beperkt zijn tot specifieke handelingen, zoals het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of het aangaan van een verwerkersovereenkomst, of een bepaalde duur hebben. Belangrijk is dat volmachten, hoewel die flexibiliteit bieden in de bedrijfsvoering, niet de statutaire bepalingen kunnen overschrijden.
Na het bespreken van de vertegenwoordigingsbevoegdheid binnen bedrijven om overeenkomsten aan te gaan, is het nu belangrijk om te kijken naar het vermogen van individuele personen om juridische handelingen te verrichten, bekend als handelingsbekwaamheid. Dit concept verwijst naar het recht van een persoon om zelfstandig over zijn of haar bezittingen en rechten te beslissen, zoals het aangaan van contracten. In principe zijn alle volwassen personen (ouder dan 18 jaar) die niet onder curatele, bewind, of andere juridische beperkingen staan, volledig handelingsbekwaam. Dit betekent dat zij zelfstandig contracten kunnen aangaan, zoals het kopen van een auto, het afsluiten van een lening, of het starten van een bedrijf. Echter, niet iedereen beschikt over deze volledige juridische capaciteit.
Verschillende groepen binnen de samenleving hebben beperkte of geen handelingsbekwaamheid, hoofdzakelijk omdat ze door de wet worden beschermd tegen mogelijke nadelige gevolgen van juridische handelingen waar ze wellicht de volledige implicaties niet van kunnen overzien. De groepen die in het bijzonder aandacht verdienen vanwege hun beperkte of ontbrekende beschikkingsbevoegdheid, omvatten:
Handelingsonbekwamen personen zijn dus niet bevoegd om een overeenkomst aan te gaan. Als deze persoon toch een overeenkomst ondertekent, is de overeenkomst vernietigbaar. Dit betekent dat de overeenkomst geldig blijft totdat actie wordt ondernomen om het te vernietigen. Het concept van vernietigbaarheid zorgt er dus voor dat de overeenkomst ongedaan gemaakt kan worden.
Let op: Het feit dat handelingsonbekwamen geen abonnement of lidmaatschap kunnen afsluiten, impliceert eveneens dat ze geen opzeggingsbrief kunnen sturen om het lidmaatschap of abonnement te beëindigen.
Handtekeningen zijn een eeuwenoude vorm van menselijke identificatie en overeenkomst. Traditioneel gezien werden ze met de hand op papier geschreven, maar met de digitale revolutie zijn er nu verschillende elektronische alternatieven ontstaan. Laten we eens kijken naar de kenmerken van zowel traditionele als elektronische handtekeningen, en de specifieke varianten van de laatste.
De klassieke handtekening is het resultaat van het met de hand schrijven van iemands naam op een document. Deze handtekeningen hebben eeuwenlang gediend als bewijs van instemming, overeenkomst of identiteit. Ze zijn uniek voor elke persoon en worden gezien als een symbolische weergave van iemands intentie om een document te accepteren of te ondertekenen.
Met de opkomst van digitalisering en de behoefte aan efficiëntie zijn verschillende vormen van elektronische handtekeningen ontwikkeld. Deze bieden dezelfde juridische geldigheid als traditionele handtekeningen, mits ze aan bepaalde criteria voldoen.
In Nederland hebben elektronische handtekeningen dezelfde rechtsgeldigheid als traditionele handtekeningen, op voorwaarde dat ze als voldoende betrouwbaar worden beschouwd. De Europese eIDAS-verordening biedt een kader voor de erkenning en het gebruik van elektronische handtekeningen binnen de EU, waarbij gekwalificeerde elektronische handtekeningen dezelfde juridische status hebben als traditionele handtekeningen.
Soms is het nodig om extra documenten als bijlage aan een overeenkomst toe te voegen om alles duidelijk te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan specificaties, schema's of andere details die niet direct in de hoofdovereenkomst passen. Een voorbeeld hiervan is wanneer je een arbeidsovereenkomst (voor bepaalde of onbepaalde tijd) sluit met een nieuwe medewerker. In de hoofdovereenkomst worden algemene afspraken vastgelegd, zoals de functie, het salaris en de arbeidsduur. Echter, om de verwachtingen rondom specifieke taken of verantwoordelijkheden te verduidelijken, kan het nodig zijn om een bijlage toe te voegen. Deze bijlage zou bijvoorbeeld een gedetailleerde beschrijving kunnen bevatten van de taken die de medewerker zal uitvoeren, of specifieke targets die behaald moeten worden. Deze afspraken zijn onderdeel van de arbeidsovereenkomst en gelden dus net zozeer. Het is dan ook belangrijk dat de bijlage zorgvuldig beheerd worden en dat ze correct worden geïntegreerd met het hoofdcontract.
Direct na het ondertekenen van een overeenkomst is het gebruikelijk om alle betrokken partijen een kopie van het contract te bezorgen. Dit kan elektronisch of fysiek gebeuren, afhankelijk van de voorkeuren en afspraken tussen partijen. Het verstrekken van kopieën aan alle relevante belanghebbenden is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de inhoud, voorwaarden en verplichtingen die voortvloeien uit het contract.
Belangrijke belanghebbenden die doorgaans een kopie van het contract ontvangen, zijn onder meer:
Daarnaast is het correct bewaren van overeenkomsten van belang voor zowel bedrijven als individuen om snel toegang te hebben tot belangrijke documenten wanneer dat nodig is. Het kwijtraken van overeenkomsten kan hele vervelende gevolgen hebben en dient daarom ook voorkomen te worden. Hieronder volgt een overzicht van enkele essentiële tips voor het bewaren en terugvinden van verschillende soorten overeenkomsten:
Door deze praktijken te volgen, kunnen organisaties en individuen ervoor zorgen dat overeenkomsten op een ordelijke en efficiënte manier worden bewaard en beheerd, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden teruggevonden wanneer dat nodig is en potentiële problemen worden voorkomen.
Het is verder belangrijk om te overwegen of het nodig is om een overeenkomst notarieel vast te leggen of te registreren, bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel (KVK). Notariële akten worden vaak gebruikt voor complexe transacties of wanneer de wet dit vereist. Zo moet bij de aankoop of verkoop van onroerend goed een notariële akte opgesteld worden om de eigendomsoverdracht rechtsgeldig te maken. Ook bij het oprichten van een besloten vennootschap (BV) dient de oprichtingsakte notarieel te worden vastgelegd. Een ander voorbeeld is het opstellen van een testament, waarbij een notariële akte de rechtsgeldigheid van de erfrechtelijke regelingen waarborgt.
Registratie van bepaalde documenten bij instanties zoals de KVK kan ook nodig zijn, afhankelijk van de aard van het contract en de geldende wetgeving. Bijvoorbeeld, bij het oprichten van een bedrijf moeten bepaalde documenten, zoals de statuten van de onderneming, worden geregistreerd bij de KVK. Dit is essentieel voor de rechtsgeldigheid van de onderneming en voor het verkrijgen van een KvK-nummer, dat nodig is voor zakelijke transacties en belastingdoeleinden.
Voor meer informatie over het notarieel vastleggen van documenten kun je de handleiding: "Wanneer heb je een notaris nodig?" raadplegen en voor informatie over het oprichten van een bedrijf kun je terecht bij de handleiding: "Hoe kies je de beste rechtsvorm voor je bedrijf?".
Nadat de overeenkomst door de juiste personen is ondertekend en alle bijlagen zijn toegevoegd, lijkt het alsof het belangrijkste werk is voltooid. Maar in werkelijkheid moet de echte essentie van de overeenkomst nog komen. Een overeenkomst is veel meer dan alleen een stuk papier met handtekeningen erop; het is de belichaming van een bindende afspraak die nauwgezet moet worden nageleefd. Het gebeurt geregeld dat mensen of bedrijven een deadline in een contract vergeten en daardoor bijvoorbeeld per ongeluk het contract stilzwijgend verlengen. In dit hoofdstuk gaan we dieper in op het belang van de naleving van overeenkomsten en de elementen die nodig zijn voor effectief contractmanagement- en beheer.
In overeenkomsten worden allerlei verplichtingen aangegaan en worden er consequenties verbonden aan bepaalde handelingen. In een licentieovereenkomst voor auteursrechten kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat een artiest elke maand royalties uitbetaald krijgt van een platenlabel afhankelijk van het aantal keren dat een album van de artiest verkocht wordt. Het is wel van belang dat het platenlabel als licentienemer de verkoopcijfers in de gaten houdt en elke maand op het juiste moment de royalties aan de artiest uitkeert. Als het platenlabel verzuimt om dat te doen, kan dat vervelende juridische gevolgen hebben, waaronder boetes, schadevergoedingen of zelfs beëindiging van de licentie.
Naast bepalingen over geldelijke zaken staan er in overeenkomsten bijvoorbeeld ook bepalingen over wie de contactpersoon is bij de partijen, wat er moet gebeuren in een situatie van overmacht en wanneer de overeenkomst afloopt en of deze verlengd kan worden. Vooral bedrijven, maar tot op zekere hoogte ook individuen, kunnen al gauw tientallen lopende overeenkomsten hebben met een verscheidenheid aan partijen. Het managen van al die overeenkomsten kan behoorlijk verwarrend en lastig zijn. Een deadline voor het verlengen of opzeggen van een contract is dan zo gemist.
Zoals in hoofdstuk drie besproken begint effectief contractbeheer bij het correct bewaren van overeenkomsten. Door overeenkomsten op een centrale plek te bewaren en bijvoorbeeld duidelijke mappen te creëren kan een hoop ellende voorkomen worden. Maar zelfs als alles op de goede plek ligt en makkelijk toegankelijk is, is het nog steeds zaak om de juiste termijnen te hanteren en de bepalingen na te leven. Het naleven van termijnen en bepalingen is essentieel voor effectief contractbeheer. Dit vereist een systematische aanpak, waarbij belangrijke deadlines worden geïdentificeerd en gemonitord, en waarbij verantwoordelijkheden duidelijk worden toegewezen. Het kan bijvoorbeeld raadzaam zijn om een contractkalender op te stellen waarin alle relevante data worden opgenomen, zoals vervaldatums, herzieningsdata en andere belangrijke mijlpalen. Daarnaast is het van belang om regelmatig contracten te evalueren om te controleren of beide partijen zich aan de overeenkomst houden en of eventuele wijzigingen nodig zijn. Door proactief contractbeheer te voeren, kunnen risico's worden geminimaliseerd en kunnen kansen voor verbetering worden geïdentificeerd.
Gelukkig bestaan er tegenwoordig verschillende softwareoplossingen die organisaties kunnen ondersteunen bij het effectief beheren van hun contracten. Deze software biedt functionaliteiten zoals het centraal opslaan van contracten, het automatiseren van herinneringen voor belangrijke termijnen en het genereren van rapporten om inzicht te krijgen in contractprestaties. Daarnaast kunnen sommige systemen zelfs gebruikmaken van kunstmatige intelligentie om contracten te analyseren en relevante informatie te extraheren, waardoor het proces van contractbeheer verder wordt gestroomlijnd en geoptimaliseerd. Met behulp van deze software kunnen organisaties hun contractbeheer efficiënter maken en het risico op fouten verminderen.
De stappen die volgen na het opstellen van een overeenkomst zijn net zo belangrijk als de inhoud zelf. Om ervoor te zorgen dat de overeenkomst rechtsgeldig is, moet deze allereerst worden ondertekend door de juiste persoon. De meeste mensen in Nederland zijn bekwaam om overeenkomsten aan te gaan, maar er zijn uitzonderingen, zoals personen die onder curatele zijn gesteld en minderjarigen. In die gevallen moet een curator of ouder toestemming geven of (mede)ondertekenen. Bij bedrijven ligt de vertegenwoordigingsbevoegdheid vaak bij het bestuur, maar soms zijn andere entiteiten, zoals individuele bestuurders of aandeelhouders of commissarissen ook bevoegd de rechtspersoon te vertegenwoordigen. Dit staat vaak in de statuten vermeld.
Daarnaast is ook van essentieel belang om kopieën van het contract zorgvuldig te distribueren naar alle relevante partijen en de overeenkomsten zorgvuldig te bewaren. Een gestructureerd systeem voor het bewaren van overeenkomsten, zowel fysiek als digitaal, is hierbij van onschatbare waarde. Dit omvat ordelijk organiseren, duidelijk labelen en zorgen voor veilige opslag, regelmatige back-ups en strikte toegangscontrole.
Naleving van een overeenkomst is cruciaal om de beoogde rechten en verplichtingen te handhaven en mogelijke consequenties van niet-naleving te vermijden. Dit vereist een systematische aanpak, waarbij belangrijke termijnen worden geïdentificeerd, verantwoordelijkheden duidelijk worden toegewezen en contractuele verplichtingen worden nageleefd. Moderne softwareoplossingen voor contractbeheer kunnen hierbij helpen door functionaliteiten zoals automatische herinneringen, rapportgeneratie en contractanalyse met behulp van kunstmatige intelligentie. Zo kan effectief contractbeheer worden geoptimaliseerd en risico's worden geminimaliseerd.