List referencyjny

Co to jest list referencyjny?

List referencyjny to dokument sporządzany przez pracodawcę albo firmę, współpracującą w innym charakterze, na wniosek (współ)pracownika, w którym potwierdza się zatrudnienie/współpracę, kwalifikacje i staż (współ)pracy (współ)pracownika oraz rekomenduje go innym, potencjalnym pracodawcom albo firmom. List referencyjny zawiera subiektywną ocenę wykonywanych zadań, z perspektywy firmy, wystawiającej referencje. Referencje mogą potwierdzać przebieg zatrudnienia albo współpracy. Dokument ma na celu pomóc pracownikowi w znalezieniu kolejnej pracy, a podmiotom funkcjonującym w innym charakterze znaleźć kolejne zlecenia, usługi lub dzieła. List referencyjny można sporządzić w wyniku zakończenia realizacji umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług, umowy outsourcingowej itd.

Istnieje również możliwość sporządzenia opinii prywatnej przez innego współpracownika, który nie jest umocowany do reprezentowania firmy - są to wówczas prywatne rekomendacje współpracownika, wyrażającego własną opinię, niezależnie od stanowiska firmy, dla której projekty są (były) wykonywane.

Jaka jest różnica pomiędzy listem referencyjnym a świadectwem pracy?

Zarówno list referencyjny, jak i świadectwo pracy są wydawane w wyniku podjęcia decyzji o rozwiązaniu wiążącej strony umowy, zwykle po jej zakończeniu.

Główna różnica polega na tym, że list referencyjny to dokument fakultatywny, wydawany na prośbę (współ)pracownika albo z własnej inicjatywy pracodawcy/innego podmiotu, który zawiera ocenną listę mocnych stron (współ)pracownika dostrzeżonych w ramach realizacji powierzonych zadań i projektów, wylicza jego szczególnie przydatne cechy czy osiągnięcia zawodowe. Za pomocą listu referencyjnego pracodawca/inny podmiot poleca (współ)pracownika innym, potencjalnym pracodawcom/firmom. Natomiast świadectwo pracy to obowiązkowy dokument w stosunkach pracowniczych, który pracodawca musi wydać pracownikowi, aby kolejni potencjalni pracodawcy byli w stanie ustalić prawa pracownicze (np. długość urlopu wypoczynkowego, który jest zależny od stażu pracy pracownika u wszystkich dotychczasowych pracodawców). Świadectwa pracy nie wydaje się osobom, które nie są pracownikami, a więc np. współpracujących w ramach umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług, umowy outsourcingowej itd.

Czy spisanie listu referencyjnego jest obowiązkowe?

Nie. List referencyjny jest dokumentem fakultatywnym i może być sporządzony w dowolnej formie.

Kto może sporządzić list referencyjny?

List referencyjny sporządza:

• pracodawca, którym może być każda osoba lub podmiot zatrudniająca(y) pracowników, a więc zarówno osoba fizyczna (prywatna), jak i każdy podmiot zorganizowany (np. przedsiębiorca indywidualny, spółka handlowa, stowarzyszenie, fundacja, podmiot publiczny itd.) - dla osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę na czas określony, umowy o pracę na czas nieokreślony, umowy o pracę na czas próbny, umowy o pracę zdalną;
• firma (np. przedsiębiorca indywidualny, spółka handlowa, stowarzyszenie, fundacja, podmiot publiczny itd.), współpracująca z kontrahentem w ramach umowy zlecenie, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług, umowy outsourcingowej itd.

Dokument może być wydany na prośbę pracownika, który przestaje pracować dla pracodawcy albo innego podmiotu, współpracującego w innym charakterze, niezależnie od tego, jaka jest przyczyna ustania umowy wiążącej strony:

• (współ)pracownik sam rezygnuje z pracy/realizacji umowy;
• pracownik zostaje zwolniony przez pracodawcę/firma zaprzestaje realizować współpracę ze zleceniobiorcą, usługodawcą lub wykonawcą dzieło;
• doszło do reorganizacji firmy, w wyniku czego zlikwidowano stanowisko pracownika/usługi, zlecenie albo dzieło współpracownika stały się zbędne;
• wygasła terminowa umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług, umowa o dzieło;
• (współ)pracownik przeszedł na emeryturę.

Istnieje również możliwość sporządzenia opinii na temat pracy/wykonywanych zleceń/dzieła/usług przez innego współpracownika, który nie jest umocowany do reprezentowania firmy - są to wówczas prywatne rekomendacje współpracownika, wyrażającego własną opinię, niezależnie od stanowiska firmy dla której projekty są (były) wykonywane.

Co należy zrobić po sporządzeniu listu referencyjnego?

Firma może wydrukować list referencyjny i odręcznie podpisać albo wysłać dokument w formie elektronicznej. Ważne jest aby osoba podpisująca list referencyjny miała wiedzę na temat kompetencji i pracy, wykonanej przez pracownika/wykonawcę/zleceniobiorcę/usługodawcę.

Dokument wydaje się osobiście albo wysyła pocztą.

Pracownik/wykonawca/zleceniobiorca/usługodawca może posługiwać się niniejszym dokumentem w procesie rekrutacji do innych firm.

Czy konieczne jest notarialne poświadczenie listu referencyjnego?

Nie. List referencyjny sporządza się w dowolnej formie. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana dla ważności listu referencyjnego.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją listu referencyjnego?

Finalizacja listu referencyjnego nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych kosztów. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji listu referencyjnego - wobec tego brak opłat rejestracyjnych.

Co powinien zawierać list referencyjny?

List referencyjny powinien zawierać:

• wykaz zatrudnienia, w tym nazw stanowisk, które były mu powierzone w ramach stosunku pracy/wykaz wykonywanych usług/zleceń/dzieł;
• okres zatrudnienia/współpracy;
• spis wykonanych zadań umownych;
• opinię o realizacji zadań w ramach umowy;
• podpis firmy.

List referencyjny jest sporządzony w tonie wyważonym, nie przesadzonym i wiarygodnym.

Jakie przepisy mają zastosowanie do listu referencyjnego?

Nie ma żadnych przepisów określających podstawę prawną referencji.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.