26 de marzo 2024
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26 de marzo 2024
Una de las principales obligaciones de las sociedades mercantiles, incluidas las sociedades limitadas y las sociedades anónimas, es la elaboración y aprobación de las denominadas cuentas anuales. Se trata de la obligación de preparar una serie de documentos contables y financieros de carácter periódico que permitan detallar la situación económica de la empresa.
En los siguientes puntos, se analizarán los documentos que conforman las cuentas anuales de las sociedades y sus principales características:
Las cuentas anuales están formadas por una serie de libros contables en los que se trata de recoger una imagen fiel de la situación económica y financiera de la empresa en un determinado ejercicio o año. El objetivo de estos documentos es permitir que cualquier persona, ya sea relacionada con la sociedad (p. ej. un socio) o ajena a ella (p. ej. un potencial comprador de la empresa), pueda conocer la situación económica y financiera real de la empresa.
Las cuentas anuales se deben preparar a la finalización de cada ejercicio económico de la empresa. El ejercicio económico tiene una duración de un año cuyo inicio y finalización se detallará en sus estatutos sociales.
En general, el ejercicio económico se corresponderá con cada año natural contando desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año, salvo que los estatutos de la sociedad indiquen otra cosa.
De forma específica, las cuentas anuales están compuestas por la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Balance de Situación, el Estado de Flujos de Efectivo, el Estado de Cambios del Patrimonio Neto y la Memoria. En los siguientes apartados se comentarán cada uno de estos documentos.
Las empresas de menor tamaño podrán presentar unas cuentas anuales simplificadas o con un contenido menos detallado y, por tanto, más fáciles de preparar. En concreto, podrán aprobar este tipo de cuentas las empresas que cumplan con los siguientes requisitos:
Las cuentas anuales simplificadas son más sencillas. Requieren una información menos detallada en su balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria. Además, no están obligadas a elaborar el Estado de Flujos de Efectivo ni el Estado de Cambios en el Patrimonio, tal y como se señalará posteriormente a la hora de analizar cada uno de estos documentos contables.
La cuenta de pérdidas y ganancias es un documento contable que permite calcular el resultado económico de la empresa en un ejercicio concreto. En este documento se recogen todos los ingresos y todos los gastos que ha tenido la sociedad durante el ejercicio económico, tal y como se detallará a continuación:
Los ingresos son todas las cantidades de dinero que la empresa ha obtenido como resultado del desarrollo de su actividad económica. Se corresponde así con el volumen de ventas o cantidad de dinero obtenida por la venta de productos o la realización de la actividad económica de la empresa.
La sociedad también puede obtener los denominados ingresos extraordinarios, es decir, cantidades dinero obtenidas tras la realización de actividades u operaciones que no son resultado de la actividad económica habitual de la empresa (p. ej. cantidades de dinero derivadas de la venta de una fotocopiadora que la empresa ha utilizado durante el desarrollo de su actividad empresarial, ingresos por el alquiler puntual de una oficina propiedad de la empresa, etc.).
Los gastos son todas las salidas de dinero o costes que la empresa ha asumido para poder desarrollar su actividad. Al igual que en el caso de los ingresos, los gastos se pueden dividir de la siguiente manera:
Se trata de las salidas de dinero o pagos realizados como consecuencia de la actividad económica llevada a cabo por la sociedad (p. ej. los gastos de alquiler de las oficinas, los gastos de suministros de agua, de electricidad e internet, los gastos de personal, etc.).
Dentro de los distintos tipos de gastos de explotación existentes, es importante señalar los gastos de amortización y las dotaciones. Los gastos de amortización se corresponden con la cantidad que se deduce de los beneficios de la empresa como deterioro o pérdida de valor estimado del patrimonio de la empresa (p. ej. si la empresa adquiere una fotocopiadora, se entiende que dicha fotocopiadora pierde valor cada año por culpa de su uso habitual). Será dicha pérdida de valor lo que se considere como amortización.
Para el cálculo de los gastos de amortización se deberá tener en cuenta lo dispuesto por la legislación tributaria.
Por otro lado, las dotaciones son las pérdidas o costes que la empresa estima o cree que tendrá que afrontar en el futuro. Se trata así de gastos que se anticipan en previsión de pérdidas futuras (p. ej. se puede considerar como gasto el posible pago de indemnizaciones a ex-trabajadores de la empresa que han acudido a los tribunales).
Son los gastos derivados del uso de fuentes de financiación ajenas o préstamos que han sido concedidos en favor de la empresa (p. ej. el interés que paga la empresa por un préstamo que tiene concedido, las gastos de formalización de una hipoteca que firmará la empresa, etc.).
La estructura básica de la cuenta de pérdidas y ganancias es la siguiente:
INGRESOS CORRIENTES (DERIVADOS DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA) - GASTOS CORRIENTES (DERIVADOS DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA) =
RESULTADO DE EXPLOTACIÓN O EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciations and amortizations)
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EBITDA - dotación de amortizaciones = Resultado antes de intereses e impuestos o EBIT (Earnings Before Interest and Taxes)
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EBIT + ingresos financieros – gastos financieros = Resultado antes de impuestos o EBT (Earnings Before Taxes)
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EBT - gastos de impuestos (en España, el Impuesto de sociedades asciende a un 25%) = Resultado Neto de la actividad de la empresa
Tal y como se puede observar, este documento permite calcular el beneficio o pérdida de dinero derivado de la actividad económica de la empresa, es decir, el rendimiento de la actividad económica de la empresa. Este rendimiento es la base para el cálculo de los impuestos que la sociedad deberá abonar a la Administración Tributaria.
El balance de situación es el documento contable en el que se recoge el patrimonio de la sociedad y las fuentes o medios utilizados para su financiación a la fecha de cierre o finalización del ejercicio. Este documento se divide en dos columnas. En la columna de la izquierda se recoge el patrimonio o bienes propiedad de la sociedad y en la columna de la derecha sus fuentes de financiación, es decir, el origen del dinero utilizado para financiar o hacer frente al activo de la empresa.
El activo recoge todos los bienes (p. ej. inmuebles, vehículos) y derechos (p. ej. créditos que ha concedido a otras personas, facturas de clientes que se encuentran pendientes de pago, etc.) que son propiedad de la sociedad. Dentro del activo se deberá distinguir entre:
Se trata de todos aquellos bienes o derechos que dispone la sociedad y que permanecerán en la empresa durante un periodo inferior a un año. Entre otras, se incluyen aquí las facturas de los clientes pendientes de cobro, el dinero disponible en cuentas bancarias, etc.
El activo a largo plazo incluye todos los bienes o derechos de la sociedad que tienen un carácter permanente o que se mantendrá en el patrimonio durante más de un año. A modo de ejemplo, se incluyen los inmuebles (ya sean oficinas, locales, etc.), los vehículos, las acciones que dispone titularidad de otra empresa, etc.).
El pasivo hace referencia a los medios de financiación de la empresa, es decir, la forma en la que la empresa adquiere los bienes o patrimonio necesario para que la empresa lleve a cabo su actividad:
La financiación ajena recoge las cantidades de dinero que la empresa debe a otras personas ajenas a la misma (p. ej. préstamos que ha recibido de entidades bancarias, plazos de pago o financiación facilitada por los proveedores de la empresa, etc.). Esta financiación ajena se puede dividir también en corto o a largo plazo dependiendo de su exigibilidad (es decir, del periodo de tiempo en el que se deberá realizar el pago o devolución en favor del acreedor):
La financiación propia, también conocida como patrimonio neto, se corresponde con las fuentes de financiación que se derivan de la propia actividad de la empresa o de aportaciones de sus socios.
De forma concreta, el patrimonio neto incluye todas las cantidades de dinero que dispone la empresa, ya sea porque las han aportado sus socios (p. ej. el capital social aportado) o porque ha acumulado los beneficios obtenidos en los años anteriores.
Este documento se divide en dos columnas, recogiéndose el activo, es decir, el patrimonio de la sociedad a la izquierda. La columna de la izquierda el activo se ordena de más circulante o líquido (es decir, de cantidades de dinero o activo fácil de vender, como pueden ser acciones de otra empresa, cantidades que los clientes adeudan a la empresa, cantidades depositadas en una entidad bancaria, etc.) a no circulante a largo plazo o que es más difícil su conversión en dinero (es decir, se ordena de menor a mayor facilidad para vender el bien y obtener dinero, como pueden ser locales, maquinaria de la empresa o terrenos propiedad de la empresa).
Por otro lado, la columna de la derecha (el pasivo) se ordena de exigible a corto plazo en la parte superior a exigible en un periodo de tiempo superior. Asimismo, en su parte superior recoge el patrimonio neto de la empresa.
La suma de todos los valores de la columna de la izquierda (activo) debe ser igual a la suma de todos los valores de la columna de la derecha (pasivo más patrimonio neto).
A continuación, se recoge un breve resumen de la estructura de este documento:
Activo circulante + Activo no circulante = Patrimonio Neto + Pasivo a corto plazo + Pasivo a largo plazo
El balance es un documento muy importante de la empresa ya que permite determinar el estado o salud económica de la sociedad en un momento concreto. La comparación de balances de distintos ejercicios sirve para comprobar la evolución económica y financiera de la empresa.
Se trata de un informe o documento contable en el que se recoge la evolución sobre las cantidades de efectivo o cash-flow de la empresa durante el ejercicio económico de su elaboración. Recoge así las entradas y salidas de dinero que han tenido lugar en la empresa durante ese ejercicio.
No será necesaria la preparación de este documento en el caso de que la empresa se encuentre sujeta al régimen de cuentas anuales simplificado.
Este documento recoge un resumen de todos los posibles cambios que han podido ocurrir en el patrimonio neto de la empresa, es decir, en las cantidades de dinero y de bienes que son titularidad de la empresa y de sus socios.
De forma específica, este documento recoge información detallada de, entre otros, las ampliaciones o reducciones de capital llevadas a cabo por la empresa, repartos de beneficios o dividendos pagados en favor de los socios o los cambios llevados a cabo en las reservas de la empresa.
Al igual que en el caso anterior, no será necesaria la preparación de este documento en el caso de que la empresa se encuentre sujeta al régimen de cuentas anuales simplificado.
La memoria es un documento en el que se detalla cada uno de los documentos contables anteriormente indicados, así como se explica todos los hechos económicos relevantes que ha realizado la sociedad y que ha afectado a su patrimonio (p. ej. compra de activos importantes, el detalle de la caída en las ventas, aportar información de importantes inversiones realizadas, etc.).
La memoria deberá recoger como mínimo la siguiente información:
En todo caso, el contenido mínimo exigible puede variar dependiendo de cada tipo de empresa y de si está sujeta al régimen de presentación de cuentas anuales simplificado. Así, en las empresas de mayor tamaño se suele exigir una información más detallada en la memoria sobre su situación económica.
Existen otra serie de documentos que no se deben incluir de forma obligatoria en las cuentas anuales, pero que el órgano de administración de la sociedad o la junta general puede acordar su elaboración. Estos documentos son los siguientes:
Las cuentas anuales recogen una serie de documentos económicos y contables que permiten detallar la situación económica y financiera de una empresa o sociedad.
Las cuentas anuales son de obligada preparación por todas las sociedades mercantiles y deberán incluir los siguientes documentos contables: la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Balance de Situación, el Estado de Flujos de Efectivo, el Estado de Cambios del Patrimonio Neto y la Memoria. En todo caso, para las empresas de menor tamaño, cabe la preparación de las denominadas cuentas anuales simplificadas.