¿Cuáles son las obligaciones de los administradores de una sociedad?

La aceptación del cargo de administrador o de miembro del consejo de administración (consejero) de una sociedad conlleva una serie de obligaciones o responsabilidades importantes. Entre otras, estas obligaciones implican la asunción de tareas de gestión y de llevanza del día a día de la sociedad que tiene por objeto asegurar su correcto funcionamiento y que pueden ser claves para la consecución del objetivo de la sociedad.

A continuación, se hará un repaso de las principales obligaciones que deben asumir los administradores o consejeros tras aceptar su cargo:

1. Los principales deberes de los administradores

Los principales deberes que asumen los administradores o consejeros de una sociedad tras aceptar su cargo son los siguientes:

1.1 Deber general de diligencia

El principal deber de los administradores consiste en ejercer su cargo cumpliendo con todas las obligaciones impuestas por la legislación vigente, así como lo establecido en los propios estatutos de la sociedad o en los acuerdos adoptados por la junta general de socios, con la diligencia de un ordenado empresario, teniendo siempre en cuenta las características del cargo y de las funciones atribuidas.

Asimismo, en relación con lo anterior, el administrador deberá subordinar, en todo momento, su interés personal o particular al interés de la sociedad en la que ejerce el cargo, no pudiendo adoptar decisiones o actuar en aquellos casos en los que pueda existir un potencial conflicto de intereses (es decir, situaciones en las que existe una contradición entre lo que es lo mejor para la sociedad y lo mejor para el administrador), tal y como se señala en el apartado 3 de esta guía.

Siguiendo lo anterior, los administradores deberán dedicar el tiempo necesario para realizar las tareas asignadas. Asimismo, adoptarán las medidas precisas para garantizar la buena dirección y el control de la sociedad. Cuando el administrador deba adoptar una decisión que afecte a la sociedad, deberá siempre evaluar sus posibles consecuencias negativas con el fin de evitar ocasionar o reducir los posibles perjuicios que podría provocar su decisión a la empresa (p. ej. si el administrador tiene que decidir entre reparar un autobús de la empresa o realizar la compra de uno nuevo, evaluará lo que resulta en términos de gastos y de utilidad lo mejor para la sociedad).

Por último, en el desempeño de sus funciones, el administrador tiene el deber de exigir a la sociedad, y el derecho de obtener, toda la información adecuada y necesaria para cumplir con todas sus obligaciones como administrador (p. ej. el administrador tiene derecho a acceder a la información contable para comprobar la situación financiera de la sociedad).

1.2 Protección de la discrecionalidad empresarial

Relacionado con el deber de diligencia señalado en el apartado anterior, el administrador deberá actuar en todo momento teniendo en cuenta el principio de buena fe, sin que se pueda imponer su interés personal en ningún momento, debiendo actuar con información suficiente y con arreglo a un procedimiento de decisión adecuado. Así, todas las decisiones del administrador deberán estar motivadas o deben existir razones que justifiquen cada una de las decisiones adoptadas (p. ej. si el administrador decide vender un inmueble de la sociedad, se deberá justificar esta decisión en la falta de utilidad del inmueble, en la necesidad de la sociedad de obtener liquidez para continuar con la actividad, etc.).

Siguiendo lo anterior, se excluye del ámbito de libre decisión del administrador aquellas decisiones que afecten personalmente a él, así como a otros administradores de la sociedad o a cualquier persona vinculada. En estos casos, se entiende que la decisión no se adopta teniendo en cuenta el mejor interés de la sociedad, sino que se justifica por el interés propio o de un tercero relacionado (p. ej. de un familiar).

1.3 Deber de lealtad del administrador

Los administradores deberán desempeñar su cargo con la lealtad de un fiel representante, actuando siempre bajo el principio de buena fe anteriormente mencionado, y protegiendo el interés mejor de la sociedad, de forma leal con la sociedad, como si fuera un socio o su propietario.

El incumplimiento del deber de lealtad por el administrador (p. ej. porque transfiere parte de los ingresos de la sociedad a cuentas personales) determinará no solo la obligación de indemnizar el daño causado al patrimonio social, sino también la de devolver a la sociedad el enriquecimiento injusto obtenido por el administrador derivado de su comportamiento desleal (p. ej. si el administrador desvió parte de los clientes de la sociedad a otra empresa de su propiedad, deberá indemnizar a la sociedad devolviendo el enriquecimiento que obtuvo de esos clientes).

2. Principales obligaciones de los administradores

Siguiendo los principios y deberes de los administradores citados en los apartados anteriores, el admistrador deberá cumplir con las siguientes obligaciones básicas para garantizar la protección del interés de la sociedad:

Ejercitar sus facultades únicamente para los fines para las que le han sido concedidas, respetando siempre el interés general de la sociedad (p. ej. si se le concede un poder al administrador para firmar acuerdos de colaboración con otras empresa, dichos acuerdos deberán responder a las necesidades o al interés de la empresa, y no al mero hecho de que el administrador reciba una comisión por la firma de ese contrato).

Guardar secreto sobre las informaciones, datos, informes o antecedentes a los que haya tenido acceso en el desempeño de su cargo, incluso cuando haya cesado en él, salvo en los casos en que la ley lo permita o requiera (p. ej. el administrador estará obligado a facilitar a la policía información privada de la sociedad en el marco de una investigación policial sobre un posible delito realizado por parte de la sociedad). Se trata de la obligación de guardar secreto de toda la información. En todo caso, se podrá exigir al administrador la firma del correspondiente acuerdo de confidencialidad.

Abstenerse de participar en la deliberación y/o votación de acuerdos o decisiones en las que el administrador, o una persona vinculada (p. ej. un familiar del administrador), tenga cualquier tipo de conflicto de interés (p. ej. en la votación sobre la contratación de un nuevo directivo de la sociedad que es familiar del administrador). Se excluirán de la anterior obligación de abstención los acuerdos o decisiones que le afecten en su condición de administrador, tales como su designación o revocación para cargos en el órgano de administración u otros de análogo significado.

El conflicto de interés puede ser directo o indirecto (ya sea porque el propio administrador tenga el conflicto de interés o lo tenga, p. ej., un familiar (indirecto)).

Además, el administrador deberá adoptar las medidas necesarias para evitar incurrir en situaciones en las que su actividad profesional, sea por cuenta propia o ajena, pueda entrar en conflicto con el interés social y con sus deberes respecto a la sociedad (p. ej. se deberá abstener de iniciar un negocio en el mismo sector de actividad que la sociedad, de contratar un directivo que pueda ser familiar del administrador, etc.). En el siguiente apartado, se detallarán las actividades que deberá seguir la sociedad para prevenir estas situaciones.

Desempeñar sus funciones bajo el principio de responsabilidad personal con libertad de criterio o juicio, e independencia respecto de instrucciones y vinculaciones de terceros. El administrador deberá actuar de forma independiente respecto a terceros, respetando siempre el interés de la sociedad.

En todo caso, estas son obligaciones generales que deben respetar los administradores en todos los casos. La junta de socios podrá acordar la aplicación de ciertas obligaciones concretas o especiales dependiendo de los intereses de la sociedad (p. ej. un sociedad que trabaja en temas de investigación o desarrollo podrá estabecer obligaciones especiales para proteger el know how y el conocimiento de la sociedad).

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones anteriormente señaladas podrá justificar la destitución del administrador, así como podrá implicar la existencia de responsabilidad civil que se exigirá al administrador por vía judicial (es decir, se podrá llegar a solicitar una indemnización económica por los daños derivados de su incumplimiento).

3. La prevención de las situaciones de conflicto de interés

Como se ha mencionado en los apartados anteriores, una de las principales obligaciones de los administradores es la de evitar situaciones en las que pueda existir un conflicto de interés entre el administrador, o cualquiera de sus familires o amistades, y la propia sociedad. Esta obligación implica que el administrador se debe abstener de forma específica de:

Realizar cualquier tipo de operación o actividad comercial con la sociedad distinta de las operaciones ordinarias comerciales habituales o de aquellas operaciones a las que el administrador haya sido expresamente autorizado (p. ej. si la sociedad se dedica a la fabricación de pan, su actividad deberá centrarse en todas aquellas tareas de administración o gestión necesarias para que se pueda continuar con esta actividad). Estas operaciones deberán realizarse en condiciones de mercado (es decir, con un precio adecuado teniendo en cuenta la demanda y oferta existente) y no podrán suponer un riesgo o daño grave para la situación económica de la empresa (debe abstenerse de tomar decisiones que puedan suponer un claro perjuicio para la sociedad, como puede ser la venta de hornos industriales necesarios para el desarrollo de su actividad sin que se hayan reemplazado por unos nuevos).

Utilizar el nombre de la sociedad o invocar su condición de administrador para influir indebidamente en la realización de operaciones de carácter privado (p. ej. el administrador no puede utilizar su puesto de administrador en la compañía para tratar de conseguir un préstamo con condiciones favorables para la compra de su vivienda familiar).

Hacer uso de los bienes de la empresa, incluida la información confidencial o los datos de los clientes, con fines privados. De esta forma, se deben prevenir aquellas situaciones en los que el administrador hace uso de bienes de la empresa en su propio beneficio (p. ej. el administrador no puede contactar a los clientes de la empresa para tratar de venderles productos que está desarrollando a través de un negocio propio).

Aprovecharse de las oportunidades de negocio de la sociedad para obtener un beneficio propio (p. ej. no puede utilizar la sociedad para edificar en unos terreros que casualmente son propiedad del administrador).

Obtener ventajas o remuneraciones de terceros ajenos a la sociedad y a su grupo empresarial (es decir, el administrador no puede estar a su vez cobrando un sueldo por parte de otra sociedad distinta, salvo que se hubiera autorizado de forma expresa dicha posibilidad). Únicamente se podrán recibir regalos puntuales y de poca cuantía.

Desarrollar una actividad económica por cuenta propia o cuenta ajena que entrañen una competencia efectiva, sea actual o potencial, con la sociedad o que, de cualquier otro modo, le sitúen en un conflicto permanente con los intereses de la sociedad (es decir, el administrador no puede mantener su cargo y, además, trabajar para una empresa competidora o crear su propio negocio aprovechando la información que dispone de la sociedad).

Las prohibiciones anteriores son de aplicación también en el caso de que el beneficiario de los actos o de las actividades prohibidas sea una persona vinculada al administrador.

Los administradores deberán comunicar a los demás administradores y, en su caso, al consejo de administración, o, en su caso, a la junta general de socios cualquier situación de conflicto, directo o indirecto, que el propio administrador, o personas vinculadas a ellos, pudieran tener con el interés de la sociedad.

4. Conclusión

Debido a la importancia de la labor que llevan a cabo los administradores de las sociedades mercantiles, y los posibles efectos negativos que puede tener su actuación negligente, los administradores están sujetos a una serie de estrictos deberes y de obligaciones.

En cuanto a los deberes principales, los administradores debe sobre todo actuar de forma leal con la sociedad, anteponiendo siempre el interés de la sociedad a su interés personal y respetando en todo momento el principio de buena fe en todas sus decisiones.

En relación con lo anterior, el administrador deberá cumplir una serie de obligaciones para garantizar el cumplimiento de los principios anteriores, entre los que destaca la obligación de guardar secreto sobre la información de la sociedad y de tomar decisiones de forma razonada, teniendo en cuenta las condiciones de mercado.

Por último, el administrador deberá prevenir las situaciones en las que pueda existir un conflicto de interés, ya sea con él mismo o con un miembro de su familia o amistad. Así, deberá informar a los restantes administradores o a los socios sobre la posible situación de conflicto y abstenerse de tomar decisiones en esas situaciones.