13 de septiembre de 2023
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13 de septiembre de 2023
Las relaciones jurídicas y vínculos de negocios suelen iniciar con la firma de algún tipo de Contrato que establezca los términos y condiciones que regularán la relación entre las personas y/o empresas que los firman. Sin embargo, una vez que la relación jurídica existe, a menudo es necesario que exista comunicación entre los contratantes. Es por ello que en muchas ocasiones se utilizan cartas para informar o notificar a la otra persona sobre alguna situación relacionada con la relación jurídica.
Como en cualquier carta las partes involucradas siempre serán el Remitente y el Destinatario, siendo el Remitente quien redacta la carta y el Destinatario quien recibe la misma.
El objetivo de la presente guía es informar sobre los tipos de notificación y las maneras de enviar las cartas con miras a garantizar su recepción y aportar mayor certeza a la comunicación efectiva entre el Remitente y el Destinatario.
La notificación personal consiste en que el Remitente entregue directamente al Destinatario la Carta, solicitando que firme una copia de la Carta señalando la fecha de recepción, a lo cual se le conoce como "Acuse de Recibo" o "Comprobante de Entrega", es importante que el acuse de recibo se firma sobre una copia idéntica de la carta, para poder demostrar el contenido de la misma.
Dicha notificación personal se puede hacer en presencia de dos o más testigos, quienes también pueden firmar el Acuse de Recibo para aportar mayor certeza de la entrega y recepción de la Carta. Todo ello con la intención de poder comprobar, en caso de ser necesario, que el Destinatario recibió la Carta.
Los Notarios y Corredores Públicos por ley tienen una presunción de "verdad jurídica", esto quiere decir que lo que un Notario o Corredor Público manifiesta por escrito se asumirá como verdadero, razón por la cual en ocasiones el Remitente puede acompañarse de un Notario o Corredor Público, quien por escrito mediante un documento denominado "Fe de Hechos" relatará que él estuvo presente en el momento en que el Remitente entregó o intentó entregar la Carta al Destinatario en su domicilio, así mismo el Notario o Corredor Público podrán adjuntar a la Fe de Hechos una copia idéntica de la carta, para demostrar el contenido de la misma.
Este documento podrá ser utilizado como prueba por parte del Remitente de la entrega o del intento de entrega de la Carta, es decir que se puede utilizar para demostrar la negativa por parte del Destinatario a recibir la carta.
La entrega de la Carta también se podrá realizar por medio de Correo Postal o Servicio de Paquetería, los cuales actualmente cuentan con guías de seguimiento en todos los envíos, con lo que se puede acreditar el día que se envió la Carta y el día en que la misma fue entregada e incluso en algunas ocasiones la persona quien recibió la misma, los cuales son pruebas con las que el Remitente podrá acreditar el envío y recepción de la Carta.
El Correo Electrónico Certificado es un servicio de correo electrónico que le permite al Remitente saber el momento en que el Destinatario recibió el correo en su bandeja, así como el día y hora en el cual el Destinatario abrió el correo, con lo cual se le tendrá por enterado del contenido de la Carta. Existen diferentes proveedores de este servicio de Correo Electrónico Certificado.
Es decir, una vez que la Carta es redactada por el Remitente, el mismo la envía al Destinatario por alguna plataforma de Correo Electrónico Certificado, la cual le confirmará la recepción del correo en la dirección de correo electrónico que el Remitente haya establecido y una vez que el Destinatario titular de esa dirección de correo electrónico abra el correo, el Remitente recibirá un aviso de que su correo informando que la Carta ha sido abierta y visualizada por el Destinatario.
Consiste en realizar la notificación utilizando alguna plataforma de correo electrónico o algún servicio de mensajería digital mediante la cual se realizará el envío adjunto de la Carta. Algunas plataformas tienen la función de "Acuse de Recibo" que permiten al Remitente demostrar la recepción del mensaje o correo por parte del Destinatario.
No hay una formula o un manual para determinar el tipo de notificación que se debe elegir para cada tipo de carta que el Remitente quiera entregar al Destinatario. En realidad deberán considerarse distintos elementos para seleccionar el método más conveniente para la notificación.
Algunos de los elementos a considerar son la relación entre el Remitente y el Destinatario, los costos de la notificación, el tiempo y la distancia entre el domicilio del Remitente y el Domicilio del Destinatario.
Sin embargo, los factores más importantes a considerar son el contenido de la carta y la importancia de la misma, respecto a las consecuencias jurídicas que tendría el que el Destinatario no recibiera la carta y/o que el Remitente no tuviera como demostrar su recepción.
Algunas Cartas se envían principalmente como formalidad del Remitente al Destinatario, sin que pueda haber alguna consecuencia grave, por ejemplo, una carta por cambio de domicilio laboral o una carta por cambio de domicilio personal, en las que el Remitente les informa a los Destinatarios del nuevo lugar donde lo pueden localizar.
En el caso del cambio de domicilio laboral, el profesionista podrá enviar la carta por el método de comunicación más común entre el profesionista y sus clientes, sin importar si obtiene o no un acuse de recibo, toda vez que la mayor consecuencia puede ser que un cliente llegue al domicilio anterior, no encuentre al profesionista y lo busque por otro medio. Razón por la cual en este caso en particular una notificación por Correo Electrónico simple o por Mensajería Electrónica podría ser el método más eficiente.
Por otro lado, en caso del cambio de domicilio personal, dependerá de quien es el Destinatario a quien el remitente quiere informar su nuevo domicilio, toda vez que si se trata de personas cercanas al Remitente, lo más probable es que no las vaya a notificar mediante una carta, mientras que si busca notificar a una Editorial que le envía mensualmente una revista a domicilio, dicha notificación podrá realizarla vía Correo Postal o bien mediante la Mensajería Electrónica del sitio web de la Editorial.
Lo anterior, en virtud de que la mayor consecuencia en el ejemplo que se enlista anteriormente es que el Remitente no reciba las revistas en el nuevo domicilio y tenga que comunicarse nuevamente con la editorial.
Es una situación muy distinta al tratarse por ejemplo de una Carta de Cese y Desistimiento de Uso de Marca, toda vez que en este caso es de vital importancia que el Remitente se asegure que el Destinatario recibió la carta y fue informado de las posibles infracciones que se encuentra cometiendo, así como que el Remitente obtenga algún comprobante de la notificación (acuse de recibo) para eventualmente acreditar ante un juez que el Destinatario fue informado previamente del uso no autorizado de una Marca Registrada y sin embargo no cesó ni desistió de hacer uso de la misma.
Razón por la cual el Remitente podrá realizar la Notificación de manera Personal o incluso mediante una Fe de Hechos, con las cuales pueda obtener un acuse de recibo firmado por el Destinatario o bien asentar en la Fe de Hechos que el Destinatario no quiso recibir la carta pero que fue notificado por el Remitente del contenido de la misma.
Otro ejemplo puede ser la Carta de Intención de Terminación Anticipada de Contrato de Arrendamiento, en la que el Arrendador (Remitente) le informa al Arrendatario (Destinatario) que ya no es su intención seguir rentando el inmueble, razón por la cual desea firmar un Convenio de Terminación Anticipada.
En cuyo caso será de vital importancia para el Arrendador asegurarse que el Arrendatario sepa que ya no quiere rentar el inmueble, para que puedan llegar a un acuerdo para la firma del convenio, o bien que el Arrendador pueda ofrecer dentro de un juicio la carta como prueba de que previo al juicio el Arrendatario fue notificado de la intención del Arrendador de no querer continuar con el Contrato, por las razones que se detallen en la carta.
Razón por la cual, el método de notificación ideal sería la Notificación Personal con acuse de recibo o un Fe de Hechos.
Las narrativas anteriores sirven para ejemplificar como el contenido de la carta y el propósito de la misma servirán para determinar cuál es el método de notificación más conveniente para cada situación.
Las Cartas son utilizadas por las partes que tienen un vínculo jurídico o contractual, cuando quieren informar a la otra parte involucrada de alguna situación relacionada con su relación jurídica o contractual, por lo que lo hacen de manera formal por escrito mediante la Carta, la cual deberá ser entregada o notificada por algún método que permita al Remitente demostrar que el Destinatario recibió efectivamente la Carta.
Los métodos de notificación establecidos en la presente guía son los siguientes:
En ese sentido, el Remitente deberá elegir el método más adecuado de notificación dependiendo del contenido de la carta que desea enviar al Destinatario, así como de la importancia para el Remitente de que el Destinatario reciba la misma, tomando en cuenta las posibles consecuencias jurídicas que podrían pasar si el Destinatario no recibe la carta o bien la necesitad del Remitente de demostrar que el Destinatario la recibió, lo cual puede ser necesario en caso de que el asunto relacionado con la carta llegue a una demanda o un juicio.
En ese sentido podríamos dividir los métodos de notificación en dos grupos, aquellos recomendables para Cartas sin consecuencias jurídicas y aquellas con consecuencias jurídicas.
Cartas con Consecuencias Jurídicas, se recomiendan los siguientes métodos:
Cartas sin Consecuencias Jurídicas, se recomiendan los siguientes métodos:
Para todos los métodos de notificación, el Remitente deberá contar con la información de contacto del Destinatario, bien sea su domicilio y/o dirección de correo electrónico en la cual pueda entregar o hacer llegar la Carta con la información que desea transmitir.
Como se mencionó anteriormente, no existe una receta o formulario para elegir el método de notificación más adecuado, dependerá del caso específico, el contenido de la carta y las posibles consecuencias jurídicas de la recepción de la misma.