Declaração de trabalho

O que é uma declaração de trabalho?

Uma declaração de trabalho é um documento por meio do qual um empregador atesta que determinada pessoa é ou foi sua empregada.

A declaração de trabalho será utilizada principalmente pelo trabalhador, quando este precisar comprovar a terceiros que mantém ou manteve uma relação de emprego com seu empregador, como no caso de um aluno de um curso que queira justificar seus atrasos nas aulas em virtude da sua carga de trabalho.

Na declaração, estarão especificadas a função ocupada pelo empregado e a jornada semanal por ele cumprida, bem como a data de início do trabalho e sua duração, ou, caso a relação trabalhista já tenha se encerrado, constará também a data final de seu trabalho.

Qual é a diferença entre a declaração de trabalho e um contrato de trabalho?

O contrato de trabalho é um documento utilizado para formalizar uma relação de emprego, que deverá ser registrada na Carteira de Trabalho do empregado. Em um contrato de trabalho é definido, por exemplo, o salário que será pago ao empregado, as funções que serão desenvolvidas, a jornada de trabalho bem como outras informações referentes à relação que será estabelecida.

A declaração de trabalho, por sua vez, não formaliza a relação jurídica de emprego, mas pode ser útil para comprovar, perante terceiros, que já existe uma relação de trabalho formalizada, sem expor, por exemplo, os termos do contrato de trabalho ou documentos mais pessoais do empregado, como sua Carteira de Trabalho.

Qual é a diferença entre a declaração de trabalho e a declaração de prestação de serviços?

A declaração de trabalho é um documento utilizado para atestar uma relação de emprego, com vínculo celetista, entre um empregador e o seu funcionário, o qual deve ter sido contratado por meio de um contrato de trabalho. Pode ser utilizada também caso a relação já tenha se encerrado, para comprovar durante quanto tempo houve o vínculo de trabalho.

Por outro lado, quando o vínculo não é de emprego, mas sim de prestação de serviços, realizado por um trabalhador autônomo contratado por meio de um contrato de prestação de serviços, deve ser utilizada uma declaração de prestação de serviços.

Para entender melhor a diferença entre cada tipo de contratação, consulte o guia "As diferenças entre o trabalhador empregado e o trabalhador autônomo".

Qual é a diferença entre a declaração de trabalho e a carta de referência profissional?

A carta de referência profissional é utilizada quando o trabalhador deseja que seu ex-empregador o recomende para exercer outras funções profissionais. Na carta de referência profissional, há mais detalhes, por exemplo, sobre as responsabilidades assumidas pelo trabalhador e as atividades por ele desenvolvidas durante o seu tempo de serviço. Além disso, o empregador indica e recomenda o empregado, atestando suas boas qualificações ou bom trabalho.

Na declaração de trabalho, não há recomendação. O empregador apenas informa do vínculo com o empregado, sem realizar qualquer juízo de valor, positivo ou negativo.

É obrigatório emitir uma declaração de trabalho?

O empregador não é obrigado a emitir uma declaração de trabalho.

A declaração de trabalho é um documento geralmente solicitado por indivíduos para comprovar, perante determinadas instituições, que exerce ou exerceu determinadas funções em algum local e por certo período de tempo. Pode ser solicitada, por exemplo, por instituições de ensino, para que o aluno comprove a existência de um vínculo trabalhista que justifique suas faltas ou atrasos, por uma empresa contratante, para confirmar que o trabalhador realmente exerceu determinada função em um local por certo tempo etc. Assim, nem sempre o empregado precisará desse tipo de declaração. Por outro lado, se o empregado precisar da declaração e o empregador se recusar a fornecer, aquele poderá comprovar a existência do vínculo apresentando documentos como a Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS ou o contrato de trabalho.

O que não é permitido em uma declaração de trabalho?

Não é permitido que a declaração de trabalho seja assinada por quem não seja o empregador, o seu representante legal ou procurador.

Além disso, o documento não deve ser utilizado como uma carta de referência profissional, mas apenas como uma prova de que o empregado exerceu (ou ainda exerce) determinada função em uma relação de trabalho.

Quais são os pré-requisitos de uma declaração de trabalho?

Antes de fazer uma declaração de trabalho, deve-se assegurar que a relação existente entre o empregador e o empregado é uma relação de emprego, regida pela Consolidação das Leis do Trabalho - CLT.

Por outro lado, deve-se verificar junto à instituição que solicita a declaração de trabalho, se outros documentos, informações ou a adoção de algum outro procedimento será necessária.

Quem pode assinar uma declaração de trabalho?

Uma declaração de trabalho somente poderá ser assinada, de forma física ou eletrônica, pelo empregador ou por um procurador. Caso se trate de pessoa jurídica, a assinatura será feita por um representante legal regularmente eleito ou por outro funcionário que esteja autorizado, por procuração, a fazê-lo, como gerentes de recursos humanos e chefes de departamento.

Por quanto tempo uma declaração de trabalho é válida?

A declaração de trabalho não possui validade definida. A depender do caso, a instituição solicitante poderá determinar um prazo máximo de validade para a declaração emitida.

O que deve ser feito depois que a declaração de trabalho estiver pronta?

A declaração de trabalho deverá ser assinada pelo empregador ou seu procurador. Em caso de empregador pessoa jurídica, deverá ser assinada por seu representante legal regularmente eleito ou por um procurador. A assinatura poderá ser física ou eletrônica.

Depois das assinaturas, a declaração de trabalho deverá ser entregue ao trabalhador, por meios que assegurem o seu recebimento (e-mail, aplicativo de mensagens instantâneas, correios etc.), para que seja encaminhada à instituição que a solicitou.

A depender dos fins de utilização, deve-se verificar a necessidade de formalidades ou restrições, como reconhecimento de firma ou uso de certificado digital.

Quais documentos devem ser anexados à declaração de trabalho?

Não é necessário anexar documentos à declaração de trabalho.

No entanto, a depender dos fins para os quais a declaração será utilizada, poderão ser requeridos documentos complementares, tais como a cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) ou da Carteira de Identidade (RG). O trabalhador deverá se informar junto à respectiva instituição.

É necessário reconhecer firma na declaração de trabalho?

Não é necessário reconhecer firma da declaração de trabalho para a sua validade. No entanto, caso queira, a parte poderá fazê-lo. Além disso, a instituição para a qual o documento será apresentado também poderá solicitar sua realização.

O reconhecimento de firma garante a identidade da pessoa que o assina (empregador) e pode ser um meio de conferir maior segurança à instituição e evitar fraudes.

Quanto custa para formalizar uma declaração de trabalho?

Após a finalização da declaração de trabalho, não há custos obrigatórios associados, necessários à sua validação, exceto se as partes decidirem pelo reconhecimento de firma ou outro tipo de formalidade. Nesse caso, o valor de cada ato pode ser verificado junto ao cartório de preferência ou consultando-se as respectivas tabelas de valores definidos por cada Estado.

Pode haver, no entanto, custos relativos à impressão da declaração de trabalho e de seu envio. Nesses casos, deve-se verificar com antecedência os custos envolvidos, cujos valores deverão ser consultados na instituição privada pertinente.

O que não pode faltar em uma declaração de trabalho?

Uma declaração de trabalho deve conter, pelo menos, as seguintes informações:

• Qualificação completa das partes: Devem ser indicados os dados completos do empregador e do empregado, como o nome completo/razão social, CNPJ/CPF, RG, estado civil, profissão e seu endereço completo;
• Função: Deve-se indicar a função exercida pelo empregado (por exemplo: advogado, contador, enfermeiro etc);
• Tempo de trabalho e carga horária: É necessário indicar as datas de início e de fim (caso haja) da relação de trabalho, indicando, também, caso o empregado ainda mantenha vínculo de trabalho, a sua jornada de trabalho e se o contrato possui ou não previsão de encerramento (prazo determinado ou indeterminado).

Quais são as leis aplicáveis a uma declaração de trabalho?

As relações de trabalho são reguladas principalmente pela Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-lei n. 5.452, de 1º de maio de 1943).

Como editar o modelo?

Você preenche um formulário. O documento é redigido diante dos seus olhos, conforme as suas respostas.

No fim, você o recebe nos formatos Word e PDF. Você pode editá-lo e reutilizá-lo.