Immatriculer sa société : comment procéder ?

L'immatriculation est la dernière étape de la création d'une société. Cette formalité obligatoire marque le début de son existence juridique : on dit qu'elle acquiert la personnalité morale. Elle se traduit par l'attribution d'un numéro SIREN et la délivrance d'un extrait Kbis, document officiel attestant de l'existence de la société.

1. Les formalités préalables

Signature des statuts

La signature des statuts formalise la décision des associés de constituer une société entre eux. Il s'agit du contrat définissant les principales caractéristiques et règles de fonctionnement de la société. Les statuts contiennent notamment :

la dénomination de la société ;
sa forme : société à responsabilité limitée, société par actions simplifiée... ;
sa durée : elle est généralement fixée à 99 ans (la durée maximum), avec possibilité de dissolution anticipée ou prorogation ;
son objet social ;
le montant de son capital social et les apports de chaque associé ;
l'adresse du siège social ;
la nomination du dirigeant.

D'autres mentions obligatoires peuvent être requises en fonction de la forme de société.

Lire aussi : Définir l'objet social d'une société

Les statuts sont établis par écrit et signés par les associés fondateurs.

Important : les statuts doivent être signés devant notaire lorsqu'un bien immobilier est apporté à la société lors de la constitution.

Libération des apports

Les apports correspondent aux sommes d'argent (apports en numéraire) et aux biens (apports en nature) mis en commun par les associés lors de la constitution de la société. Ils forment le capital social, et définissent la manière dont les droits sociaux (parts sociales ou actions) seront répartis entre les associés.

On parle de libération des apports pour désigner leur mise à disposition effective de la société.

Concernant les apports en nature, ils doivent être intégralement libérés à la constitution de la société. Cela signifie que les biens doivent être effectivement remis à la société à la signature des statuts.

Concernant les apports en numéraire, la libération s'effectue par le dépôt des sommes sur un compte bloqué, ouvert au nom de la société en formation, contre remise d'une attestation de dépôt par la banque. Ce justificatif est requis pour l'immatriculation de la société. Les sommes déposées pourront être débloquées par le dirigeant de la société après son immatriculation.

La loi autorise une libération partielle des apports en numéraire lors de la constitution de certains types de société. C'est le cas :

pour les SARL, permettant une libération de 1/5e du capital au minimum, et le solde en une ou plusieurs fois sur décision du gérant dans un délai maximum de 5 ans ;

Exemple 1 : M. Dupont et Mme Durand décident de constituer une SARL avec un capital social de 1000 euros. Lors de la constitution, ils peuvent s'accorder pour ne verser que 200 euros sur le compte de la société. Ils devront toutefois verser le reste (soit 800 euros) à la demande du gérant, dans un délai maximum de 5 ans.

pour les SAS, permettant une libération de la moitié du capital au minimum, et le solde en une ou plusieurs fois sur décision du président dans un délai maximum de 5 ans.

Exemple 2 : M. Dupont et Mme Durand décident de constituer une SAS avec un capital social de 5000 euros. A la constitution, ils peuvent s'accorder pour ne verser que 3000 euros sur le compte de la société. Ils devront toutefois verser le reste (soit 2000 euros) à la demande du président, dans un délai maximum de 5 ans.

Publication dans un journal d'annonces légales

La publication de la constitution de la société par insertion d'un avis dans un journal d'annonces est obligatoire.

Pour procéder à cette publication, il convient de contacter directement un journal habilité dans le département où est situé le siège social de la société.

L'avis doit être signé par l'un des associés fondateurs ayant reçu un pouvoir à cet effet, c'est-à-dire, une autorisation spéciale des autres associés.

Une fois la publication effectuée, le journal délivre une attestation de parution, nécessaire pour l'immatriculation de la société.

Bon à savoir : le tarif de la publication est fixé forfaitairement. Il varie selon la forme de la société entre 141 euros (SASU) et 395 euros (SA).

2. L'immatriculation au RCS

L'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) est obligatoire pour toutes les sociétés ayant leur siège en France. C'est à compter de cette immatriculation que la société disposera de la personnalité morale.

Cette immatriculation doit être effectuée entre le mois qui précède le début d'activité et les 15 jours qui suivent le début de l'activité.

Elle se traduit par l'attribution du numéro SIREN délivré par l'INSEE, ainsi que la délivrance de l'extrait Kbis, document attestant de l'existence de la société.

Autorisations

L'exercice de certaines activités réglementées (exemple : pharmacien, agent immobilier...) est soumis à une autorisation ou un agrément préalable, contrôlé par le greffe au moment de l'immatriculation.

Où déposer la demande ?

La demande d'immatriculation peut être effectuée auprès d'un Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Ces organismes sont chargés de centraliser les formalités et transmettre la demande aux différentes administrations compétentes (greffe du Tribunal de commerce, INSEE, service des impôts..).

Le CFE à contacter dépend du siège de la société, ainsi que de son activité :

Type d'activité	CFE compétent
Activité commerciale	Chambre de commerce et d'industrie
Activité artisanale	Chambre de métiers et de l'artisanat
Activité agricole	Chambre d'agriculture
Profession libérale, artiste ou auteur	Urssaf
Transport de marchandises par voie d'eau ou société coopérative fluviale	Chambre de la batellerie artisanale
Société civile (SCI, SCM, SCP, etc.) Société d'exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA) Société en participation Établissement public et industriel (EPIC) Groupement d'intérêt économique (GIE)	Greffe du tribunal de commerce ou du tribunal de grande instance (TGI) statuant commercialement ou sur Infogreffe

Dans tous les cas, l'immatriculation est désormais possible en ligne sur le site Guichet-entreprises.

Bon à savoir : à partir de 2023, toutes les demandes d'immatriculation devront être réalisées sur le site Guichet-entreprise.

La demande d'immatriculation peut également être réalisée directement devant le greffe du Tribunal de commerce du ressort du siège social de la société, ou sur le site Infogreffe.

Les pièces à fournir

La liste des pièces à fournir dépend de la forme de la société et de la situation de ses associés et dirigeants. Elle comprend notamment :

le formulaire M0 complété ;
un exemplaire des statuts ;
l'attestation de parution de l'avis de constitution dans un journal d'annonces légales ;
l'attestation de dépôt des fonds ;
une copie de la carte d'identité ou du passeport du dirigeant, et une déclaration sur l'honneur de non-condamnation mentionnant la filiation ;
le justificatif d'occupation des locaux : bail commercial, contrat de domiciliation, ou autorisation de domiciliation au domicile du dirigeant ;
le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs (un bénéficiaire effectif est une personne ayant le contrôle de la société).

La demande d'immatriculation doit être signée par le représentant légal de la société : il s'agit du gérant pour une SARL, ou du président pour une SAS.

Bon à savoir : les frais d'immatriculation diffèrent selon le CFE compétent. Ils sont en moyenne de 39 euros pour une immatriculation au RCS et de 130 euros pour une immatriculation au répertoire des métiers (RM).

Le dossier est vérifié par le greffe du Tribunal de commerce. Si le dossier est complet, celui-ci procède à l'immatriculation de la société, dans un délai de 1 à 2 jours en moyenne. L'immatriculation donne lieu à une publication au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

3. Reprise des actes accomplis pour le compte de la société en formation

Entre le moment où les associés décident de constituer la société et son immatriculation, s'étend une période pendant laquelle la société est considérée comme "en formation".

Pendant cette période, les fondateurs sont autorisés à conclure des contrats et prendre des engagements (appelés "actes") pour le compte de la société : par exemple la conclusion d'un bail, l'ouverture du compte bancaire, l'achat de matériel, ou le recrutement de personnel.

La reprise de ces actes par la société pourra s'effectuer de plusieurs manières.

pour les actes accomplis avant la signature des statuts : la liste des actes accomplis pour le compte de la société est annexée aux statuts ;
pour les actes accomplis entre la signature des statuts et l'immatriculation : les actes sont automatiquement repris si le signataire (qui peut être le représentant légal ou un associé fondateur) dispose d'un mandat spécial donné par les associés ;
après l'immatriculation de la société : les actes peuvent être repris directement par une décision des associés, prise en assemblée générale.

Important : pour pouvoir être repris par la société, les actes doivent indiquer expressément qu'ils sont conclus "au nom et pour le compte de la société en formation".

Une fois l'immatriculation de la société terminée, les actes repris sont considérés comme ayant été conclus par la société depuis leur origine.

Julien Poirée