¿Qué hacer después de elaborar un contrato?

En esta guía veremos qué es un contrato, qué hacer tras redactarlo, quiénes y cómo deben firmarlo, qué formalidades deben cumplir, es decir, si necesitan o no de algún servicio notarial y/o de inscripción ante Registros Públicos, y cuáles son sus implicancias tributarias.

1. Definición y requisitos del contrato

En la legislación peruana, un contrato es un acuerdo al cual llegan 2 o más personas sean naturales o jurídicas (empresas u organizaciones), que tiene por finalidad crear, modificar o extinguir obligaciones, es decir, aquellas cosas que una de las partes debe cumplir con dar, hacer o no hacer para que la otra parte cumpla a su vez con la contraprestación que hayan acordado.

Ejemplo: En un contrato de arrendamiento o alquiler residencial, un propietario de un departamento (el arrendador) le permite a otra persona (el arrendatario) hacer uso de su departamento para que viva en él, a cambio de un pago mensual.

Esto implica que las personas u organizaciones involucradas tienen la capacidad de establecer los términos y condiciones de sus relaciones comerciales, siempre y cuando no contravengan la ley ni los principios del orden público. Es importante destacar que para que un contrato sea válido en el Perú, debe cumplir con ciertos requisitos como:

El consentimiento libre y voluntario de las partes: Las partes deben tener pleno conocimiento de los términos del contrato y deben decidir voluntariamente participar en él, sin ningún tipo de presión o engaño;
El objeto lícito y determinado: Debe ser algo legal y específico, no puede implicar actividades ilegales o contrarias a la ley y debe estar claramente definido, no puede ser vago o indeterminado; y,
La causa lícita: La razón o el propósito por el que se llega a ese acuerdo debe ser legal, es decir, no puede celebrarse un contrato con fines maliciosos para contravenir las normas.

En nuestro Código Civil existe el principio de Libertad de Forma, es decir, que cuando no se establezca en la norma una formalidad para que el contrato sea válido las partes pueden elegir la forma que deseen para celebrarlo (Ejemplo: Contrato verbal). Sin perjuicio de ello, en la práctica se sugiere que los contratos se elaboren y firmen por escrito para así brindar seguridad jurídica a las partes.

Importante: La seguridad jurídica en el contexto peruano se refiere a la garantía y protección de los derechos y principios legales de los ciudadanos, así como a la previsibilidad y estabilidad del sistema jurídico en el país. En otras palabras, implica que las personas y entidades puedan confiar en que los acuerdos que se celebran se cumplen, y que en caso de incumplimiento existen mecanismos para exigir el cumplimiento o reparar los daños que el incumplimiento de dichas obligaciones ocasione.

A continuación, se describen las acciones a tomar en cuenta una vez que se haya terminado de elaborar un contrato.

2. Revisión y corrección del contrato

Una vez que las partes han establecido los términos o condiciones en los que se basará su relación, deberán revisar cuidadosamente todos los elementos del contrato para verificar que las cláusulas se hayan establecido conforme a lo que han acordado.

Si existe algún error y el documento aún no ha sido firmado: Se podrá corregir informando a la otra parte de la modificación. En este punto es importante precisar que, antes de la firma de un contrato, los cambios o modificaciones pueden realizarse comunicando directamente a la otra parte sin mayor formalidad debido a que se trata de un borrador del contrato.
Si existe algún error y el documento ya ha sido firmado: Se deberá comunicar a la otra parte para decidir si:
- Elaboran un nuevo contrato con las correcciones dejando sin efecto el primer contrato firmado y destruyendo los juegos originales que se hayan firmado; o,
- Elaboran una Primera Adenda que modifique el contrato en el extremo que haya sido errado (Ejemplo: Si existiera un error en el monto de la renta en un contrato de arrendamiento de inmueble, se puede corregir celebrando una Adenda al Contrato de Arrendamiento).

3. Firma de las partes

Para suscribir el contrato, es importante tomar en cuenta quién debe firmar el contrato y la modalidad en la que se realizará la firma, considerando las siguientes precisiones:

3.1. ¿Quién firma el contrato?

Deberá ser firmado por las personas o partes que se obligan a cumplir con lo acordado en el contrato. Es decir, todas y cada una de las personas u organizaciones, sea de forma directa o a través de un representante autorizado. En ese sentido, existen 2 tipos de personas:

3.1.1. Personas jurídicas (empresas, organizaciones, entidades, etc.)

Las personas jurídicas son entidades o empresas, por ello, la firma siempre es a través de uno o más representantes, quienes son personas naturales. El representante que firma el contrato debe contar con la facultad de firmar ese tipo de documentos, es decir, debe tener el permiso y la capacidad para hacerlo.

3.1.2. Personas naturales

Las personas naturales usualmente pueden firmar directamente un contrato en su propio nombre; sin embargo, existen ciertas limitaciones a la capacidad que veremos a continuación:

En el caso de personas mayores de 18 años: Las personas tienen completa capacidad para voluntariamente firmar documentos y obligarse a cumplir con acuerdos. Sin embargo, en casos excepcionales esta capacidad se puede ver restringida:
- Los pródigos (quienes despilfarran el dinero sin razón), que han sido declarados judicialmente como tales,
- Los que incurren en mala gestión,
- Los ebrios habituales (dependientes del alcohol),
- Los toxicómanos (dependientes de drogas o narcóticos),
- Los que tienen una interdicción civil,
- Las personas que se encuentran en estado de coma.
En el caso de personas menores de 18 años: Los niños, niñas o adolescentes no tienen capacidad completa para firmar contratos. Sin perjuicio de ello, existen casos excepcionales en los que los adolescentes adquieren capacidad, estos son los mayores de 14 que hayan contraído matrimonio y/o sean padres.

3.1.3. Tipos de representación

La representación puede ser voluntaria, es decir, el interesado designa a un representante para actuar en su nombre, o legal, es decir, la Ley señala quien o quienes deben ser los representantes en un caso determinado.

Para verificar si un representante cuenta con las facultades para firmar un documento en nombre de otra persona o a nombre de una empresa, se puede requerir que presente una Vigencia de Poder actualizada sea del Registro de Personas Naturales o del Registro de Personas Jurídicas, que puede obtenerse a través de la Superintendencia Nacional de Registros Públicos (SUNARP).

3.2. ¿Cómo se firma el contrato?

La firma puede ser manuscrita, electrónica o digital.

Firma Manuscrita: Esta es la firma tradicional hecha a mano por una persona.
Firma Digital: Es una firma electrónica que utiliza un certificado digital, es decir, un software o programa informático para garantizar la autenticidad del firmante. En Perú, la firma digital tiene validez legal y se utiliza en transacciones electrónicas seguras. Las empresas que pueden brindar este servicio se encuentran en el Registro Oficial de Prestadores de Servicios de Certificación Digital que puede consultarse en la página web del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI).
Firma Electrónica Simple: Aunque no es tan segura como la firma digital, la firma electrónica simple es utilizada en documentos electrónicos menos formales que no requiere un certificado digital. Por ejemplo, puede ser una foto o imagen escaneada de una firma manuscrita.

4. Servicios notariales

Conforme a la guía: "¿Cuándo y cómo legalizar o elevar a Escritura Pública ante Notario un documento?" , dependiendo de la naturaleza y/o cuantía del contrato, podría ser adecuado legalizar las firmas de las personas que suscribieron el contrato o inclusive elevar a Escritura Pública el mismo.

Legalización de firmas

Escritura Pública

Es un procedimiento notarial que permite:

Garantizar la autenticidad de identidad de los firmantes;
Verificar que los firmantes tienen la capacidad de firmar el documento;
Brindar seguridad respecto a la voluntad de los firmantes.

Además de que ofrece los beneficios de la legalización de firmas, es necesaria para:

Otorgar validez legal a un documento legal que lo requiera;
Convertir un documento privado en público;
Permitir la inscripción ante los Registros Públicos del documento.

5. Inscripción en Registros Públicos

Los contratos que son susceptibles de registro, debido a que así la Ley lo exige o porque requieren de esta formalidad para poder tener prioridad frente a los derechos de otros, son los siguientes:

5.1. Bienes inmuebles

Contrato de compraventa de inmueble;
Contrato de opción de compra;
Contrato de arrendamiento comercial o residencial y sus respectivas adendas;
Contrato de hipoteca;
Contrato de usufructo; y,
Otros actos que impliquen afectación de bienes inmuebles.

5.2. Bienes muebles

Contrato de cesión de derechos;
Contrato de fideicomiso;
Contrato de arrendamiento;
Contrato de arrendamiento financiero;
Contrato de leaseback;
Contrato de consignación;
Contrato de opción;
Contrato de usufructo;
Contrato de uso; y,
Otros actos que impliquen afectación de bienes muebles.

6. Implicancias tributarias

Dependiendo del tipo de contrato que se haya firmado, podría estar sujeto a algunas obligaciones tributarias que a continuación se detallan:

Impuesto a la Renta (IR): Dependiendo del tipo de contrato y los ingresos generados, es posible que haya obligaciones de declaración y pago del Impuesto a la Renta. Por ejemplo en el caso de los Contratos de Compraventa de Inmuebles, el vendedor debe pagar el IR - Segunda Categoría, es decir, tiene que hacer el siguiente cálculo:

Costo de venta - Costo computable = Ganancia

Ganancia x 5% = IR - Segunda categoría

Impuesto General a las Ventas (IGV): Si el contrato involucra bienes o servicios gravados por el IGV, es necesario considerar este impuesto en la facturación y los pagos. Por ejemplo, en el caso de los Contratos de Compraventa de Bienes Muebles, estos se encuentran afectos al IGV, por lo que cuando una persona va a una tienda a comprar una gaseosa en el precio de venta se incluye el IGV el cual se compone del 16% de IGV y 2% por Impuesto de Promoción Municipal.
Retenciones y percepciones: Dependiendo del tipo de contrato y las partes involucradas, es posible que se requiera retener o percibir impuestos a otras partes. Por ejemplo, en el caso de los Contratos de Trabajo, el centro de trabajo o el empleador se encuentra obligado a retener una proporción de la remuneración del trabajador por concepto del IR, dependiendo del importe de la remuneración y considerando que las primeras 7 UIT (al 2023, la UIT equivale a S/ 4,950.00) de remuneración anual se encuentran exoneradas de impuesto, y a la diferencia se le aplican las tasas progresivas acumulativas: 8%, 14%, 17%, 20% y 30%.
Emisión de Facturas y Comprobantes de Pago: Si el contrato implica la prestación de servicios o la venta de bienes, es necesario emitir facturas y comprobantes de pago de acuerdo con las regulaciones vigentes. Por ejemplo, en el caso del Contratos de Locación de Servicios, si el que presta el servicio (el locador) es una persona natural se encuentra obligado a emitir un recibo por honorarios, mientras que si se trata de una persona jurídica deberá emitir una factura.

7. Conclusión

Es importante destacar que un contrato no es simplemente un acuerdo, sino un instrumento legal que establece obligaciones concretas entre las partes involucradas, ya sean personas naturales o jurídicas. Para que un contrato sea válido en Perú, debe cumplir con criterios específicos, como el consentimiento libre y voluntario, un objeto lícito y determinado, y una causa lícita.

Asimismo, se debe verificar que la persona que firma el contrato cuenta con la capacidad y con las facultades para hacerlo, pues de ello dependerá que el contrato sea válido y que pueda exigirse el cumplimiento de las obligaciones que contiene. Además, se deben identificar las obligaciones tributarias aplicables para poder cumplirlas y evitar sanciones.

Finalmente, se sugiere documentar los contratos por escrito y cuando corresponda legalizar las firmas ante Notario Público y/o elevar a Escritura Pública e inscribir ante Registros Públicos, no solo como una recomendación práctica, sino como un medio para garantizar la seguridad jurídica de todas las partes implicadas.