18 maart 2024
Inhoud
18 maart 2024
Beoordeling
4,5 - 1 stem
In de wirwar van juridische formaliteiten en documentatie is de notaris een cruciale figuur. Maar wanneer moet je nu eigenlijk naar een notaris? Wat doet een notaris precies en waarom zou je de diensten van een notaris moeten overwegen? In deze handleiding zullen we deze vragen beantwoorden door de rol van de notaris te verkennen en de verschillende scenario's te bespreken waarin notariële tussenkomst essentieel is.
Een notaris is een jurist en openbaar ambtenaar die bevoegd is om authentieke akten op te stellen, te bewaren en er afschriften van te verstrekken. De notaris is specifiek opgeleid voor zijn beroep en is deskundig op het gebied van familierecht, erfrecht, onroerend zaakrecht en rechtspersonenrecht. De wet schrijft vaak voor wanneer het verplicht is om een notaris in te schakelen. En dat is niet zonder reden. Bij belangrijke documenten is het vaak wenselijk dat een notaris die opstelt zodat ze juridisch juist zijn en er bijvoorbeeld gecheckt kan worden of de persoon die tekent wel wilsbekwaam is.
Bij een bezoek aan de notaris is het belangrijk om goed voorbereid te zijn. Naast je identiteitsbewijs kunnen er nog andere documenten nodig zijn, afhankelijk van het soort akte dat je gaat tekenen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een uittreksel uit het bevolkingsregister of een bewijs van eigendom van onroerend goed. De notaris zal je hierover van tevoren informeren, zodat je alles wat je nodig hebt bij de hand hebt op het moment van de afspraak.
De notaris heeft in de eerste plaats heeft een adviserende rol waarbij hij je als klant van onafhankelijk en onpartijdig juridisch advies voorziet. Zo kan hij je informatie verstrekken over bezwarende bepalingen en de financiële gevolgen van het opstellen van een akte. In de tweede plaats zorgt de notaris voor het opstellen van diverse akten en zorgt hij voor de administratieve en financiële afwikkeling van deze akten. In dat verband zorgt de notaris bijvoorbeeld dat de getekende aktes worden opgenomen in de daartoe bestemde registers. Zo is de notaris een onmisbare schakel bij het officieel vastleggen van belangrijke overeenkomsten.
De notaris is dus niet alleen iemand die je door het juridische doolhof loodst, maar ook iemand die jouw belangen behartigt op een onafhankelijke en onpartijdige manier. Een cruciaal aspect van deze rol is ervoor zorgen dat jij, als ondertekenaar, goed begrijpt wat je precies ondertekent. De notaris gaat niet alleen na of je wilsbekwaam bent, maar ook of je de consequenties van het document begrijpt. Als je bijvoorbeeld voor het eerst een testament opstelt zal de notaris niet alleen de technische kant van het opstellen van het document afhandelen, maar ook de tijd nemen om ervoor te zorgen dat je begrijpt wat de inhoud ervan betekent voor jou en jouw nabestaanden. Hij zal uitleggen wat het betekent om een executeur te benoemen, wat de rol van erfgenamen is en hoe de verdeling van jouw bezittingen eruit zal zien.
Ondanks deze voordelen zijn er ook nadelen. Notarissen zijn duur. Het notarieel laten opstellen van bijvoorbeeld een testament kan al gauw 500 tot 1000 euro kosten. Bovendien vinden sommigen de formaliteiten die gepaard gaan met het inschakelen van een notaris omslachtig, terwijl anderen het verplichte karakter van hun betrokkenheid als belemmerend ervaren. Als de wet voorschrijft dat voor een bepaalde handeling een gang naar de notaris nodig is, kom je er echter niet onderuit.
Vóór 2018 werden huwelijken en geregistreerde partnerschappen automatisch gesloten in algehele gemeenschap van goederen. Dit betekende dat alle bezittingen (inclusief schulden) van zowel voor als na het huwelijk van beide partners gezamenlijk waren. Bij huwelijken gesloten vanaf 2018 zijn bezittingen (inclusief schulden) van vóór het huwelijk niet van beide partners maar die van na het huwelijk wel. Een studieschuld van voor het huwelijk is bijvoorbeeld niet ook een schuld van de partner. Schulden en inkomsten van ná het huwelijk zijn dat wel. Dit heet een wettelijke beperkte gemeenschap van goederen. Als je onder andere huwelijkse voorwaarden wilt trouwen dan de standaard wettelijke beperkte gemeenschap van goederen is dat mogelijk. De inhoud van huwelijkse voorwaarden kan dan aangepast worden aan je eigen situatie en voorkeuren. De wet schrijft echter wel voor dat dit moet gebeuren via de notaris.
Als een stel samen wil gaan wonen, maar niet getrouwd is, kunnen voorwaarden voor het samenleven in een samenlevingscontract worden opgenomen. Het opstellen van een samenlevingscontract hoeft in principe niet via een notaris te gebeuren. Echter, als er in het samenlevingscontract aspecten worden opgenomen die op zichzelf een notariële akte vereisen, dan moet dat wel via de notaris gaan. Zaken die door een notaris vastgelegd dienen te worden, zijn onder andere afspraken omtrent een koophuis, voogdij over kinderen, partnerpensioen, verdeling in het geval van overlijden en vrijstellingen van de erfbelasting. Ook het eventueel ontbinden van een samenlevingscontract gebeurt in dat geval via de notaris.
Ook bij een echtscheiding is het niet verplicht, maar vaak wel noodzakelijk om een notaris in te schakelen. Scheiden zonder een notaris is alleen mogelijk indien de scheidende partners samen geen koopwoning hebben die verdeeld moet worden. Als ze wel samen een koopwoning hebben, een testament willen wijzigen of een hypotheek willen oversluiten is dit alleen mogelijk doormiddel van een notaris.
Een testament is een notariële akte waarin een persoon zijn of haar laatste wensen vastlegt met betrekking tot de verdeling van eigendommen na overlijden. Het testament specificeert wie de erfgenamen zijn en welke delen van de nalatenschap zij zullen ontvangen. Als er geen testament is opgesteld, bepaalt de wet wie iemands erfgenamen zijn. Het opstellen van een testament moet verplicht via de notaris gebeuren.
Een levenstestament regelt daarentegen zaken die van belang zijn tijdens het leven. Dit gaat vooral om situaties waarin iemand wilsonbekwaam is, dat wil zeggen dat die persoon (tijdelijk) niet meer zelf zijn of haar zaken kan regelen. In het levenstestament kan een persoon worden aangewezen die namens deze persoon zijn zaken mag regelen, de zogenaamde zakelijk gevolmachtigde. Dit kan gaan om zowel financiële zaken als bijvoorbeeld het geven van toestemming voor medische ingrepen. Hoewel het niet verplicht is om een levenstestament door een notaris op te laten stellen is het vaak wel wenselijk. De notaris controleert bijvoorbeeld of je op dat moment in staat bent om voor jezelf beslissingen te nemen. Instanties zoals banken accepteren om die reden ook alleen levenstestamenten die zijn opgesteld door een notaris.
Of je nu een geldbedrag aan een kleinkind wil geven of een auto aan een vriend schenkt, het is altijd verstandig om een schenking op papier vast te leggen in een schenkingsovereenkomst. Het is bij een schenkingsovereenkomst niet verplicht om bij een notaris langs te gaan. Een schenkingsovereenkomst zonder notaris wordt een onderhandse schenkingsakte genoemd. Hiermee kunnen vrijwel alle soorten schenkingen worden geregeld zoals schenkingen in de vorm van geldbedragen, roerende zaken of voertuigen. Echter, soms moet je wel naar een notaris voor een schenking. Een dergelijke notariële schenkingsakte is vereist in de volgende twee gevallen:
De overdracht van eigendom van een huis, appartement of ander onroerend goed is een juridische stap die wordt vastgelegd in een notariële akte van levering, ook wel bekend als de akte van levering. Deze akte wordt opgesteld door de notaris, die ervoor zorgt dat alle juridische aspecten van de transactie correct worden behandeld. Het opstellen van de akte omvat onder meer het verifiëren van de identiteit van de betrokken partijen, het controleren van de eigendomstitel van het onroerend goed en het vastleggen van de voorwaarden van de overdracht.
Wanneer de akte van levering volledig is opgesteld, wordt deze ondertekend door alle partijen die betrokken zijn bij de transactie, waaronder de verkoper, de koper en de notaris zelf. Door de akte te ondertekenen, gaan alle partijen akkoord met de voorwaarden van de eigendomsoverdracht zoals vastgelegd in de akte. Na ondertekening van de akte van levering moet deze worden ingeschreven bij het kadaster. Het kadaster is verantwoordelijk voor het bijhouden van een register van alle onroerende goederen in een bepaald rechtsgebied. Door de akte van levering bij het kadaster te registreren, wordt de eigendomsoverdracht officieel erkend en wordt de koper de wettelijke eigenaar van het pand. Ook het inschrijven van de akte in het kadaster behoort tot de taken van de notaris.
Naast de akte van levering is ook een notariële akte vereist voor het afsluiten van een hypotheek. Deze hypotheekakte wordt eveneens door de notaris opgesteld en ingeschreven bij het kadaster. Door de hypotheekakte te registreren, krijgt de geldverstrekker het recht om een hypotheek te vestigen op het onroerend goed als zekerheid voor de lening.
Hoewel bij de koop en verkoop van onroerende zaken en het afsluiten van een hypotheek de hulp van een notaris vereist is, wil dit niet zeggen dat het regelen van zaken met betrekking tot onroerend goed altijd door een notaris moet gebeuren. Als een pand eenmaal in je bezit is, hoef je bijvoorbeeld voor het sluiten van een huurovereenkomst voor woonruimte of onderhuurovereenkomst voor woonruimte geen notaris in te schakelen. Dergelijke zaken kunnen de eigenaar van het pand en de huurder zelf regelen.
Let op: als een juridisch document niet direct een link lijkt te hebben met koop of verkoop van onroerend goed, is het wellicht makkelijk om te denken dat hiervoor geen notaris vereist is. Dit is echter niet altijd het geval. Als er in een juridisch document zaken geregeld worden waarin onroerend goed een rol speelt, dan moet soms dit toch via de notaris. Zo kan een schenkingsovereenkomst vaak onderhands worden afgesloten, maar als het bijvoorbeeld een huis (onroerend goed) betreft, is de tussenkomst van een notaris toch nodig.
Rechtspersonen zijn entiteiten die juridisch gezien los worden gezien van de personen die ze oprichten of beheren en worden door de wet erkend als aparte entiteiten. Ze kunnen eigendom bezitten, contracten aangaan en aansprakelijk worden gesteld voor hun acties. Voorbeelden zijn een besloten vennootschap, vereniging of stichting. Naast rechtspersonen bestaan er ook andere samenwerkingsvormen, zoals de maatschap of de vennootschap onder firma (VOF), die geen rechtspersoonlijkheid bezitten. Hierbij zijn de personen die de samenwerking aangaan met hun eigen vermogen aansprakelijk voor eventuele schulden.
Verenigingen worden wettelijk beschouwd als een rechtspersoon met leden en worden opgericht met een specifiek doel, zoals een volleybalvereniging die tot doel heeft om volleybal te beoefenen. Een vereniging heeft de bevoegdheid om haar eigen regels op te stellen in de statuten. De statuten van een vereniging bevatten onder andere bepalingen over het lidmaatschap, het bestuur, de doelstellingen van de vereniging, besluitvormingsprocedures en eventuele wijzigingen in de organisatiestructuur. De wet maakt een onderscheid in de wet tussen een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid.
Om een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid (ook wel: 'informele vereniging') op te richten hoef je niet naar de notaris. Wel moeten er minstens twee personen betrokken zijn bij het oprichtingsproces, aangezien dit een meerzijdige rechtshandeling vereist. Als oprichters kun je zelf statuten opstellen en deze ondertekenen. Deze statuten worden onderhandse statuten genoemd. In tegenstelling tot verschillende andere rechtsvormen, ben je niet verplicht om deze statuten in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Echter, het inschrijven van een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid bij de KvK beperkt de aansprakelijkheid van de bestuurders omdat de vereniging in dat geval eerst zal worden aangesproken voordat de bestuurders aangesproken worden. Een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid heeft geen bevoegdheid om registergoederen, zoals een clubhuis, te kopen, noch kan zij erfgenaam zijn. Daarentegen heeft een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, die bij notariële akte is opgericht, wel die bevoegdheid.
Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid wordt opgericht bij notariële akte, waarbij de tussenkomst van een notaris dus vereist is. Omdat deze vereniging volledige rechtsbevoegdheid heeft, is de vereniging bevoegd om registergoederen, zoals een verenigingshuis, te verwerven, en kan de vereniging ook erfgenaam zijn. De notariële oprichting biedt de vereniging dus een robuustere juridische status en verminderd de aansprakelijkheid van de bestuurders van de vereniging. Bij juridische kwesties wordt de vereniging zelf aangesproken en kunnen bestuurders alleen aansprakelijk gesteld worden voor gemaakte schulden wanneer er sprake is van onbehoorlijk bestuur.
Een maatschap en een vennootschap onder firma (VOF) zijn geen rechtspersonen, maar samenwerkingsverbanden tussen twee of meer personen met als doel het uitoefenen van een gezamenlijk beroep of bedrijf. Vanwege hun niet-rechtspersoonlijke status zijn ze niet verplicht om bij notariële akte te worden opgericht. Hoewel het mogelijk is dat een notaris bij de oprichting betrokken wordt, is dit niet noodzakelijk. Omdat ze geen rechtspersonen zijn, hebben maatschappen geen apart juridisch bestaan los van hun vennoten, hetgeen betekent dat de vennoten persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schulden van de maatschap of VOF. Het is wel verstandig om de onderlinge afspraken vast te leggen in een vennootschapscontract (VOF-contract) of een maatschapscontract, maar dit hoeft dus niet via de notaris te gaan.
Bij de oprichting van een besloten vennootschap (BV) en een naamloze vennootschap (NV) moeten de statuten verplicht door een notaris worden opgesteld. Aangezien BV's en NV's rechtspersonen zijn met een eigen juridische identiteit, schrijft de wet voor dat hun statuten bij notariële akte moeten worden vastgesteld. Deze statuten bevatten onder andere informatie over de organisatiestructuur, de bevoegdheden van de verschillende organen binnen de vennootschap, en de rechten en plichten van de aandeelhouders.
Hoewel het opstellen van de statuten via een notaris verplicht is, kunnen bepaalde aanvullende zaken, zoals specifieke afspraken tussen aandeelhouders, worden vastgelegd in een aparte aandeelhoudersovereenkomst. Deze overeenkomst biedt flexibiliteit omdat deze niet via de notaris hoeft te worden opgesteld, kunnen kosten en tijd bespaard worden. Aandeelhoudersovereenkomsten kunnen extra zaken regelen, zoals stemrechten, de verkoop van aandelen, het dividendbeleid en de besluitvorming binnen de vennootschap. Dit maakt het mogelijk om de belangen en de afspraken van de betrokken partijen gedetailleerd en efficiënt te regelen buiten de formele statuten om. Het komt dan ook regelmatig voor dat de aandeelhouders besluiten om de statuten vrij simpel te houden om notariskosten te besparen om vervolgens via de aandeelhoudersovereenkomst het een en ander zelf te regelen.
Hoewel er dus gevallen zijn waarin de wet vereist dat een notaris wordt ingeschakeld, zijn er ook situaties waarin het niet noodzakelijk is om een notaris te raadplegen, maar waarin het toch zeer nuttig kan zijn. Deze gevallen kunnen variëren afhankelijk van de complexiteit van de situatie en de behoefte aan juridisch advies en zekerheid.
Een van deze situaties doet zich voor bij het opstellen van eenvoudige juridische documenten, zoals een volmacht of een eenvoudig huurcontract. Hoewel het in veel gevallen mogelijk is om deze documenten zelf op te stellen, kan het inschakelen van een notaris toch voordelen bieden. Een notaris kan helpen bij het opstellen van dergelijke documenten om ervoor te zorgen dat ze juridisch geldig zijn en aan alle vereisten voldoen, waardoor mogelijke geschillen in de toekomst worden voorkomen.
Daarnaast kan het nuttig zijn om een notaris te raadplegen bij het uitvoeren van vastgoedtransacties waarbij geen hypotheek wordt afgesloten. Hoewel het inschakelen van een notaris bij dergelijke transacties niet verplicht is, kan een notaris toch waardevol advies bieden over de juridische aspecten van de transactie en helpen bij het opstellen van de benodigde documentatie. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat de transactie soepel verloopt en mogelijke problemen worden voorkomen.
In deze handleiding hebben we inzicht geboden in de rol van de notaris en de diverse scenario's waarin hun tussenkomst verplicht is. We hebben besproken hoe een notaris fungeert als een jurist en openbaar ambtenaar die bevoegd is om authentieke akten op te stellen, te bewaren en er afschriften van te verstrekken. Hun adviserende rol, het opstellen van diverse akten en de administratieve en financiële afwikkeling kunnen van waarde zijn bij het vastleggen van belangrijke overeenkomsten. Voor sommige zaken moet je verplicht naar de notaris, zoals bij een testament, (ver)koop van een huis en bij de oprichting van een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid.
Desalniettemin hebben we ook gezien dat het soms juist wenselijk is om iets niet via de notaris te regelen omdat het werk van een notaris vaak erg duur is en soms lang kan duren. Bij eenvoudigere transacties, zoals het opstellen van een onderhandse schenkingsakte of het regelen van een huurovereenkomst voor woonruimte, is de tussenkomst van een notaris niet nodig. In dergelijke gevallen kan het inschakelen van een notaris leiden tot extra kosten en vertragingen, terwijl deze zaken effectief en efficiënt onderhands kunnen worden afgehandeld.