Acta de asamblea general de una asociación

¿Qué es el acta de la asamblea general de una asociación?

El acta de la asamblea general de una asociación permite recoger los acuerdos o decisiones adoptadas por la reunión de la asamblea general de una asociación.

Una asociación comprende una agrupación de personas (ya sean personas físicas o jurídicas) que se organizan para realizar una actividad colectiva sin ánimo de lucro.

La preparación del acta de la asamblea general es esencial para garantizar que los acuerdos adoptados sean conocidos de forma general, y se puedan ejecutar en el futuro.

¿Qué tipos de actas de la asamblea general de una asociación existen?

Las actas de la asamblea general de una asociación se clasifican según el tipo de reunión de la asamblea general cuyo contenido se desea reflejar:

• Acta de la asamblea general ordinaria: Se trata del acta de la asamblea general que se reúne una vez al año para debatir y adoptar acuerdos acerca de cuestiones ordinarias o corrientes en la vida de la asociación, como son el examen y, en su caso aprobación, de las cuentas del ejercicio anterior, de los presupuestos para el ejercicio en curso, de la memoria de actividades y de la gestión del órgano de representación de la asociación (junta directiva u otro).
  
  
• Acta de la asamblea general extraordinaria: Se trata del acta de la asamblea general que se reúne de forma adicional a la reunión ordinaria para adoptar cualquier tipo de acuerdo distinto a las cuestiones ordinarias o corrientes en la vida de la asociación (p. ej. la modificación de los estatutos de la asociación).

¿En qué se diferencian el acta de la asamblea general y el acta fundacional de una asociación?

La diferencia entre ambas actas consiste en el momento en el que se prepara cada una de ellas. El acta fundacional de una asociación se trata de la primera acta de la asociación necesaria para finalizar su proceso de constitución, mientras que esta acta de la asamblea general de una asociación tiene por objeto recoger las decisiones adoptadas en las reuniones de la asamblea general de una asociación que se encuentra plenamente operativa.

¿El acta de la asamblea general se debe formalizar por escrito?

Sí, la junta directiva de la asociación debe preparar esta acta de la asamblea general por escrito para que sea válida. La asociación está obligada a llevar un libro de actas al día en el que consten las actas con los acuerdos adoptados por la asociación, y debe hacer público el contenido de esta acta entre los asociados.

¿Qué tipos de acuerdos se pueden incluir en esta acta de la asamblea general?

Esta acta pueden incluir, entre otros, los siguientes acuerdos que pueden ser adoptados por la asamblea general:

• El examen del Informe sobre la memoria de actividades y la aprobación de la gestión efectuada por la junta directiva (o el órgano de representación de la asociación) durante el ejercicio anterior.
  
  
• El examen y la aprobación de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio anterior.
  
  
• El nombramiento, cese y reelección de cargos de la junta directiva (o del órgano de representación de la asociación).
  
  
• El examen y la aprobación del plan de actuaciones, y del presupuesto de ingresos y gastos para el ejercicio actual.
  
  
• La modificación de los estatutos de la asociación.
  
  
• La aprobación o modificación del reglamento de régimen interno de la asociación.
  
  
• La fijación del importe de la cuota social que deben pagar los socios de la asociación.
  
  
• La venta o gravamen de bienes de la asociación.
  
  
• La expulsión de socios o socias por incumplir las normas de la asociación.
  
  
• La solicitud de la declaración de utilidad pública de la asociación.
  
  
• La disolución de la asociación.

¿Quién puede firmar esta acta de la asamblea general?

Esta acta debe ser firmada por el secretario de la junta directiva de la asociación, así como por el propio presidente de la asociación, o, en el caso de que este no pueda, y los estatutos de la asociación lo permitan, por su vicepresidente.

¿Quién no puede firmar esta acta de la asamblea general?

No puede hacer uso de esta acta el órgano de dirección de cualquier tipo de sociedad mercantil o con ánimo de lucro. Así, no pueden hacer uso de esta acta el órgano de administración de una sociedad limitada o de una sociedad limitada profesional, los accionistas de una sociedad anónima o los miembros de una cooperativa, entre otros.

Tampoco pueden hacer uso de esta acta el órgano de administración de una entidad sin ánimo de lucro distinta a una asociación, como puede ser una fundación o un club deportivo.

¿Qué es necesario realizar una vez que ha completado esta acta de la asamblea general?

Una vez preparada esta acta, el secretario de la junta directiva de la asociación y el presidente de la asociación o, en su caso, el vicepresidente, deben firmar esta acta, ya sea personalmente o a través de su representante (p. ej. la persona apoderada para actuar en nombre de un asociado).

La firma se debe realizar en la parte señalada al final del acta.

A continuación, los pasos a seguir dependen de los acuerdos concretos de la asamblea general recogidos en el acta:

• Si el acta de la asamblea general recoge un acuerdo que debe inscribirse en el registro de asociaciones correspondiente (p. ej. la modificación de los estatutos de la asociación), la junta directiva deberá elevar a público esta acta ante un notario y, posteriormente, deberá presentar este documento en el registro de asociaciones correspondiente.
  
  
• Si el acuerdo de la asamblea general no incluye acuerdos que deban inscribirse en el registro de asociaciones, esta acta no tiene que elevarse a público ante notario.

En ambos casos, el acta debe ser transcrita en el libro de actas de la asociación, y debe ser puesta en conocimiento de los asociados. Si los estatutos no establecen un medio específico, puede hacerse mediante su publicación en la página web de la asociación, en el tablón de anuncios del local asociativo, o incluso, a través del envío por correo postal o electrónico a cada uno de los asociados y asociadas.

¿Qué documentos se deben adjuntar a esta acta de la asamblea general?

El secretario de la junta directiva puede adjuntar libremente los documentos que desee para clarificar el contenido del acta de la asamblea general o facilitar su interpretación, así como para demostrar la capacidad para la firma de esta acta por un representante o apoderado de cualquiera de los asociados, como puede ser la copia de la autorización o poder que permite a un representante firmar en nombre del presidente que representa, así como de sus documentos de identificación.

¿Es necesario firmar esta acta de la asamblea general ante notario público?

Si el acta de la asamblea general recoge un acuerdo que debe inscribirse en el registro de asociaciones correspondiente según la legislación aplicable (p. ej. la modificación de los estatutos de la asociación, el acuerdo de cambio de nombre, la liquidación de la sociedad, etc.), la junta directiva deberá elevar a público esta acta ante un notario y, posteriormente, deberá presentar este documento en el registro de asociaciones correspondiente.

En contraposición a lo anterior, no es necesario elevar a público las actas que recojan acuerdos que no deban inscribirse en el registro de asociaciones correspondiente.

La elevación a público del acta de la asamblea general se realizará por el secretario de la junta directiva de la asociación, o por la persona o personas concretas a las que la asamblea general ha autorizado para elevar el acta a público.

¿Es necesario inscribir esta acta de la asamblea general en un registro público?

Únicamente es necesario inscribir en un registro público los acuerdos que afecten a los estatutos de la asociación o a su estructura, o que así estén señalados en la legislación aplicable. La inscripción se deberá realizar en el registro de asociaciones de la comunidad autónoma en la que la sociedad se encuentra domiciliada o en el Registro Nacional de Asociaciones si la asociación realizará su actividad en dos o más comunidades autónomas.

La inscripción se realizará por el secretario de la junta directiva de la asociación, o por la persona o personas concretas a las que la asamblea general ha autorizado para elevar el acta a público e inscribirla.

¿Qué debe incluir esta acta de la asamblea general?

El acta de la asamblea general de una asociación debe incluir los siguientes aspectos:

• El nombre o denominación de la asociación.
  
  
• La fecha, la hora y el lugar de la reunión de la asamblea general.
  
  
• El número de la convocatoria (primera o segunda).
  
  
• La lectura y aprobación del acta de la asamblea general anterior.
  
  
• La identidad de las personas que conforman la mesa de la asamblea general (presidente, secretario, etc. de la asamblea).
  
  
• El número y, en su caso, la lista de socios asistentes (presentes o representados).
  
  
• El orden del día de la reunión de la asamblea general.
  
  
• Un resumen de las deliberaciones de la asamblea (indicando los principales argumentos y las personas que los defienden).
  
  
• Los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.

¿Cuál es la legislación aplicable al acta de la asamblea general de una asociación?

En general, el acta de la asamblea general de una asociación debe cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, particularmente, su artículo 14.

Además, se deberá tener en cuenta lo dispuesto en los estatutos y el reglamento interno de la asociación.

De forma particular, se recuerda que, para aquellos casos en los que el ámbito territorial de actuación de la asociación sea autonómico, la asociación deberá cumplir con la normativa autonómica específicamente aplicable.

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