Oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej

Co to jest oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej?

Oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej to pismo pracodawcy, skierowane do pracownika, przed rozpoczęciem pracy zdalnej, w którym pracownik potwierdza, że spełnia wymagania do wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie może dotyczyć pracownika dopiero przyjmowanego do pracy, w ramach umowy o pracę zdalną albo pracownika już zatrudnionego w ramach umowy o pracę na czas nieokreślony, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na okres próbny. Pracodawca musi odebrać od pracownika podpisane oświadczenie, aby możliwe było dopuszczenie go do wykonywania pracy zdalnej. Praca zdalna jest zwykle wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jakie istnieją dokumenty dotyczące pracy zdalnej?

Wyróżnia się następujące pisma:

• oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej (niniejszy dokument) - pracodawca wręcza pracownikowi oświadczenie do podpisu, przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy w trybie zdalnym;
• wniosek o możliwość pracy zdalnej - wykorzystuje się go, gdy pracownik, jest zatrudniony u pracodawcy w ramach umowy o pracę w trybie stacjonarnym ale chciałby przekształcić wykonywaną pracę na regularny tryb zdalny, z domu lub innego miejsca, które nie jest siedzibą pracodawcy;
• wniosek o okazjonalną pracę zdalną - wykorzystuje się go, gdy pracownik jest zatrudniony u pracodawcy w trybie stacjonarnym, ale chciałby pracować w trybie zdalnym okazjonalnie, w sytuacjach incydentalnych (do 24 dni w roku);
• wniosek pracownika o niemożliwości kontynuowania pracy zdalnej z powodu zmiany warunków lokalowych - wykorzystuje się go, gdy pracownik traci techniczne lub lokalowe możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym;
• wniosek o zakończenie wykonywania pracy w trybie zdalnym - wykorzystuje się go, gdy pracownik nie jest zadowolony z trybu zdalnego wykonywanej pracy i chciałby powrócić do trybu pracy stacjonarnej, w siedzibie pracodawcy.

Czy podpisanie oświadczenia pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej jest obowiązkowe?

Tak. Zanim pracodawca dopuści pracownika do wykonywania pracy zdalnej, musi odebrać od pracownika podpisane oświadczenie, w którym pracownik potwierdza, że:

• zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego;
• zapoznał się i zobowiązuje się przestrzegać zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• zapewni warunki lokalowe i techniczne, w tym wymagania ergonomii, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Co to jest ocena ryzyka zawodowego?

Każdy pracodawca ma obowiązek sporządzić ocenę ryzyka zawodowego oraz zasady BHP, które zawierają m.in.:

• zasady i sposób właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

 

Czy pracownik w ramach pracy zdalnej może również pracować stacjonarnie u pracodawcy?

Tak. Jeśli pracownik rozpoczął wykonywanie pracy w trybie zdalnym, może on nadal:

• przebywać na terenie zakładu pracy pracodawcy;
• kontaktować się z innymi pracownikami;
• korzystać z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Jakie są obowiązki pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?

Pracownik, w wyniku podjęcia decyzji o wykonywaniu pracy zdalnej, jest obowiązany:

• zapoznać się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego;
• zapoznać się i zobowiązać się do przestrzegania zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić warunki lokalowe i techniczne, w tym wymagania ergonomii do wykonywania pracy zdalnej.

Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?

Pracodawca, w związku z umożliwieniem wykonywania pracy zdalnej, jest obowiązany do:

• zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych;
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia innych kosztów, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dokumentach, związanych z pracą zdalną;
• zapewnienia szkolenia i pomocy technicznej, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie.

Brak zapewnienia odpowiednich materiałów i narzędzi oznacza, że pracodawca będzie musiał wypłacać ryczałt lub ekwiwalent.

Wykonywanie pracy zdalnej, w miejscu wskazanym przez pracownika może podlegać kontroli przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kto może podpisać niniejsze oświadczenie?

Oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej może podpisać każdy pracownik, zatrudniony u pracodawcy w ramach:

• umowy o pracę zdalną;
• umowy o pracę na czas nieokreślony;
• umowy o pracę na czas określony;
• umowy o pracę na okres próbny.

Kto nie może sporządzić niniejszego oświadczenia?

Oświadczenia pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej nie może sporządzić:

• osoba wykonująca zlecenie, dzieło, usługę, outsourcing;
• osoba, która nie jest zatrudniona na podstawie jakiejkolwiek umowy o pracę;
• pracownik, zatrudniony na podstawie umowy o pracę, wykonujący pracę szczególnie niebezpieczną (m.in. prace w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych, określonych dla pomieszczeń mieszkalnych; prace z czynnikami chemicznymi, stwarzającymi zagrożenie, związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy; prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz prac, powodujących intensywne brudzenie itd.);
• żaden podmiot zorganizowany (np. spółka handlowa, stowarzyszenie, fundacja, instytucja publiczna itd.).

W jakim terminie należy sporządzić oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej?

Oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej należy sporządzić przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy w trybie zdalnym, a więc po tym, jak pracownik zawarł już z pracodawcą jedną z następujących umów o pracę:

• umowę o pracę zdalną;
• umowę o pracę na czas nieokreślony;
• umowę o pracę na czas określony;
• umowę o pracę na okres próbny.

Co należy zrobić po sporządzeniu niniejszego oświadczenia?

Pracownik powinien podpisać niniejsze oświadczenie odręcznie albo elektronicznie, przed przystąpieniem przez pracownika do wykonywania pracy zdalnej, po zawarciu umowy o pracę zdalną, umowy o pracę na czas nieokreślony, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na okres próbny.

Oświadczenie należy przekazać pracodawcy:

• osobiście;
• wysłać pocztą (za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego);
• wysłać wiadomość e-mail itd.

W każdej sytuacji, zaleca się zachować kopię oświadczenia we własnej dokumentacji.

Wykonywanie pracy zdalnej, w miejscu wskazanym przez pracownika, może podlegać kontroli przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Czy konieczne jest notarialne poświadczenie niniejszego oświadczenia?

Nie. Oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej sporządza się w postaci pisemnej albo elektronicznej. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana dla ważności tego oświadczenia.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją niniejszego oświadczenia?

Finalizacja oświadczenia pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych kosztów. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji oświadczenia pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej - wobec tego brak opłat rejestracyjnych.

Co powinno zawierać oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej?

Oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej powinno zawierać:

• imię, nazwisko i dane kontaktowe pracownika;
• nazwę i adres siedziby pracodawcy;
• oświadczenia o spełnieniu wszelkich wymagań do wykonywania pracy zdalnej;
• podpis pracownika.

Jakie przepisy mają zastosowanie do oświadczenia pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej?

Oświadczenie wiedzy pracownika na temat ryzyka zawodowego oraz zasad BHP przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej wynika z art. 67[31] § 6 i nast. Kodeksu Pracy.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.