Gebruikersovereenkomst bedrijfsauto

Wat is een gebruikersovereenkomst bedrijfsauto?

Een gebruikersovereenkomst bedrijfsauto legt de afspraken vast tussen een werkgever en een werknemer betreffende het gebruik van een bedrijfsauto. Dit betreft een auto van de zaak, die gebruikt mag worden door de werknemer voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden, gebruik bij woon-werkverkeer en in sommige gevallen ook voor privégebruik.

De overeenkomst regelt de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de werkgever als de werknemer met betrekking tot het gebruik, onderhoud en de verzekering van de bedrijfsauto.

De overeenkomst is zowel toepasbaar wanneer de werkgever de eigenaar van de auto is als wanneer de auto eigendom is van een leasemaatschappij.

Is het verplicht om een gebruikersovereenkomst te hebben wanneer een bedrijfsauto wordt gebruikt?

Het opstellen van een gebruikersovereenkomst voor een bedrijfsauto is niet verplicht, maar het is wel essentieel om duidelijke afspraken tussen werkgever en werknemer vast te leggen, wat helpt om mogelijke misverstanden en conflicten te voorkomen.

Een gebruikersovereenkomst specificeert regels omtrent persoonlijk gebruik, onderhoud en reparaties, en de verdeling van kosten voor zaken zoals brandstof en parkeergelden. Het biedt ook helderheid over de afhandeling van verkeersboetes en de procedures bij schade die niet door verzekeringen wordt gedekt. Door al deze zaken vooraf duidelijk af te spreken, worden latere problemen voorkomen en zorgt het voor een soepele samenwerking tussen alle betrokken partijen.

Wat is de eigen bijdrage en bijtelling bij het gebruik van een bedrijfsauto?

Als de auto ook privé mag worden gebruikt, dan is het gebruikelijk dat de werknemer een eigen bijdrage betaalt. De eigen bijdrage kan bedoeld zijn om de kosten te dekken die voortkomen uit het privégebruik van de auto, zoals brandstof, onderhoud en de waardevermindering.

De eigen bijdrage van een werknemer voor het privégebruik van een leaseauto van de werkgever kan invloed hebben op de bijtelling. De bijtelling is een bedrag dat wordt opgeteld bij het belastbaar inkomen van de werknemer als compensatie voor het voordeel van het privégebruik van een zakelijke auto. Wanneer een werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de auto, kan deze bijdrage worden afgetrokken van de bijtelling. Dit betekent dat alleen het resterende bedrag na aftrek van de eigen bijdrage bij het inkomen wordt opgeteld en belast. Dit kan resulteren in een lagere belastingheffing voor de werknemer, aangezien het belastbare voordeel van het privégebruik van de auto vermindert.

Voorbeeld bijtelling: Lars leaset een bedrijfsauto van zijn werkgever met een cataloguswaarde van €30.000. Voor het privégebruik moet Lars rekening houden met een fiscale bijtelling van 22%, wat neerkomt op een jaarlijks bedrag van €6.600. Lars betaalt een eigen bijdrage van €100 per maand, ofwel €1.200 op jaarbasis. Na aftrek van zijn eigen bijdrage, bedraagt de netto bijtelling die bij zijn inkomen wordt opgeteld €5.400 (€6.600 - €1.200). Dit betekent dat Lars door de bijtelling €5.400 extra belastbaar inkomen heeft, wat invloed kan hebben op zijn inkomstenbelasting en mogelijk zijn netto maandsalaris.

Is een bedrijfsauto een arbeidsvoorwaarde?

Het recht op een leaseauto wordt in veel gevallen gezien als een arbeidsvoorwaarde.

Arbeidsvoorwaarden zijn de voorwaarden waarop een werknemer werkt, zoals de arbeidsduur, salaris en vakantiedagen. De voorwaarden worden onderling afgesproken tussen de werknemer en de werkgever, en worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.

Arbeidsvoorwaarden kunnen alleen eenzijdig opgezegd worden als de belangen van de werkgever tot het eenzijdig wijzigen van het recht op een leaseauto zwaarder wegen dan het belang van de werknemer tot het behouden van de leaseauto. Het toevoegen van een beding tot het eenzijdig opzeggen van de gebruikersovereenkomst geeft dus alleen de mogelijkheid om dit ook daadwerkelijk te doen als de belangen van de werkgever tot het eenzijdig wijzigen van het recht op een leaseauto zwaarder wegen dan het belang van de werknemer tot het behouden van de leaseauto.

Wat moet er gedaan worden nadat een gebruikersovereenkomst voor een bedrijfsauto is opgesteld?

De overeenkomst moet na het invullen worden ondertekend door zowel de werkgever als de werknemer, en alle betrokken partijen moeten een kopie van het ondertekende document ontvangen voor hun administratie. Indien van toepassing kan een declaratieformulier (bv. voor het declareren van brandstofkosten) als bijlage aan de overeenkomst te worden toegevoegd.

Indien de overeenkomst ondertekend wordt door een vertegenwoordiger van de werkgever, is het belangrijk dat deze persoon bevoegd is om de werkgever te vertegenwoordigen. Vaak ligt de vertegenwoordigingsbevoegdheid bij het bestuur, maar bij het sluiten van een gebruikersovereenkomst wordt de werkgever vaak vertegenwoordigd door een gemachtigd persoon, zoals de eigenaar, directeur of een lid van het managementteam. In grotere organisaties kan dit ook een HR-medewerker zijn die gemachtigd is om namens het bedrijf te handelen. De vertegenwoordiger treedt op namens het bedrijf en is verantwoordelijk voor het aangaan van de overeenkomst met de werknemer.

Omdat deze overeenkomst bepalingen uit de arbeidsovereenkomst wijzigt/aanvult, kan het wenselijk zijn om deze overeenkomst aan de arbeidsovereenkomst te hechten of aan het personeelsdossier toe te voegen.

Wat moet een gebruikersovereenkomst bedrijfsauto bevatten?

Een gebruikersovereenkomst van een bedrijfsauto kan verschillende bepalingen bevatten die de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de werkgever als de werknemer vastleggen. De meest belangrijke bepalingen uit de overeenkomst zijn:

• De gegevens van de werkgever en de werknemer;
• De specificaties van de bedrijfsauto (merknaam, type, bouwjaar, kilometerstand, kenteken en brandstof);
• Of er accessoires bij de auto geleverd worden en zo ja welke;
• De duur van de gebruikersovereenkomst en de beëindiging;
• Het doel en het beoogde gebruik van de bedrijfsauto;
• De eventuele eigen bijdrage;
• Afspraken omtrent brandstofkosten, verzekeringen, reparaties en verkeersboetes.

Welke wetten zijn van toepassing op een gebruikersovereenkomst bedrijfsauto?

• Burgerlijk Wetboek, boek 6
• Wet inkomstenbelasting, artikel 3.20

Het model bewerken?

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.