26 de marzo 2024
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Ser un buen empresario conlleva muchas responsabilidades y obligaciones de diferente índole: se debe cumplir con la Agencia Tributaria, con el Estatuto de los Trabajadores y el Convenio Colectivo (si hubiera), así como otras leyes vigentes, y se debe cuidar a los trabajadores a través de un buen Plan de Prevención de Riesgos Laborales.
En la presente guía se analizará, en primer lugar, algunas de las obligaciones generales de cualquier empresario (ya sea persona física, autónomo, o administrador de una sociedad), tales como inscribir a la empresa en la Seguridad Social si se va a contratar a trabajadores, tener un calendario laboral, dar de alta en la Seguridad Social a todos los trabajadores al inicio de la relación laboral, entre otros. En segundo lugar, se explicarán las diferentes obligaciones en materia de riesgos laborales. En tercer lugar, se expondrán algunas de las obligaciones del empresario frente al Estado español, tales como las obligaciones con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Finalmente, se explicará brevemente cuáles son las consecuencias en casa de incumplimiento por parte del empresario.
Las obligaciones de los empresarios son muchas y muy variadas, por lo que a continuación expondremos algunas de las más importantes:
Si la empresa va a contratar a trabajadores, el empresario deberá solicitar su inscripción como empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio antes de contratar a ningún trabajador. De lo contrario, no podrá formalizar ningún contrato de trabajo, y mucho menos dar de alta al trabajador.
Se trata de un trámite obligatorio ya que a través de la inscripción la empresa obtendrá el Código Cuenta de Cotización (CCC), lo cual le permitirá registrar y dar de alta a los futuros empleados en la Seguridad Social. El CCC sirve para identificar el Régimen de la Seguridad Social en el que opera la empresa, así como para designar sus obligaciones en materia de cotización y, por supuesto, para tramitar el alta de los empleados. Asimismo, si se fuera a operar en diferentes provincias, se necesitará uno nuevo para cada una.
La inscripción de la empresa en la Seguridad Social ahora se tramita todo de forma telemática y, si se dispone de todos los datos, se obtiene automáticamente el CCC y la inscripción de la empresa.
Otra de las obligaciones de las empresas es tener un Calendario Laboral, que debe estar visible en cada centro de trabajo, a efectos de publicidad y conocimiento por las personas trabajadoras.
Además, si la empresa tiene representantes de los trabajadores, éstos deberán ser consultados primero por el empresario y tienen derecho a emitir un informe con carácter previo a la elaboración del calendario. En el informe se sugerirá los períodos de vacaciones y las fiestas oficiales, los descansos semanales, descansos entre jornadas y otros días inhábiles. Dicho informe es obligatorio, pero no es vinculante para el empresario. Es decir, si el empresario elabora el calendario sin la previa consulta e informe de los representantes de los trabajadores, podría ser sancionada por la Inspección de Trabajo; pero si previa consulta, después hace caso omiso al informe, no pasaría nada.
Una de las obligaciones más importantes de los empresarios es dar de alta en la Seguridad Social a todos los empleados de la empresa al inicio de la relación laboral, por las horas que efectivamente estén trabajando, y en función del puesto de trabajo y el salario que reciban. Se les debe mantener de alta en la Seguridad Social de forma continua durante toda la relación laboral.
De esta manera, la empresa hace aportaciones económicas mensualmente por cada uno de sus trabajadores. El importe dependerá de los salarios, además de la actividad desempeñada (dependiendo de la actividad de la empresa, el porcentaje a abonar será diferente).
En las cotizaciones a la Seguridad Social se incluyen las contingencias comunes, las prestaciones por desempleo, los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, la formación profesional y la contribución al FOGASA (Fondo de Garantía Salarial).
La normativa establece la obligación de que las empresas pongan a disposición de los trabajadores un sistema para que registren la jornada diaria de trabajo, debiéndose indicar las horas concretas de inicio y finalización. Este registro debe estar a disposición, tanto de las personas trabajadoras como de los representantes de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo. Esta medida lo que busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras.
De tal manera, la empresa deberá contar con un sistema de control horario -manual o mecanizado- que garantice el cumplimiento legal con alguna de las siguientes soluciones:
La herramienta de control utilizada contendrá la siguiente información: nombre de la empresa; nombre del trabajador; jornada laboral explícita (duración y horas exactas de entrada y salida); distinción entre horas ordinarias y complementarias; comprobante del Trabajador.
Otra de las obligaciones más importantes que tienen los empresarios es que deben abonar los salarios periódicamente a todos los trabajadores.
La legislación no establece un día concreto de pago, pero sí indica que el salario debe abonarse de forma periódica, cuya periodicidad no podrá ser superior a un mes. Por lo tanto, se puede pactar que el salario se abone, de forma diaria, de forma semanal o mensual, pero nunca por ejemplo cada cuatro meses.
La política de privacidad para trabajadores de una empresa contiene las normas acerca de cómo se recogen y gestionan los datos personales de los trabajadores de la empresa. Los datos personales son cualquier información que pueda identificar personalmente al trabajador y que la empresa puede recopilar en el curso de la relación laboral (ej. nombre, dirección postal, correo electrónico, teléfono). Las políticas de privacidad de los trabajadores generalmente son unilaterales (es decir, se decide únicamente por el empresario), ya que no hay negociación y la empresa simplemente alerta al trabajador sobre la recopilación, el uso, el almacenamiento y la retención de datos personales.
En esta política de privacidad también se puede incluir otros aspectos de la relación de datos personales de los trabajadores, tal como el tratamiento de la vigilancia por cámaras que obliga a la empresa a informar a los trabajadores de forma expresa y concisa de la instalación de cámaras de videovigilancia en el trabajo, o la cláusula de geolocalización de los trabajadores, la cual debe ser necesaria para una finalidad legítima (es decir, sólo puede geolocalizarse a los trabajadores cuyas funciones hagan necesario este tipo de control).
El "riesgo laboral" es la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño derivado del trabajo. Una de las principales obligaciones del empresario es prevenir dichos daños o disminuir los riesgos mediante la adopción de medidas y actividades en todas las fases de actividad de la empresa conforme a la legislación vigente. Por tanto, es obligatorio que todas las empresas tengan un Plan de Prevención de Riesgos Laborales, y que garanticen la seguridad y salud de sus trabajadores.
Los pilares básicos de toda acción preventiva son los siguientes:
¿Qué debe contener el Plan de Prevención de Riesgos Laborales?
Se debe incluir la siguiente información:
- La identificación de la empresa, su actividad productiva, el número y las características de los centros de trabajo y el número de trabajadores.
- La estructura organizativa de la empresa, identificando las funciones y responsabilidades que asumen cada empleado en relación con la prevención de riesgos laborales.
- La organización de la producción en relación con la prevención de riesgos laborales.
- Las metas, objetivos y políticas que pretende alcanzar la empresa en dicha materia.
Cabe señalar que el incumplimiento de estas obligaciones por parte del empresario constituye una infracción grave, y en el caso de los trabajadores especialmente sensibles (empleados discapacitados o enfermos), una infracción muy grave, que puede conllevar sanciones de hasta 800.000 euros.
Existen otras obligaciones por parte de la empresa con el Estado español y que tiene que ver con los impuestos.
En primer lugar, el empresario tiene la obligación de realizar retenciones de IRPF en las nóminas de los trabajadores a su cargo. En caso de que el empresario no efectúe la retención al trabajador, éste será responsable solidario de la suma que ha debido de retener. Asimismo, el empresario está igualmente obligado de realizar las retenciones relacionadas con los aportes a la seguridad social a cargo del trabajador.
Como consecuencia de esto, la empresa deberá entregar a cada trabajador un "certificado de ingresos y retenciones" donde se detalle los pagos realizados a los trabajadores por todos los conceptos laborales, el monto de las cotizaciones a la seguridad social y el valor retenido.
En segundo lugar, el empresario tiene obligaciones fiscales con la Agencia Tributaria:
La empresa también puede elaborar un reglamento de conducta interna para empleados en el que se recogerán los principales valores éticos, principios de funcionamiento y de organización interna de una empresa, así como pautas de comportamiento exigidas a los empleados.
En principio, la elaboración de un reglamento interno de conducta en la empresa no es de carácter obligatorio, pero su aprobación puede ayudar a prevenir el incumplimiento de la normativa aplicable. El reglamento de conducta interna podrá ser de obligado cumplimiento por todo el personal de la empresa, o bien sólo a una parte de los empleados (p. ej. se puede aplicar sólo al personal de dirección, al personal de un determinado departamento, etc.).
El reglamento permite regular una serie de materias y aspectos de la relación con los empleados, tales como: a) las normas de comportamiento generales de los empleados, pudiendo regularse aspectos como el código de vestimenta (forma de vestir), normas de higiene, exigencia de puntualidad, etc.; b) obligaciones relacionadas con la salud y la seguridad de los empleados, incluyendo aspectos sobre el consumo de estupefacientes (drogas), cumplimiento de medidas de seguridad especiales, realización de revisiones médicas, etc.; c) política de comunicación externa (es decir, con periodistas, redes sociales o medios de comunicación) e interna (entre empleados y la dirección o el órgano encargado de la supervisión de este reglamento); entre otros.
La empresa puede también establecer medidas para promocionar la igualdad de género entre todos los empleados y para evitar las situaciones de discriminación o acoso a través de un Plan de Igualdad. Todos los empresarios están obligados a respetar la igualdad de trato y de oportunidades en el desarrollo de su actividad, sin que pueda existir cualquier tipo de discriminación de género; no obstante, sólo estarán obligados a elaborar un plan de igualdad por escrito las empresas que cuentan con más de cincuenta empleados.
Todas las obligaciones de la empresa que se han ido explicando a lo largo de la presente guía conllevan sanciones en casa de incumplimiento. Las infracciones pueden ser leve, grave o muy grave, y la sanción económicamente variará en función del tipo de infracción.
Estos incumplimientos pueden averiguarse de oficio por parte de la Administración (es decir, la Administración solicita de iniciativa propia a la empresa que le demuestre el cumplimiento de la normativa) o puede ponerse de manifiesto por el propio trabajador a través de una denuncia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
La Denuncia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social sirve para que toda persona física (trabajadores de una empresa) que tenga conocimiento de hechos que puedan constituir infracción en temas laborales, de seguridad en el trabajo, de salud laboral, de Seguridad Social y de condiciones de empleo, pueda denunciar a la empresa para que se investigue dichos hechos y se le sancione económicamente si fuera necesario (la cuantía variará en función de la gravedad del comportamiento). La ITSS vela por los derechos de los trabajadores y, por tanto, actuará cuando exista una infracción recogida en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social.
Las denuncias no pueden ser anónimas, por lo que siempre tendrán que contener obligatoriamente el nombre completo del trabajador que interpone la denuncia. No obstante, la empresa nunca tendrá conocimiento de qué trabajador le ha denunciado ya que la ITSS no ofrecerá esa información. Por tanto, si la denuncia no contiene la identificación del denunciante, esta no tendrá validez y no será tramitada. Sin embargo, existe una manera de comunicar a la ITSS unos hechos que pudieran constituir infracción sin que sea necesario la identificación del trabajador: a través del Buzón de Lucha contra el Fraude laboral.
Las empresas tienen una serie de obligaciones con el objeto de proteger al trabajador, siendo algunas de las más importantes las siguientes: