Gebruikersovereenkomst bedrijfsauto

Deze Gebruikersovereenkomst bedrijfsauto legt de afspraken vast tussen een werkgever en een werknemer betreffende het gebruik van een bedrijfsauto. De overeenkomst regelt de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de werkgever als de werknemer met betrekking tot het gebruik, onderhoud en de verzekering van de bedrijfsauto. Deze overeenkomst is zowel toepasbaar wanneer de werkgever de eigenaar van de auto is als wanneer de auto eigendom is van een leasemaatschappij.

Wanneer is een gebruikersovereenkomst van een bedrijfsauto nuttig?

Het opstellen van een gebruikersovereenkomst voor een bedrijfsauto is essentieel om duidelijke afspraken tussen werkgever en werknemer vast te leggen, wat helpt om mogelijke misverstanden en conflicten te voorkomen. Zo'n overeenkomst specificeert regels omtrent persoonlijk gebruik, onderhoud en reparaties, en de verdeling van kosten voor zaken zoals brandstof en parkeergelden. Het biedt ook helderheid over de afhandeling van verkeersboetes en de procedures bij schade die niet door verzekeringen wordt gedekt. Door al deze zaken vooraf duidelijk af te spreken, worden latere problemen voorkomen en zorgt het voor een soepele samenwerking tussen alle betrokken partijen.

Afspraken in een gebruikersovereenkomst van een bedrijfsauto

Een gebruikersovereenkomst van een bedrijfsauto kan verschillende bepalingen bevatten die de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de werkgever als de werknemer vastleggen. De meest belangrijke bepalingen uit de overeenkomst zijn:

• Het doel en het beoogde gebruik van de bedrijfsauto: dit omvat een duidelijke beschrijving van het doel waarvoor de bedrijfsauto zal worden gebruikt. Bijvoorbeeld, wordt de auto alleen ingezet voor zakelijke doeleinden zoals klantbezoeken en leveringen of juist voor woon-werkverkeer. Verder is het belangrijk dat er duidelijke verboden vastgelegd worden, zoals het verbod op deelnemen aan races, het vervoer van gevaarlijke stoffen of roken in de auto. Belangrijk is ook of, en onder welke voorwaarden, de auto privé mag worden gebruikt en of personen zoals de partner of kinderen van de werknemer de auto ook mogen gebruiken.
• Eigen bijdrage: als de auto ook privé mag worden gebruikt, dan is het gebruikelijk dat de werknemer een eigen bijdrage betaalt. De eigen bijdrage kan bedoeld zijn om de kosten te dekken die voortkomen uit het privégebruik van de auto, zoals brandstof, onderhoud en de waardevermindering. De eigen bijdrage van een werknemer voor het privégebruik van een leaseauto van de werkgever kan invloed hebben op de bijtelling. De bijtelling is een bedrag dat wordt opgeteld bij het belastbaar inkomen van de werknemer als compensatie voor het voordeel van het privégebruik van een zakelijke auto. Wanneer een werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de auto, kan deze bijdrage worden afgetrokken van de bijtelling. Dit betekent dat alleen het resterende bedrag na aftrek van de eigen bijdrage bij het inkomen wordt opgeteld en belast. Dit kan resulteren in een lagere belastingheffing voor de werknemer, aangezien het belastbare voordeel van het privégebruik van de auto vermindert.
• Brandstof: in deze bepaling wordt behandeld wie de brandstof (of het opladen) van de auto betaalt en of de werknemer bijvoorbeeld een tankpas krijgt en tegen welke voorwaarden deze tankpas gebruikt mag worden.
• Het beëindigen van de overeenkomst: hier wordt onder meer behandeld dat de overeenkomst beëindigd kan worden bij langdurige ziekte, als de auto in beslag wordt genomen en als de arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer (voor wat voor een reden dan ook) wordt opgezegd.
• Het opzeggen van de overeenkomst: Het recht op een leaseauto wordt in veel gevallen gezien als een arbeidsvoorwaarde. Arbeidsvoorwaarden kunnen alleen eenzijdig opgezegd worden als de belangen van de werkgever tot het eenzijdig wijzigen van het recht op een leaseauto zwaarder wegen dan het belang van de werknemer tot het behouden van de leaseauto. Het toevoegen van een beding tot het eenzijdig opzeggen van de gebruikersovereenkomst geeft dus alleen de mogelijkheid om dit ook daadwerkelijk te doen als de belangen van de werkgever tot het eenzijdig wijzigen van het recht op een leaseauto zwaarder wegen dan het belang van de werknemer tot het behouden van de leaseauto.
• Andere bepalingen: verder wordt er in de overeenkomst bepaald wie de verzekeringen betaalt, wie er verantwoordelijk is voor het onderhoud en reparaties en wie eventuele verkeersboetes moet betalen.

Voorbeeld bijtelling: Lars leaset een bedrijfsauto van zijn werkgever met een cataloguswaarde van €30.000. Voor het privégebruik moet Lars rekening houden met een fiscale bijtelling van 22%, wat neerkomt op een jaarlijks bedrag van €6.600. Lars betaalt een eigen bijdrage van €100 per maand, ofwel €1.200 op jaarbasis. Na aftrek van zijn eigen bijdrage, bedraagt de netto bijtelling die bij zijn inkomen wordt opgeteld €5.400 (€6.600 - €1.200). Dit betekent dat Lars door de bijtelling €5.400 extra belastbaar inkomen heeft, wat invloed kan hebben op zijn inkomstenbelasting en mogelijk zijn netto maandsalaris.

Hoe dit document te gebruiken

Naast de hierboven genoemde bepalingen moeten in de overeenkomst de volgende zaken worden opgenomen:

• De gegevens van de werkgever en de werknemer;
• De specificaties van de bedrijfsauto (merknaam, type, bouwjaar, kilometerstand, kenteken en brandstof);
• Of er accessoires bij de auto geleverd worden en zo ja welke;
• De duur van de gebruikersovereenkomst en eventuele voorwaarden voor verlenging of beëindiging;
• De datum van ondertekening.

De overeenkomst moet na het invullen worden ondertekend door zowel de werkgever als de werknemer, en alle betrokken partijen moeten een kopie van het ondertekende document ontvangen voor hun administratie. Indien van toepassing dient een declaratieformulier (bv. voor het declareren van brandstofkosten) als bijlage aan de overeenkomst te worden toegevoegd.

Indien de overeenkomst ondertekend wordt door een vertegenwoordiger van de werkgever, is het belangrijk dat deze persoon bevoegd is om de werkgever te vertegenwoordigen. Vaak ligt de vertegenwoordigingsbevoegdheid bij het bestuur, maar bij het sluiten van een gebruikersovereenkomst wordt de werkgever vaak vertegenwoordigd door een gemachtigd persoon, zoals de eigenaar, directeur of een lid van het managementteam. In grotere organisaties kan dit ook een HR-medewerker zijn die gemachtigd is om namens het bedrijf te handelen. De vertegenwoordiger treedt op namens het bedrijf en is verantwoordelijk voor het aangaan van de overeenkomst met de werknemer.

Omdat deze overeenkomst bepalingen uit de arbeidsovereenkomst wijzigt/aanvult, kan het wenselijk zijn om deze overeenkomst aan de arbeidsovereenkomst te hechten of aan het personeelsdossier toe te voegen.

Toepasselijk recht

• Burgerlijk Wetboek, boek 6
• Wet inkomstenbelasting, artikel 3.20

Het model bewerken

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.