En algunos casos, para otorgar autenticidad y validez legal a una variedad de documentos y acuerdos es necesario acudir ante un Notario Público. Si bien, realizar un trámite notarial sea la legalización de firmas o la elevación a Escritura Pública de un documento puede implicar costos adicionales tanto de tiempo como de dinero, en ciertos tipos de contratos o documentos es crucial para otorgarle validez, es decir, es un requisito formal que debe cumplirse y/o permite brindar una seguridad extra a un documento que no necesita de esta formalidad, pero por su cuantía o importancia es preferible que la tenga para tener una evidencia sólida en caso de futuras controversias.
Importante: La seguridad jurídica en el contexto peruano se refiere a la garantía y protección de los derechos y principios legales de los ciudadanos, así como a la previsibilidad y estabilidad del sistema jurídico en el país. En otras palabras, implica que las personas y entidades puedan confiar en el sistema y en las garantías de este.
En este artículo, exploraremos los fundamentos de la legalización notarial y la elevación a Escritura Pública de un documento, identificando cuándo es necesario y cómo se lleva a cabo.
1. La legalización notarial de firmas
La legalización de firmas es un acto notarial, es decir, implica la intervención de un Notario Público quien certifica la autenticidad de una o más firmas en un documento público o privado. Este tipo de legalización se da cuando se quiere legalizar la firma de una o más personas, sin importar la nacionalidad, es decir, si uno de los firmantes es ciudadano peruano o extranjero. En resumen, tiene por finalidad garantizar que la persona firmante es realmente quien dice ser.
1.1. Requisitos y procedimiento
Cabe mencionar que, dependiendo de la Notaría los requisitos podrían variar; sin embargo, los que a continuación se mencionan pueden servir como referencia:
- Agendar una cita con la Notaría: Es importante agendar una cita previa en la Notaría, para verificar que es la que corresponde por jurisdicción y que tiene disponibilidad para atender al usuario en una fecha y hora determinada.
- Acudir a la Notaría presencialmente: La persona o personas que solicitan la legalización de sus firmas, deberán ir físicamente a la Notaría el día de la cita para que puedan corroborar sus identidades y legalizar sus firmas;
- Presentar el documento en físico donde se legalizará la firma: El documento original y físico en el cual se legalizará la firma sea este una carta, un contrato u otro;
- Presentar el Documento de Identidad: La persona o personas que solicitan la legalización de sus firmas, deberán presentar su documento de identidad original y en físico, sea este Documento Nacional de Identidad (DNI), Carné de Extranjería o Pasaporte.
- Presentar la Vigencia de poder actualizada (Apoderados): En caso de representar a otra persona o entidad, será necesario que se presente una vigencia de poder actualizada, dependiendo de la Notaría podría aceptar vigencias de poder con 7 días o inclusive hasta 3 meses de antigüedad.
Para legalizar documentos o contratos que involucren un inmueble (Ej.: Contrato de Compraventa de Inmueble o Contrato de Arrendamiento Residencial o Contrato de Arrendamiento Comercial):
- Partida registral del inmueble: Es el documento que contiene todo el historial del inmueble y puede obtenerse a través de la Superintendencia Nacional de Registros Públicos (SUNARP), sea en sus oficinas a nivel nacional o a través de la plataforma SUNARP en línea.
Para legalizar la firma que involucren demostrar un vínculo con otro (Ej.: Autorización Notarial de Viaje de Menor):
- Acta de Nacimiento o Documento de Identidad del menor de edad: Es el documento que contiene la información sobre el nacimiento de una persona, donde figuran los nombres de sus progenitores.
- Acta de Matrimonio: Es el documento donde consta que un hombre y una mujer han contraído matrimonio de acuerdo con las leyes peruanas.
El procedimiento de legalización de firmas notarialmente involucra por lo general los siguientes pasos:
- Verificación de identidad: Todas las partes involucradas deben presentar una identificación válida para confirmar su identidad.
- Revisión del contenido: Si bien el Notario no se responsabiliza por el contenido del documento, revisará el contenido del documento para asegurarse de que sea un documento completo y legal.
- Firma y sello: Una vez que el Notario confirme la autenticidad del documento, todas las partes y el notario firmarán y sellarán el documento.
1.2. Necesidad
Existen situaciones en las que la legalización de firmas ante Notario es obligatoria y otras en las que es opcional (o recomendable).
1.2.1. Legalización notarial obligatoria
La legalización ante Notario es considerada obligatoria en casos como:
- Contratos inmobiliarios: Al comprar o vender una propiedad inmueble, es necesario legalizar las firmas de las partes ante Notario para que se pueda elevar a Escritura Pública y se inscriba en el Registro de Propiedad. El Código Civil Peruano se rige bajo un principio llamado "Libertad de Forma"; sin embargo, aunque podría considerarse válido un contrato privado de transferencia de inmueble que no haya sido inscrito, este no podría ser reconocido por terceros y se daría prioridad al propietario del inmueble que figure efectivamente como tal ante los Registros Públicos quien puede vender el inmueble a terceros hasta que efectivamente se inscriba la compraventa que identifica al nuevo propietario.
- Testamento en Escritura Pública: Para garantizar la autenticidad y validez de un testamento, este debe ser legalizado ante Notario.
- Poderes notariales: Si se otorga a alguien la capacidad de actuar en nombre de otra persona en asuntos legales, es necesario legalizar las firmas mediante la cual se otorga este poder ante Notario. En algunos casos, se requiere que el poder sea inscrito en los Registros Públicos, sea en el Registro de Personas Jurídicas o en el Registro de Personas Naturales según corresponda.
- Autorización Notarial de Viaje de Menor: Es un documento certificado notarialmente por el cual los padres autorizan el viaje de su hijo menor de edad dentro o fuera del territorio peruano, para que viaje solo, acompañado por uno de ellos o por otro adulto.
Asimismo, la obligatoriedad de la legalización de firmas podría originarse por acuerdo de las partes o inclusive ser un requisito administrativo establecido por una entidad gubernamental o educativa para considerar válido y aceptar la presentación de dicho documento (Ej.: Declaración Jurada). En ese sentido, dependerá de la naturaleza del documento y el fin con el que sea usado si será o no obligatorio que cuente con firmas legalizadas, y ello podrá verificarse sea en la normativa civil vigente o consultando con un profesional del Derecho, sea este un abogado particular o inclusive se podría solicitar asesoría directamente con una Notaría.
1.2.2. Legalización notarial opcional (¿cuándo se recomienda?)
Aunque no es obligatorio en algunos casos, es recomendable legalizar las firmas ante Notario en documentos como:
- Contratos privados: Aunque no es estrictamente necesario, legalizar las firmas en contratos privados ante Notario aporta un nivel de seguridad adicional en caso de futuros desacuerdos, pues garantiza que los firmantes fueron debidamente identificados y aceptaron los términos y condiciones del contrato de forma voluntaria.
- Declaraciones juradas: Si bien no es un requisito para la validez del documento como tal, algunas entidades o personas naturales pueden requerir la legalización notarial de las firmas en declaraciones juradas para asegurarse de la identidad de los firmantes.
Para poder determinar si es o no recomendable la legalización notarial de firmas, es importante considerar los costos asociados a la legalización y la necesidad de legalizar. Si bien no es un requisito indispensable, otorga mayor seguridad jurídica, por lo que será recomendable siempre y cuando el costo esté justificado debido al valor de la transacción que se quiere asegurar, la importancia del documento legal y/o la probabilidad de que futuras controversias puedan originarse debido al documento.
2. La Escritura Pública
Es un proceso notarial que otorga un mayor grado de autenticidad y validez a ciertos tipos de documentos. En esencia, transforma un documento privado en un instrumento público, que puede ser identificado y reconocido por las autoridades y/o entidades pertinentes.
2.1. Requisitos y procedimiento
Los requisitos para llevar a cabo este proceso pueden variar ligeramente según el tipo de documento y la jurisdicción local, pero a continuación se describen los requisitos y pasos generales:
- Documento privado: Se debe tener un documento privado que contenga los términos y condiciones del acuerdo o contrato entre las partes involucradas. Este documento debe estar firmado por todas las partes involucradas y puede ser redactado por un abogado o incluso por las partes interesadas, y firmado por abogado colegiado.
- Cita con el Notario: Se debe programar una cita con un Notario. Se deben presentar los firmantes y se debe llevar una copia del documento privado y toda la documentación necesaria (Ej.: Documentos de identidad, Partidas Registrales, Poderes, etc.).
- Pago de tarifas: Se deben pagar las tarifas notariales correspondientes por la elevación del documento a Escritura Pública. Las tarifas varían según el valor del acuerdo y otros factores, por lo que es recomendable consultar con el Notario sobre los costos involucrados.
- Revisión y redacción: El Notario revisará el documento privado para asegurarse de que cumple con los requisitos legales y que todas las partes entienden y están de acuerdo con su contenido. En caso de ser necesario, el Notario puede realizar ajustes o aclaraciones al documento.
- Firma y registro: Una vez que todas las partes estén satisfechas con el contenido del documento, procederán a firmarlo en presencia del Notario. El Notario también firmará y sellará el documento. Luego, el documento se registrará en el Registro de Escrituras Públicas.
- Testimonio: Después de completar el proceso, el Notario proporcionará a las partes un testimonio de la Escritura Pública, que es una reproducción exacta de la misma, que tendrá valor legal. Dicho Testimonio podrá ser registrado ante la Superintendencia Nacional de Registros Públicos (SUNARP).
Nota: Es importante destacar que los requisitos pueden variar según la ciudad, el tipo de trámite y el Notario específico, por lo que es aconsejable consultar directamente con la Notaría para obtener orientación específica sobre cómo elevar un documento privado a Escritura Pública en la jurisdicción correspondiente.
2.2. Necesidad
Existen situaciones en las que elevar a Escritura Pública un documento es obligatorio y otras en las que es opcional (o recomendable).
2.2.1. Escritura Pública obligatoria
Elevar un documento a Escritura Pública es considerado obligatorio en casos como Compraventa de Inmueble, Anticipo de Legítima, Donación de inmueble, Constitución de Hipoteca, Constitución de Empresas, entre otros. Ello, debido a que es un requisito indispensable para cumplir una formalidad o para poder inscribir el documento ante los Registros Públicos. Lo que brindará mayor seguridad jurídica sobre el acto y en caso de controversia, se le da prioridad a los titulares de derechos inscritos frente a otros que pudieran haber adquirido los mismos derechos sobre un inmueble u objeto, pero de forma privada.
En este caso, el determinar si la Escritura Pública es o no obligatoria dependerá del requisito formal establecido en la normativa civil vigente. Asimismo, también será obligatorio que se eleve el documento a Escritura Pública cuando el documento sea susceptible de inscripción ante los Registros Públicos, pues la Escritura Pública es un paso previo a la inscripción.
2.2.2. Escritura Pública opcional (¿cuándo se recomienda?)
Aunque no es obligatorio en algunos casos, es recomendable elevar a Escritura Pública los poderes que se otorgan a los representantes de una Persona Jurídica o de una Persona Natural, inclusive, en algunos casos se sugiere incluso inscribir el Contrato de Arrendamiento sea Comercial o Residencial, entre otros documentos privados que si bien no requieren de esta formalidad, les brinda una protección adicional y la opción de oponer sus derechos frente a terceros.
Para poder determinar si es o no recomendable elevar a Escritura Pública, es importante considerar los costos asociados al trámite. Si bien no es un requisito indispensable, otorga mayor seguridad jurídica, por lo que será recomendable siempre y cuando el costo esté justificado en base a lo que se quiere proteger. Por ejemplo: Si se eleva a Escritura Pública y posteriormente se registra un Contrato de Arrendamiento, lo que busca el arrendatario es que se conozca de su existencia y de su derecho al uso del inmueble, con el fin de que aunque el bien inmueble cambie de propietario el plazo de su contrato se respete o ante su incumplimiento se paguen las penalidades acordadas.
3. Conclusión
En conclusión, existen algunas cartas, contratos u otros documentos que requieren de la intervención de un Notario para el cumplimiento de una formalidad que otorgará la validez al documento y/o brindará mayor seguridad jurídica.
- La legalización de firmas: Es un acto notarial esencial para garantizar la validez y autenticidad de diversos documentos legales. Ya sea en casos obligatorios u opcionales, este proceso proporciona seguridad jurídica y previene futuras controversias sobre la identidad de los firmantes y garantiza que efectivamente manifestaron estar conformes con las condiciones que aceptaron o las declaraciones que hicieron.
- La elevación a Escritura Pública: Es un acto notarial previo a la inscripción a los Registros Públicos de un documento legal, en algunos casos, esto es un requisito legal para otorgar validez a un documento, es decir, es una formalidad que debe cumplirse. La importancia de la elevación a Escritura Pública radica en que convierte un documento privado en público, es decir, que a través del número asignado por la Notaría puede ser consultado por terceros. Además, es el paso previo a la inscripción ante los Registros Públicos que es el paso que permite a los propietarios o titulares de derechos a oponer sus facultades frente a terceros.
18 de septiembre de 2023