หนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร

หนังสือรับรองเงินเดือน (Certificate of Salary) หรือหนังสือรับรองรายได้ คือหนังสือที่ออกโดยนายจ้างของพนักงาน/ลูกจ้างเพื่อรับรองว่าในระยะเวลาการจ้างงานกับนายจ้าง พนักงาน/ลูกจ้างนั้นมีรายได้/เงินเดือนที่ได้รับจากนายจ้างอย่างไรบ้าง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเกี่ยวกับรายได้ของตน เช่น

• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการสมัครใช้บริการสินเชื่อกับธนาคาร/สถาบันการเงิน (เช่น บัตรเครดิต การกู้ยืมเงิน)
• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการสมัครขอรับการตรวจประทับตรา (VISA) ที่สถานทูต/สถานกงสุล
• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการสมัครงานกับนายจ้างอื่น
• พนักงาน/ลูกจ้างนำไปใช้ประกอบการทำธุรกรรมต่างๆ ที่ต้องการหลักฐานพิสูจน์รายได้ อาชีพ และ/หรือความมั่นคงทางการเงิน

การทำงานกับนายจ้าง เช่น การทำงานตามสัญญาจ้างแรงงาน สัญญาจ้างแรงงานโดยการทำงานที่บ้าน (Work from Home) สัญญาจ้างพนักงานประเภทไม่เต็มเวลา (Part-time)

หนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือรับรองการทำงานแตกต่างกัน อย่างไร

หนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือรับรองการทำงานต่างก็เป็นหนังสือที่ออกโดยนายจ้างของพนักงาน/ลูกจ้างเพื่อรับรองข้อเท็จจริงต่างๆ เกี่ยวกับพนักงาน/ลูกจ้างเช่นกัน และมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับพนักงาน/ลูกจ้างที่คล้ายกัน (เช่น ตำแหน่งงาน อายุงาน) โดยที่ หนังสือรับรองเงินเดือนจะมุ่งเน้นไปที่การรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายได้ของพนักงาน/ลูกจ้าง ในขณะที่หนังสือรับรองการทำงานจะมุ่งเน้นไปที่การรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำงาน ลักษณะงาน และประสบการณ์ในการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้าง รวมถึง รายได้ของพนักงาน/ลูกจ้างด้วย (ถ้ามี)

นายจ้างจำเป็นต้องทำหนังสือรับรองเงินเดือนให้พนักงาน/ลูกจ้าง หรือไม่

อาจแบ่งได้เป็น 2 กรณี ได้แก่

• ไม่จำเป็น ในกรณีที่พนักงาน/ลูกจ้างยังคงทำงานอยู่กับนายจ้าง ไม่มีกฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนให้แก่พนักงาน/ลูกจ้าง ในกรณีนี้จึงเป็นสิทธิของนายจ้างในการพิจารณาว่าจะจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนให้พนักงาน/ลูกจ้าง หรือไม่ (เช่น พิจารณาตามความเหมาะสม/ความจำเป็น)
• จำเป็น ในกรณีที่การจ้างงานของพนักงาน/ลูกจ้างคนดังกล่าวสุดสิ้นลงแล้ว (เช่น ลาออก ถูกเลิกจ้าง สิ้นสุดสัญญาจ้าง) กฎหมายกำหนดให้พนักงาน/ลูกจ้างมีสิทธิที่จะได้รับใบสำคัญรับรองรายละเอียดเกี่ยวลักษณะการทำงานต่างๆ ในกรณีนี้นายจ้างจึงมีหน้าที่ต้องจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนให้แก่พนักงาน/ลูกจ้าง
  
  

รายได้ของพนักงาน/ลูกจ้างคืออะไร

รายได้ของพนักงาน/ลูกจ้าง คือ รายได้ที่พนักงาน/ลูกจ้างได้รับจ้างนายจ้างเพื่อเป็นค่าตอบแทนจากการทำงานให้กับนายจ้างนั้น โดยอาจแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะ ดังต่อไปนี้

• รายได้ประจำ เช่น ค่าจ้าง เงินเดือนประจำ
• ค่าตอบแทนพิเศษที่อาจได้รับเป็นครั้งคราวหรือตามเงื่อนไขพิเศษที่นายจ้างกำหนด เช่น ค่านายหน้า ค่าคอมมิชชัน เบี้ยขยัน เงินรางวัลพิเศษ (โบนัส) เงินบำเหน็จ หรือเงินค่าสวัสดิการอื่นๆ (ถ้ามี)
  
  

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในหนังสือรับรองเงินเดือน

เนื่องจากหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นการรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายได้ของพนักงาน/ลูกจ้าง นายจ้างจึงไม่ควรระบุข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือข้อมูลที่เป็นเท็จไม่ตรงตามความเป็นความจริง ทั้งนี้ เนื่องจากหากมีการนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้ประกอบอ้างอิง และปรากฏว่าข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง/ไม่เป็นจริงนั้นทำให้บุคคลอื่นเสียหาย ผู้รับรอง/นายจ้างอาจจะถูกดำเนินการทางกฎหมายได้

นอกจากนี้ ข้อมูลรายได้ที่พนักงาน/ลูกจ้างได้รับจะต้องไม่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่และในแต่ละอาชีพ ทั้งนี้ เนื่องจากการจ่ายค่าจ้างที่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำเป็นการปฏิบัติผิดกฎหมายแรงงาน และนายจ้างอาจมีความรับผิดทางกฎหมาย

หนังสือรับรองเงินเดือนเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือน ได้แก่

• นายจ้าง (เช่น บุคคลที่ว่าจ้างลูกจ้างให้ทำงานให้กับตน และจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้าง) ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่นายจ้างมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือน (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล) ซึ่งเป็นผู้จัดทำและลงนามในหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายได้ของพนักงาน/ลูกจ้าง
• พนักงาน/ลูกจ้าง (เช่น บุคคลที่ทำงานให้กับนายจ้างเพื่อได้รับค่าตอบแทนเป็นค่าจ้าง) ซึ่งเป็นผู้ขอรับหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเกี่ยวกับรายได้ของตน
  
  

บุคคลใดไม่สามารถลงนามและ/หรือจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือน

นายจ้าง (เช่น บุคคลที่ว่าจ้างลูกจ้างให้ทำงานให้กับตน และจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้าง) ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่นายจ้างมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือน (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล) เท่านั้น ที่ควรเป็นผู้ลงนามในหนังสือรับรองเงินเดือน

ควรกำหนดระยะเวลาของหนังสือรับรองเงินเดือน อย่างไร

หนังสือรับรองเงินเดือนไม่มีการกำหนดระยะเวลาการมีผลบังคับใช้ โดย หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นการรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายได้ของพนักงาน/ลูกจ้าง ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง (เช่น วันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน)

อย่างไรก็ดี วันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือนอาจมีผลต่อการนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้อ้างอิง (เช่น ธนาคาร/สถาบันการเงินอาจกำหนดให้ต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือนที่ออกมาแล้วไม่เกิน 6 เดือน)

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในหนังสือรับรองเงินเดือนแล้ว

เมื่อจัดทำและลงนามในหนังสือรับรองเงินเดือนเรียบร้อยแล้ว นายจ้างอาจนำส่งหนังสือรับรองเงินเดือนให้แก่พนักงาน/ลูกจ้างผู้ขอรับหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อพนักงาน/ลูกจ้างสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเกี่ยวกับรายได้ของตนตามวัตถุประสงค์ต่อไป โดยอาจจัดทำสำเนาไว้เพื่อการอ้างอิงในอนาคต

เนื่องจากข้อมูลรายได้ของพนักงาน/ลูกจ้างแต่ละคนอาจถือเป็นข้อมูลความลับและข้อมูลเฉพาะบุคคล ในการนำส่งหนังสือรับรองเงินเดือนให้แก่พนักงาน/ลูกจ้าง นายจ้างอาจส่งมอบด้วยวิธีลับ (เช่น บรรจุซองปิดผนึกและระบุชั้นความลับที่หน้าซองจดหมาย)

จะต้องแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบหนังสือรับรองเงินเดือนด้วย หรือไม่

โดยทั่วไปหนังสือรับรองเงินเดือนย่อมเพียงพอต่อการรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายได้ของพนักงาน/ลูกจ้าง

อย่างไรก็ดี นายจ้างและพนักงาน/ลูกจ้างอาจพิจารณาแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบหนังสือรับรองเงินเดือนตามที่เห็นสมควรเพิ่มเติมด้วยก็ได้ (เช่น สลิปเงินเดือนจากระบบบัญชีเงินเดือน/Payroll System) ทั้งนี้ เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่พนักงาน/ลูกจ้างจะนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้

หนังสือรับรองเงินเดือนจำเป็นจะต้องได้การรับรองลายมือชื่อหรือรับรองเอกสารจากหน่วยงานของรัฐหรือทนายความที่ขึ้นทะเบียน (Notary Public) หรือไม่

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และ/หรือข้อกำหนดของหน่วยงานที่พนักงาน/ลูกจ้างจะนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้ เช่น

• ในกรณีที่พนักงาน/ลูกจ้างนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้ประกอบการสมัครใช้บริการสินเชื่อกับธนาคาร/สถาบันการเงิน (เช่น บัตรเครดิต การกู้ยืมเงิน) ธนาคาร/สถาบันการเงินอาจไม่ได้กำหนดให้หนังสือรับรองเงินเดือนจำเป็นจะต้องได้การรับรองลายมือชื่อหรือรับรองเอกสารจากหน่วยงานของรัฐหรือทนายความที่ขึ้นทะเบียน (Notary Public) หรือ
• ในกรณีที่พนักงาน/ลูกจ้างนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้ประกอบการสมัครขอรับการตรวจประทับตรา (VISA) ที่สถานทูต/สถานกงสุลต่างประเทศ สถานทูต/สถานกงสุลนั้นอาจกำหนดให้หนังสือรับรองเงินเดือนจำเป็นจะต้องได้การรับรองลายมือชื่อหรือรับรองเอกสารจากหน่วยงานของรัฐ (เช่น สถานกงสุลไทย) หรือทนายความที่ขึ้นทะเบียน (Notary Public) ด้วย
  
  

หนังสือรับรองเงินเดือนจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

นายจ้างและพนักงาน/ลูกจ้างไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือน

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในหนังสือรับรองเงินเดือน

นายจ้างควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือรับรองเงินเดือน ดังต่อไปนี้

• นายจ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ
• พนักงาน/ลูกจ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ ตำแหน่งงาน
• ลักษณะการจ้าง เช่น ประจำ ชั่วคราว นอกเวลา/ไม่เต็มเวลา (Part-time)
• รายได้ เช่น รายได้ประจำ/อัตราเงินเดือนประจำ และรายได้อื่นๆ (เช่น ค่านายหน้า/ค่าคอมมิชชัน เบี้ยขยัน เงินรางวัลพิเศษ/โบนัส เงินบำเหน็จ สวัสดิการ)
  
  

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองเงินเดือน

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนมี ดังต่อไปนี้

• ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ลักษณะ 6 จ้างแรงงาน)
• พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน
• อัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่และในแต่ละอาชีพ
  
  

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้