27 de octubre de 2023
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27 de octubre de 2023
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En 2019 Marco Zucaritas creó una aplicación para la entrega de domicilios en Bogotá llamada FaceFood, durante la pandemia del 2020 su negocio creció gracias a que la gente debía pedir todos sus alimentos a domicilio. Entonces invirtió sus ahorros en el desarrollo de la aplicación y aumentó sus operaciones a varias ciudades. Después de finalizada la pandemia los domicilios disminuyeron y la empresa tuvo problemas para pagar a sus empleados y proveedores, con deudas de varios miles de millones de pesos, hasta que finalmente quebró. Mark no tenía dinero para pagar las deudas de la empresa, pues todo lo invirtió allí, pero gracias a que FaceFood era una Sociedad por Acciones Simplificada, las pérdidas de la empresa no se trasladan a Mark y éste sólo perdió el dinero que invirtió. Las empresas formalmente constituidas o sociedades otorgan la posibilidad de emprender negocios o actividades comerciales, separando las obligaciones, deudas y patrimonio del de sus propietarios.
En esta guía se explica la forma en que se puede constituir una sociedad de manera legal en Colombia, pasando por la diferencia entre las empresas formales y las informales, los distintos tipos de sociedades que se pueden constituir y los requisitos de su registro, así como su diferencia con otros registros de negocios o marcas.
Comúnmente se llama empresa a cualquier negocio que se desarrolla de manera regular, independientemente de las condiciones legales bajo las cuales opere. Por ejemplo, Jonathan vende camisas deportivas en los gimnasios de Bogotá, lo que sus amigos y conocidos llaman "su empresa", independientemente de si la venta de las camisas las realiza a título personal o a través de una sociedad. La formalización es generalmente la creación de una persona jurídica o sociedad que desarrolla el negocio, separada del patrimonio y bienes de sus propietarios. Así, por ejemplo, si Jonathan vende las camisas a nombre propio, las deudas que adquiera para la elaboración de las prendas se le cobrarán a él y responderá con todos los bienes que tenga a su nombre. Por otro lado, si la venta de las camisas se hace a través de una sociedad, las deudas y obligaciones que adquiera la sociedad para la venta de las camisas no se trasladarán a Jonathan, quien sólo se arriesgará a perder los aportes que haya realizado para la creación de su empresa.
La formalización permite crear una persona jurídica o sociedad para que ejerza una actividad comercial o negocio a nombre propio, de tal forma que las obligaciones y actuaciones del negocio no se trasladan a los socios o propietarios de la sociedad.
La legislación colombiana contempla 8 tipos de sociedades entre sociedades de capitaly de personas, así:
La mayoría de estas formas de sociedades son poco empleadas, siendo más del 98% de las nuevas sociedades creadas como Sociedades por Acciones Simplificadas o SAS y en un porcentaje menor la Sociedad Anónima.
Tanto la S.A.S. como la S.A. son sociedades de capital, es decir, que la propiedad sobre cualquiera de estas sociedades se determina por los aportes económicos de los socios y a cambio estos reciben acciones de las empresas, las cuales les dan derecho a participar en las decisiones de la sociedad, recibir utilidades y pueden ser vendidas generalmente sin restricciones.
El acto de constitución y los estatutos son los documentos en que los creadores de la sociedad manifiestan su intención de aportar bienes o dinero para la creación de una persona jurídica y que esta desarrolle una actividad comercial. Así mismo, en este documento se incluyen las normas que regulan la toma de decisiones y funcionamiento de la sociedad, particularmente:
El objeto de la sociedad es la actividad económica o negocio al que se dedicará la sociedad. Si bien para las Sociedades por Acciones Simplificadas es posible que sea indeterminado, la práctica general es describirlo para determinar el negocio de la sociedad, pero siendo suficientemente amplio para abarcar no sólo la actividad principal sino todas las que estén relacionadas o sean necesarias para la actividad comercial. Esto a fin de que no se requiera modificar los estatutos si la sociedad desee iniciar otro tipo de actividad económica. Por ejemplo, si se trata de un restaurante no sería suficiente con colocar sólo "restaurante", sino que además se puede incluir la compraventa de materias primas e insumos para la elaboración de alimentos, compraventa de equipos de cocina, venta de alimentos a domicilio y por medios electrónicos, organización de eventos, cathering, etc.
Las sociedades tienen tres tipos de capital, es decir, el dinero que recibe la sociedad representado en acciones:
Por ejemplo, si una sociedad tiene capital autorizado de cien millones de pesos, capital suscrito de cincuenta millones y capital pagado de veinticinco millones significa que: el máximo capital que la sociedad puede tener representado en acciones es de cien millones, actualmente ha emitido cincuenta millones de los cuales le han pagado veinticinco millones. En otros tipos de sociedad hay requisitos mínimos de capital suscrito y pagado, pero esto no aplica para las S.A.S. Si se quiere, el capital pagado puede ser cero.
A los tres tipos de capital anteriormente mencionados les corresponde un número de acciones que se determina según el precio nominal por acción. Así, si en el caso anterior la acción valiese mil pesos cada una, el capital autorizado de cien millones (100'000.000) equivale a un máximo de cien mil acciones (100.000) que se podría emitir, el capital suscrito de cincuenta millones (50'000.000) equivale a cincuenta mil acciones (50.000) emitidas y el capital pagado de veinticinco millones (25'000.000) equivale a veinticinco mil (25.000) acciones pagadas.
Los órganos sociales son personas o grupos de personas que tiene capacidad decisoria dentro de la sociedad de tal forma que esta pueda desarrollar el negocio para el cual fue constituida, con facultades que van desde la modificación de los estatutos y objeto social hasta la celebración de los contratos y negocios necesarios para el desarrollo de la actividad diaria de la empresa:
Una vez se cuentan con el acta de constitución y estatutos, la sociedad debe registrarse ante la Cámara de comercio de la ciudad en que vaya a adelantar su actividad comercial. Para ello se deberá radicar el acta de constitución y estatutos en la cámara de comercio. Si alguno de los socios no se presentará personalmente deberá autenticar su firma en el documento de constitución. Algunas cámaras de comercio permiten el registro de las SAS de manera online. Si la sociedad establecerá sucursales en otras ciudades diferentes de aquella en la que se registró, deberá también registrar las sucursales en las respectivas cámaras de comercio de las ciudades o municipios en que planee adelantar su actividad comercial.
Junto con el registro ante la cámara de comercio la persona jurídica obtiene su NIT o registro único tributario, que es equivalente a su número de identificación. Este número es usado para identificar la sociedad ante entidades públicas, privadas y en negocios con terceros.
De los dos tipos de sociedades contemplados en esta guía, la Sociedad Anónima es la más antigua y compleja de crear, pues tiene requisitos de capital, cargos y órganos sociales y de dirección más estrictos. Si bien esto dificulta la constitución de este tipo de sociedades, puede generar mayor confianza en el desarrollo de los negocios que emprende. Para la constitución de una Sociedad Anónima se tienen los siguientes requisitos especiales:
Las Sociedades por Acciones Simplificadas o S.A.S. son la forma de sociedad más reciente en Colombia, sin embargo, dada la flexibilidad y sus pocos requisitos para su constitución se ha transformado en el tipo de sociedad más usado en el país. De hecho, más del 98% de las nuevas sociedades creadas en el país se constituyen como SAS. Particularmente, para la constitución de una Sociedad por Acciones Simplificada se tienen las siguientes particularidades:
Además de las sociedades comerciales en que se crea una persona jurídica con patrimonio y obligaciones independientes de la de sus propietarios o socios, hay otras estructuras comerciales comunes en Colombia que, si bien se usan para emprender negocios o actividades económicas, no implican la creación de una nueva persona o sociedad. Entre las más comunes se encuentran las cuentas en participación y el Joint Venture.
Es una forma de organización en que varias personas naturales o jurídicas se asocian para la realización de un negocio o actividad comercial bajo la imagen y nombre de uno de ellos, que recibe el nombre de socio gestor. De manera similar a un contrato de sociedad, todos los participantes de un contrato de cuentas en participación diferentes del socio gestor sólo responden hasta por el monto de sus aportes. El único caso en que responderán de manera solidaria por las obligaciones y deudas de la actividad económica o negocio es si revelan su condición de socios en el contrato.
El Joint Venture es otra forma de organización de un negocio en que varias personas naturales o jurídicas colaboran para la realización de un negocio o actividad. En este contrato la distribución de las pérdidas o ganancias es flexible a lo que determinen las partes y, a diferencia del contrato de cuentas en participación, las partes pueden participar en el desarrollo de la actividad o negocio de manera libre. Es una forma de organización con menos restricciones, en que los aportes al nuevo negocio pueden ser simple colaboración y que frecuentemente se realiza entre personas que ya desarrollan algún negocio regularmente.
Si bien en Colombia "crear empresa" suele referirse al inicio de alguna actividad económica de manera regular bajo cualquier forma, la creación de una empresa formal o legal implica la creación de una persona jurídica o sociedad que desarrolla el negocio bajo su cuenta y riesgo. Si bien la legislación colombiana dispone de un abanico de opciones para la creación de sociedades, la Sociedad por Acciones Simplificada o S.A.S. desde su adopción en el 2008 ha sido la opción principal para la creación de nuevas empresas en el país, llegando a ser más del 98% de las nuevas sociedades constituidas en el país. Esto, dado que son pocos los requisitos para su creación. Esta facilidad la ha transformado en el principal tipo societario del país. Junto a la SAS y en una proporción mucho menor también ha sobrevivido la Sociedad Anónima o S.A., que por sus requisitos de constitución más estrictos se suele reservar para negocios de mayor alcance y capital.