Umowa o pracę zdalną

Co to jest umowa o pracę zdalną?

Umowa o pracę zdalną to dokument, w ramach którego pracodawca zobowiązuje się zatrudnić pracownika do wykonywania pracy w trybie zdalnym, a pracownik zobowiązuje się do wykonywania tej pracy za wynagrodzeniem. Tryb zdalny polega na tym, że praca jest wykonywana w innym miejscu, niż w siedzibie pracodawcy - w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (np. adres zamieszkania pracownika), a do wykonywania pracy zdalnej pracownik wykorzystuje zwykle środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jakie są różne rodzaje umowy o pracę zdalną?

Wyróżniamy następujące rodzaje pracy zdalnej:

• praca zdalna w pełnym wymiarze czasu pracy - wówczas zaleca się sporządzić niniejszą umowę o pracę zdalną;
• praca hybrydowa (wykonywanie częściowo pracy zdalnej i częściowo pracy stacjonarnej) - wówczas można sporządzić według własnego wyboru: umowę o pracę na czas określony, umowę o pracę na czas nieokreślony albo niniejszą umowę o pracę zdalną;
• okazjonalna praca zdalna (zasadą jest wykonywanie pracy stacjonarnej, natomiast praca zdalna jest wykonywana najwyżej 24 dni w roku, na wniosek pracownika albo na zlecenie pracodawcy w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego) - wówczas zaleca się zawrzeć umowę o pracę na czas określony albo umowę o pracę na czas nieokreślony.

Czym różni się praca zdalna od telepracy?

Praca zdalna zastąpiła wcześniej obowiązującą telepracę. Charakteryzuje się ona większą elastycznością, niż telepraca, gdyż w przeciwieństwie do telepracy, praca zdalna nie musi być świadczona regularnie w takim trybie, a wyniki tej pracy niekoniecznie muszą być przekazywane pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, co oznacza że praca zdalna może być wykonywana:

• z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. za pomocą telefonu, internetu, smsów, poczty elektronicznej, komunikatorów internetowych, wideokonferencji w internecie lub w chmurze itd.);
• bez wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. analiza dokumentów).

 

Praca zdalna zaczęła być wykorzystywana podczas epidemii COVID-19. Obowiązywała wyjątkowo, jedynie na okres pandemii. Wówczas okazało się, że dotychczas obowiązujące rozwiązania, notabene przepisy dotyczące telepracy, były niewystarczające w obliczu epidemii, spowodowanej globalną chorobą zakaźną. Dla pracodawców praca zdalna wiązała się z ograniczeniem ryzyka nieobecności w pracy pracownika, który miałby korzystać ze zwolnienia lekarskiego, a także miała znaczenie w razie nieobecności w pracy z powodu kwarantanny, umożliwiając tym samym kontynuowanie prowadzonej działalności. Sukces pracy zdalnej spowodował, że od 7 kwietnia 2023 r. można z niej korzystać w zwykłym okresie, po zakończeniu epidemii COVID-19.

Jakich prac nie można wykonywać w ramach pracy zdalnej?

Nie jest możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania następujących rodzajów prac w formie pracy zdalnej:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych, określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi, stwarzającymi zagrożenie;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin, wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Czy spisanie umowy o pracę zdalną jest obowiązkowe?

Tak. Spisanie umowy o pracę zdalną jest obowiązkowe, gdyż pisemna umowa o pracę zdalną potwierdza wzajemne uprawnienia i obowiązki stron.

Jednakże jeśli pracodawca nie zawarłby z pracownikiem umowy na piśmie, powinien on, przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy, potwierdzić najważniejsze warunki pracy na piśmie.

Co to jest minimalne wynagrodzenie?

Minimalne wynagrodzenie za pracę jest corocznie ustalane przez rząd i obowiązuje w całym kraju. W razie umówienia się na wynagrodzenie w niższej stawce, niż wynagrodzenie minimalne, pracownik może żądać od pracodawcy wyrównania wynagrodzenia do wysokości wynagrodzenia minimalnego.

Minimalne miesięczne wynagrodzenie za pracę w II połowie 2024 r. wynosi 4300 zł brutto, natomiast minimalna stawka godzinowa w II połowie 2024 r. wynosi 28,10 zł brutto.

Jakie są wymogi zawarcia umowy o pracę zdalną?

Zanim pracodawca dopuści nowego pracownika do pracy zdalnej musi uzyskać orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, zaś pracownik musi odbyć szkolenie wstępne w dziedzinie BHP. W razie zatrudnienia na stanowisku administracyjno-biurowym pracodawca może przeprowadzić szkolenie z BHP w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Koszt takich badań jak i szkoleń pokrywa pracodawca.

Pracodawca jest również zobowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów, narzędzi pracy, instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zamiast pokrywania kosztów, pracodawca może zdecydować o wypłacie ryczałtu na pokrycie kosztów, związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją, konserwacją narzędzi oraz na pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Kto może zawrzeć umowę o pracę zdalną?

Umowę o pracę zdalną zawiera pracodawca z pracownikiem.

Pracodawcą może być każdy podmiot, zarówno osoba fizyczna (prywatna), jak i podmiot zorganizowany (np. przedsiębiorca indywidualny, spółka handlowa, stowarzyszenie, fundacja, podmiot publiczny itd.).

Pracownikiem może być jedynie osoba fizyczna (prywatna), która osiągnęła pełnoletność (ukończyła 18 lat), a w niektórych sytuacjach również osoba młodsza, za zgodą rodzica.

Kto nie może zawrzeć umowy o pracę zdalną?

Pracownikiem nie może być osoba, która ma mniej niż 15 lat. Pracownik który nie jest jeszcze pełnoletni, powinien posiadać zgodę rodzica.

Praca osób, które nie ukończyły 15 lat jest zakazana - wyjątek stanowi działalność kulturalna, artystyczna, sportowa i reklamowa, w której wyjątkowo można dopuścić do pracy dziecko, które nie ukończyło jeszcze 15 roku życia.

Jaki jest czas trwania umowy o pracę zdalną?

Umowa o pracę zdalną może być zawarta:

• na czas określony;
• na czas nieokreślony czyli bez limitu czasowego - do momentu jej wypowiedzenia.

Co należy zrobić po sporządzeniu umowy o pracę zdalną?

Umowa o pracę zdalną powinna być zawarta na piśmie w 2 egzemplarzach. Każda ze stron uzyska po 1 egzemplarzu umowy, podpisanym odręcznie przez obie strony. Jeśli jednak pracodawca nie zawarł z pracownikiem umowy w formie pisemnej, powinien on, przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy, potwierdzić najważniejsze warunki pracy na piśmie.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy uzyskać orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy. Pracownik powinien również odbyć szkolenie z zasad BHP. Szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Pracodawca powinien spisać i skonsultować zasady wykonywania pracy zdalnej, w ramach porozumienia ze związkami zakładowymi, regulaminu pracy zdalnej, porozumienia, zawartego z pracownikiem albo też w ramach polecenia pracodawcy wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. W przypadku gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i zatrudnia co najmniej 50 pracowników, warunki wynagradzania powinny być przez niego określone w Regulaminie Wynagradzania, natomiast wszelkie zasady, dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy w firmie oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy, pracodawca powinien zawrzeć w Regulaminie Pracy.

Czy konieczne jest notarialne poświadczenie umowy o pracę zdalną?

Nie. Umowę o pracę zdalną sporządza się na piśmie. Oznacza to, że forma aktu notarialnego nie jest wymagana dla ważności umowy o pracę zdalną.

Jakie są koszty sporządzenia umowy o pracę zdalną?

Samo zawarcie umowy o pracę zdalną nie wiąże się z żadnymi kosztami.

Pracodawca będzie ponosić koszty zatrudnienia dopiero w wyniku:

• podpisania umowy (koszty orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, koszty szkolenia BHP);
• wykonywania przez pracownika pracy (koszty instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, wynagrodzenie, podatki).

Jak wygląda wypłata wynagrodzenia w ramach umowy o pracę zdalną?

Każdy pracodawca płaci pracownikowi:

• wynagrodzenie zasadnicze za wykonaną pracę;
• (ewentualnie) dodatkowe składniki wynagrodzenia (premie, prowizje, dodatki itd.);
• opłaca składki na ubezpieczenia społeczne (ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe);
• ubezpieczenie zdrowotne;
• (ewentualnie) fundusz świadczeń socjalnych (jeśli zatrudnia więcej niż 50 pracowników);
• podatek dochodowy.

Wynagrodzenie netto to kwota, którą pracownik otrzyma po opłaceniu przez pracodawcę ubezpieczeń i podatków. Wynagrodzenie zasadnicze, płatne raz w miesiącu, wypłaca się z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następującego miesiąca kalendarzowego:

• przelewem bankowym na konto, wskazane przez pracownika lub
• gotówką (jeśli pracownik wystąpił z wnioskiem do pracodawcy).

Minimalna wysokość wynagrodzenia zasadniczego brutto nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ogłaszane co roku przez rząd, które w II połowie 2024 r. wynosi 4300 zł. Minimalna stawka godzinowa w II połowie 2024 r. wynosi: 28,10 zł brutto.

Co powinna zawierać umowa o pracę zdalną?

Umowa o pracę zdalną powinna zawierać w szczególności:

• oznaczenie stron umowy (pracownika i pracodawcy);
• tytuł umowy (umowa o pracę zdalną)
• datę i miejsce zawarcia umowy;
• termin rozpoczęcia pracy;
• rodzaj wykonywanej pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• wysokość wynagrodzenia z kosztami/wartością ryczału za pracę zdalną;
• wymiar czasu pracy (pełny lub niepełny etat) i system czasu pracy (tzn. ilość godzin pracy dziennej i tygodniowej);
• klauzulę o ochronie mienia powierzonego (mienie Pracodawcy, które udostępnia pracownikowi w celu wykonywania pracy np. komputer, telefon służbowy, samochód, narzędzia do wykonywania pracy itd.).
• klauzulę o zakazie konkurencji (Pracownik nie będzie mógł wykonywać podobnych czynności, jakie wykonuje dla Pracodawcy, wobec innych, konkurencyjnych firm, podczas wykonywania pracy lub po jej ustaniu);
• klauzulę o obowiązku zachowania poufności (Pracownik zachowa w tajemnicy czynności i wiadomości, z którymi zapoznał się podczas wykonywania pracy);
• podpisy stron.

Jakie przepisy mają zastosowanie do umowy o pracę zdalną?

Umowa o pracę zdalą jest regulowana art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 i nast. ustawy Kodeks Pracy.

Stawka miesięcznego wynagrodzenia za pracę wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2024 r.

Niniejszy wzór umowy o pracę zdalną uwzględnia wymagania dyrektywy unijnej Dz. Urz. UE L z 2019 r. Nr 186, s. 105 (zwana: dyrektywa 2019/1152/UE).

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.