24 de abril 2023
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24 de abril 2023
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Tal y como se indica en la guía ¿Cuándo es conveniente crear una sociedad? sobre la conveniencia o no de constituir una sociedad, y en particular, en la guía ¿Cuál es el tipo de sociedad más adecuado para mi negocio?, la constitución de una sociedad limitada presenta una serie de ventajas específicas en las que destacan la limitación de la responsabilidad patrimonial de los socios (los deudores de la sociedad no podrán acudir contra el patrimonio personal de los socios), su flexibilidad de gestión y organización, y la protección del patrimonio de los socios frente a inversores externos.
Una vez que se decide constituir una sociedad limitada, el siguiente paso será analizar los trámites que se deberán seguir para proceder a su correcta constitución. A continuación, se indicarán cada uno de los pasos necesarios, distinguiendo entre (i) los que se deben realizar antes de la firma del acuerdo de constitución, (ii) los requisitos necesarios para el día de la firma del acuerdo y (iii) los trámites que se deberán realizar con posterioridad para que la sociedad sea totalmente operativa:
Una vez acordada la constitución de una sociedad limitada, es necesario recopilar una serie de documentación que se detalla a continuación:
En primer lugar, se deben determinar las personas que serán socios. Estas personas no tienen que ser de nacionalidad española. En todo caso, deben contar con un Documento Nacional de Identidad (D.N.I.), o bien, un Número de Identificación de Extranjero (N.I.E.). En el caso de que uno o varios de los socios sea una persona jurídica (p. ej. otra empresa, una asociación, etc.), esta deberá contar con un Número de Identificación Fiscal (N.I.F.), así como con los datos de su representante legal o persona apoderada para actuar en su nombre.
Si uno o varios socios no cuentan con estos documentos de identificación, se deberá solicitar su correspondiente documento ante una oficina de extranjería con antelación al otorgamiento de la escritura. En el caso de que el socio extranjero sea una o varias personas jurídicas extranjeras (como puede ser otra empresa, una asociación, etc.), su representante debidamente acreditado (p. ej. su administrador, una persona apoderada, etc.) deberá solicitar su Número de Identificación Fiscal español.
El o los socio(s) extranjeros no podrán llevar a cabo la constitución de la sociedad únicamente con su pasaporte o con un documento de identificación extranjero.Deberán obtener de forma previa un Número de Identificación de Extranjero (N.I.E.).
En segundo lugar, se deberá solicitar el certificado de denominación ante el Registro Mercantil Central. Al solicitar este certificado, los socios deberán detallar las posibles denominaciones que desean para la futura sociedad según su orden de preferencia. El registro analizará las denominaciones solicitadas con las ya inscritas en España y otorgará al solicitante aquella que se encuentre libre, de acuerdo con el orden de preferencia señalado en el propio formulario de solicitud.
Este certificado se podrá solicitar en persona ante las oficinas del Registro Mercantil Central, o de forma telemática, pudiendo descargarse el certificado de denominación desde la propia web del Registro Mercantil Central.
En tercer lugar, se deberá proceder a la apertura de una cuenta bancaria en nombre de la sociedad. Una vez obtenido el certificado de denominación antes citado, se deberá acudir a una entidad bancaria situada en España para abrir una cuenta en nombre de la sociedad.
En cuarto lugar, una vez que el banco confirme la apertura de la cuenta, se deberá proceder al depósito del capital social (en este caso, como mínimo 3.000€, salvo en el caso de que la sociedad vaya a estar sujeta al régimen de formación sucesiva). Una vez depositada esta cantidad, el banco deberá emitir un certificado bancario para la constitución de una sociedad limitada cuyo original se deberá facilitar al notario el día de la firma del acuerdo de constitución.
Es posible llevar a cabo la constitución sin este certificado en el caso de que en el día de la constitución los socios manifiesten que responderán de forma solidaria de las deudas sociales (es decir, los socios responderían con su patrimonio personal no aporta el capital social acordado).
En el caso de que se deseen aportar como capital social de la sociedad bienes distintos al dinero que se puedan valorar económicamente (aportación no dineraria), los socios deberán facilitar al notario todos los datos registrales o identificativos de los bienes, así como el valor económico que estos atribuyen a estos bienes.
Los socios responderán solidariamente de las deudas de la sociedad (se podría reclamar a cualquiera de los socios el pago de la deuda) en el caso de que el valor real de los bienes aportados sea menor que el indicado en la escritura de constitución.
Por último, será necesaria la preparación de los estatutos de la sociedad limitada. El contenido de estos estatutos se ajustará a lo acordado por los socios, debiendo recoger, en todo caso, las principales normas de funcionamiento de la sociedad. Entre otras normas, se establecerá la actividad objeto de la sociedad, el número de participaciones en los que dividirá el capital social de la sociedad, la cantidad de participaciones que corresponderá a cada socio, y la estructura y normas de funcionamiento de la junta general y del órgano de administración de la sociedad.
Los estatutos deberán ser firmados por todos los socios o sus representantes debidamente apoderados.
Un vez recopilados los documentos anteriormente citados, los socios deberán facilitarlos al notario público español ante el que se firmará el acuerdo de constitución de la sociedad.
Asimismo, una vez preparada la correspondiente escritura de constitución por parte del notario, los socios deberán acudir con su documento de identificación original (DNI, NIE o NIF de la persona jurídica a la que representa). En el caso de que alguno de los socios no pueda asistir, podrán otorgar un poder especial en favor otro socio o de terceros para que firmen en su nombre el acuerdo de constitución (y en su caso, para la aceptación de su posible nombramiento como administrador o como miembro del consejo de administración de la sociedad).
Por otro lado, en el caso de que uno o varios socios sean personas jurídicas (p. ej. otras sociedades, una asociación, etc.), deberán acudir a la firma aquellas personas que puedan actuar en nombre de dichas entidades (p. ej. su administrador único o solidario, la persona que cuenta con poderes generales de la sociedad, etc.), o bien, la persona jurídica podrá otorgar un poder especial para poder constituir la sociedad.
Por último, en el mismo momento de la constitución de la sociedad, se podrá llevar a cabo el nombramiento de los miembros de su órgano de administración. Así, se podrá nombrar:
La designación de estos cargos es libre, por lo que no es necesario que sean a su vez socios y podrán ser de nacionalidad española o extranjera.
Una vez firmado el acuerdo de constitución por todos los socios, y elevado a público ante notario, la sociedad existirá a efectos legales y sus acuerdos serán vinculantes para los socios. Para poder comenzar a operar debidamente con la sociedad, será necesario completar los siguientes pasos:
En primer lugar, se deberá solicitar el Número de Identificación Fiscal Provisional de la sociedad. Este número se podrá solicitar tan pronto como se firme la escritura de constitución de la sociedad mediante el correspondiente modelo 036 de declaración censal que se podrá presentar de forma electrónica en el portal de la Agencia Tributaria.
Por otro lado, se deberá llevar a cabo la presentación del formulario D1-A en el caso de que la sociedad se haya constituido con capital procedente de fuera de España (el capital social de la sociedad se ha transferido desde una cuenta situada fuera de España ). Este formulario es demandado únicamente a efectos estadísticos, y se podrá presentar ante el Ministerio de Economía de forma telemática.
En tercer lugar, se deberá proceder a la liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales en su modalidad de Operaciones Societarias mediante la cumplimentación del modelo 600 ante la oficina Tributaria de la Comunidad Autónoma en la que se constituye la sociedad. La constitución de la sociedad se encuentra exenta del pago de este impuesto, pero es necesario presentar este documento para realizar la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.
En cuarto lugar, tras la liquidación del modelo 600 anterior, se deberá presentar la escritura de constitución de la sociedad ante el Registro Mercantil de la provincia donde se establece la sociedad para solicitar su inscripción. La inscripción se deberá solicitar en el plazo máximo de dos meses desde el otorgamiento de la escritura de constitución. El Registro tiene un plazo máximo de 15 días laborables para confirmar su inscripción. Una vez realizada, la sociedad tendrá plenos efectos frente a terceros (es decir, podrá comenzar a operar con totalidad normalidad en el mercado).
Una vez que la sociedad se encuentra debidamente inscrita, se deberá proceder a la solicitud de su Número de Identificación Fiscal definitivo. Esta solicitud se llevará a cabo ante la Agencia Tributaria mediante la presentación del correspondiente modelo 036 de declaración censal que se podrá hacer de forma telemática en el portal de la Agencia Tributaria. Además, en el caso de que se desee realizar una actividad económica a través de la sociedad (p. ej. taller mecánico, tienda de ropa, etc.), se deberá dar de alta a la sociedad en el Impuesto de Actividades Económicas mediante la presentación de los modelos 840 y 848.
Si alguno o algunos de los socios son a su vez nombrados como administradores de la sociedad, estos deberán darse de alta en el régimen de autónomos de la Seguridad Social siempre que realicen actividades de gerencia o de toma de decisiones de la sociedad. Por otro lado, si los socios no realizan ninguna de estas actividades de gestión de la sociedad, y simplemente trabajan realizando una actividad profesional, deberán darse de alta en el Régimen General de la Seguridad Social.
En el caso de que se vaya a realizar la contratación de personal, se deberá solicitar el número de la Seguridad Social de la sociedad. Esta solicitud se presentará mediante el modelo TA.6 de solicitud de inscripción en el Sistema de la Seguridad Social, que se podrá presentar de forma telemática a través de la sede electrónica de la Tesorería General de la Seguridad Social.
Como se ha indicado anteriormente, una vez firmada la escritura de constitución de la sociedad ante notario, los socios dispondrán de un plazo de dos meses para su inscripción en el Registro Mercantil.
Durante este periodo que transcurre desde el otorgamiento de la escritura hasta su inscripción en el Registro Mercantil, se considerará que la sociedad se encuentra "en formación", y podrá comenzar a operar bajo el régimen de las sociedades limitadas (es decir, como si fuera una sociedad limitada plenamente constituida), siempre que actúe de buena fe frente a terceros (es decir, se informe a las personas con las que se obliga la sociedad de que esta se encuentra en proceso de constitución).
En el caso de que transcurra ese plazo de dos meses sin llevarse a cabo su inscripción, la sociedad pasará a encontrarse en situación irregular. Esto implica que cualquiera de los socios podrá solicitar su disolución por vía judicial. Además, se dejará de aplicar a la sociedad el régimen de las sociedades limitadas, pasando los socios a responder de forma ilimitada con su patrimonio personal de todas las deudas en las que pueda incurrir la sociedad.
Si la inscripción de la sociedad no se realiza en el plazo de un año desde el otorgamiento de su escritura de constitución, la sociedad se transformará automáticamente en una sociedad civil o colectiva (es decir, no habrá limitación de la responsabilidad de los socios).
La constitución de una sociedad conlleva una serie de requisitos formales que se deberán cumplir para garantizar su correcta constitución. Estos requisitos son: la obtención del Número de Identificación Fiscal o Documento Nacional de Identidad de los socios si no disponen de estos, solicitar la denominación social de la sociedad ante el Registro Mercantil Central; realizar la apertura de la cuenta bancaria de la sociedad y aportar el capital social (mínimo 3.000€, salvo si la sociedad va a estar sujeta al régimen de formación sucesiva); preparar sus estatutos; y, aportar dicha documentación original al notario español que elevará a público el acuerdo de constitución de la sociedad.
Una vez otorgada la escritura de constitución de la sociedad ante notario, se deberá solicitar su correspondiente Número de Identificación Fiscal, presentar el modelo 600 ante la oficina tributaria de la comunidad autónoma donde se constituye la sociedad, y solicitar su inscripción en el Registro Mercantil (se deberá también solicitar su número de la Seguridad Social en el caso de que la sociedad vaya a llevar a cabo la contratación de trabajadores).
Tras realizar los pasos anteriores, la sociedad podrá operar legalmente en el mercado español, debiendo, en todo caso, respetar las obligaciones fiscales, contables, societarias y de la Seguridad Social correspondientes durante su actividad.