¿Es posible firmar los documentos notariales por videoconferencia o de forma electrónica?

Tal y como se recoge en nuestra guía ¿Cuándo y cómo notarizar un documento?, existen una serie de acuerdos que deben constar siempre en escritura o que es conveniente que las partes firmen ante notario. En relación con esto, una de las principales novedades que ha introducido la reciente reforma de la Ley de Notariado es la posibilidad de firmar algunos documentos públicos o escrituras de forma electrónica mediante videoconferencia, es decir, sin la necesidad de acudir presencialmente ante un notario público. Esto permite agilizar la aprobación de determinados acuerdos, reduciendo los tiempos de formalización de estos documentos, y facilitando que las escrituras públicas se puedan formalizar y archivar de forma electrónica.

En los siguientes apartados se detallan los tipos de acuerdos o decisiones que las partes pueden elevar a público de forma electrónica, así como el procedimiento que las partes de un acuerdo o decisión que desean notarizar debe seguir para elevar a público dichos acuerdos sin necesidad de acudir físicamente a la oficina del notario.

1. ¿En qué consiste la reciente reforma de la Ley del Notariado?

La reciente reforma de la Ley del Notariado, que ha entrado en vigor el 9 de noviembre de 2023, tiene como principal objetivo facilitar y flexibilizar la preparación y elevación a público de una serie de acuerdos o contratos relacionados con la actividad diaria de muchas empresas o profesionales. Entre los cambios más relevantes introducidos en esta reforma, destaca la posibilidad de notarizar o elevar a público una serie de acuerdos de forma telemática, es decir, sin que sea necesario que las partes o personas que otorgan o firman las escrituras acudan en persona a la oficina notarial.

La reforma recoge una serie de acuerdos que se podrán elevar a público de forma telemática a través de internet, lo que facilita la gestión de los expedientes y reduce el tiempo de preparación de las escrituras públicas de los clientes.

La escritura del notario constará en un documento electrónico que cada una de las partes podrán firmar con un certificado digital. Asimismo, estos acuerdos se incluirán o guardarán en un protocolo o archivo digital del notario que firma la documentación. De esta forma, se consigue digitalizar las escrituras y facilitar su acceso de forma electrónica, permitiendo la creación de copias online planamente válidas.

2. ¿Qué documentos notariales se pueden firmar de forma electrónica o mediante videoconferencia?

Solo se podrán firmar de forma electrónica o digital aquellos documentos o acuerdos señalados, de forma específica, en la Ley del Notariado, y que se detallan a continuación:

La firma de las denominadas pólizas mercantiles (es decir, de aquellos acuerdos que regulan las condiciones en las que una entidad bancaria o financiera realiza un préstamo, o cualquier otro tipo de acuerdo de financiación, en favor de un tercero).
La constitución o creación de sociedades mercantiles, incluyendo la aprobación de sus estatutos sociales (ya sean los estatutos de una sociedad limitada, de una sociedad limitada profesional, o de una cooperativa), así como el nombramiento de su administrador o administradores (ya sea un administrador único, mancomunado, solidario o de un miembro del consejo de administración) y de cualquier tipo de apoderamiento, o el otorgamiento de cualquier otro pacto societario (p. ej de un pacto de socios).
Los poderes de representación procesal o para la actuación ante las administraciones públicas (es decir, poderes por los cuales se permite representar a una persona ante la Administración pública o ante los tribunales de justicia y juzgados), y los poderes para realizar actuaciones concretas, es decir, poderes especiales. No será posible el otorgamiento por videoconferencia de poderes generales, es decir, de poderes que permitan a una persona actuar de forma general en representación de otra persona.
La revocación o cancelación de poderes, ya sean de poderes generales (permiten realizar cualquier tipo de actividad en nombre de la persona que otorga el poder) o de carácter especial (solo autorizan a realizar ciertas actividades concretas).
Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías sobre cualquier bien (p. ej. la cancelación de una fianza existente sobre un bien que se había acordado para pagar una deuda en caso de incumplimiento del deudor).
Las actas de las decisiones adoptadas por la junta general de una sociedad mercantil, ya sea una sociedad limitada, una sociedad anónima, una sociedad profesional o de la asamblea general de una cooperativa.
La legitimación de las firmas de cualquier documento (es decir, la verificación por parte del notario de que la firma existente sobre un documento es real y válida).
Los testamentos que hayan sido redactados en situación de epidemia declarada, mientras dure la obligación de confinamiento (p. ej. un testamento emitido durante una pandemia declarada de un virus).
Las declaraciones de obra nueva, sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad (es decir, el documento en el que un promotor o constructor detalla la construcción o edificación llevada a cabo en una finca o parcela), así como las escrituras de la división de la propiedad horizontal en los edificios de viviendas (es decir, la constitución o creación de una comunidad de propietarios de las viviendas que forman un edificio).
La firma de cualquier acta o acuerdo de conciliación o de acuerdo en la solución de un conflicto, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para garantizar los derechos de las partes.

Las partes podrán elegir, libremente, si desean firmar los acuerdos anteriores de forma electrónica, o si desea que se eleve a público de forma tradicional, acudiendo a la oficina del notario.

3. ¿Cómo se puede realizar la firma de los documentos de forma electrónica?

La escritura pública se podrá elevar a público de forma electrónica mediante videoconferencia, siempre que se sigan los siguientes pasos:

Cada una de las partes u otorgantes de las escrituras deben acceder a la sede electrónica habilitada por el Consejo General del Notariado, denominada Portal Notarial del ciudadano, utilizando su certificado digital. La parte o partes que deseen elevar a público cualquiera de los acuerdos anteriores, deberán acceder a esta plataforma en el momento en que el notario público así se lo indique.
Las partes deberán acceder a la plataforma antes señalada en la fecha que así acuerden con el notario. Una vez dentro de la plataforma, el notario exhibirá o mostrará el borrador de escritura documento mediante videoconferencia, de modo que las partes puedan hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte del notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido.
Una vez comprobado el documento, las partes realizarán la firma de la escritura con su firma digital, confirmando así la validez de su contenido.
Finalmente, el notario autorizará el documento con su firma electrónica o certificado digital y lo incorporará a su protocolo o registro electrónico. También preparará una copia en papel del acuerdo que se incorporará al registro en papel o protocolo del notario. Desde este momento, el acuerdo se habrá elevado a público correctamente y tendrá plenos efectos frente a terceros, como cualquier otra escritura pública firmada en papel.

Si el otorgante no dispusiera de firma electrónica, el notario puede facilitarle una firma electrónica que se podrá utilizar, únicamente, para la firma del acuerdo o de la escritura que se desee elevar a público.

4. ¿Cuál es la validez de las escrituras o documentos públicos electrónicos?

La autorización o intervención notarial del documento público electrónico está sujeta a las mismas garantías y requisitos que la de cualquier otro documento público notarial recogido en papel, produciendo, por tanto, los mismos efectos. Con independencia del soporte electrónico, informático o digital en que se contenga el documento público notarial:

El notario deberá dar fe de la identidad de las partes otorgantes de la escritura, analizando que:
- las partes tienen plena capacidad y legitimación para firmar el acuerdo y elevarlo a público;
- las partes han prestado su consentimiento de forma libre, es decir, deciden elevar el acuerdo a público libremente;
- el otorgamiento se adecúa a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes o intervinientes.
Los documentos públicos autorizados por Notario en soporte electrónico, de acuerdo con el procedimiento señalado en el apartado anterior, gozan de fe pública y su contenido se presume veraz e íntegro, al igual que las escrituras públicas recogidas en papel, con las consecuencias que se detallan en nuestra guía ¿Qué ventajas tiene la firma de un contrato o acuerdo ante notario?

Una vez recogido el acuerdo en escritura pública, el notario podrá expedir copias autorizadas de esta escritura al igual que puede realizar con las escrituras públicas recogidas en papel. La copia autorizada se remitirá a cada una de las partes de forma electrónica a través del Portal Notarial del Ciudadano. Esta copia autorizada incorporará un sello electrónico con marca de tiempo confiable para que se pueda reconocer la validez del documento, así como la fecha de emisión de la copia notarial.

5. Conclusión

La reciente reforma de la Ley del Notariado recoge, como principal novedad, la posibilidad de firmar algunos acuerdos o escrituras de forma telemática, es decir, a través de internet con un certificado digital, sin la necesidad de que las partes comparezcan personalmente ante un notario público.

En concreto, la firma de forma telemática se debe realizar mediante videoconferencia. Esta videoconferencia se celebrará a través del Portal Notarial del Ciudadano. Las partes podrá acceder a este portal con su certificado digital.

Mediante esta plataforma, se realizará una breve reunión online, en la que las partes podrán revisar el documento que va a ser elevado a público, y se podrá realizar su firma digital.

Una vez realizado este trámite, la escritura se incorporará al protocolo del notario, y tendrá la misma validez que una escritura pública tradicional en papel.