Wniosek o możliwość pracy zdalnej

Co to jest wniosek o możliwość pracy zdalnej?

Wniosek o możliwość wykonywania pracy zdalnej to dokument pracownika, skierowany do pracodawcy, w ramach którego pracownik wyraża prośbę o umożliwienie mu wykonywania pracy z domu lub innego miejsca, niż siedziba pracodawcy, w sytuacji, gdy pracownik jest już zatrudniony u pracodawcy, w ramach umowy o pracę na czas nieokreślony, umowy o pracę na czas określony albo umowy o pracę na okres próbny. Praca realizowana z domu będzie zwykle wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W wyniku złożonego wniosku, pracodawca może wyrazić zgodę na wykonywanie przez pracownika pracy w trybie zdalnym. Jeśli natomiast praca w tym trybie nie okaże się sukcesem, każda ze stron może w przyszłości wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej.

Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej może również nastąpić już na etapie zawierania umowy o pracę - w tym celu zawiera się z kandydatem na pracownika umowę o pracę zdalną.

Jakie istnieją wnioski dotyczące pracy zdalnej?

Wyróżnia się następujące wnioski:

• wniosek o możliwość pracy zdalnej (niniejszy wniosek) - wykorzystuje się go, gdy pracownik, zatrudniony u pracodawcy, do tej pory pracował w trybie stacjonarnym u pracodawcy alby chciałby zmienić tryb wykonywania pracy na regularną pracę w trybie zdalnym, z domu lub innego miejsca, które nie należy do pracodawcy;
• wniosek o okazjonalną pracę zdalną - wykorzystuje się go, gdy pracownik jest zatrudniony u pracodawcy i co do zasady pracuje w trybie stacjonarnym, ale okazjonalnie, w sytuacjach incydentalnych, chciałby pracować w trybie zdalnym (do 24 dni w roku);
• oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej - pracodawca może wręczyć ten dokument pracownikowi do podpisu, jeśli pracodawca zdecyduje, że pracownik powinien wykonywać pracy w trybie zdalnym;
• wniosek pracownika o zaprzestaniu wykonywania pracy zdalnej z powodu zmiany warunków lokalowych - wykorzystuje się go, gdy pracownik nie ma możliwości kontynuowania wykonywania pracy w trybie zdalnym, z  powodów technicznych lub lokalowych;
• wniosek o zakończenie wykonywania pracy w systemie zdalnym - wykorzystuje się go, gdy pracownik albo pracodawca nie są zadowoleni z trybu zdalnego wykonywanej pracy, a więc jedna ze stron chciałaby, aby pracownik wykonywał pracę w trybie stacjonarnym, u pracodawcy.

Czy spisanie wniosku o możliwość pracy zdalnej jest obowiązkowe?

Tak. Jeśli pracownik chciałby wykonywać pracę zdalną, powinien przekazać pracodawcy niniejszy wniosek w postaci pisemnej albo elektronicznej.

Czy pracownik w ramach pracy zdalnej może również pracować stacjonarnie u pracodawcy?

Tak. Jeśli pracownik rozpoczął wykonywanie pracy w trybie zdalnym, może on nadal:

• przebywać na terenie zakładu pracy pracodawcy;
• kontaktować się z innymi pracownikami;
• korzystać z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z umożliwieniem wykonywania pracy zdalnej?

Pracodawca w związku z umożliwieniem wykonywania pracy zdalnej jest obowiązany do:

• zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych;
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia innych kosztów, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dokumentach, związanych z pracą zdalną;
• zapewnienia szkolenia i pomocy technicznej, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie.

Jeżeli pracodawca nie zapewni odpowiednich materiałów i narzędzi, wówczas może wypłacać ryczałt lub ekwiwalent. Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu, czyli są wyłączone z opodatkowania, a dodatkowo nie są oskładkowane.

Wykonywanie pracy zdalnej, w miejscu wskazanym przez pracownika może podlegać kontroli przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kto może sporządzić niniejszy wniosek?

Wniosek o możliwość pracy zdalnej może sporządzić każdy pracownik zatrudniony u pracodawcy w ramach:

• umowy o pracę na czas nieokreślony;
• umowy o pracę na czas określony;
• umowy o pracę na okres próbny.

Kto nie może sporządzić niniejszego wniosku?

Wniosku o możliwość pracy zdalnej nie może sporządzić:

• pracownik, zatrudniony na podstawie umowy o pracę, wykonujący pracę szczególnie niebezpieczną (m.in. prace w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych, określonych dla pomieszczeń mieszkalnych; prac z czynnikami chemicznymi, stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie BHP, związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy; prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy oraz prac, powodujących intensywne brudzenie);
• osoba, która nie jest zatrudniona na podstawie jakiejkolwiek umowy o pracę;
• osoba wykonująca zlecenie, dzieło, usługę, outsourcing;
• żaden podmiot zorganizowany (np. spółka handlowa, stowarzyszenie, fundacja, instytucja publiczna itd.).

W jakim terminie należy złożyć wniosek o możliwość pracy zdalnej?

Wniosek o możliwość pracy zdalnej można złożyć w każdym czasie, w trakcie zatrudnienia.

Co należy zrobić po sporządzeniu niniejszego wniosku?

Wniosek należy podpisać odręcznie albo elektronicznie, a następnie należy go przekazać pracodawcy:

• osobiście;
• wysłać pocztą (za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego);
• wysyłając wiadomość e-mail itd.

W każdej sytuacji, zaleca się zachować kopię wniosku we własnej dokumentacji. Pracownik może umotywować wniosek.

Jeśli pracodawca uwzględnił wniosek pracownika o wykonywaniu pracy zdalnej, jest obowiązany do:

• zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych;
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia innych kosztów, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dokumentach, związanych z pracą zdalną;
• zapewnienia szkolenia i pomocy technicznej, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie.

Ewentualnie pracodawca wypłaca ryczałt lub ekwiwalent.

Wykonywanie pracy zdalnej, w miejscu wskazanym przez pracownika może podlegać kontroli przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Czy pracodawca może odmówić przyznania pracy zdalnej?

Tak, pracodawca możbe odmówić wykonywania pracy w trybie zdalnym na przykład jeśli wykonywana przez pracownika praca nie nadaje się do wykonywania w tym trybie albo też gdy pracownik wykonuje pracę szczególnie niebezpieczną (m.in. prace w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych, określonych dla pomieszczeń mieszkalnych; prac z czynnikami chemicznymi, stwarzającymi zagrożenie; prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych itd.);

Jednakże, pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika w następujących sytuacjach:

• pracownica jest w ciąży;
• pracownik jest rodzicem, wychowującym dziecko, które nie ukończyło 4. roku życia;
• pracownik jest rodzicem dziecka, posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• pracownik jest rodzicem dziecka, posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• pracownik jest rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
• pracownik jest rodzicem, sprawującym opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą, pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Jeśli we wskazanych wyżej sytuacjach pracodawca będzie musiał odmówić wykonywania pracy zdalnej, gdyż taki rodzaj pracy nie może być realizowany ze względu na organizację lub rodzaj pracy, wykonywanej przez pracownika, pracodawca musi wówczas wskazać przyczyny odmowy na piśmie, w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.

Czy konieczne jest notarialne poświadczenie niniejszego wniosku?

Nie. Wniosek o możliwość pracy zdalnej sporządza się w postaci pisemnej albo elektronicznej. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana dla ważności tego wniosku.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją niniejszego wniosku?

Finalizacja wniosku o możliwość pracy zdalnej nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych kosztów dla pracownika. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji wniosku o możliwość pracy zdalnej - wobec tego brak opłat rejestracyjnych.

Co powinien zawierać wniosek o możliwość pracy zdalnej?

Wniosek o możliwość wykonywania pracy zdalnej powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika i dane kontaktowe;
• nazwę pracodawcy;
• datę rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej;
• wskazanie adresu, pod którym świadczona będzie praca zdalna;
• oświadczenie pracownika o spełnieniu wymogów BHP na stanowisku pracy w miejscu świadczenia pracy zdalnej;
• podpis pracownika;
• miejsce na akceptację wniosku przez pracodawcę.

Jakie przepisy mają zastosowanie do wniosku o możliwość pracy zdalnej?

Możliwość wnioskowania o umożliwienie pracownikowi wykonywania pracy w ramach pracy zdalnej wynika z art. 67¹⁹ § 2 Kodeksu Pracy.

Wprowadzenie pracy zdalnej dotychczas zatrudnionemu pracownikowi w ramach zwykłej umowy o pracę, nie wymaga zawierania porozumienia zmieniającego warunki pracy w formie pisemnej.

Możliwość wykonywania w sposób regularny pracy zdalnej weszła w życie 7 kwietnia 2023 r. i zastąpiła dotychczasową telepracę, jak też przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej w trakcie pandemii COVID-19. W wyniku zrezygnowania z telepracy w polskim porządku prawnym i wprowadzeniu w zastępstwie postanowień o pracy zdalnej, pracodawcy zastąpili dotychczasowe umowy o telepracy, umowami o pracy zdalnej.

Pojęcie „praca zdalna" nie jest pojęciem równoznacznym z pojęciem telepracy. Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy. Praca zdalna nie zawsze musi być wykonywana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Telepraca to wykonywanie pracy regularnie, poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy u pracodawcy nie zostało zawarte porozumienie dotyczące pracy zdalnej, albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej. W takiej sytuacji pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu, czyli są wyłączone z opodatkowania, a dodatkowo nie są oskładkowane.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.