¿Qué pasos tengo que seguir para iniciar una actividad empresarial?

Los más difícil a la hora de iniciar una actividad empresarial es sin duda encontrar la idea o la oportunidad de negocio. Esto lleva mucho tiempo y trabajo (y, por qué no decirlo, muchos momentos de frustación). Ahora bien, una vez que encontramos una potencial idea empresarial surge la siguiente gran pregunta: ¿Qué pasos debo seguir para iniciar mi idea de negocio?

En esta guía se tratará de responder a esta cuestión observando cada una de las fases o pasos que el emprendedor deberá seguir para poder diseñar el mapa de trabajo o el camino para el desarrollo de su idea y el inicio de su actividad empresarial.

1. Tenemos una idea de negocio en la que deseamos centrarnos, ¿y ahora qué hacemos?

Una vez que tenemos la idea de negocio y estamos dispuestos a invertir nuestro tiempo y dinero en el desarrollo de esta actividad, tenemos que resolver la principal pregunta clave, ¿es viable nuestro plan?

La respuesta a esta cuestión es esencial. Si nuestra idea de negocio es potencialmente viable, nuestras posibilidades de conseguir financiación (elemento clave en cualquier negocio) aumentarán de forma considerable y el emprendedor se sentirá más confiado en invertir tiempo y dinero en el desarrollo de su idea. Por el contrario, si la respuesta a la pregunta es negativa, entonces será el momento de replantearse la idea e, incluso, desecharla. En este último caso, lo más recomendable sería centrarnos en otra actividad o en la búsqueda de otro proyecto de negocio. Sin duda, nuestro bolsillo y nuestro bienestar agradecerán el abandono de un proyecto no rentable lo antes posible.

Para analizar de forma objetiva la viabilidad de nuestra idea será necesario diseñar un plan de negocio. En este plan, los promotores de la idea empresarial detallarán, entre otros, los siguientes aspectos:

Los objetivos concretos que se desean alcanzar con el proyecto y las posibles líneas de crecimiento futuro (p. ej. prestar un servicio de clases de inglés online para un total de cincuenta alumnos, desarrollar la prestación de servicios de maquillaje a domicilio, etc.).
La definición de la actividad concreta que desarrollarán los promotores del proyecto (p. ej. la restauración de vehículos clásicos, la creación de un centro de yoga, la venta de productos online, etc.).
El análisis del mercado dentro del cual se desea desarrollar el proyecto empresarial, incluyendo un listado de los potenciales competidores así como un análisis de la evolución concreta del sector (p. ej. descripción de la situación del mercado d educativo en España, incluyendo una lista de potenciales competidores del negocio).
La estimación de los cash flow o flujos de caja del futuro negocio (es decir, el rendimiento económico neto que se espera recibir del proyecto).
El análisis de todas las posibles fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del proyecto de negocio (denominado análisis DAFO).
El listado de los posibles proveedores del negocio, es decir, de las personas o empresas que facilitarán los materiales o servicios necesarios para ejecutar el plan (p. ej. el proveedor de los toldos que el promotor del negocio se dedicará a instalar en locales comerciales, el proveedor de los elementos necesarios para el negocio de preparación de tartas del promotor, etc.).
La descripción de las distintas fuentes de financiación que se utilizarán para la puesta en marcha del proyecto.
La mención de todas las licencias o permisos administrativos necesarios para llevar a cabo la actividad, incluido el análisis de la legalidad de la actividad que se desea llevar a cabo (p. ej. si el proyecto incluye la construcción de una plataforma cerca de una zona costera, se deberá tener en cuenta lo dispuesto en la Ley de Costas así como la normativa local para determinar si la idea se puede llevar a cabo realmente).

El diseño del plan de negocio permitirá analizar de forma objetiva la idea de negocio, de tal forma que se pueda realizar una estimación razonable de sus posibilidades de éxito. Asimismo, será una herramienta clave para informar a potenciales inversores sobre la idea de negocio y facilitar que puedan colaborar con su financiación (p. ej. la correcta realización de un plan de negocio será esencial si se desea participar en una ronda de negociación con futuros inversores,o para solicitar cualquier tipo de ayuda pública o subvención).

La elaboración de un plan de negocio por parte del emprendedor no es obligatoria, pero se trata de una herramienta vital para su puesta en funcionamiento, sobre todo en los negocios en los que se necesiten solicitar la inversión por parte de terceros.

2. ¿Y si es la idea de negocio es el resultado de la colaboración de dos o más partes?

Muchas veces un negocio no depende únicamente de un emprendedor o promotor, sino que suele ser el resultado del acuerdo o negociación entre varios promotores, ya sean personas físicas o varias empresas. En estos casos, lo recomendable sería acordar la firma de una carta de intenciones u oferta de negociación (p. ej. un acuerdo para comenzar la negociación de la compra de una empresa o para sentar las bases de un proyecto de investigación), a los efectos de permitir a las partes acuerden de buena fe las bases de la negociación que podrá llevar a la creación futura de un negocio.

Una vez sentadas las bases del proyecto, las partes podrán acordar la preparación del correspondiente plan de negocio.

Por otro lado, el desarrollo de la actividad, se podrá llevar a cabo de forma conjunta comprometiéndose ambas partes a compartir su experiencia y sus recursos para el inicio de una actividad conjunta (p. ej. un desarrollador de software podrá colaborar con una empresa de ingeniería para crear un proyecto robótica en el que se combinará la tecnología y el personal de cada una de las empresas que participan en el proyecto). En estos casos, las bases del negocio y de las obligaciones de cada una de las partes se podrán sentar mediante la firma de contrato de joint-venture.

3. Una vez comprobada la potencial viabilidad del negocio, ¿cuál sería el siguiente plazo?

Una vez analizada la potencial viabilidad del negocio, el siguiente paso será el inicio propio de la actividad, es decir, la puesta en marcha del negocio. En este punto, es importante tener en cuenta lo dispuesto en nuestra guía "¿Cuándo es conveniente crear una sociedad?" a los efectos de determinar la forma legal más adecuada iniciar nuestro negocio (p. ej. a la hora de decidir entre la constitución de una sociedad limitada o una sociedad limitada profesional, dependiendo de las características de nuestro negocio).

La clave en este punto es decidir si el proyecto se iniciará como autónomo o freelance, o si bien, dadas las características del proyecto y las cantidades necesarias para su puesta en marcha, se decide llevar a cabo la constitución de una sociedad. En general, los proyectos, sobre todo si requieren poca financiación, se iniciarán como autónomo o freelance, pudiendo los promotores constituir una sociedad a posteriori.

En el caso de que el promotor acuerde la creación de una empresa para el inicio de la actividad, surge otra importante cuestión, ¿cuál es el tipo de sociedad más adecuado para mi negocio? Existen numerosas formas de organizar jurídicamente una empresa (formas sociales), por lo que una de nuestras principales obligaciones como emprendedores será decidir cual es la más adecuada.

El tipo societario o de empresa más común es la denominada sociedad limitada. Se trata de un tipo societario ideal para empresas pequeñas o medianas, en las que los socios quieran garantizar su propiedad sobre el negocio a la vez que tratan de limitar su responsabilidad.

Además, en estos casos, los socios podrán firmar los denominados acuerdos o pactos parasociales (p. ej. la firma de un acuerdo en el que se regulan los derechos y obligaciones de los socios de una startup) para garantizar su compromiso con el negocio, fijar las actividades que cada uno de ellos se compromete a realizar en relación con la empresa y detallar las condiciones para su salida del negocio, entre otros puntos.

Por último, en el caso de que los promotores así lo estimen oportuno, cabe la posibilidad de que la actividad se inicie mediante la compra de una sociedad que se encuentre actualmente en actividad, lo cual puede ser un método rápido para iniciar una actividad, aunque requerirá de la correpondiente asistencia legal para limitar la potencial responsabilidad del adquirente sobre las deudas previas de dicha sociedad.

4. ¿Qué documentos se deben tener en cuenta para llevar el día a día de nuestra actividad empresarial?

Tras realizar el plan de negocio e iniciar nuestra actividad empresarial de acuerdo con lo señalado en el apartado anterior, ya podremos ejecutar todas las actividades de nuestro negocio y desarrollar la estrategia empresarial o comercial previamente diseñada. En los siguientes puntos, se hará un breve repaso de toda la documentación que se debe tener en cuenta para el desarrollo el correcto desarrollo del negocio.

4.1 Documentos para sentar las bases estratégicas o comercial del negocio

El diseño de un plan de marketing puede ser un elemento importante para fijar la actividad empresarial y competitiva de la empresa, así como para detallar todas las actividades concretas que se llevarán a cabo a corto y medio plazo para permitir el correcto desarrollo de la actividad.

4.2 Documentos para realizar la gestión diaria de nuestro negocio

Por último, no debemos olvidar que el inicio de una actividad empresarial implica una serie de obligaciones fiscales, sociales o mercantiles que se resumen a continuación:

La presentación de formularios de impuestos periódicos, los cuáles dependerá de si la actividad se realiza como trabajador autónomo o a través de una sociedad. Así, si el promotor es un trabajador autónomo deberá presentar como mínimo las correspondientes declaraciones trimestrales de IRPF (modelo 130, modelo 100 anual) y de IVA (modelo 303 trimestral, modelos 347 y 390 anuales). Por otro lado, si el negocio se ejecuta a través de una sociedad se deberá realizarla liquidación anual del Impuesto de Sociedades (modelo 200) más las correspondientes declaraciones trimestrales de IVA.

El cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social, incluido el pago de la correspondiente cuota de autónomos. Asimismo, si el promotor realiza la contratación de empleado, deberá realizar el correspondiente pago de sus cotizaciones sociales.

En el caso de que se inicie la actividad mediante una sociedad, implicará el cumplimiento de las obligaciones mercantiles, tales como la preparación y aprobación de las cuentas anuales y su depósito en el Registro Mercantil, así como la elaboración de un libro de actas en el que se recojan todos los acuerdos aprobados por el consejo de administración de la sociedad.

Todo ello sin perjuicio de los documentos concretos que puedan ser necesario completar dependiendo de la actividad concreta que se lleve a cabo mediante el negocio.

5. Conclusión

Una vez que tenemos una idea de negocio debemos comenzar otra tarea de casi mayor dificultad: preparar el plan de negocio y sentar las bases para el inicio de la actividad empresarial. De esta forma, el promotor deberá llevar a cabo las siguientes actividades:

Diseñar un plan de negocio en el que se analice el potencial del negocio, incluyendo un análisis de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y sus potenciales amenazas. Además, este plan deberá detallar las necesidades económicas del emprendedor y sus principales fuentes de financiación, así como recoger una estimación global de sus ingresos.

Una vez determinada la viabilidad del negocio, el promotor deberá cumplir con todas las obligaciones legales necesarias para dar inicio a su actividad. En concreto, deberá seleccionar la forma más adecuada para el desarrollo de su actividad.

Por último, una vez iniciada la actividad, se deberán cumplir con las obligaciones ordinarias derivadas de la propia ejecución de la actividad.