¿Qué es una reclamación extrajudicial?

1. Introducción

Cuando una persona incumple una obligación, la otra parte podrá reclamarle judicial o extrajudicialmete. Con esta segunda opción, se intentará negociar y solucionar el conflicto de forma amistosa, sin tener que acudir a los tribunales, aunque es muchas ocasiones, vemos como el requerimiento realizado no es atendido o es contestado en sentido negativo. Aún así, la reclamación extrajudicial tiene bastantes ventajas tales como la interrupción de la prescripción, por lo que es recomendable hacer uso de él.

En la presente guía, se explicará, en primer lugar, qué se entiende por reclamación extrajudicial, haciendo hincapié en los plazos máximos que se tiene para reclamar una obligación, y en algunos de los tipos de reclamación extrajudicial existentes. En segundo lugar, se analizarán las ventajas de enviar una reclamación extrajudicial, y se expondrán los requisitos y las formalidades que cumplir para que la reclamación extrajudicial se entienda bien comunicada.

2. ¿Qué es la reclamación extrajudicial?

2.1. Definición

Una reclamación extrajudicial es un trámite común para comenzar a resolver un conflicto de forma amistosa, mediante el cual a través de un documento, una parte requiere a otra para que cumpla ciertas obligaciones, en una fecha máxima, con el fin de solventar el problema, y advirtiéndole que si no lo hace, se tendrá que acudir a los tribunales. Por tanto, una reclamación extrajudicial es la antítesis de una reclamación judicial, cuyo objetivo es que las partes negocien extrajudicialmente y lleguen a un acuerdo, para evitar los gastos de ir a juicio.

La parte que recibe la reclamación extrajudicial tendrá tres opciones: o bien, aceptar la reclamación y cumplir voluntariamente con su obligación; o bien, intentar negociary llegar a un compromiso; o bien, ignorar o no cumplir con la obligación. En el supuesto de que la parte incumplidora ignore o decida declinar el requerimiento, entonces no se tendrá otra opción que acudir a los tribunales para reparar los daños derivados del incumplimiento.

2.2. Requisitos para enviar la carta

Uno de los requisitos esenciales de la reclamación extrajudicial es que se comunique de "manera fehaciente" (que deje constancia tanto de la remisión como de la recepción). A continuación, se analizarán los diferentes métodos de envío que se consideran fehacientes:

Correo certificado con acuse de recibo: haciendo constar en el acuse de recibo que se adjunta a la carta certificada el contenido de la comunicación, por ejemplo, "Reclamación de Cantidad" o "Reclamación de Deuda".
Requerimiento notarial: el Notario dará fe de la fecha del envío y del contenido del documento, porque el propio Notario en persona se traslada al domicilio del deudor y le entrega la notificación. Además, el requerimiento se considerará realizado aunque en el domicilio del deudor no se encuentre a nadie o nadie quiera hacerse cargo de la comunicación, porque el Notario reflejará fehacientemente estas circunstancias. Se trata de un medio eficaz, pero también muy costoso en comparación con las otras dos posibilidades.
Burofax (es el método más utilizado): es una modalidad de envío postal que permite dejar constancia de la realización de la comunicación, de la fecha de la misma, de su recepción, así como de su contenido. Se puede depositar en la Oficina de Correos una copia del requerimiento remitido y solicitar posteriormente que la citada Oficina emita un certificado sobre el requerimiento y su contenido. Esta certificación puede ser utilizada como prueba en cualquier proceso judicial.

¿Sirve como reclamación extrajudicial mensajes de WhatsApp?
En los últimos tiempos se vienen empleando las nuevas tecnologías de la comunicación para notificar y requerir. Entre los más utilizados se hallan los correos electrónicos (e.mails), los mensajes telefónicos SMS, o los más recientes WhatsApp. Con la demanda y/o con la contestación a la demanda se pueden adjuntar reproducciones en papel (impresiones) de los correos electrónicos o pantallazos de los SMS o WhatsApp, o actas notariales donde se hagan referencia a los mismos, teniendo en cualquier caso la consideración de documentos.

Por tanto, aunque servirían los mensajes enviados a través de las nuevas plataformas tecnológicas, es más efectivo y recomendable realizar la comunicación de la reclamación extrajudicial mediante burofax, o acta notarial, ya que será más fácil demostrar el acuse de recibo y la certificación del texto (para el supuesto de que la persona incumplidora indique que no ha recibido la comunicación).

Por último, no es recomendable, por tanto, realizar el requerimiento de forma oral o por teléfono, ni tampoco mediante un simple escrito entregado en mano o remitido por correo ordinario porque el deudor siempre podrá negar la existencia del requerimiento y/o de su recepción.

2.3. Contenido que debe incluir la carta

La reclamación extrajudicial debe reunir ciertos requisitos.

En primer lugar, aunque la reclamación extrajudicial puede realizarse de cualquier forma, verbal o escrita, es recomendable que se realice de forma escrita para que quede constancia. Además, en dicha reclamación se tiene que indicar expresamente lo que se solicita, otorgando un plazo para su cumplimiento, y mencionando que en caso de que no se cumpla con la obligación en el plazo indicado, se acudirá a los tribunales.

En segundo lugar, es imprescindible que la reclamación extrajudicial se dirija correctamente a la persona incumplidora y que llegue a su conocimiento. La persona incumplidora puede ser persona física o jurídica, por lo que el destinatario será bien la persona obligada o su representante legal o voluntario, si es persona física, o el representante legal de aquélla, si es persona jurídica. Además, según la jurisprudencia también se entenderá cumplido este requisito si la notificación lo recoge un familiar que conviva en el mismo domicilio.

2.4. Plazos para reclamar

Existen plazos máximos para que se pueda reclamar el cumplimiento de una obligación, es lo que se denomina "prescripción". El plazo de prescripción se contará desde el día que se pudo iniciar la acción. Por tanto, transcurrido el tiempo máximo indicado por Ley, ya no se podrá exigir el cumplimiento porque la acción estaría prescrita.

A continuación se analizarán algunas de las normas que regulan los diferentes plazos de prescripción en función del tipo de deuda:

las deudas personales prescriben con carácter general a los 5 años (por ejemplo, la acción para exigir el pago del precio de una compraventa);
la acción para exigir el pago de las rentas de un alquiler prescribe a los 5 años;
la acción para reclamar por productos defectuosos prescribe a los 3 años;
la acción para reclamar por injurias o calumnias prescribe a los 3 años;
la acción para reclamar honorarios profesionales prescribe al año;
la acción para reclamar las deudas documentadas en letras de cambio, cheques y pagarés prescriben a los 3 años si se trata de reclamar al firmante

Es importante señalar, que estos plazos de prescrición pueden interrumpirse. De esto se hablará más adelante, donde se realizará una explicación pormenorizada de cómo interrumpir la prescripción.

2.5. Tipos de reclamación extrajudicial

La reclamación extrajudicial se puede utilizar en cualquir ámbito donde haya podido surgir un conflicto; es decir, puede ser una obligación dineraria (ej. un préstamo no aboando), o una obligación de hacer (ej. dejar de molestar con ruidos).

Así, por ejemplo, en el ámbito de consumo, se puede enviar una reclamación por costes en el suministro, o por daños o pérdida del equipaje, o por una factura de teléfono y/o internet, o para reclamar desperfectos tras una mudanza, o incluso, para reclamar a una entidad bancaria la devolución de las comisiones por descubiertos en cuenta. Si se trata de una deuda de cualquier cantidad de dinero (exista o no un contrato entre las partes), se puede enviar un requerimiento de pago.

En el ámbito familiar, suele ser común utilizar la reclamación extrajudicial para requerir el pago de una pensión de alimentos o compensatoria en el caso de que el ex-cónyuge haya dejado de abonar la cantidad en concepto de pensión de alimentos o compensatoria.

Asimismo, en el ámbito inmobiliario, se puede utilizar la reclamación extrajudicial para reclamar la devolución de la fianza al arrendador, o para requerir el pago del alquiler al arrendatario o al avalista, e incluso para reclamar al arrendador el pago de las obras de conservación. Si el conflicto es por ruidos o actividades molestas de algún vecino, se puede utilizar el requerimiento para la cesación de actividades molestas; o si el conflicto surge porque un vecino no paga las cuotas de la Comunidad de propietarios, se puede enviar un requerimiento para reclamar al propietario moroso.

3. ¿Qué ventajas tiene la reclamación extrajudicial?

3.1. Interrupción de la prescripción

Como ya se ha comentado anteriormente en esta guía, existen unos plazos máximos para poder reclamar el cumplimiento de una obligación. Transcurrido dicho plazo, la acción habrá prescrito. La prescripción puede entenderse como una sanción por la inactividad del sujeto en el ejercicio de sus derechos.

No obstante, el artículo 1973 Código Civil indica que la prescripción puede ser interrumpida con una reclamación extrajudicial. Por tanto, a través de la interrupción del plazo, la persona mantiene su derecho de reclamar ya que una vez interrumpido el plazo de prescripción, este vuelve a iniciar de cero, y deja abolido el tiempo anterior transcurrido.

Para que opere la interrupción es necesario que la reclamación extrajudicial reúna los requisitos mencionados en el apartado 2.3 de esta guía. Realizada la comunicación de la reclamación extrajudicial conforme a los requisitos anteriores, la interrupción de la prescripción se producirá de forma automática y desde la fecha de emisión, no de recepción. Además, y como ya se ha indicado anteriormente, la interrupción anulará el plazo ya transcurrido, que tendrá que volver a comenzar desde cero para dar lugar, en su caso, a una nueva prescripción (para el caso de producirse de nuevo el no ejercicio del derecho).

Ejemplo:
Pedro debe 5.000 euros de un préstamo personal que le dio su amigo Juan el 1 de marzo 2017 y prometió devolver el 1 de junio 2017. Las deudas personales prescriben a los cinco años contado desde el día en que Pedro pudo solicitar la devolución del préstamo, por tanto, si Pedro no le devuelve el dinero, Juan podrá acudir a los tribunales y presentar una demanda hasta el 1 de junio de 2022. Antes de que prescriba la deuda, el 1 de enero 2022, Juan envía mediante Burofax a Pedro una reclamación extrajudicial requiriéndole los 5.000 euros más los intereses, e indicándole que si no lo devuelve en el plazo de 15 días, acudirá a los tribunales. Una vez enviado el Burofax, los cinco años vuelven a comenzar, por lo que Juan podrá acudir a los tribunales para reclamar su deuda hasta el 1 de junio de 2027.

3.2. Fijación del devengo de intereses de demora

Otra ventaja de la reclamación extrajudicial es que comenzará a correr los intereses moratorios de la deuda. Respecto a cuánto ascenderá el interés moratorio, este dependerá de si se ha pactado o no expresamente. Si las partes han pactado un tipo de interés moratorio en el contrato, entonces será el que las partes hayan convenido; si no se ha pactado nada, será el interés legal.

Aquí hay que distinguir si se ha pactado expresamente o no que la deuda devengará intereses. Si se ha pactado expresamente, entonces en el momento en que la deuda haya vencido y se incumpla la fecha establecida de pago, los intereses se devengarán automáticamente. Si no se ha pactado expresamente que la deuda devengará intereses, entonces los intereses solo se devengarán desde el momento en el que se exija al deudor el cumplimiento de la obligación extrajudicial.

Ejemplo:
Pedro debe 5.000 euros de un préstamo personal que le dio su amigo Juan, y que debía abonar el 5 de septiembre 2021. Llegada la fecha de vencimiento Pedro no hace frente al pago. Como no existe ninguna referencia expresa en el contrato al devengo de los intereses, Juan solo podrá reclamarlos desde que le envíe por ejemplo un burofax a Pedro exigiéndole la deuda (reclamación extrajudicial). En el supuesto de que sí se hubieran pactado expresamente en el contrato, entonces los intereses se devengarán automáticamente desde el 6 de septiembre 2021.

3.3. Prueba documental

Por último, la reclamación extrajudicial también sirve como prueba documental cuando se acuda a los tribunales para iniciar un procedimiento ordinario o verbal requiriendo el cumplimiento de la obligación. De tal manera, aportando a la demanda la reclamación extrajudicial enviada, servirá para demostrar que la parte incumplidora decidió declinar o ignorar el requerimiento, y que a pesar de intentar solucionar el conflicto de forma amistosa y de buena fe, no se ha tenido otra opción que acudir a juicio.