Acta de constitución de S.A.S.

¿Qué es el acta de constitución de una Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.)?

El acta de constitución es uno de los documentos requeridos para la creación y registro de una sociedad por acciones simplificada o S.A.S. Una S.A.S. es una sociedad mercantil que se constituye por una o varias personas, naturales o jurídicas, para desarrollar un negocio o actividad económica. Esta sociedad se transforma en una persona jurídica distinta de sus accionistas, y los riesgos o pérdidas se limitan a los aportes realizados por cada accionista. El acta de constitución es un documento en que se registra la decisión de crear la entidad, la identidad de sus fundadores así como los nombramientos de distintos cargos a los que haya lugar.

El acta de constitución, como su nombre lo indica, es el acta de la reunión en que se decide crear la entidad. Este documento y los estatutos de la entidad son los requeridos para realizar el registro de esta ante las cámaras de comercio.

¿Cuáles son los tipos de sociedades en Colombia?

Las sociedades en Colombia pueden ser de personas o de capital. En las sociedades de capital lo relevante es el aporte económico de los accionistas y por lo tanto su responsabilidad o pérdidas está limitada al valor de sus aportes. Por otra parte, en las sociedades de personas lo importante es quiénes las conforman y la responsabilidad de los accionistas puede ser ilimitada. Algunos de los tipos de sociedades más comunes son:

• Sociedad por Acciones Simplificadas: sociedad de capital.
• Sociedad Anónima: sociedad de capital que requiere escritura pública para su constitución.
• Sociedad Unipersonal: sociedad de personas, limitada a un solo accionista.
• Sociedad en Comandita simple: sociedad de personas en las que se tiene un socio que gestiona el negocio y los demás que hacen los aportes de capital.

Sin embargo, la Sociedad por Acciones Simplificada ha reemplazado en buena parte a los demás tipos de sociedades.

¿Cuál es el tipo más común de sociedad en Colombia?

La sociedad por acciones simplificada (S.A.S.) es el tipo más común de sociedad en Colombia debido a su fácil constitución y flexibilidad.

¿Es obligatorio contar con el acta de constitución de una S.A.S.?

Si se desea constituir una Sociedad por Acciones Simplificadas, sí es obligatorio contar el acta de constitución, además de los estatutos. Si bien no es obligatorio tener una S.A.S. para desarrollar un negocio, tener una S.A.S. ofrece ciertas ventajas, como la limitación de responsabilidad de los accionistas y la separación de sus bienes de los de la sociedad.

¿Qué funciones cumplen los diferentes cargos en una S.A.S.?

Para funcionar una S.A.S. debe contar con varias personas en diferentes cargos o roles, las cuales se encargan desde representar a la sociedad hasta lleva su contabilidad. Los principales cargos en una S.A.S. son:

• Representante legal: la persona a través de la cual la sociedad realiza sus negocios, contratos, trámites y en general la que la representa en sus actuaciones comerciales o legales. Por ejemplo, si la sociedad desea arrendar un inmueble para su sede, quien firma el contrato será el representante legal.
• Representante legal suplente: es la persona que asume las funciones del representante legal en caso de falta temporal o permanente de éste. Para ejercer las facultades del representante legal el suplente no necesita suministrar prueba alguna a terceros, su asistencia en lugar de la del representante principal se presume como prueba suficiente.
• Revisor fiscal: es un contador y su nombramiento es opcional en las S.A.S. En caso de tenerlo, su función general es la de verificar y auditar sus estados financieros, asegurando el cumplimiento de normativas contables y fiscales.
• Junta directiva: es un grupo de personas en los que se delega la administración de la sociedad, su nombramiento es opcional en las S.A.S. La Junta tomas las decisiones que considere necesarias para el desarrollo del objeto de la sociedad y, cuando la sociedad cuenta con una, es el segundo órgano más importante sólo debajo de la asamblea de accionistas.

¿Qué significan los distintos tipos de capital (autorizado, suscrito y pagado) de una S.A.S?

Al diligenciar el acta de constitución de una S.A.S. se debe indicar la composición del capital de la misma. El capital de una sociedad es el valor de los aportes en dinero o bienes representados en acciones. El capital de una sociedad puede ser de tres tipos:

• Capital autorizado: es el valor máximo que la sociedad puede tener representado en acciones.
• Capital suscrito: es el valor de los bienes o aportes que los socios se han comprometido a realizar a la sociedad a cambio de acciones.
• Capital pagado: es el valor de los bienes o aportes que los socios han realizado a la sociedad a cambio de acciones.

Por ejemplo, si una sociedad tiene capital autorizado de cien millones de pesos, capital suscrito de cincuenta millones y capital pagado de veinticinco millones significa que: el máximo capital que la sociedad puede tener representado en acciones es de cien millones, actualmente ha emitido cincuenta millones de los cuales le han pagado veinticinco millones. Las acciones que corresponden a cada uno de estos tipos de capital reciben los nombres respectivos de acciones autorizadas, acciones suscritas y acciones pagadas.

¿Cuáles son los prerrequisitos para la constitución de una S.A.S.?

No existen requisitos legales para la constitución de una S.A.S., pero es recomendable tener en cuenta lo siguiente:

• Verificar que el nombre que se ha elegido para la sociedad no esté registrado en la Cámara de Comercio.
• Determinar el capital social que se va a aportar a la sociedad.
• Establecer las actividades que la sociedad va a desarrollar.
• Elegir al representante legal de la sociedad.

¿Quién puede ser parte en una S.A.S.?

Pueden ser parte de una S.A.S. tanto personas naturales mayores de edad como personas jurídicas. No existe un número mínimo de accionistas, siendo posible constituirla una sola persona, y tampoco existe límites máximos.

¿Cuánto puede durar una S.A.S.?

La duración de una S.A.S. puede ser indefinida o tener un término específico que se establezca en los estatutos.

¿Qué hacer después de diligenciar el acta de constitución de una S.A.S.?

Una vez diligenciada el acta de constitución de una S.A.S., se debe seguir el siguiente procedimiento:

• Firmar el acta de constitución: el acta debe ser firmada por el presidente y secretario que figuren en la misma, o el accionista único en caso de que sea una sociedad con un solo accionista. En caso de que se nombre al representante legal, su suplente o la junta directiva, estos deberán firmar el documento o entregar una carta de aceptación del cargo.
• Contar con los estatutos de la sociedad: los estatutos determinan las reglas de funcionamiento de la sociedad, estos deben ser firmados por todos los accionistas.
• Registrar la sociedad en la Cámara de Comercio: se debe llevar tanto el acta de constitución como los estatutos, la copia del documento de identidad de los accionistas y el representante legal, y el Pre-RUT a la Cámara de Comercio de la ciudad en que se vaya a registrar la sociedad. En la Cámara de Comercio proporcionarán el formulario de Registro Único Empresarial, necesario para realizar el trámite.
• Obtener el RUT definitivo: una vez registrada la sociedad en la Cámara de Comercio, se puede realizar el trámite de apertura de una cuenta bancaria a nombre de la sociedad y la obtención del RUT definitivo.

El acta de constitución de S.A.S. no requiere ser autenticada para su validez.

¿Qué documentos se deben anexar al acta de constitución de una S.A.S.?

Junto con el acta de constitución de la S.A.S. deben entregarse los siguientes documentos:

• Los estatutos en que se determinan las demás características de la sociedad y sus reglas de funcionamiento.
• El Pre-RUT que se podrá diligenciar ante la DIAN.
• La fotocopia del documento de identidad del representante legal.
• Carta de aceptación del cargo si el representante legal, representante legal suplente o junta directiva que no firman el acta de constitución de S.A.S.

¿Se deben autenticar en notaría el acta de constitución de una S.A.S.?

No, el acta de constitución de una S.A.S. no requiere ser autenticada en notaría para su validez.

¿Es necesario registrar el acta de constitución de una S.A.S.?

Sí, el acta de constitución de una S.A.S. debe ser registrada en la Cámara de Comercio del lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal junto con los estatutos. El registro es necesario para que la sociedad exista legalmente y pueda desarrollar sus actividades.

¿Cuáles son los costos de constitución de una S.A.S.?

Los principales costos para el registro de los estatutos y constitución de una S.A.S. son:

• Gastos de registro: pueden variar entre 50 mil a 150 mil pesos dependiendo del capital de la sociedad.
• Tarifa de inscripción de documentos: aproximadamente 60 mil pesos.

¿Qué debe contener el acta de constitución de una S.A.S.?

El acta de constitución de una S.A.S. debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas.
• Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras "sociedad por acciones simplificada" o de las letras S.A.S.
• El domicilio principal de la sociedad.
• Nombre y documento de identidad del representante legal y su suplente.
• Identidad del revisor fiscal y miembros de la junta directiva, si los hay.

¿Qué leyes regulan la constitución de las S.A.S.?

Las S.A.S. están plenamente reguladas por la Ley 1258 de 2008, que permitió su creación en Colombia. Adicionalmente, aspectos no cubiertos en esta ley se encuentran regulados por las siguientes normas:

• Código de Comercio: artículos 373 a 460 que regulan la sociedad anónima y 98 a 265 que regulan las sociedades comerciales. Estas normas se aplican en aspectos que no se hallen regulados directamente por la Ley 1258 de 2008.
• Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-119641 del 9 de septiembre de 2015: este oficio establece que en las sociedades por acciones simplificada (S.A.S.) entre el capital autorizado, suscrito y pagado no es necesario que haya alguna proporción, a diferencia de otros tipos de sociedades en Colombia.
• Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-70548, 20 de octubre de 2003: este oficio establece que la convocatoria a la asamblea de accionistas mediante anuncios en periódicos o diarios es sólo supletiva en caso de que no se precisen otros medios en los estatutos.
• Superintendencia de Sociedades, Oficio 220- 069664 del 27 de marzo de 2017: establece que la reserva legal del 10% de las utilidades líquidas no es obligatoria para la sociedad por acciones simplificada.
• Ley 2069 de 2020, artículo 4, parágrafo 2: elimina la causal de disolución relacionada con la disminución del patrimonio contenida en la Ley 1258, artículo 34.7 y la reemplaza con la de no verificación de la hipótesis del negocio en marcha, es decir, la imposibilidad de que la sociedad continúe con sus actividades económicas o comerciales.

¿Cómo modificar el modelo?

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