15 de agosto de 2024
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En el ámbito comercial existen dos documentos que son muy utilizados: el recibo y la factura. Aunque a veces se usan indistintamente, es importante tener en cuenta que tienen diferencias significativas, tanto en las implicaciones fiscales como legales. Por lo tanto, para llevar a cabo operaciones comerciales de forma adecuada, es imprescindible utilizarlos correctamente y no confundirlos.
En esta guía, explicaremos en detalle qué es un recibo y qué es una factura, destacando sus características principales y resaltando las diferencias entre ellos. También veremos qué información debe incluirse en cada uno y cuándo puede ser conveniente utilizar uno u otro.
Un recibo es un documento emitido por una persona física o jurídica (por ejemplo, una empresa) para constatar que ha recibido algo, generalmente una suma de dinero o bienes específicos. Este comprobante certifica la transferencia de dinero o bienes y se utiliza como respaldo en futuras transacciones o para llevar un registro preciso de los pagos realizados. El recibo se emite después de recibir el pago correspondiente. Un recibo puede incluso utilizarse fuera del ámbito comercial, para documentar cualquier tipo de recepción de algo que era debido.
Ejemplo: Juan y Pedro realizan un contrato de donación por el que Juan acuerda regalar a Pedro la suma de 2.000 dólares estadounidenses si se gradúa de la universidad. Una vez cumplida esa condición (es decir, Pedro se ha graduado), Juan deberá entregarle la suma pactada y podrá solicitarle que le emita un recibo donde conste que Juan ha entregado (y Pedro recibido) esos 2.000 dólares.
El recibo de pago puede utilizarse para documentar la recepción de dinero, bienes o servicios como pago por una obligación debida. Es habitual también la entrega de un recibo de pago de alquileres, en aquellos casos donde, por algún motivo, la parte locadora no entrega la factura correspondiente. También en algunos locales comerciales se hace entrega de un recibo de pago "no válido como factura" para dejar constancia en favor del cliente de que ha realizado un pago, pero sin observar las disposiciones legales y fiscales correspondientes sobre la emisión de facturas por ventas.
La importancia del recibo está dada porque funciona como un medio de prueba para el pagador (ej. locatario en un alquiler, o deudor en una compraventa), para certificar que pagó lo que debía. En definitiva, es un comprobante que acredita un pago, pero a efectos fiscales y tributarios, es decir, para la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos), el recibo no es válido como factura y no cumple la función legal de documentar operaciones comerciales (como ventas o prestaciones de servicios) a estos efectos. La excepción son los Recibos "C", que pueden ser emitidos por profesionales universitarios y otros prestadores de servicios y sí cumplen la función de documentar la operación comercial; reemplazan a la Factura "C". Sin embargo, si se elige emitir Recibos tipo "C", luego no se podrá emitir Factura "C" y viceversa, debe elegirse solo una de las opciones.
Al ser el recibo un justificante de la entrega de un bien o servicio, solamente deberá ser emitido cuando efectivamente quien debía entregar algo lo haya realizado.
El recibo de pago, para ser válido y servir como tal, debe cumplir con ciertos requisitos:
El recibo debe ser emitido en original y entregado al pagador para que quede en su poder. También podrá realizarse en duplicado y ser firmado por el pagador, para que lo almacene quien lo emite como constancia de que ha entregado el recibo de pago correspondiente.
Ejemplo: Juan Pérez le vendió una bicicleta a Mariana Díaz en 3 cuotas de $5.500 cada una. Al pagar la primera cuota, Mariana Díaz tiene derecho a pedirle a Juan Pérez que libre un recibo por la cantidad pagada. Por lo tanto, una vez abonada esa primera cuota, Juan le entregará a Mariana un documento escrito que diga algo como: "En Mar del Plata, con fecha 05/07/2023, RECIBÍ de Mariana Díaz la suma de $5.500,00 (pesos cinco mil quinientos con cero centavos), abonada en efectivo, en concepto de pago de la primera cuota de la bicicleta marca Vairo vendida en la misma fecha.", e incluirá su firma y aclaración al final.
El recibo deberá ser entregado en formato papel con la firma manuscrita (hecha a mano), o en formato electrónico con firma digital (pero no firma electrónica).
La factura es un documento que un vendedor o prestador de servicios entrega al comprador o cliente para documentar una venta o prestación de servicios, con fines tributarios. Incluye la descripción de las mercaderías vendidas o servicios prestados, sus cantidades, precio y otros detalles de la operación. A diferencia del recibo, la factura se emite con anterioridad a que sea realizado el pago y se indica la cantidad que se deberá pagar.
Debe emitirse una factura por cada venta o locación de servicio que se lleve adelante en nuestro país. El tipo de factura (A, B, C, E, etc.) dependerá de quién sea el sujeto en favor del cual se emita. A su vez, todos los monotributistas, sin importar la categoría en que se encuentren, deben usar factura electrónica para todas sus operaciones con consumidores finales. La factura es un documento más complejo que el recibo porque tiene una finalidad tributaria, no solo informativa.
A diferencia del recibo, la factura se entrega al cliente antes de que se realice el pago, por lo que puede entenderse como una solicitud de pago. De acuerdo a lo que establece la AFIP, es obligatorio emitir factura para la registración de operaciones de compra-venta de cosas muebles (por ejemplo, la venta de una bicicleta), las locaciones y prestaciones de servicios (por ejemplo, pintar la fachada de un local), las locaciones de cosas y/o de obras (por ejemplo, el alquiler de una lancha). También será obligatorio emitir facturas para las señas o anticipos que se entreguen con el fin de congelar el precio de dichas operaciones y para el traslado y entrega de productos. Por último, para la locación de inmuebles también es obligatoria la emisión de facturas electrónicas.
Ejemplo: La empresa A se dedica a la venta de sillas de oficina y vende un determinado modelo a $1.000. La empresa B quiere comprar 10 sillas de oficina, por lo que hace el pedido de ese modelo a la empresa A. Por lo tanto, la empresa A deberá enviar a la empresa B una "Factura A", donde se detalle la cantidad de sillas, el modelo, su precio unitario, el precio total y los impuestos correspondientes.
Factura A: Es la que emite un responsable inscripto a otro responsable inscripto, por lo que suele ser el tipo de factura utilizado en negocios entre empresas o comerciantes.
Factura B: Es la que emite un responsable inscripto a los consumidores finales. Por lo tanto, suele ser la que se utiliza por parte de un comercio en favor de sus clientes.
Factura C: Es la que emite un monotributista o sujeto exento en el IVA a todo destinatario en general, sin importar si quien la recibe es responsable inscripto, monotributista o exento.
Factura M: Es la que emite un responsable inscripto a otro responsable inscripto, pero a diferencia de la A, quien la recibe actúa como agente de retención de IVA y de impuesto a las ganancias.
Factura E: Es la que emite un responsable inscripto o monotributista, en ambos casos exportador, a un sujeto del exterior. Se utiliza para documentar exportaciones de bienes o servicios.
En nuestro país, las facturas electrónicas se pueden emitir desde el servicio "Comprobantes en línea" del sitio web de AFIP, el Facturador móvil o utilizando un controlador fiscal. La factura electrónica es un comprobante digital que equivale legalmente a la factura en formato papel y la reemplaza en la mayoría de las operaciones. Están obligados a emitirla los responsables inscriptos, monotributistas, exportadores y otros sujetos alcanzados.
La factura que se emita deberá contener los siguientes datos:
En conclusión, la principal diferencia entre un recibo y una factura es que el recibo es un documento que acredita el pago de una obligación y no suele ser de emisión obligatoria, mientras que la factura es un documento que acredita la venta o prestación de un servicio y debe emitirse de manera obligatoria para dejar constancia de la realización de estas operaciones. La factura es un documento más complejo que el recibo porque tiene una finalidad tributaria, no solo informativa, de alli también deviene su obligatoriedad. El recibo se emitirá solamente una vez efectivamente recibida la prestación debida, mientras que la factura será emitida como una solicitud de pago, antes de recibir la prestación (pago) debida.